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GUIDE DE PRISE EN MAIN
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Stocks, tiers et RH
Stocks, tiers et RH

8 - Stocks, tiers et RH

Glossaire du chapitre

AMM
Autorisation de Mise sur le Marché délivrée par l'Agence nationale de sécurité sanitaire de l'alimentation, de l'environnement et du travail (Anses) sur la base des conclusions de l'évaluation scientifique des risques, pour les produits phytopharmaceutiques, matières fertilisantes et supports de culture et leurs adjuvants, ainsi que pour les biocides
BBCH
le code BBCH est une échelle destinée à identifier précisément chaque stade de développement phénologique (phénomènes biologiques saisonniers) du cycle annuel d'une plante
Exsudat
on entend par exsudat, le miellat, sécrétion sucrée produite par les insectes sur les plantes, et le nectar extrafloral des plantes, qui sont récoltés par les abeilles
Fenêtre modale
fenêtre qui prend le contrôle total du clavier et de l'écran. Elle est en général associée à une question ou à une sélection à laquelle il est impératif que l'utilisateur réponde avant de poursuivre, ou de modifier quoi que ce soit
Stock
dans l'application, tous les éléments (intrants, produits de récolte, consommables, équipements, animaux, végétaux, et même bâtiments et main d'œuvre) sont considérés comme faisant partie du stock de la ferme sauf les fournisseurs et les clients

Schéma stock

Attention
Zones de stockage

Certaines procédures décrites dans ce chapitre peuvent requérir l'existence de zones de stockage. Si vous avez omis l'étape de création des bâtiments et des aires de stockage dans l'assistant de démarrage, référez-vous à la procédure expliquée dans le chapitre 6 - Achats pour définir correctement vos "Zones de bâtiments" dans l'application.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Notions de base

a - Catégories, profils et articles

Tous les éléments stockés dans Ekyagri | Ekyviti sont associés à une catégorie comptable qui est un profil de gestion utilisé pour enregistrer les écritures en comptabilité.

Ces éléments sont également rattachés à des profils fonctionnels identifiés par des caractéristiques techniques comme par exemple un service, un équipement, un intrant, un produit phytosanitaire, etc.

Un article correspond à un élément de catalogue appartenant simultanément à une catégorie comptable (profil de gestion) et à un profil fonctionnel (profil technique).

À la création du stock initial ou lors d'une réception, l'article est finalement enregistré dans les stocks sous la forme d'un produit associé à un conditionnement avec la quantité spécifiée.

Scroll
Glissez pour parcourir le tableau

Schéma produits

En complément, on peut associer un prix d'achat ou un prix de vente (ainsi qu'un coût d'usage dans le cas d'un équipement) à chaque article. Ces informations sont alors répertoriées dans des catalogues de prix spécifiques et disponibles pour enregistrer des commandes, des ventes et des interventions.

Scroll
Glissez pour parcourir le schéma

Schéma catalogues

Dans le schéma suivant, parmi les différentes catégories disponibles dans l'application, on a choisi en exemple celle des équipements qui regroupe plusieurs profils d'équipements possédant chacun des caractéristiques différentes.

Les réservoirs sont capables de stocker du grain, des préparations ou des mélanges (une compétence). Ils sont associés aux indicateurs fixes ou variables "Capacité de stockage massique nominale" et/ou "Capacité de stockage volumique nominale".

Exemple de paramétrage par défaut du profil fonctionnel dénommé "Silo à aliments" dans l'application :

Compétences type de produit

Indicateurs type de produit

Les différentes familles de réservoirs disponibles vous permettront enfin de créer vos équipements en stock à partir de la liste figurant à droite du schéma.

Scroll
Glissez pour parcourir le schéma

Schéma produit

Attention
Nécessité de créer de nouveaux articles

Dans la majorité des cas, les articles prédéfinis et disponibles dans l'application doivent répondre à vos attentes pour constituer vos stocks et réaliser la gestion commerciale (achats et ventes). Cependant, la création de nouveaux articles reste incontournable au regard du niveau de traçabilité que vous souhaitez obtenir, comme par exemple le calcul des temps de travaux et des coûts horaires estimatifs affectés aux équipiers et/ou aux équipements.

Quelques exemples qui doivent vous amener à créer de nouveaux articles :

1.
Vous avez besoin de spécifier et/ou de corriger la dénomination et/ou le conditionnement d'un intrant (semence disponible en sac de 30 kg au lieu de 25 kg) ;

Variante de semence

2.
Vous utilisez des équipements d'un même type (comme par exemple plusieurs tracteurs) et vous souhaitez comptabiliser leurs temps de travaux et pouvoir attribuer un coût horaire différent à chacun d'eux ;

Variante de tracteur

3.
Vous souhaitez affecter des coûts horaires de main-d'œuvre différents à vos équipiers pour estimer le coût des interventions (procédure expliquée plus loin dans ce chapitre).

Variante d'équipier'

1 – Procédure pour afficher une liste d'articles

Le processus suivant vous guide pour mieux comprendre le système de classement utilisé dans l'application.

1
Accédez aux articles

Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Articles" dans la section "Catalogue d'articles" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des articles


2
Dépliez la liste des sous-natures

Pour les catégories, les profils et les articles, 7 boutons permettent de filtrer l'affichage par nature : "Articles stockables", "Équipements", "Animaux", "Cultures", "Services", "Équipiers" et "Zones".

Uniquement pour les articles, le bouton "Articles stockables" permet de lister les éléments appartenant à une des 5 sous-natures : "Produits de l'exploitation", "Engrais", "Produits phytosanitaires", "Semences et plants" et "Autres articles stockables". Le bouton "Équipements" permet d'afficher les éléments appartenant à une des 5 sous-natures : "Équipements fixes", "Équipements motorisés", "Outils", "Équipements tractés" et "Autres équipements".

Articles


3
Filtrez les articles "Semences et plants"

Dans l'exemple suivant, sélectionnez "Semences et plants" dans la liste déroulante des "Articles stockables", pour restreindre l'affichage de la liste des articles rattachées à cette sous-nature.

Articles

Notez que si vous avez supprimé par erreur une catégorie, un profil ou un article, vous pouvez facilement retrouver l'élément dans la liste correspondante en cliquant sur le bouton+ Importerdisponible après avoir sélectionné une nature ou une sous-nature.

Si vous ne trouvez pas un produit spécifique comme par exemple un équipement, un intrant ou un produit de récolte, vous pouvez définir de nouveaux articles mais vous n'allez créer que rarement de nouvelles catégories ou de nouveaux profils. On vous explique cependant comment procéder un peu plus loin dans ce chapitre avec la création d'une gamme d'articles (des produits laitiers transformés) et d'une prestation de service dont le profil comptable est spécifique aux factures de ventes émises à destination des coopératives.

Pour les produits phytosanitaires, nous conseillons d'utiliser la commande+ Importerqui permet de bénéficier des informations réglementaires et actualisées en provenance d'E-Phy. La procédure est expliquée ici.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Nouvel article

2 – Procédure pour créer un nouvel article

Deux procédures sont à votre disposition pour vous permettre de créer un nouvel article dans l'application : soit directement d'après une nature ou une sous-nature de produit, soit à partir d'un type de produit fonctionnel. Quelle que soit la méthode utilisée, le nouvel article présentera les mêmes caractéritiques et sera disponible pour créer un stock initial ou pour enregistrer les achats et les opérations de gestion commerciale.

Le processus suivant vous guide pour créer un nouvel article (une semence) à partir de la sous-nature "Semences et plants".

1
Affichez la liste des articles

Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Articles" dans la section "Catalogue d'articles" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des articles


2
Filtrez les articles "Semences et plants"

Dans le menu des natures d'articles, cliquez sur "Articles stockables", puis sélectionnez "Semences et plants" dans la liste déroulante pour afficher les articles qui sont rattachées à cette sous-nature.

Sélection semences et plants


3
Créez le nouvel article

Dans la vue des articles "Semences et plants", cliquez sur le bouton+ Nouveauà droite du menu.

Création nouvel article


4
Choisissez un profil fonctionnel

Sélectionnez un profil dans la liste déroulante ou saisissez quelques lettres contenues dans son nom pour filtrer les propositions.

Type de semence

Cliquez sur Suivant pour valider l'opération.


5
Renseignez le nouvel article

Sélectionnez sa catégorie et sa variété dans les listes déroulantes, puis saisissez sa dénomination pour la définir correctement. Renseignez, le cas échéant, la section des indicateurs.
Assurez-vous que la caseCase à cocherà droite de l'option "Actif" est cochée pour disposer du nouvel article.
Notez que le champ optionnel GTIN fait référence au Global Trade Item Number, un code international unique qui permet d'identifier un produit.

Nouvel article

En option, dans le champ "Nom personnalisable de l'unité", saisissez une nouvelle dénomination afin de remplacer celle par défaut et faciliter la compréhension des quantités affichées dans la vue détaillée de l'article.

Nouvelle dénomination

Lorsque vous réaliserez un achat, une vente, une réception ou la création d'un stock avec cet article, vous pourrez alors sélectionner ou créer un conditionnement personnalisé : sac de 20 ou de 25 kg, etc.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Le processus suivant vous guide pour créer un nouvel article (une semence) à partir d'un profil fonctionnel.

1
Affichez les profils fonctionnels

Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Profils fonctionnels" dans la section "Catalogue d'articles" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des profils fonctionnels


2
Sélectionnez un profil fonctionnel

Parcourez la liste des types avec les flèchesFlèche gaucheetFlèche droiteen haut à droite de l'écran ou saisissez un mot-clef dans le champ de recherche et cliquez sur le bouton "Rechercher" pour afficher les résultats.

Profil fonctionnels

Sélectionnez dans la liste le profil fonctionnel comme par exemple "Semence", puis cliquez sur son nom.

Sélection du profil


3
Créez le nouvel article

Une fois la liste affichée, cliquez sur le bouton+ Nouveaupour définir un nouvel article issu du profil "Semence".

Nouvel article


4
Renseignez le nouvel article

Sélectionnez sa catégorie et sa variété dans les listes déroulantes, puis saisissez sa dénomination pour la définir correctement. Renseignez, le cas échéant, la section des indicateurs.
Assurez-vous que la caseCase à cocherà droite de l'option "Actif" est cochée pour disposer du nouvel article.
Notez que le champ optionnel GTIN fait référence au Global Trade Item Number, un code international unique qui permet d'identifier un produit.

Nouvel article

En option, dans le champ "Nom personnalisable de l'unité", saisissez une nouvelle dénomination afin de remplacer celle par défaut et faciliter la compréhension des quantités affichées dans la vue détaillée de l'article.

Nouvelle dénomination

Lorsque vous réaliserez un achat, une vente, une réception ou la création d'un stock avec cet article, vous pourrez alors sélectionner ou créer un conditionnement personnalisé : sac de 20 ou de 25 kg, etc.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Produit phytosanitaire

3 – Procédure pour importer un produit phytosanitaire

Illustration produit phytosanitaire

Une fois stockés, ces produits pourront être sélectionnés dans le cadre de l'enregistrement des interventions de pulvérisation, de semis « tout-en-un », de semis avec pulvérisation et de désherbinage avec un contrôle du nombre d'application(s), des intervalles entre les applications, du dosage maximal autorisé pour un usage donné, des mélanges autorisés, etc.

Le processus suivant vous guide pour importer un article de la sous-nature "Produits phytosanitaires".

1
Affichez la liste des articles

Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Articles" dans la section "Catalogue d'articles" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des articles


2
Filtrez les produits phytosanitaires

Cliquez sur le menu "Articles stockables", puis sélectionnez la sous-nature "Produits phytosanitaires" dans la liste déroulante.

Sélection produits phytosanitaires


3
Importez un produit phytosanitaire

Une fois la liste affichée, cliquez sur le bouton+ Importerà droite du menu.

Liste produits phytosanitaires

Lorsque le no d'AMMVoir glossaire a été correctement renseigné, la colonne "Autorisé" vous indique si le produit :

Statut vertest autorisé.

Statut rougen'est pas autorisé.

Si le no d'AMMVoir glossaire est manquant (une information susceptible d'être absente si l'article a été créé avant la version 3.6 de l'application), aucune puce en couleur n'est alors affichée pour celui-ci.


4
Sélectionnez un produit phytosanitaire

Saisissez, dans le champ "Article de référence", un no d'AMMVoir glossaire ou quelques lettres du nom du produit recherché pour filtrer les propositions.

Sélection produit phytosanitaire

Sélectionnez le produit dans la liste déroulante. Notez qu'il n'est pas possible d'importer 2 fois le même article. Si le produit recherché n'apparaît pas dans la liste, vérifiez qu'il n'est pas déjà disponible dans les articles de la sous-nature "Produits phytosanitaires".

Sélection produit phytosanitaire

Cliquez sur Importer pour valider l'opération.


5
Validez l'import de l'article

Cette étape intermédiaire permet, le cas échéant, de renommer le produit selon vos préférences.

Détail produit phytosanitaire

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.


6
Consultez la fiche détaillée de l'article

L'application affiche automatiquement les informations relatives au produit : les substances actives et leur dosage, le no et la date d'AMMVoir glossaire, les seconds noms commerciaux (lorsqu'ils existent), les usages du produit, le nombre d'application(s), le délai avant récolte, l'intervalle entre 2 applications, les mentions de danger et les zones de non-traitement (ZNT aquatique, ZNT arthropodes et ZNT plantes).

Fiche article

Trois pictogrammes vous informent également des mentions autorisées :

Utilisable en agriculture biologiqueMention abeille.

Utilisable en agriculture biologiqueUtilisable en agriculture biologique.

Utilisable en agriculture biologiqueListe biocontrôle (produit répondant aux critères d'une démarche agro-écologique).

Info
"Mention abeille"

La "Mention abeille" est une dérogation à l'arrêté du 28/11/2003 interdisant l'emploi des insecticides et des acaricides pendant la période de floraison ou de production d'exsudatsVoir glossaire. Elle n'est pas attribuée à un produit dans son ensemble mais usage par usage.
3 mentions différentes sont indiquées dans l'AMMVoir glossaire de la spécialité commerciale concernée :

Puce
« emploi autorisé durant la floraison en dehors de la présence d'abeilles » ;
Puce
« emploi autorisé au cours des périodes de production d'exsudatsVoir glossaire, en dehors de la présence d'abeilles » ;
Puce
« emploi autorisé durant la floraison et au cours des périodes de production d'exsudatsVoir glossaire, en dehors de la présence d'abeilles ».
Info
Mention "Utilisable en agriculture biologique"

La mention "Utilisable en Agriculture Biologique" signifie que l'utilisation du produit est autorisée dans le cadre de l'agriculture biologique. Ce mode de production allie les pratiques environnementales optimales, le respect de la biodiversité et la préservation des ressources naturelles. Il limite également le recours aux intrants : seuls des produits d'origine naturelle (végétale, animale ou minérale) sont autorisés. De ce fait, tous les produits chimiques de synthèse sont interdits.

Info
Mention "Liste biocontrôle"

Le biocontrôle est un ensemble de méthodes de protection des végétaux basé sur l'utilisation de mécanismes naturels. Les produits phytosanitaires de biocontrôle sont des produits autorisés à l'issue d'une évaluation complète des risques pour la santé humaine, la santé animale et l'environnement.
Leur spécificité est liée à leur caractère naturel ou à leur mode d'action reposant sur des mécanismes naturels. Ils constituent des outils de prédilection pour la protection intégrée des cultures et sont composés de micro-organismes, de médiateurs chimiques tels que les phéromones et les kairomones, ou de substances naturelles d'origine végétale, animale ou minérale.

Lorsqu'elles sont disponibles, cliquez sur l'icôneInformationspour afficher les informations relatives à la protection de l'opérateur.

Protection de l'opérateur

Protection de l'opérateur

Pour les produits phytosanitaires présentant un risque pour la santé et/ou l'environnement, des pictogrammes, un descriptif et le code de chaque danger sont affichés dans la section spécifique "Dangers" de la fiche de l'article.

Exemple d'un produit avec 3 mentions de danger :

Détail danger

Pour information, les pictogrammes de danger selon la réglementation CLP (classification et étiquetage des produits chimiques) sont les suivants :

SGH01

SGH01 : gaz, substance ou mélange explosif et pyrotechnique, thermiquement instable.

SGH02

SGH02 : gaz, aérosol, liquide, matière inflammable ou pyrophorique.

SGH03

SGH03 : gaz, liquide ou matière comburant pouvant provoquer ou aggraver un incendie, et même provoquer une explosion.

SGH04

SGH04 : gaz sous pression, comprimé, liquéfié ou liquéfié réfrigéré.

SGH05

SGH05 : substance ou mélange corrosif, avec risque de brûlures de la peau ou des muqueuses et de lésions ou d'irritations oculaires graves.

SGH06

SGH06 : produit mortel, hautement toxique ou nocif par ingestion, contact ou inhalation.

SGH07

SGH07 : substance hautement toxique pour certains organes, irritante pour la peau, les yeux ou les voies respiratoires.

SGH08

SGH08 : substance ou mélange cancérogène, mutagène ou allergène, toxique pour la reproduction et l'allaitement.

SGH09

SGH09 : substance dangereuse pour l'environnement et toxique pour le milieu aquatique.

Notez que vous pouvez cliquer sur le no d'AMMVoir glossaire pour afficher, dans un nouvel onglet de votre navigateur, la fiche du produit sur le site E-Phy de l'Anses.

Lien vers site E-Phy

Si vous souhaitez connaître le stade minimal et maximal autorisé pour un usage donné selon l'échelle BBCHVoir glossaire, cliquez sur le bouton avec la clef anglaiseClef anglaiseà droite de la section "Usages", survolez le lien "Colonnes" puis, dans la liste déroulante, cochez la caseCase à cocherà gauche de la mention "Stade BBCH min-max" pour afficher cette information lorsqu'elle est disponible.

Stade BBCH min-max

Stade BBCH min-max

Pour information, les différents stades du code BBCHVoir glossaire sont :

00-09
germination, développement des bourgeons
10-19
développement des feuilles
20-29
formation de pousses latérales, tallage
30-39
développement des tiges, croissance des rosettes
40-49
développement des organes de propagation végétative
50-59
apparition de l'inflorescence, épiaison
60-69
floraison
70-79
fructification
80-89
maturation des fruits et des graines
90-99
sénescence et dormance
Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Gamme de produits

4 – Procédure pour créer une gamme de produits

Illustration produits laitiers

Dans l'exemple suivant, on vous explique comment créer une nouvelle catégorie, un nouveau profil et enfin de nouveaux articles pour permettre la gestion des stocks et la gestion des ventes d'un producteur de produits laitiers transformés.

Le processus suivant vous guide pour créer une gamme de produits à partir de nouveaux articles définis suivant une nouvelle catégorie et un nouveau profil.

1
Affichez les catégories comptables

Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Catégories comptables" dans la section "Catalogue d'articles" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Catégories comptables

Cliquez sur le lien de menu "Articles stockables" pour afficher les catégories d'articles, puis cliquez sur le bouton+ Nouvelle catégorieà droite du menu

Catégories comptables


2
Configurez la nouvelle catégorie

Nommez la nouvelle catégorie et, en fonction des caractéristiques des futurs articles, cochez les casesCase à cocherde la section "Profil" pour automatiser le passage des écritures en comptabilité. Dès qu'une option est activée, une nouvelle section apparaît avec un ou plusieurs champs à renseigner. Sélectionnez dans chaque liste déroulante les comptes comptables appropriés ou créez-en de nouveaux à la volée.

Nouvelle catégorie comptables

En option, cliquez sur "Ajouter une taxe de vente" pour affecter un taux de TVA de 5,5 % à la catégorie, comme expliqué dans la section « Procédure pour configurer la liste des taxes » du chapitre 7 - Ventes.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


3
Validez la nouvelle catégorie comptable

Vérifiez notamment les différents comptes comptables (compte de produit, compte de stock, compte de mouvement de stock, etc.) associés à la nouvelle catégorie comptable.

Piocher la nouvelle catégorie comptable


4
Créez un nouveau profil fonctionnel

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Profils fonctionnels" dans la section "Catalogue d'articles" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste profils fonctionnels

Cliquez sur le menu "Articles stockables" pour afficher les profils fonctionnels d'articles stockables, puis cliquez sur le bouton+ Nouveau profilà droite du menu.

Liste profils fonctionnels

Nommez le nouveau profil fonctionnel.

Définissez la variété avec un intitulé générique :"Préparation" de "Lait" permettra de créer de nouveaux articles pour différents produits laitiers transformés (fromage, beurre ou crème fraîche).
Notez que vous pouvez également choisir "Fromage" ou "Mélange" mais n'utilisez pas "Produit" qui empêchera d'approvisionner vos stocks avec de nouvelles matières.

Nouvel indicateur

Dans la liste des indicateurs fixes de la section "Définition", cochez les casesCase à cocherqui permettront de caractériser les nouveaux articles comme par exemple "Masse nette" et "Volume net".

Nouvel indicateur

Nouvel indicateur

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Créez un nouvel article

À partir du profil "Produit laitier transformé", cliquez sur le bouton+ Nouveaupour créer un nouvel article défini à partir de ce nouveau profil.

Nouveau type de produit

Sélectionnez la catégorie précédemment définie, nommez l'article et renseignez l'unité par défaut. En option, saisissez le nom personnalisable de l'unité. Le conditionnement sera défini plus tard, lors d'une vente ou d'un approvisionnement.

Nouvel article

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Répétez successivement cette dernière étape pour définir autant de nouveaux articles que nécessaire…

Liste des articles

… ou, depuis la vue détaillée de l'article initial, cliquez sur le boutonDupliquerpour obtenir un nouvel article aux caratéristiques identiques à celui qui est affiché, mais avec un nom qui hérite d'un numéro pour le distinguer de l'élément dupliqué. Vous pouvez ensuite renommer ce nouvel article.

Vue détaillée de l'article

Les nouveaux articles sont maintenant disponibles pour ajouter de nouvelles matières en stock ou pour enregistrer de nouvelles ventes.

Nouvelles matières

Ligne de vente

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Articles factures d'apport

5 – Créer une article pour une facture d'apport

Lors de l'enregistrement d'une facture de vente à destination d'une coopérative, le montant de la vente peut être défalqué par un approvisionnement (semences de base…), des prestations (séchage…), des retenues de charges (analyses…) ou des retenues de taxes (cotisations diverses…).
Pour un passage correct des écritures en comptabilité, il s'avère nécessaire de créer de nouveaux articles à partir de nouvelles catégories dont le profil (élément vendable) et le compte de produit sont adaptés à la saisie des retenues figurant dans la facture d'apport émise par la coopérative.

Le processus suivant vous guide pour créer une nouvelle catégorie de prestation de service et un nouvel article de prestation de séchage.

1
Affichez les catégories de services

Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Catégories comptables" dans la section "Catalogue d'articles" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Catégories comptables

Cliquez sur le lien de menu "Services" pour afficher les catégories de services, puis cliquez sur le bouton+ Nouvelle catégorieà droite du menu.

Catégories comptables


2
Renseignez la nouvelle catégorie

Nommez la nouvelle catégorie et cochez les casesCase à cocherde la section "Type" en lien avec la catégorie pour la définir correctement. Pour chaque case activée, une nouvelle section apparaît avec différents champs à renseigner. Sélectionnez dans chaque liste déroulante les comptes comptables appropriés.

Notez que le compte de produit doit être le même que celui du compte d'achat (60510000 dans cet exemple).

Nouvelle catégorie comptables

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Nouvelle catégorie comptables


3
Accédez aux articles "Services"

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Articles" dans la section "Catalogue d'articles" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Variantes de produits

Cliquez sur le lien de menu "Services" pour afficher les articles appartenant à cette nature, puis cliquez sur le bouton+ Nouvel articleà droite du menu.

Variantes de produits


4
Paramétrez et renseignez le nouvel article

Sélectionnez le "Profil fonctionnel" de l'article dans la liste déroulante.

Sélection type

Sélection type

Cliquez sur Suivant pour valider l'opération.

Sélectionnez la "Catégorie comptable" créée à l'étape no 2 de cette procédure.

Variantes de produits

Nommez le nouvel article de façon explicite car c'est son libellé qui permettra de le distinguer des autres prestations, lors de la saisie de la facture de vente.

Articles

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

La nouvelle "Prestation de séchage (coop)" est maintenant disponible et s'ajoute à la "Prestation de séchage (production végétale)" déjà existante par défaut dans l'application.

Liste des articles

Répétez cette procédure pour l'ensemble des autres prestations, charges et taxes qui peuvent figurer dans la facture d'apport émise par la coopérative.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Unités et conditionnements

b - Unités et conditionnements

1 – Procédure pour créer un conditionnement

Icône parcours

procédure à savoir pour C et D

Le processus suivant vous guide pour paramétrer un nouveau conditionnement standard ou personnalisé en rapport avec votre activité.

1
Accédez aux conditionnements

Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Conditionnements" dans la section "Catalogue d'articles" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des conditionnements

Tous les conditionnements mis à disposition ou ajoutés par l'utilisateur sont listés ici.


2
Créez un nouveau conditionnement

Cliquez sur le bouton+ Nouveauen haut à gauche de la fenêtre principale.

Nouveau conditionnement


3
Paramétrez le nouveau conditionnement

Nommez le conditionnement et renseignez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.

Assurez-vous que la quantité et l'unité sélectionnée soient conformes avec la contenance attendue dans le cas d'une bouteille de Melchior de Bordeaux dans cet exemple.

Paramétrage conditionnement

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Utilisez le nouveau conditionnement

Une fois créé, l'application affiche automatiquement la fiche détaillée du nouveau conditionnement…

Fiche conditionnement

… qui est maintenant disponible pour réaliser les achats ou les ventes, et optimiser la gestion des stocks des diverses matières approvisionnées ou produites :

Vente avec conditionnement

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Gestion des stocks

c - Introduction à la gestion des stocks

De multiples interactions existent entre les différents modules d'Ekyagri | Ekyviti : les stocks d'intrants et de fournitures consommables permettent d'enregistrer des interventions sur les productions végétales et/ou animales. Les récoltes issues des cultures sont également stockables, tout comme les produits d'élevage. Les réceptions de marchandises sont rattachées à des achats pour générer des factures alors que les expéditions sont associées à des ventes.

Toutes ces opérations (y compris la validation des inventaires des stocks) sont automatiquement traduites en écritures comptables et enregistrées dans le brouillard des journaux concernés. Les quantités utilisées ou récoltées sont quant à elles consignées dans les documents réglementaires (cahier de traçabilité, registre phytosanitaire, etc.).

Schéma interactions modules

Interactions entre les principaux modules liées aux mouvements de stocks

c. 1 - Différentes manières de compter

En fonction de l'article sélectionné, l'unité de référence utilisée pour son comptage lui est propre. Soyez attentif, notamment dans les processus de création des matières, des achats, des ventes et des réceptions.

Quelques exemples :

Adjuvant
litre
Balle de foin
unité
Culture de maïs
hectare
Engrais minéral
kilogramme
Fumier de bovin
kilogramme
Produit phytosanitaire
litre
Semence de blé
kilogramme
Tracteur
unité
Vache
unité

 

c. 2 - Créer un stock initial

Au démarrage dans l'application, les différents stocks (intrants, consommables, produits de récolte, animaux, etc.) sont inexistants et il est nécessaire de les créer pour qu'ils correspondent à ce que vous possédez physiquement dans vos bâtiments et/ou vos aires de stockage.

La méthode la plus pratique pour initialiser les stocks sans impacter la comptabilité est de créer de nouvelles matières à partir d'articles. Ensuite, vous pourrez utiliser le module des achats (voir le chapitre 6 - Achats) pour enregistrer des commandes et procéder à des réceptions de marchandises afin d'approvisionner vos stocks.

Différence entre réception et nouvelle matière

Différence entre une réception et la création d'une nouvelle matière

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Créer un stock initial

1 – Procédure pour stocker une matière

Icône parcours

procédure à savoir pour D

Le processus suivant vous guide pour ajouter une matière en stock sans écriture comptable et produit par produit. Cela implique que le mode stock permanent (tenue des écritures comptables de stock) ne soit pas activé dans les paramètres de la société (voir le « Paramétrage du mode stock permanent »).

1
Accédez aux matières en stock

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Puis, dans la barre latérale du module, cliquez sur "Matières" dans la section "Stocks" symbolisée par l'icône d'un entrepôtEntrepôt.

À la création de la ferme ou du domaine avec l'application, la liste est vide et ne sera enrichie qu'après :

Puce
la création de nouvelles matières ;
Puce
la réception de commandes ;
Puce
des interventions de récolte ou de production animale.

Liste des matières


2
Créez une nouvelle matière

Cliquez sur le bouton+ Nouveauen haut à gauche de la fenêtre principale.

Nouvelle matière

Puis, dans la liste déroulante, choisissez un article ou saisissez quelques lettres contenues dans son nom pour filtrer les propositions.

Sélection matière


3
Renseignez la nouvelle matière

Remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement.

Nouvelle matière

En option, sélectionnez un "Lieu de stockage" (un bâtiment ou une aire de stockage) parmi ceux préalablement définis, de préférence dans l'assistant de démarrage ou directement dans l'application. Cette information sera notamment utilisée pour localiser les produits lors d'un inventaire des stocks.

Sélection contenant

Choisissez un conditionnement ou créez-en un nouveau à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans la liste déroulante "Conditionnement".

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Consultez les indicateurs

L'application met à disposition plusieurs indicateurs associés à la nouvelle matière : mouvements de stock, réceptions, expéditions, interventions, lieux de stockage, complétés par un historique détaillé de toutes ces opérations, automatiquement consignées avec le nom de l'intervenant.

Survolez la courbe dans la section "Mouvements" pour afficher une infobulle précisant la quantité en stock à une date donnée.

Indicateurs matière


5
Contrôlez votre stock de matières

Vérifiez que la nouvelle matière a bien été ajoutée à la liste des matières en stock. Elle devient alors immédiatement disponible pour réaliser une intervention, une vente, etc.

Stock de matières

Plus tard, visualisez, d'un seul coup d'œil et dans l'ordre chronologique, les variations de stock successives liées à des achats, à des ventes, à l'utilisation ou à la production d'une matière au fil des campagnes.

Mouvements stock

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Enregistrer une réception

2 – Procédure pour enregistrer une réception

Icône parcours

procédure à savoir pour D

Le processus suivant vous guide pour réceptionner des marchandises ou des services depuis le module "Stocks".

Notez que les fonctionnalités de rapprochement avec une ou plusieurs commandes ne sont disponibles que si vous avez souscrit à un abonnement Ekyagri | Ekyviti Gestion ou Ekyagri | Ekyviti Performance.

1
Accédez aux réceptions

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Réceptions" dans la section "Réceptions" symbolisée par l'icône d'un colisPaquetpour afficher la liste des réceptions.

Liste des réceptions


2
Créez une nouvelle réception

Cliquez sur "Nouvelle réception" en haut à gauche de la fenêtre principale.

Création nouvelle réception

Lorsque plusieurs réceptions sont enregistrées, la liste est enrichie avec différentes icônes cliquables et des indicateurs en couleur :

Modifierpermet de modifier une réception.

Supprimerpermet de supprimer une réception.

Statut vertindique une réception avec le statut "Donnée".

Statut orangeindique une réception avec le statut "Brouillon".

Attention
Date de réception

Veillez à ce que la date de réception d'un nouveau colis contenant un élément commandé pour la première fois soit antérieure à la date de l'intervention qui l'utilisera, sinon il sera impossible de disposer du produit au moment de saisir l'intervention dans l'application.

3
Rapprochez la réception avec une ou des commandes

Par défaut le statut de la nouvelle réception est défini sur  À rapprocher  , c'est-à-dire qu'elle n'est associée à aucune commande.

Sélectionnez un expéditeur dans la liste déroulante ou créez-en un nouveau à la volée.

Cochez la caseCase à cocherà droite de "Livraison hors délais" pour spécifier un retard de livraison. La mention  Hors délais  est alors affichée et le message  Réception en incident  apparaît en haut de la fenêtre principale.

Le rapprochement d'une réception avec une commande permet de faciliter la gestion des marchandises ou des services reçus par rapport aux commandes passées aux fournisseurs.

Cliquez sur le bouton "Rapprocher avec une ou des commandes" pour afficher la fenêtre modaleVoir glossaire des commandes en cours.

Rapprocher une commande

Notez que si aucun fournisseur n'est sélectionné dans la liste déroulante "Expéditeur", le bouton "Rapprocher avec une ou des commandes" reste inactif :

Bouton inactif

Si aucune commande ne doit être reçue ou que les réceptions ont déjà été enregistrées pour le fournisseur choisi, un message vous alerte automatiquement que l'opération est impossible :

Rapprochement impossible

Dès que les conditions requises sont satisfaites pour réaliser l'opération, une fenêtre modaleVoir glossaire permet de réaliser le rapprochement :

Rapprocher une réception

Cochez la caseCase à cocherà gauche de la référence fournisseur (no de commande) pour rapprocher la réception avec l'ensemble des éléments commandés.

Cochez la caseCase à cocherà gauche d'une ligne de marchandises ou de services pour rapprocher uniquement les éléments réceptionnés avec ceux commandés (dans le cas d'une livraison partielle).

Notez que vous pouvez rapprocher soit plusieurs commandes, soit des éléments appartenant à différentes commandes si un fournisseur a livré simultanément plusieurs commandes ou si les éléments de différentes commandes ont été rassemblés dans un même colis.

Dès que vous avez coché un rapprochement, deux boutons radioBouton radio permettent de fermer automatiquement ou non la commande en cours.

Cliquez sur le boutonValiderpour enregistrer le rapprochement (cliquez à l'extérieur de la fenêtre modaleVoir glossaire pour fermer celle-ci sans validation).


4
Validez la réception

Le statut de la réception est maintenant défini sur  Rapprochée  et la section "Éléments" est automatiquement remplie avec les produits/services commandés. Modifiez éventuellement les quantités en cas de livraison partielle.

En fonction des éléments reçus, ou si cela s'avère nécessaire, choisissez un conditionnement différent ou créez-en un nouveau à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans la liste déroulante "Conditionnement".

Associer conditionnement

Sélectionnez une zone de stockage dans la liste déroulante (uniquement pour les marchandises) et un mode de livraison. Notez que vous pouvez ajouter plusieurs zones pour stocker les exemplaires d'un même élément dans des endroits différents.

Par défaut, la caseCase à cocherà gauche de "Fusionner avec les stocks existants" est cochée pour ajouter la quantité reçue aux marchandises ou aux services identiques déjà stockés dans l'exploitation.

Cochez la caseCase à cocherà gauche de "Non conforme" pour dénoncer une marchandise ou un service qui ne correspond pas à vos attentes. La mention  Non conforme  est alors affichée et le message  Réception en incident  apparaît en haut de la fenêtre principale.

Notez que si une annotation a été saisie dans une ligne d'achat, elle est automatiquement reportée dans la réception.

Cliquez sur Valider pour enregistrer la ligne de réception.

Procédez de la même manière pour chaque élément reçu.

Rapprocher une réception

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.

Attention
Réception d'un équipement

Pour la réception des articles amortissables en comptabilité telles que les équipements, la saisie d'un "Nom de produit" est obligatoire pour pouvoir valider la création de la ligne de réception. Celui-ci peut être composé du type d'équipement associé à sa marque, au modèle et/ou à son numéro d'immatriculation.

5
Confirmez la réception

La nouvelle réception est affichée et son statut est défini par défaut sur  Brouillon .

Confirmer une réception

Cliquez sur  Reçu  pour confirmer l'approvisionnement (les nouveaux éléments sont alors automatiquement ajoutés au stock des matières) et permettre le rapprochement de la facture d'achat avec la réception.

Notez que les services n'étant pas affectés à une zone de stockage, ils n'apparaîtront pas dans la liste des matières.

Confirmer une réception

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Expéditions

d - Expédition d'une marchandise

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Créer une livraison

1 – Procédure pour enregistrer une expédition

Dans le chapitre 7 - Ventes, les différentes étapes pour enregistrer une vente ont permis d'aborder le processus complet depuis l'établissement du devis jusqu'à l'encaissement de la facture en passant par l'expédition et la livraison des marchandises. Il est également possible de suivre une méthode inverse qui consiste à enregistrer une expédition pour procéder à sa livraison et facturer ensuite les marchandises livrées.

Le processus suivant vous guide pour réaliser l'expédition d'un colis avec une traçabilité comptable.

Attention
Date de stockage

La date d'une intervention (récolte, traite, ramassage d'œufs) permettant le stockage d'un produit issu d'une production végétale ou animale doit être antérieure à son expédition, sinon il sera impossible de disposer de la marchandise lors de l'enregistrement de l'expédition.

1
Accédez aux expéditions

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Expéditions" dans la section "Expéditions" symbolisée par l'icône d'une palettePalette.

Liste des expéditions

Toutes les expéditions déjà créées sont listées ici.


2
Créez la nouvelle expédition

Cliquez sur le bouton "+ Nouvelle expédition (Type de vente)" en haut à gauche de la fenêtre principale…

Nouvelle expédition

… ou sélectionnez un type de vente dans la liste déroulante.

Le choix d'un "Type de vente" parmi ceux qui ont été préalablement configurés permettra de générer une facture incluant les prix en vigueur du catalogue de vente rattaché au type de vente sélectionné.

Liste des types de vente


3
Renseignez l'expédition

Remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement et sans oublier de préciser si une livraison est prévue ou non (case à cocherCase à cocherà droite de l'option "Avec livraison").

Cliquez sur Ajouter un élément pour inclure un premier élément à l'expédition. Saisissez un mot-clef dans le champ "Produit" pour filtrer les résultats affichés et sélectionnez le produit à expédier avec la quantité souhaitée.

Nouvelle expédition

En cliquant sur le symboleAnnotation, un champ libre est découvert pour vous permettre d'insérer une annotation (un commentaire) associée au produit expédié.

Procédez de la même manière pour ajouter successivement plusieurs éléments avec la quantité souhaitée à cette expédition.

Notez que la mention affichée en italique sous "Quantité" est la quantité en stock avant l'expédition.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Attention
Produits disponibles

Dans la liste déroulante "Produit", ne pas utiliser le lien "Ajouter un nouvel enregistrement" car cela générerait la création d'une "Nouvelle matière" sans rapport avec les stocks existants et sans aucun lien avec la traçabilité comptable de la production végétale ou animale de l'exploitation.

Info
Nouveau destinataire

Si le destinataire du colis (le client) n'existe pas encore, créez-en un nouveau à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans le menu "Destinataire" et saisissez les informations requises pour le définir correctement.

4
Modifiez le statut de l'expédition

Modifiez le statut de l'expédition en cliquant successivement sur une des étapes en couleur :
 Brouillon Flèche Commandé Flèche En préparation Flèche Prêt Flèche Donné 
…ou validez l'opération en une seule fois en basculant directement du statut  Brouillon Flèche Donné  .

Statut de l'expédition

Attention : dès que l'expédition est définie avec le statut  Donné  , il n'est plus possible de programmer sa livraison.

Statut de l'expédition


5
Contrôlez vos stocks

Cliquez sur "Matières" dans la section "Stocks" symbolisée par l'icône d'un entrepôtEntrepôt.

Filtrez les résultats de la liste, grâce à l'en-tête de recherche, pour contrôler la nouvelle quantité restant en stock après l'enregistrement de l'expédition.

Matière en stock

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Enregistrer une livraison

2 – Procédure pour enregistrer une livraison

Le processus suivant vous guide pour créer une livraison suite à une expédition.

1
Accédez aux expéditions

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Puis, dans la barre latérale du module, cliquez sur "Expéditions" dans la section "Expéditions" symbolisée par l'icône d'une palettePalette.

Liste des expéditions

Toutes les expéditions déjà créées sont listées ici.


2
Créez la livraison

Cliquez sur le camionCamionà gauche de la fenêtre principale pour démarrer le processus de création d'une livraison unique (disponible uniquement si l'option "Avec livraison" a été activée dans l'expédition).

Création livraison

Cochez une ou plusieurs casesCase à cocherpour sélectionner une ou plusieurs expéditions et afficher le bouton Livraison au-dessus de la liste, puis cliquez sur ce bouton…

Création livraison

… ou affichez la fiche détaillée d'une expédition (après avoir cliqué sur son numéro dans la vue "Liste" des expéditions), cliquez sur le boutonLivraisonpour enregistrer sa livraison.

Création livraison


3
Renseignez la livraison

Sélectionnez un ou plusieurs colis à l'aide des cases à cocherCase à cocherpour procéder à une livraison unique ou groupée de plusieurs produits (ou pour organiser une tournée de livraison).

Création livraison

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Modifiez le statut de la livraison

Modifiez le statut de la livraison en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Brouillon Flèche Commandée Flèche En préparation Flèche Prête Flèche Commencée Flèche Terminée 

Statut de la livraison

Statut de la livraison

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Facturer une expédition

3 – Procédure pour facturer une expédition

Les expéditions peuvent être utilisées pour réaliser la gestion des ventes avec un enregistrement automatique des écritures dans le brouillard comptable.

Le processus suivant vous guide pour générer une facture de vente à partir d'une expédition.

1
Accédez aux expéditions

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Puis, dans la barre latérale du module, cliquez sur "Expéditions" dans la section "Expéditions" symbolisée par l'icône d'une palettePalette.

Liste des expéditions

Toutes les expéditions déjà créées sont listées ici.


2
Enregistrez la facture

Cliquez sur l'icône représentant un documentFichierpour convertir une expédition unique en devis. Notez qu'une fois activé, ce lien ne sera plus disponible pour cette réception et il faudra utiliser la seconde méthode ci-après pour modifier le statut du devis afin de le convertir en facture.

Conversion expédition en devis

Cochez une ou plusieurs casesCase à cocherpour convertir une ou plusieurs expéditions et afficher le bouton "Facturer" au-dessus de la liste, puis cliquez sur ce bouton. Notez que si plusieurs éléments sont sélectionnés, la conversion n'est possible que si le destinataire à facturer est le même pour toutes les expéditions.

Conversion expédition en devis

Notez que la création de la nouvelle facture, générée par défaut avec le statut  Devis brouillon  , est permise, même si aucun exercice comptable n'est encore ouvert à la date de l'expédition.


3
Modifiez le statut du devis

Modifiez le statut du devis en cours en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Devis brouillon Flèche Devis envoyé Flèche Commande Flèche Facture 

Vous pouvez aussi valider la facturation directement en cliquant sur le bouton  Facture  .

Utilisez les statuts  Devis refusé  ou  Abandonné  pour annuler l'enregistrement de la facture.

Statut de la vente

Statut de la vente

Consultez le (chapitre 7 - Ventes) pour obtenir davantage d'informations à propos de la gestion des ventes dans l'application.


4
Réalisez l'encaissement de la vente

La nouvelle facture est établie. Vous pouvez réaliser l'écriture comptable de l'encaissement immédiatement ou plus tard. Cliquez sur le bouton "Ajouter un encaissement" pour accéder directement aux options du règlement de la facture. Vous pourrez revenir ultérieurement aux "Encaissements" via le module "Ventes".

Encaissement

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Inventaire des stocks

e - Inventaire des stocks

Icône parcours

configuration à faire pour A et D

Vous pouvez réaliser les inventaires dans l'application pour :

Puce
fixer la valeur du stock présent au sein de l'exploitation ;
Puce
vérifier si aucune marchandise ou équipement ne manque, en d'autres termes de constater s'il y a eu perte (stocks périssables, produits en fin d'utilisation) ou malveillance ;
Puce
vérifier une éventuelle erreur de saisie ou de gestion.

Vous êtes libre de la fréquence des inventaires : mensuel, trimestriel, annuel. Notez qu'un inventaire physique des stocks est obligatoire au moins tous les 12 mois. Chaque inventaire doit avoir un nom unique, un exercice et une date d'achèvement.

L'inventaire permanent (dénommé "mode stock permanent" dans Ekyagri | Ekyviti) est une organisation des comptes de stocks permettant de gérer l'enregistrement des mouvements de ces derniers et donc de connaître de façon constante à tout moment au cours de l'exercice comptable, les stocks en quantités et en valeurs.

Comme indiqué dans le chapitre 5 - Comptabilité, notez qu'une fois ce mode activé, une écriture est générée à chaque mouvement de stock.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Mode stock permanent

1 – Paramétrage du mode stock permanent

Le processus suivant vous guide pour activer ou non vos préférences de stock permanent.

1
Affichez les paramètres

Pour afficher les paramètres, allez dans le menu principal et cliquez sur le lien "Configuration" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Société" dans la section "Préférences" symbolisée par l'icône d'un personnageUtilisateur .


2
Activez ou non la fonctionnalité

Dans la section "Préférences de la comptabilité", cochez ou décochez la caseCase à cocherà droite de "Mode stock permanent (tenue des écritures comptables de stock)" si vous souhaitez activer ou non cette fonctionnalité.

Préférences de la comptabilité

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Réaliser un inventaire

2 – Procédure pour réaliser un inventaire

Le processus suivant vous guide pour réaliser un inventaire des produits en stock dans votre ferme.

1
Accédez aux "Inventaires"

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Inventaires" dans la section "Stocks" symbolisée par l'icône d'un entrepôtEntrepôt.

Nouvel inventaire

Tous les inventaires déjà créés sont listés ici.


2
Créez un nouvel inventaire

Cliquez sur le bouton+ Nouveauen haut à gauche de la fenêtre principale pour créer un nouvel inventaire.

Nouvel inventaire


3
Bornez le nouvel inventaire

Sélectionnez un exercice comptable ouvert parmi les 2 proposés à la date de l'opération, puis choisissez une date butoir d'achèvement de l'inventaire avec le sélecteur de date.

Sélection date

Si vous souhaitez créer l'inventaire en vous basant sur une catégorie comptable et unique de produits, saisissez quelques lettres contenues dans son nom pour filtrer les propositions, puis sélectionnez la catégorie de votre choix dans la liste déroulante.

Sélection catégorie comptable

Création inventaire

Pour créer un inventaire de tous les produits en stock, laissez le champ "Catégorie comptable" vide.

Sélection catégorie

Cliquez sur Valider pour lancer l'opération, puis patientez quelques instants.


4
Paramétrez l'inventaire

Renseignez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement :

Puce
une dénomination significative pour l'identifier facilement comme par exemple "Inventaire semences 31/12/2020" ou "Stock vin bouteilles 2021" ;
Puce
la sélection d'un journal comptable d'opérations diverses dans lequel seront consignées les écritures d'inventaire et les variations des stocks ;
Puce
en option, la sélection d'un tiers responsable, à l'initiative de la création du nouvel inventaire.

Cochez la caseCase à cocherà droite de "Ne pas passer en comptabilité" si vous ne gérez pas vos stocks en comptabilité (expéditions de produits sans intervention de récolte avec pour conséquence la génération d'un stock négatif interdit dans un bilan comptable).

Paramétrage inventaire

Sélectionnez un journal comptable ou créez-en un nouveau à la volée s'il n'existe pas comme illustré dans l'exemple ci-dessous :

Création journal

Lors de la création de ce journal, assurez-vous que le bouton radioBouton radioest bien activé pour "Opérations diverses".


5
Inventoriez vos stocks

Comparez les stocks physiques avec les stocks de chaque produit classés par zones de stockage (si elles ont été définies et si les produits ont été rattachés à celles-ci).

Nouvel inventaire

Corrigez, le cas échéant, les quantités après inventaire en saisissant les informations actualisées dans les champs à gauche des quantités attendues et modifiez, si nécessaire, les prix unitaires d'inventaire pour valoriser ou déprécier les produits en stock.

Nouvel inventaire

Création inventaire

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


6
Éditez l'inventaire

Le nouvel inventaire est automatiquement affiché par l'application.

A - Actualisez-le en cliquant sur le boutonRafraîchirsi les stocks ont été modifiés postérieurement à sa création ou corrigez les quantités inventoriées en cliquant sur le boutonModifier.

Liste des inventaires

B - Ou depuis la vue "Liste", mettez à jour l'inventaire en cliquant sur l'icône "Rafraîchir" Mettre à jour l'inventaireou corrigez les quantités inventoriées en cliquant sur l'icône "Crayon"Modifier l'inventaire.

Liste des inventaires


7
Reflétez l'inventaire

Deux méthodes sont à votre disposition pour refléter l'inventaire (passage des écritures comptables en mode brouillard avec un ajustement éventuel des quantités en stock et des prix unitaires) :

A - Cliquez sur le boutonRefléteren haut de la fiche de l'inventaire.

Refléter l'inventaire

B - Ou cliquez sur l'icône "Refléter"Refléter l'inventairesituée à gauche du nom de l'inventaire dans la vue "Liste".

Refléter l'inventaire

Notez qu'il est impossible de refléter l'inventaire si au moins une quantité négative est détectée lors du calcul des produits en stock.

Une notification symbolisée par la pastille rougeNotificationen haut à droite de la clocheClochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application.

Affichage de la notification

Le statut de l'inventaire passe alors en mode "Reflété" avec un affichage de la date de l'opération dans la colonne correspondante et l'activation de la caseCase cochéedans la colonne "Changements reflétés" de la vue "Liste".

Nouveau statut inventaire


8
Consultez les éléments comptables

Une fois reflété, l'inventaire a généré automatiquement les nouvelles écritures dans le brouillard du journal des opérations diverses sélectionné initialement. Elles sont présentées avec un libellé unique dans la vue détaillée de l'inventaire.

Inventaire reflété

Cette écriture est également un lien cliquable permettant d'être redirigé(e) vers le détail des différentes écritures d'inventaire qui la composent. Notez qu'un inventaire reste modifiable et/ou supprimable tant que les écritures en mode brouillard n'ont pas été validées.

Écriture

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Équipements

f - Gestion des équipements

Icône parcours

configuration à faire pour E et F Production végétale

Les équipements (matériels agricoles) font également partie des stocks de l'exploitation et doivent être créés dans l'application si vous souhaitez les associer à la saisie des interventions.

Le cumul des durées travaillées par l'équipement vous permettra de connaître sa productivité. Vous pourrez aussi affecter un coût d'utilisation de l'équipement pour chaque intervention réalisée sur vos parcelles et cultures.

Les équipements sont tous classés par famille selon la nomenclature suivante :

Schéma équipements

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création d'un équipement

1 – Procédure de création des équipements

Le processus suivant vous guide pour créer un nouvel équipement (une presse à balles rondes) depuis le module "Production".

1
Accédez aux équipements

Cliquez sur le lien "Production" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Production" de la page d'accueil :

Production

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Équipements" dans la section "Production" symbolisée par l'icône d'une fermeFerme.

Liste des équipements

Tous les équipements déjà créés sont listés ici, y compris ceux définis dans l'assistant de démarrage.


2
Créez le nouvel équipement

Cliquez sur le bouton+ Nouveauen haut à gauche de la fenêtre principale.

Liste des équipements


3
Choisissez un type d'équipement

Sélectionnez un article dans la liste déroulante ou saisissez quelques lettres contenues dans son nom pour filtrer les propositions.

Type d'équipement


4
Renseignez l'équipement

Remplissez tous les champs avec les informations requises pour le définir correctement. Notez que si vous ne sélectionnez aucun "Lieu de stockage", l'équipement est alors considéré comme entreposé en extérieur.

Nouvel équipement

Vous pouvez également sélectionner un visuel pour illustrer l'équipement avec une image de votre choix, de préférence au format JPEG ou PNG.

Visuel de l'équipement

Si une séquence analytique a été préalablement paramétrée avec le segment "Équipements", saisissez un code unique composé de 2 caractères pour identifier l'équipement. Ce code est requis pour réaliser un échange comptable au format Isacompta, configuré avec la transmission de cette information.

Code analytique

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Attention
Date de mise en service

Notez que pour pouvoir sélectionner un nouvel équipement lors de la saisie d'une intervention, le champ de sa date de mise en service doit obligatoirement être renseigné et la date strictement antérieure à la date de l'intervention. N'hésitez-pas à fixer celle-ci à minuit pour disposer de l'équipement immédiatement (heure à définir sur 00:00).

5
Affichez l'équipement

La fiche détaillée de l'équipement vous renseigne notamment sur la durée totale travaillée avec celui-ci (une fois des interventions enregistrées), sur son âge (calculé à partir de sa date de mise en service), sur son lieu de stockage et sur les éventuels incidents répertoriés le concernant.

Fiche de l'équipement

6
Suivez et complétez le parcours de l'équipement

La liste des interventions sera progressivement enrichie dans 2 sections prévues à cet effet. Notez que les interventions de "Réparation et maintenance" sont dissociées des interventions pour lesquelles l'équipement est utilisé en tant qu'outil :

Liste des interventions

Dès que le nouvel équipement a été sélectionné dans une intervention ou dans une opération validée de gestion comptable ou commerciale, il n'est plus possible de le supprimer.

Si l'équipement fait l'objet d'une immobilisation, une section "Immobilisation" affiche les informations relatives à cet enregistrement comptable :

Section immobilisation

Pour enregistrer un incident, cliquez sur le bouton+ Nouveauen haut à gauche de cette section :

Section incidents

Cliquez sur le symbolePlusà gauche du libellé de l'incident pour être redirigé(e) vers la saisie d'une intervention visant à traiter le problème :

Intervention curative

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Article équipement

2 – Procédure pour créer un nouvel article "Équipement"

Plusieurs équipements d'un même type étant susceptibles de constituer votre parc de machines agricoles, prenez soin de bien configurer, dès le début, votre ferme Ekyagri en fonction du niveau de traçabilité souhaité.

Attention
Équipements, coûts d'utilisation et temps de travaux

Si vous souhaitez affecter des coûts d'utilisation différents à des équipements d'un même type dans une intervention, comme par exemple 2 tracteurs, prenez soin de créer auparavant autant d'articles "Tracteur" que nécessaire pour les différencier. Sinon, le coût d'usage d'un des deux tracteurs sera automatiquement répercuté sur le second. Ce prérequis est incontournable et doit être également réalisé pour le calcul correct des temps de travaux.

Le processus suivant vous guide pour créer un nouvel équipement "Tracteur" depuis le module "Configuration".

1
Affichez les articles

Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Articles" dans la section "Catalogue d'articles" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des articles


2
Filtrez les articles "Équipements motorisés"

Dans le menu des natures d'articles, cliquez sur "Équipements", puis sélectionnez "Équipements motorisés" pour afficher les articles qui sont rattachés à cette sous-nature.

Liste des articles'


3
Créez le nouvel article

Cliquez sur le bouton+ Nouvel articlepour créer un nouvel équipement motorisé. Ce sont ses caractéristiques (coûts d'entretien, consommation, etc.) qui détermineront son coût d'usage.

Création nouvel équipement'

Sélectionnez le profil "Tracteur" dans la liste déroulante ou saisissez quelques lettres contenues dans son nom pour filtrer les propositions.

Sélection type

Cliquez sur Suivant pour valider l'opération.


4
Définissez le nouvel article

Sélectionnez la "Catégorie comptable" afférente au nouvel article. Renseignez son nom comme par exemple "Tracteur MF 6700 S" pour l'identifier facilement lors de la création d'un nouvel équipement.
Assurez-vous que la caseCase à cocherà droite de l'option "Actif" est cochée pour disposer du nouvel article.

Nouvel article tracteur

En option, dans le champ "Nom personnalisable de l'unité", saisissez une nouvelle dénomination afin de remplacer celle par défaut et faciliter la compréhension des quantités affichées dans la vue détaillée de la variante.

Nouvelle dénomination

Notez que pour certains équipements, vous pouvez renseigner différents indicateurs tels que la largeur de travail, la capacité de stockage, le nombre de rangs, etc.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Lors de la création d'un nouvel équipement (un nouveau tracteur) vous pouvez dorénavant choisir un article parmi tous ceux qui sont déjà configurés :

Création nouvel équipement

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création des tiers

g - Gestion des tiers et des équipiers

Icône parcours

configuration à faire pour B et F Production végétale

Illustration tiers

Vous pouvez ajouter dans l'application des tiers qui participent à l'activité générale de votre ferme : employés, clients, fournisseurs. Notez que si vous souhaitez donner des autorisations d'accès à ces tiers pour intervenir dans l'application, vous devrez également créer des utilisateurs (expliqué dans le chapitre 4 - Interface et accès).

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création d'un contact

1 – Procédure de création d'un contact

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau contact dans l'application.

1
Affichez le Tableau de bord de la gestion des relations

Cliquez sur le lien "Tiers" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Tiers" de la page d'accueil :

Tiers

Tableau de bord de la gestion des relations

La fenêtre principale affiche la liste des derniers tiers créés. Après configuration, l'application a généré automatiquement la ferme ou le domaine (une organisation) et son administrateur (un contact). Notez que le calendrier se remplira progressivement avec l'enregistrement des interventions et la saisie des ventes.


2
Accédez aux tiers

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Tiers" dans la section "Tiers" symbolisée par l'icône représentant deux personnesUtilisateurs, puis cliquez sur le bouton "+ Nouveau contact".

Liste des tiers


3
Renseignez le nouveau contact

Nommez le contact et renseignez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.

Nouveau contact


4
Configurez le contact

Sélectionnez si le nouveau contact est un prospect, un client, un fournisseur (de biens ou de services) ou un employé en cochant la case adéquateCase à cocheren face de la fonction choisie. Notez qu'un contact peut être à la fois défini comme un client et comme un fournisseur. Dans le cas d'une coopérative agricole ou d'une entreprise, préférez cependant la création d'une nouvelle organisation.

Si le nouveau contact est un employé, dans la liste déroulante "Compte employé", choisissez le compte comptable avec le radical 421 préalablement défini, ou laissez ce champ vide pour permettre à l'application d'en générer un nouveau automatiquement.

Nouvel contact

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.

Astuce
Informations complémentaires

Nous vous conseillons, à ce stade, de renseigner le tiers avec le maximum d'éléments à votre disposition (adresse, coordonnées bancaires, etc.). Ces informations seront réutilisées avec un pré-remplissage automatique de certains champs, lors de l'enregistrement d'opérations ultérieures (achats, ventes, décaissements, etc.), afin de réduire de manière significative vos temps de saisie.

5
Affichez le contact

Une fois créé, l'application affiche automatiquement la fiche détaillée du nouveau contact.
Dans la vue "Chronologie", un historique sera progressivement enrichi avec les différentes opérations le concernant : achats, ventes, interventions (si le contact a été converti en équipier et sélectionné en tant que conducteur ou opérateur), etc.

Nouvel équipier

Dans la vue "Pavés", toutes ces informations sont classées dans différentes sections et affichées dans l'ordre chronologique.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création d'une organisation

2 – Procédure de création d'une organisation

Info
Création d'une nouvelle organisation

La procédure de création d'une nouvelle organisation est sensiblement la même que pour la création d'un nouveau contact, mais avec des champs supplémentaires propres à l'activité des entreprises : code APE/NAF, no de TVA intra-communautaire. Renseignez correctement les codes IBAN et BIC si vous envisagez de réaliser des lots de décaissements par virement SEPA. Notez que lorsque vous créez un fournisseur, un expéditeur, un client ou un destinataire à la volée, il est automatiquement configuré en tant que nouvelle organisation.

Le processus suivant vous guide pour créer une nouvelle organisation dans l'application.

1
Accédez aux tiers

Cliquez sur le lien "Tiers" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Tiers" de la page d'accueil :

Tiers

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Tiers" dans la section "Tiers" symbolisée par l'icône représentant deux personnesUtilisateurs.

Liste des tiers

Tous les tiers (administrateur de la ferme ou du domaine, contacts, organisations, clients, fournisseurs) déjà créés ou importés sont listés ici.


2
Créez la nouvelle organisation

Cliquez sur le bouton "+ Nouvelle organisation" en haut à gauche de la fenêtre principale.

Liste des tiers


3
Renseignez la nouvelle organisation

Nommez l'organisation et renseignez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement.

Nouvelle organisation


4
Configurez l'organisation

Paramétrez la nouvelle organisation comme "Client" et/ou comme "Fournisseur", en cochant les cases adéquatesCase à cochersituées à droite des libellés. Sélectionnez les comptes comptables auxiliaires ("Compte client associé" et/ou "Compte fournisseur associé") s'ils ont été préalablement définis, ou laissez ces champs vides pour permettre à l'application d'en générer de nouveaux automatiquement.

Nouvelle organisation

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.


5
Affichez l'organisation

Une fois créée, l'application affiche automatiquement la fiche détaillée de la nouvelle organisation.
Dans la vue "Chronologie", un historique sera progressivement enrichi avec les différentes opérations la concernant : ventes et/ou commandes, factures, expéditions et/ou réceptions, encaissements, écritures comptables, etc.

Fiche détaillée de l'organisation

Dans la vue "Pavés", toutes ces informations sont classées dans différentes sections et affichées dans l'ordre chronologique.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Lier un tiers à une organisation

3 – Procédure de rattachement d'un tiers à une organisation

Le processus suivant vous guide pour rattacher un tiers à une organisation préalablement définie dans l'application.

1
Accédez aux tiers

Cliquez sur le lien "Tiers" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Tiers" de la page d'accueil :

Tiers

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Tiers" dans la section "Tiers" symbolisée par l'icône représentant deux personnesUtilisateurs.


2
Sélectionnez un tiers

Cliquez sur le nom d'un tiers, sur son prénom ou sur son numéro.

Liste des tiers


3
Créez un nouveau lien

Activez la vue du tiers en mode "Chronologie" en haut à droite de la fenêtre principale, puis cliquez sur l'icône représentant les maillons d'une chaîneDouble flèchedans la zone d'ajout.

Vue chronologique d'un tiers


4
Définissez le rattachement

Sélectionnez "Membre d'organisation" dans la liste déroulante "Profil", puis choisissez l'organisation dans la liste déroulante "Tiers lié". Notez que différents types de liens sont disponibles : professionnels, hiérarchiques ou familiaux.

Création du lien

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création d'un équipier

4 – Procédure de création des équipiers

Info
Fonction des équipiers

Le paramétrage des équipiers est indispensable si vous souhaitez associer un personnel de l'exploitation ou un tiers à une intervention. Cela permettra de comptabiliser ses temps de travail et d'affecter éventuellement un coût de main d'œuvre estimatif à l'intervention.


En tant qu'administrateur de la ferme, pensez aussi à créer un équipier pour vous-même si vous envisagez d'être "Conducteur" ou "Opérateur" lors de la saisie d'une intervention.

Deux méthodes sont à votre disposition pour vous permettre de créer un nouvel équipier, soit en convertissant un contact existant, soit en le configurant directement depuis la vue "Liste" des équipiers.

Le processus suivant vous guide pour créer un nouvel équipier dans l'application.

1
Accédez au formulaire de création de l'équipier

A - Cliquez sur le lien "Tiers" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Tiers" de la page d'accueil :

Tiers

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Tiers" dans la section "Tiers" symbolisée par l'icône représentant deux personnesTiers.

Liste des tiers

Tous les contacts déjà créés ou importés sont listés ici.

Cliquez ensuite sur le nom, le prénom ou le numéro du contact. Notez que la conversion n'est possible que si le tiers n'a pas, auparavant, été défini comme un fournisseur ou un client de l'exploitation.

Liste des tiers

Cliquez sur le bouton "Ajouter un équipier" et sélectionnez le type dans la liste déroulante. Ce choix étant définitif, référez-vous à la « Procédure de création d'un type d'équipier » pour configurer préalablement différents types d'équipier en fonction du niveau de traçabilité souhaité.

Conversion en équipier

B - Ou cliquez sur le lien "RH" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "RH" de la page d'accueil :

RH

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Équipiers" dans la section "Équipes" symbolisée par l'icône représentant deux personnesUtilisateurs.

Liste des d'équipiers

Tous les équipiers déjà créés sont listés ici.

Cliquez sur le bouton+ Nouveauen haut à gauche de la fenêtre principale.

Création nouvel équipier

Puis, dans la liste déroulante "Article", sélectionnez le type d'équipier. Ce choix étant définitif, référez-vous à la « Procédure de création d'un type d'équipier » pour configurer préalablement différents types d'équipier en fonction du niveau de traçabilité souhaité.

Sélection type d'équipier


2
Configurez le nouvel équipier

Renseignez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement. Vous pouvez rattacher l'équipier à son emplacement de travail principal (une zone de stockage déjà définie dans votre ferme). Notez que le champ "Personne" est pré-rempli si le nouvel équipier est créé à partir de la conversion d'un tiers.

Sélection d'un tiers

Si ce champ est vide, notamment parce que l'équipier en cours de création est configuré directement dans le module "RH", sélectionnez le tiers concordant dans la liste déroulante "Personne" ou créez-en un nouveau à la volée en choisissant "Ajouter un nouvel enregistrement".

Création nouvel équipier

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Attention
Date d'entrée

Pour pouvoir sélectionner un nouvel équipier lors de la saisie d'une intervention, le champ de sa date d'entrée doit obligatoirement être renseigné et la date strictement antérieure à la date de l'intervention. N'hésitez-pas à fixer celle-ci à minuit pour disposer de l'équipier immédiatement (heure définie sur 00:00).

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création groupe d'équipiers

5 – Procédure de création d'un groupe d'équipiers

Cette fonctionnalité permet de configurer des "Groupes d'équipiers" à partir d'une sélection d'équipiers (salariés, saisonniers, etc.) pour constituer des équipes de travailleurs.

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau groupe d'équipiers et consigner leurs temps de travaux.

1
Accédez aux groupes d'équipiers

Cliquez sur le lien "RH" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "RH" de la page d'accueil :

Ressources humaines

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Groupes d'équipiers" dans la section "Équipes" symbolisée par l'icône représentant deux personnesÉquipiers.

Liste des groupe d'équipiers

Tous les groupes d'équipiers déjà créés sont listés ici.


2
Créez un nouveau groupe d'équipiers

Cliquez sur le bouton+ Nouveauen haut à gauche de la fenêtre principale.

Liste des groupe d'équipiers


3
Configurez le nouveau groupe d'équipiers

Nommez le nouveau groupe d'équipiers et, en option, attribuez-lui un numéro de travail.

Paramétrage du groupe d'équipiers


4
Définissez un usage

Le groupe d'équipiers peut être caractérisé par un usage, comme par exemple une fonction temporaire ou permanente. Celui-ci est symbolisé par l'utilisation d'une étiquette dont on peut choisir l'intitulé et la couleur.

Dans la liste déroulante "Usage", sélectionnez "Ajouter un nouvel enregistrement"

Paramétrage de l'usage

Nommez la nouvelle étiquette, puis cliquez sur la pastille noire à droite de "Couleur" pour spécifier son apparence.

Paramétrage de l'étiquette

Définissez une teinte à l'aide du "Sélecteur de couleurs" (en fonction du système d'exploitation de votre ordinateur, l'aspect de celui-ci peut sensiblement différer de la capture d'écran ci-dessous).

Paramétrage de l'étiquette

Fermez le "Sélecteur de couleurs".

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Sélectionnez les équipiers

Sélectionnez un premier équipier dans la liste déroulante à droite du libellé "Équipier".

Puis cliquez sur le lien "Ajouter un équipier" pour ajouter autant d'équipiers que vous souhaitez dans le nouveau groupe. Cliquez sur la croixSupprimerà droite du formulaire pour supprimer un équipier du groupe.

Sélection des équipiers

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Le nouveau groupe est automatiquement affiché avec la liste des équipiers qui le composent.

Nouveau groupe d'équipiers

Ce groupe est désormais sélectionnable avec Duke pour réaliser la saisie des temps de travaux de tous les équipiers rattachés à cette équipe.

Lorsque l'étiquette est sélectionnée dans une intervention, l'usage est automatiquement affiché dans la section "Informations générales" de celle-ci :

Étiquette usage des équipiers


6
Démarrez la conversation avec Duke

Cliquez sur l'icône de Duke située en bas à gauche de la fenêtre principale pour activer l'assistant vocal.

Duke

L'icôneSourisvous indique qu'il est plus pratique de réaliser une sélection avec la souris plutôt qu'avec la voix.

Prononcez ou saisissez la commande adéquate pour commencer l'enregistrement les temps de travaux :

temps de travauxMessage

Utilisateur

Dialogue Duke


7
Sélectionnez le groupe d'équipiers

Prononcez le nom de l'équipe ou cochezSourisune ou plusieurs cases parmi les propositions affichées :

saisonniers 2022Message

Utilisateur

Dialogue Duke


8
Renseignez les temps de travaux

Validez la sélection du groupe d'équipiers, puis procédez à la modification des temps de travaux :

le 12 août de 8h à midiMessage

Utilisateur

Dialogue Duke


9
Confirmez le nouvel enregistrement

Prononcez la commande adéquate ou cliquezSourissur le bouton "Valider" pour enregistrer l'opération :

validerMessage

Utilisateur

Dialogue Duke


10
Affichez les temps des équipiers

Vous êtes alors automatiquement redirigé(e) vers la page "Temps des équipiers" qui récapitule, dans un calendrier mensuel, les temps de travaux et le nom de tous les équipiers faisant partie du groupe choisi.

Temps des équipiers

La date du jour dans le calendrier (recadré dans la capture d'écran ci-dessus) est mise en évidence grâce à un fond de couleur jaune. Cliquez sur les guillemetsGuillemetsetGuillemetspour reculer ou avancer d'un mois.

Le cumul des périodes travaillées par les équipiers pour réaliser les interventions permet de connaître leur productivité. Vous pourrez aussi affecter un coût horaire à chaque équipier en fonction de sa qualification. Il peut alors s'avérer nécessaire de les différencier, sinon le coût horaire d'un des deux équipiers sera automatiquement répercuté sur l'autre.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création type d'équipier

6 – Procédure de création d'un type d'équipier

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau type d'équipier dans l'application.

1
Accédez à la liste des articles

Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Articles" dans la section "Catalogue d'articles" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des articles


2
Filtrez les articles "Équipiers"

Dans le menu des natures d'articles, cliquez sur "Équipiers" pour afficher les articles qui sont rattachées à cette nature.

Sélection du type


3
Créez le nouvel article

Cliquez sur le bouton+ Nouvel articlepour créer un nouvel article de nature "Équipiers" qui permettra plus tard de lui associer un coût horaire estimatif de main d'œuvre.

Création nouvel équipement'

Sélectionnez le profil de votre choix dans la liste déroulante ou saisissez quelques lettres contenues dans son nom pour filtrer les propositions.

Sélection profil

Cliquez sur Suivant pour valider l'opération.


4
Définissez le nouvel article

Sélectionnez la "Catégorie comptable" afférente au nouvel article de nature "Équipiers". Saisissez son nom comme par exemple "Tractoriste" pour l'identifier facilement lors de la conversion d'un tiers en équipier.
Assurez-vous que la caseCase à cocherà droite de l'option "Actif" est cochée pour disposer du nouvel article.

Nouvel article

En option, dans le champ "Nom personnalisable de l'unité", saisissez une nouvelle dénomination afin de remplacer celle par défaut et faciliter la compréhension des quantités affichées dans la vue détaillée de l'article.

Nouvelle dénomination

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Utilisez le nouvel article

La prochaine fois que vous créerez un équipier, la liste déroulante "Ajouter un équipier" sera enrichie avec le nouvel élément "Tractoriste".

Modification de la variante

Une fois le nouveau type d'équipier créé, vous pouvez attribuer un coût horaire de main d'œuvre à celui-ci. Il sera enregistré dans un des 5 catalogues de prix prédéfinis dans l'application. Nous vous conseillons d'enregistrer ce coût dans le catalogue "Coûts d'usage".

Vous pouvez également suivre la procédure suivante pour attribuer un coût horaire d'utilisation à un équipement. Cela peut se faire à la volée pendant la saisie d'une intervention (expliquée dans le chapitre 9 - Production) mais il est préférable de le définir avant.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Coût de main d'œuvre

7 – Procédure pour définir un coût de main d'œuvre

Attention
Contrats de travail et équipiers

Notez que si un équipier est associé à un contrat de travail, un coût de main d'œuvre horaire est généré automatiquement. Celui-ci supplante le coût d'usage enregistré dans le catalogue de prix. Il n'est donc pas nécessaire de le configurer car c'est le paramétrage du contrat qui est alors pris en compte dans le calcul des coûts des interventions et du budget des activités.

Le processus suivant vous guide pour attribuer un coût horaire estimatif de main d'œuvre à un type d'équipier.

1
Affichez les catalogues de prix

Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Catalogues de prix" dans la section "Catalogue d'articles" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des catalogues de prix

Tous les catalogues de prix déjà créés sont listés ici.


2
Sélectionnez un catalogue de prix

Cliquez sur le "Code" ou sur le nom du catalogue "Prix d'usage" pour en afficher le contenu, puis cliquez sur le bouton+ Nouveaupour définir un nouveau prix. Si le catalogue de prix "Prix d'usage" n'est pas disponible ou que vous souhaitez en paramétrer un nouveau, on vous explique comment le configurer.

Liste des catalogues de prix


3
Créer un nouveau prix

Saisissez les premières lettres de l'article pour filtrer les propositions affichées dans la liste déroulante et cliquez sur l'élément de votre choix.

Sélection de l'article


4
Saisissez un montant

Saisissez le montant du coût horaire dans la monnaie définie dans le catalogue "Prix d'usage" en vous assurant que le conditionnement est bien défini sur "Heure de travail".

Saisie du montant

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Affichez le catalogue de prix

L'élément "Tractoriste" fait maintenant partie du catalogue "Prix d'usage" avec son montant. Lorsqu'un équipier (qualifié de tractoriste) sera sélectionné pour enregistrer une intervention, l'estimation de son coût horaire impactera directement le coût total de celle-ci.

Catalogue de prix

Le schéma suivant récapitule la succession des étapes nécessaires à la création d'un équipier défini à partir d'un nouveau type d'équipier auquel on a attribué un coût d'usage (un coût horaire). Notez que les procédures doivent être réalisées dans l'ordre indiqué.

Scroll
Glissez pour parcourir le schéma

Schéma récapitulatif de la création d'un équipier

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création catalogue de prix

8 – Procédure pour créer un nouveau catalogue de prix

Le processus suivant vous guide pour définir un nouveau catalogue de prix des coûts d'usage.

1
Affichez les catalogues de prix

Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Catalogues de prix" dans la section "Catalogue d'articles" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des catalogues de prix

Tous les catalogues de prix déjà créés sont listés ici.


2
Créez un catalogue de prix

Cliquez sur le bouton "Nouveau" pour afficher la fenêtre de saisie du nouveau catalogue de prix.

Création catalogue de prix


3
Renseignez le nouveau catalogue

Remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.

Cochez la caseCase à cocherà droite du libellé "Par défaut", si vous souhaitez que ce catalogue soit sélectionné en priorité lors de l'enregistrement d'un nouveau coût d'usage.

Configuration du catalogue

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Affichez le catalogue de prix

Le catalogue est immédiatement disponible pour répertorier les coûts estimatifs des conducteurs ou des opérateurs sélectionnés lors de l'enregistrement des interventions.

Nouveau catalogue de prix

La création d'un nouveaux coût d'usage rattaché à un article est automatiquement ajouté dans la section "Éléments" de ce catalogue de prix.

Éléments du catalogue

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Registre horaire des opérateurs

9 – Procédure pour obtenir le registre horaire des opérateurs

Le registre horaire des opérateurs détaille les temps de travaux des équipiers consignés lors de l'enregistrement des interventions.

Le processus suivant vous guide pour obtenir le registre horaire des opérateurs.

1
Affichez les "Équipiers"

Cliquez sur le lien "RH" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "RH" de la page d'accueil :

Ressources humaines

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Équipiers" dans la section "Équipes" symbolisée par l'icône représentant deux personnesÉquipiers.

Liste des équipiers


2
Générez le registre

Cliquez sur le boutonBouton registrepour générer le registre.

Patientez quelques instants car la fabrication du registre peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre d'équipiers à traiter.

La pastille rougeNotificationen haut à droite de la clocheClochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification.

Affichage notification


3
Obtenez le registre

Cliquez sur le lien "Votre fichier a été généré avec succès" pour obtenir les informations du nouveau document. Cliquez sur la vignette pour afficher le document au format PDF dans votre navigateur.

Affichage de la notification

Notez que le document reste accessible à tout moment via le lien "Mes documents" dans la section "Archives"Archivesdu module "Outils".

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Salaires et contrats de travail

h - Gestion des salaires et des contrats de travail

Icône parcours

configuration à faire pour A et B

Illustration salaires

Ekyagri | Ekyviti vous permet d'enregistrer les charges de personnel (salaires, congés payés, primes, gratifications, etc.) avec un enregistrement automatique des écritures comptables dans les journaux prévus à cet effet. Notez que pour la rémunération d'un associé, le paramétrage du compte courant d'associé est plus précisément expliqué dans le chapitre 5 - Comptabilité.

Pour les utilisateurs du logiciel Isapaye développé par la société Isagri, les solutions Ekyagri | Ekyviti proposent de transférer facilement, dans un journal des opérations diverses, l'ensemble des écritures comptables de paie liées à l'enregistrement des salaires et des déclarations sociales. Cet import est documenté dans le chapitre 10 - Outils.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Types de salaires

1 – Procédure de création d'un type de salaire

Le type de salaire est un paramétrage qui permet de définir le compte comptable et le journal à utiliser lors de l'enregistrement des écritures générées par la création d'un salaire.

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau type de salaire dans l'application.

1
Prérequis : paramétrage d'un journal des opérations diverses

Créez un nouveau journal des opérations diverses comme expliqué dans la section « Journaux » du chapitre "Comptabilité". Toutes les écritures liées aux versements des rémunérations seront consignées dans le brouillard de ce journal comptable.

Vérifiez que le bouton radioBouton radioest bien activé pour "Opérations diverses".

Nouveau journal

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


2
Affichez les types de salaires

Cliquez sur le lien "RH" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "RH" de la page d'accueil :

RH

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Types de salaires" dans la section "Salaires" symbolisée par l'icône d'une boîte à archivesArchives.

Liste des types de salaires

Tous les types de salaires déjà créés sont listés ici.


3
Créez un nouveau type de salaire

Cliquez sur le bouton+ Nouveauen haut à gauche de la fenêtre principale.

Nouveau type de salaire

Renseignez tous les champs avec les bonnes informations pour le définir correctement. Sélectionnez notamment le journal des opérations diverses créé à l'étape no 1 de cette procédure et choisissez le compte comptable prévu pour l'enregistrement des salaires.

Nouveau type de salaire

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création d'un salaire

2 – Procédure de création d'un salaire

Le processus suivant vous guide pour enregistrer un nouveau salaire dans l'application.

1
Accédez aux salaires

Cliquez sur le lien "RH" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "RH" de la page d'accueil :

RH

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Salaires" dans la section "Salaires" symbolisée par l'icône d'une boîte à archivesArchives.

Liste des salaires

Tous les salaires déjà enregistrés sont listés ici.

Notez que la création d'un nouveau salaire implique que vous ayez auparavant paramétré au moins un type de salaire. Sinon, le bouton "+ Enregistrer un salaire" est grisé et un message vous avertit que ce prérequis est obligatoire, avec un lien pour accéder directement à la page de gestion des "Types de salaires".

Type de salaire manquant


2
Créez le nouveau salaire

A - Cliquez sur le bouton+ Enregistrer un salaireen haut à gauche de la fenêtre principale.

Nouveau salaire

B - Ou sélectionnez le type de salaire approprié dans la liste déroulante si plusieurs types de salaires ont été préalablement créés.

Sélection type de salaire


3
Enregistrez le nouveau salaire

Sélectionnez un tiers qualifié comme employé de la société et renseignez tous les champs avec les bonnes informations pour définir correctement le nouveau salaire.

Nouveau salaire

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Le salaire est alors automatiquement affiché en mode "Brouillon".

Salaire en mode brouillon

Attention
Montant du salaire

Le montant du salaire à renseigner correspond ici au salaire net perçu par le salarié. Pour enregistrer les écritures comptables des charges sociales et autres cotisations diverses, nous vous conseillons de créer autant de types de salaires que nécessaire en les associant aux comptes comptables destinés à cet usage (comptes 645 à 648 et leurs subdivisions).

4
Modifiez le statut du salaire

Cliquez sur le bouton  Facturé  dans la barre des étapes…

Changement de statut

… et validez l'opération en cliquant sur le bouton "OK" dans la fenêtre modaleVoir glossaire.

Validation changement de statut

Notez que cette opération n'est pas définitive et il reste possible de repasser le statut du salaire en mode "Brouillon" en cliquant sur le bouton  Brouillon  dans la barre des étapes.

Le statut du salaire bascule en mode "Facturé"…

Salaire en mode facturé

… avec un enregistrement automatique des écritures comptables dans le brouillard du journal des opérations diverses associé au type de salaire.

Salaire en mode facturé

Une fois les écritures validées, il n'est plus possible de corriger/supprimer le salaire ou de modifier son statut.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Paiement de salaire

3 – Procédure de création d'un paiement de salaire

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau paiement de salaire dans l'application.

1
Accédez aux paiements de salaire

Cliquez sur le lien "RH" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "RH" de la page d'accueil :

RH

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Paiements de salaire" dans la section "Salaires" symbolisée par l'icône d'une boîte à archivesArchives.

Liste des paiements

Tous les paiements de salaire déjà réalisés sont listés ici.


2
Créez le nouveau paiement de salaire

2 méthodes sont disponibles pour accéder au formulaire de paiement de salaire :

A - Cliquez sur le bouton+ Nouveauen haut à gauche de la fenêtre principale.

Avec cette méthode, le paiement de salaire sera enregistré sans aucun rattachement à un salaire précédemment créé.

Nouveau paiement

B - Ou depuis la vue d'un salaire, cliquez sur le bouton Ajouter un paiement de salaire (méthode à privilégier).

Ajout paiement

Notez qu'avec cette seconde option, le bénéficiaire sera automatiquement sélectionné au moment de renseigner le formulaire de paiement.


3
Renseignez le nouveau paiement de salaire

Remplissez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.

Sélection type de salaire

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Si vous avez choisi la seconde option à l'étape no 2 de cette procédure pour enregistrer le paiement, le salaire est alors automatiquement mis à jour dans la section "Affaire"…

Salaire payé

… avec un enregistrement automatique des écritures comptables dans le brouillard du journal de banque.

Journal de banque

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Contrats de travail

4 – Procédure de création d'un contrat de travail

Le processus suivant vous guide pour paramétrer et attribuer un nouveau contrat de travail à un tiers.

1
Accédez aux contrats de travail

Cliquez sur le lien "RH" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "RH" de la page d'accueil :

RH

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Contrats de travail" dans la section "Équipes" symbolisée par l'icône représentant deux personnesÉquipiers.

Liste des contrats

Tous les contrats de travail déjà paramétrés sont listés ici.


2
Créez le nouveau contrat de travail

Cliquez sur le bouton+ Nouveauen haut à gauche de la fenêtre principale.

Sélectionnez le "Type" de travailleur approprié en activant le bouton radioBouton radioà gauche de son statut, puis choisissez un tiers et un "Type de contrat" dans la liste déroulante.

Nouveau contrat


3
Complétez les informations du contrat

Nommez le contrat et renseignez sa date de début, la durée de travail mensuelle et le taux horaire brut de la rémunération. Indiquez le cas échéant si le travailleur est salarié de l'exploitation ou non.

Nouveau contrat

Options analytiques :

Sélectionnez la "Clé de répartition analytique" appropriée en activant le bouton radioBouton radioà gauche du mode de calcul à appliquer.

2 méthodes de répartition sont à votre disposition.

1 - Calculée au prorata de la marge brute générée par chaque activité durant une campagne :

Sélection marge brute

2 - Calculée selon un pourcentage affecté à une ou plusieurs activités de votre choix :

Sélection répartition par pourcentage

Cliquez sur "Ajouter une répartition" pour sélectionner une activité parmi celles qui sont disponibles et saisissez un pourcentage d'affectation.

Sélection répartition par pourcentage

Répétez l'opération pour ajouter successivement toutes les activités concernées par le paramétrage de cette distribution. Cliquez sur la croixSuppressionà droite pour supprimer une activité de la répartition.

Notez que la valeur des pourcentages est automatiquement rectifiée après validation si la somme totale de la répartition n'est pas strictement égale à 100 %.

Sélection répartition par pourcentage

Ce paramétrage est pris en compte pour le calcul des coûts de production, des marges et des seuils de commercialisation disponible dans les offres Ekyagri et Ekyviti Performance.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

La liste des contrats de travail est automatiquement mise à jour :

Nouveau contrat

Attention
Contrats de travail et équipiers

Notez que le tiers sélectionné lors de la création d'un contrat de travail est automatiquement converti en équipier s'il ne possède pas déjà ce statut. À partir du type de contrat et du taux horaire brut, un coût de main d'œuvre est alors généré qui supplante un éventuel coût d'usage existant. Il est appliqué dans le calcul des coûts des interventions et du budget des activités.

Passez au chapitre suivant de ce guide.