9 - Stocks et tiers
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1Prérequis
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2Introduction
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3Parcellaire
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4Exploitation
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5L'interface
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6Comptabilité
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7Achats
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8Ventes
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9Stocks et tiers
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10Production
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11Accès
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12Outils
Dans ce chapitre vous allez découvrir :
Glossaire du chapitre
Les symboles
et
dans ce chapitre vous indiquent un processus avancé lié au niveau de traçabilité souhaité ou bien une procédure complexe à mettre en œuvre.
Guide de prise en main • Stocks et tiers • Notions de base
a - Catégories, types et variantes
Tous les éléments stockés dans Ekylibre sont associés à une catégorie qui est un profil de gestion applicable pour les écritures comptables (le paramétrage de plusieurs tâches associées à la comptabilité est expliqué dans le chapitre 6 - Comptabilité).
Ces éléments sont également rattachés à des types (familles) identifiés par un profil technique comme par exemple un service, un équipement, un produit phytosanitaire.
La variante correspond à un article de catalogue appartenant simultanément à une catégorie (profil de gestion) et à un type de produit (profil technique).
À la création du stock initial ou lors d'un achat, la variante est finalement enregistrée sous la forme d'un produit en stock avec la quantité spécifiée.
Glissez pour parcourir le tableau
Exemples de produits rattachés aux profils Ekylibre
Orwell 25 kg
Apache 25 kg
Dans le schéma suivant, parmi les différentes catégories disponibles dans l'application, on a choisi en exemple celle des équipements qui regroupe plusieurs types d'équipements possédant chacun des caractéristiques différentes.
Les réservoirs sont capables de stocker du grain, des préparations ou des mélanges (une compétence). Ils sont associés aux indicateurs fixes ou variables "Capacité de stockage massique nominale" et/ou "Capacité de stockage volumique nominale".
Exemple de paramétrage par défaut pour le type de produit dénommé "Silo à aliments" dans l'application :
Les différentes variantes de réservoirs disponibles vous permettront enfin de créer vos équipements en stock à partir de la liste figurant à droite du schéma.
Glissez pour parcourir le schéma
Dans la majorité des cas, les variantes prédéfinies et disponibles dans l'application doivent répondre à vos attentes pour constituer vos stocks. Cependant, la création d'une nouvelle variante est utile voire indispensable en fonction du niveau de traçabilité que vous souhaitez obtenir.
Quelques exemples qui doivent vous amener à créer de nouvelles variantes :
A – Procédure pour afficher une liste dans les "Produits"
Le processus suivant vous guide pour mieux comprendre le système de classement utilisé dans l'application.
Pour afficher les “Catégorie de produits”, les “Types de produits” ou les “Variantes de produits”, cliquez sur la clef anglaise
dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur la liste à afficher dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épi.
Notez que si vous avez supprimé par erreur une catégorie, un type ou une variante, vous pourrez l'intégrer à nouveau dans la liste en cliquant sur le bouton "Piocher" (Choisir).
Si vous ne trouvez pas un produit spécifique dans la liste proposée pour en réaliser le stockage (comme par exemple un équipement ou un intrant), vous pouvez définir une nouvelle variante de produit mais vous n'allez créer que rarement de nouvelles catégories et/ou de nouveaux types. On vous explique cependant comment procéder un peu plus loin dans ce chapitre avec la création d'un nouvel article.
Pour consulter le catalogue des produits phytopharmaceutiques et leurs usages, des matières fertilisantes et des supports de culture autorisés en France, rendez-vous sur le site Web de l'Anses à l'adresse https://ephy.anses.fr/.
Guide de prise en main • Stocks et tiers • Nouvelle variante
B – Procédure pour créer une nouvelle variante
Le processus suivant vous guide pour créer une nouvelle variante (un nouveau produit).
Cliquez sur la clef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Types de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épi.
Parcourez la liste des types avec les flèches
et
en haut à droite de l'écran ou saisissez un mot-clef dans le champ de recherche et cliquez sur le bouton "Rechercher" pour afficher les résultats. Sélectionnez dans la liste le type de produit comme par exemple "Semence", puis cliquez sur son nom.
Cliquez sur le bouton "Nouveau" pour définir une nouvelle variante issue du type "Semence".
Sélectionnez la variété dans la liste déroulante et saisissez les informations concernant sa dénomination avec les bons indicateurs pour la définir correctement.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Guide de prise en main • Stocks et tiers • Nouvel article
C – Procédure pour créer un nouvel article
Dans l'exemple suivant, nous vous expliquons comment créer une nouvelle catégorie, un nouveau type et enfin de nouvelles variantes pour permettre la gestion des stocks et la gestion des ventes d'un producteur de produits laitiers transformés.
Le processus suivant vous guide pour créer un nouvel article.
Cliquez sur la clef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Catégories de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épi, puis cliquez sur le bouton "Nouveau".
Nommez la nouvelle catégorie et cochez les cases
de la section "Type" en lien avec la catégorie pour la définir correctement. Pour chaque case activée, une nouvelle section apparaît avec différents champs à renseigner. Sélectionnez dans chaque liste déroulante les comptes comptables appropriés.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Vérifiez notamment les différents comptes comptables (compte de produit, compte de stock, compte mouvement de stock) associés à la nouvelle catégorie de produit, puis cliquez sur le bouton "Nouveau" pour créer un nouveau type de produit.
Sélectionnez la catégorie dans la liste déroulante, puis nommez le nouveau type de produit.
Définissez la variété avec un intitulé générique :"Fromage" de "Lait" permettra de créer de nouvelles variantes pour différents produits laitiers transformés (fromage, beurre ou crème fraîche).
Notez que vous pouvez également choisir "Préparation" ou "Mélange" mais n'utilisez pas "Produit" qui empêchera d'approvisionner vos stocks avec de nouvelles matières.
Dans la liste des indicateurs fixes de la section "Définition", cochez les casesqui permettront de caractériser les nouvelles variantes comme par exemple "Masse nette" et "Volume net".
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Cliquez sur le bouton "Nouveau", pour créer une nouvelle variante à partir du type "Produit laitier transformé".
Nommez la variante et renseignez le champ "Unité" en spécifiant le format ou le conditionnement comme par exemple à l'unité, en lot de 2, en lot de 3 ou en kg.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Répétez successivement cette dernière étape pour définir autant de nouvelles variantes que nécessaire :
Guide de prise en main • Stocks et tiers • Gestion des stocks
b - Introduction à la gestion des stocks
Des interactions existent entre les différents modules d'Ekylibre : les stocks d'intrants et/ou de consommables permettent de réaliser des interventions sur les productions végétales et/ou animales. Les récoltes issues des cultures seront à leur tour stockées, tout comme les produits d'élevage. Les réceptions de produits sont rattachées à des achats pour produire des factures alors que les expéditions sont associées à des ventes pour enfin réaliser des décaissements et des encaissements.
L'ensemble de ces opérations sont automatiquement consignées par des écritures comptables dans le brouillard des journaux concernés et dans les documents réglementaires.
Flux entre les modules dans Ekylibre
1 - Différentes manières de compter
En fonction de la variante (le produit) sélectionnée, l'unité utilisée pour son comptage lui est propre. Soyez attentif dans le processus de création des réceptions et des expéditions.
Quelques exemples :
2 - Créer un stock initial
Au démarrage dans l'application, les différents stocks (intrants, consommables, produits de récolte, animaux, etc.) sont inexistants et il est nécessaire de les créer pour qu'ils correspondent à ce que vous possédez physiquement dans vos bâtiments et/ou vos aires de stockage.
La méthode la plus pratique pour initialiser les stocks sans impacter la comptabilité est de créer de nouvelles matières. Ensuite, vous pourrez utiliser le module des achats (voir le chapitre 7 - Achats) pour enregistrer des commandes et procéder à des réceptions de marchandises afin d'approvisionner vos stocks.
Différence entre réception et nouvelle matière
Guide de prise en main • Stocks et tiers • Nouvelle matière
procédure à savoir pour
A – Procédure pour stocker une matière
Le processus suivant vous guide pour ajouter une matière en stock sans écriture comptable et produit par produit. Cela implique que le mode stock permanent (tenue des écritures comptables de stock) ne soit pas activé dans les paramètres de la société (voir Paramétrage du mode stock permanent).
Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :
Le tableau de bord des stocks affiche par défaut trois tableaux permettant de prendre connaissance des :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Matières" dans la section "Stocks" symbolisée par l'icône d'un sac de grains
.
Cliquez sur "Nouveau", puis choisissez une variante dans la liste déroulante ou saisissez quelques lettres contenues dans som nom pour filtrer les propositions.
Remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
L'application affiche les indicateurs liés à la nouvelle matière : mouvements, colis, interventions, lieux de stockage.
La masse nette affichée dans le panneau des indicateurs n'exprime pas le poids total du produit en stock, mais seulement le poids à l'unité de celui-ci (notez que les informations diffèrent en fonction du type de produit : pour un équipement, la masse nette est remplacée par la durée travaillée avec cet équipement).
Guide de prise en main • Stocks et tiers • Expéditions
c - Expédition d'une marchandise
A – Procédure pour enregistrer une expédition
Dans le chapitre 8 - Ventes, les différentes étapes pour enregistrer une vente ont permis d'aborder le processus complet depuis l'établissement du devis jusqu'à l'encaissement de la facture en passant par l'expédition et la livraison des marchandises. Il est également possible de suivre une méthode inverse qui consiste à enregistrer une expédition pour procéder à sa livraison et facturer ensuite les marchandises livrées.
Le processus suivant vous guide pour réaliser l'expédition d'un colis avec une traçabilité comptable.
La date d'une intervention (récolte, traite, ramassage d'œufs) permettant le stockage d'un produit issu d'une production végétale ou animale doit être antérieure à son expédition, sinon il sera impossible de disposer de la marchandise lors de l'enregistrement de l'expédition.
Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Expéditions" dans la section "Expéditions" symbolisée par l'icône d'un camion, puis cliquez sur le bouton "Nouvelle expédition".
Remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement et sans oublier de préciser si une livraison est prévue ou non (case à cocherà droite de l'option "Avec livraison").
Cliquez sur Ajouter un élément pour inclure un premier élément à l'expédition. Saisissez un mot-clef dans le champ "Produit" pour filtrer les résultats affichés et sélectionnez le produit à expédier avec la quantité souhaitée.
En cliquant sur le symbole
, un champ libre est découvert pour vous permettre d'insérer une annotation (un commentaire) associée au produit expédié.
Procédez de la même manière pour ajouter successivement plusieurs éléments avec la quantité souhaitée à cette expédition.
Notez que la mention affichée en italique sous "Quantité" est la quantité en stock avant l'expédition.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Dans la liste déroulante "Produit", ne pas utiliser le lien "Ajouter un nouvel enregistrement" car cela générerait la création d'une "Nouvelle matière" sans rapport avec les stocks existants et sans aucun lien avec la traçabilité comptable de la production végétale ou animale de l'exploitation.
Si le destinataire du colis (le client) n'existe pas encore, créez-en un nouveau à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans le menu "Destinataire" et saisissez les informations requises pour le définir correctement.
Modifiez le statut de l'expédition en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
Brouillon 
Commandé En préparation Prêt Donné
Cliquez sur "Matières" dans la section des "Stocks" symbolisée par l'icône d'un sac de grainspour contrôler la nouvelle quantité restant en stock après l'enregistrement de l'expédition.
Guide de prise en main • Stocks et tiers • Enregistrer une livraison
B – Procédure pour enregistrer une livraison
Le processus suivant vous guide pour créer une livraison suite à une expédition.
Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :
Puis, dans la barre latérale du module, cliquez sur "Expéditions" dans la section "Expéditions" symbolisée par l'icône d'un camion.
Cliquez sur le camion bleu
à gauche de la fenêtre principale pour démarrer le processus de création d'une livraison unique (disponible uniquement si l'option "Avec livraison" a été activée dans l'expédition).
Cochez une ou plusieurs casespour livrer une ou plusieurs expéditions et afficher le bouton 
au-dessus de la liste, puis cliquez sur ce bouton.
Si vous affichez le statut d'une expédition (après avoir cliqué sur son numéro dans la liste des expéditions), cliquez sur le boutonpour créer une nouvelle livraison.
Sélectionnez un ou plusieurs colis à l'aide des cases à cocherpour procéder à une livraison unique ou groupée de plusieurs produits (ou pour organiser une tournée de livraison).
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Modifiez le statut de la livraison en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
Brouillon Commandée En préparation Prête Commencée Terminée
Guide de prise en main • Stocks et tiers • Facturer une expédition
Les expéditions peuvent être utilisées pour réaliser la gestion des ventes avec un enregistrement automatique des écritures dans le brouillard comptable.
C – Procédure pour facturer une expédition
Le processus suivant vous guide pour générer une facture de vente à partir d'une expédition.
Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :
Puis, dans la barre latérale du module, cliquez sur "Expéditions" dans la section "Expéditions" symbolisée par l'icône d'un camion.
Cliquez sur l'icône représentant un document
pour convertir une expédition unique en devis. Notez qu'une fois activé, ce lien ne sera plus disponible pour cette réception et il faudra utiliser la seconde méthode ci-après pour modifier le statut du devis afin de le convertir en facture.
Cochez une ou plusieurs casespour convertir une ou plusieurs expéditions et afficher le bouton "Facturer" au-dessus de la liste, puis cliquez sur ce bouton. Notez que si plusieurs éléments sont sélectionnés, la conversion n'est possible que si le destinataire à facturer est le même pour toutes les expéditions.
Modifiez le statut du devis en cours en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
Devis brouillon Devis envoyé Commande Facture
Vous pouvez aussi valider la facturation directement en cliquant sur le bouton Facture .
Utilisez les statuts Devis refusé ou Abandonné pour annuler l'enregistrement de la facture.
Consultez le (chapitre 8 - Ventes) pour obtenir davantage d'informations à propos de la gestion des ventes dans l'application.
La nouvelle facture est établie. Vous pouvez réaliser l'écriture comptable de l'encaissement immédiatement ou plus tard. Cliquez sur le bouton "Ajouter un encaissement" pour accéder directement aux options du règlement de la facture. Vous pourrez revenir ultérieurement aux "Encaissements" via le module "Ventes".
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Guide de prise en main • Stocks et tiers • Inventaire des stocks
d - Inventaire des stocks
configuration à faire pour
&
Vous pouvez réaliser les inventaires dans l'application pour :
Vous êtes libre de la fréquence des inventaires : mensuel, trimestriel, annuel. Notez qu'un inventaire physique des stocks est obligatoire au moins tous les 12 mois. Chaque inventaire doit avoir un nom unique, un exercice et une date d'achèvement.
L’inventaire permanent (dénommé "mode stock permanent" dans Ekylibre) est une organisation des comptes de stocks permettant de gérer l’enregistrement des mouvements de ces derniers et donc de connaître de façon constante à tout moment au cours de l’exercice comptable, les stocks en quantités et en valeurs.
Comme indiqué dans le chapitre 6 - Comptabilité, notez qu'une fois ce mode activé, une écriture est générée à chaque mouvement de stock.
A – Paramétrage du mode stock permanent
Le processus suivant vous guide pour activer ou non vos préférences de stock permanent.
Pour afficher les paramètres, allez dans le menu principal et cliquez sur la clef anglaise ou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Société" dans la section "Paramètres" symbolisée par l'icône d'une clef anglaise
.
Dans la section "Préférences de la comptabilité", cochez ou décochez la caseà droite de "Mode stock permanent (tenue des écritures comptables de stock)" si vous souhaitez activer ou non cette fonctionnalité.
Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.
B – Procédure pour réaliser un inventaire
Le processus suivant vous guide pour réaliser un inventaire des produits en stock dans votre ferme.
Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Inventaires" dans la section "Stocks" symbolisée par l'icône d'un sac de grains, puis cliquez sur le bouton "Nouveau" pour créer un nouvel inventaire.
La génération du nouvel inventaire peut être réalisée de manière partielle ou totale.
Cliquez sur Toutes les catégories pour lancer l'opération, puis patientez quelques instants.
Si vous souhaitez inventorier une seule catégorie de produits, saisissez quelques lettres contenues dans son nom pour filtrer les propositions, et sélectionnez la catégorie de votre choix dans la liste déroulante.
Cliquez sur Valider pour lancer l'opération, puis patientez quelques instants.
Renseignez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement :
Cochez la caseà droite de "Ne pas passer en comptabilité" si vous ne gérez pas vos stocks en comptabilité (expéditions de produits sans intervention de récolte avec pour conséquence la génération d'un stock négatif interdit dans un bilan comptable).
Sélectionnez un journal comptable ou créez-en un nouveau à la volée s'il n'existe pas comme dans l'exemple ci-dessous :
Comparez les stocks physiques avec les stocks de chaque produit classés par zones de stockage (si elles ont été définies et si les produits ont été rattachés à celles-ci). Corrigez, le cas échéant, les quantités comptabilisées en saisissant les nouvelles valeurs à droite du nom de chaque produit.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
L'inventaire est affiché automatiquement par l'application. Mettez à jour l'inventaire en cliquant sur le bouton "Rafraîchir" ou modifiez les valeurs en cliquant sur le bouton "Modifier".
Tous les inventaires déjà réalisés sont également consignés dans la liste des "Inventaires". Mettez à jour l'inventaire en cliquant sur l'icône "Rafraîchir" 
ou modifiez les valeurs en cliquant sur l'icône "Crayon"
.
Cliquez sur le bouton "Refléter" en haut de la fiche de l'inventaire ou sur l'icône "Refléter"
en mode "Liste" pour valider l'inventaire et modifier son statut qui passe en "Reflété".
Chaque modification de l'inventaire donne lieu à une écriture comptable et chaque inventaire reste modifiable tant que les écritures de variation de stock en mode brouillard n'ont pas été validées.
Si vous avez réalisé la correction d'une quantité dans l'inventaire reflété, un lien existe entre le numéro de l'écriture présent dans la fiche de l'inventaire et le journal correspondant.
Notez qu'un notification symbolisée par la cloche rouge
en haut à droite de l'interface signale qu'une opération interne a été effectuée (comme par exemple quand les changements ont été correctement répercutés sur l’état des stocks actuel en cas de modification d'une ou de plusieurs quantités).
Guide de prise en main • Stocks et tiers • Équipements
e - Gestion des équipements
configuration à faire pour
&
végétal
Les équipements (matériels agricoles) font également partie des stocks de l'exploitation et doivent être créés dans l'application si vous souhaitez les associer à la saisie des interventions.
Le cumul des durées travaillées par l'équipement vous permettra de connaître sa productivité. Vous pourrez aussi affecter un coût d'utilisation de l'équipement pour chaque intervention réalisée sur vos parcelles et cultures.
Les équipements sont tous classés par famille selon la nomenclature suivante :
A – Procédure de création des équipements
Le processus suivant vous guide pour créer de nouveaux équipements dans l'application.
Cliquez sur la clef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Équipements" dans la section "Production" symbolisée par l'icône avec des engrenages
.
La liste affiche le cas échéant les équipements déjà créés dans l'assistant de démarrage. Cliquez sur "Nouveau" pour en définir un nouveau.
Choisissez une variante dans la liste déroulante ou saisissez quelques lettres contenues dans le nom de l'équipement pour filtrer les propositions.
Remplissez les champs avec les informations requises pour le définir correctement. Notez que si vous ne sélectionnez aucune entrée pour le "Contenant", l'équipement est alors considéré comme stocké en extérieur.
Vous pouvez également sélectionner un visuel pour illustrer l'équipement avec une image de votre choix, de préférence au format jpeg.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Notez que pour pouvoir sélectionner un nouvel équipement lors de la saisie d'une intervention, le champ de sa date de mise en service doit obligatoirement être renseigné et la date strictement antérieure à la date de l'intervention. N'hésitez-pas à fixer celle-ci à minuit pour disposer de l'équipement immédiatement (heure à définir sur 00:00).
La fiche de l'équipement vous renseigne notamment sur la durée totale travaillée, sur son âge (une fois l'équipement utilisé) et sera automatiquement enrichie avec les interventions successives saisies avec celui-ci.
Si vous souhaitez affecter des coûts d'utilisation différents à des équipements d'un même type dans une intervention, comme par exemple 2 tracteurs, prenez soin de créer auparavant une nouvelle variante de l'équipement "Tracteur" pour les différencier. Sinon, le coût d'utilisation d'un des deux tracteurs sera automatiquement répercuté sur l'autre dans le catalogue de prix.
Guide de prise en main • Stocks et tiers • Variante d'équipement
B – Procédure pour créer un nouvelle variante d'équipement
Le processus suivant vous guide pour créer une nouvelle variante d'équipement dans l'application.
Cliquez sur la clef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Types de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épi.
Parcourez la liste des types avec les flèches
et
en haut à droite de l'écran ou saisissez un mot-clef dans le champ de recherche et cliquez sur le bouton "Rechercher" pour afficher les résultats. Sélectionnez dans la liste le type de produit comme par exemple "Tracteur", puis cliquez sur son nom.
Cliquez sur le bouton "Nouveau" pour définir une nouvelle variante issue du type "Tracteur".
Saisissez le nom de la nouvelle variante comme par exemple "Tracteur JD 125cv" pour l'identifier facilement lors de la création d'un nouvel équipement. Notez que pour certains équipements, vous pouvez renseigner différents indicateurs comme par exemple la largeur de travail, la capacité de stockage, le nombre de rangs, etc.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Lors de la création d'un nouvel équipement (un nouveau tracteur) vous pourrez dorénavant choisir entre les deux variantes :
Guide de prise en main • Stocks et tiers • Création d'un contact
f - Gestion des tiers
configuration à faire pour
&
végétal
Vous pouvez ajouter dans l'application des tiers qui participent à l'activité générale de votre ferme : employés, clients, fournisseurs. Notez que si vous souhaitez donner des autorisations à ces tiers pour intervenir dans l'application, vous devrez créer des utilisateurs (expliqué dans le chapitre 11 - Accès).
A – Procédure de création des contacts
Le processus suivant vous guide pour créer de nouveaux contacts dans l'application.
Cliquez sur le lien "Tiers" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Tiers" de la page d'accueil :
La fenêtre principale affiche les derniers tiers créés. Au démarrage, l'application a généré automatiquement la ferme (une organisation) et son créateur (un contact). Notez que le calendrier se remplira progressivement avec les interventions saisies et les ventes.
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Tiers" dans la section "Tiers" symbolisée par des personnages
.
Cliquez sur le bouton "Nouveau contact" et remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.
Choisissez si le nouveau contact est un prospect, un client, un fournisseur (prestataire de services) ou un employé en cochant la case adéquateen face de la fonction choisie.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.
Vous pouvez laisser le champ "Compte client associé" (s'il s'agit de la création d'un nouveau client) ou le champ "Compte client fournisseur" (s'il s'agit de la création d'un nouveau fournisseur) vide car l'application crée un nouveau compte automatiquement dès qu'une vente ou qu'un achat est passé en facture.
Une fois créé, l'application affiche automatiquement la fiche du nouveau contact.
S'il s'agit d'un prospect, d'un client ou d'un fournisseur/prestataire de services (sauf exception), la procédure de création d'un nouveau contact s'arrête là. Vous pouvez aussi décider de le convertir immédiatement en équipier et passer à l'étape suivante.
La conversion d'un contact en équipier est indispensable si vous souhaitez associer un personnel de l'exploitation ou un tiers à une intervention. Cela permettra de comptabiliser ses temps de travail et d'affecter éventuellement un coût de main d'œuvre à l'intervention.
En tant qu'administrateur de la ferme, pensez à créer un équipier pour vous-même si vous envisagez d'être "Conducteur" ou "Opérateur" lors de la saisie d'une intervention.
Guide de prise en main • Stocks et tiers • Création d'un équipier
Cliquez sur le bouton "Ajouter un équipier" et sélectionnez la fonction la plus adéquate dans la liste déroulante pour convertir le contact. Notez que ce choix est définitif et vous ne pourrez plus le modifier par la suite.
Remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement. Vous pouvez rattacher l'équipier à sa zone principale de travail dans votre ferme.
Notez que le nom affiché dans la liste déroulante "Personne" en bas de la fenêtre principale est le contact en cours de conversion en équipier.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Notez que pour pouvoir sélectionner un nouvel équipier lors de la saisie d'une intervention, le champ de sa date de naissance doit obligatoirement être renseigné et la date strictement antérieure à la date de l'intervention. N'hésitez-pas à fixer celle-ci à minuit pour disposer de l'équipier immédiatement (heure définie sur 00:00).
Si vous n'avez pas créé l'équipier dans la foulée de la création du nouveau contact, vous pouvez réaliser l'opération à tout moment en affichant la liste des tiers, puis en cliquant sur son nom ou sur son numéro, sauf si celui a déjà été sélectionné lors de la saisie d'un achat ou d'une vente en tant que fournisseur ou client.
Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter un équipier" pour procéder à la conversion du contact comme expliqué dans le processus ci-dessus.
La procédure de création d'une nouvelle organisation est sensiblement la même que pour la création d'un nouveau contact mais avec des champs propres à l'activité professionnelle (numéro Siret, code APE/NAF, numéro de TVA intra-communautaire). Notez que lorsque vous créez un nouvel expéditeur ou un nouveau destinataire à la volée lors d'un achat ou d'une vente ou lors de la création d'une réception ou d'une expédition, il est automatiquement enregistré en tant que nouvelle organisation.
Le cumul des périodes travaillées par les équipiers pour réaliser les interventions permet de connaitre leur productivité. Vous pourrez aussi affecter un coût horaire à chaque équipier en fonction de sa qualification. Il peut alors s'avérer nécessaire de les différencier, sinon le coût horaire d'un des deux équipiers sera automatiquement répercuté sur l'autre.
Guide de prise en main • Stocks et tiers • Création type d'équipier
B – Procédure de création d'un type d'équipier
Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau type d'équipier dans l'application.
Cliquez sur la clef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Variantes de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épi.
Cliquez sur le bouton "Piocher" en haut à gauche de la fenêtre princpale.
Sélectionnez la variante dans la liste déroulante comme par exemple "Technicien".
Cliquez sur Importer pour valider l'opération.
Saisissez le nom de la variante à modifier dans le champ "Rechercher" pour filtrer les résultats.
Cliquez sur l'icône "Crayon"à gauche du nom de la variante.
Saisissez le nom de la nouvelle variante comme par exemple "Tractoriste".
Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.
La prochaine fois que vous créerez un équipier, la liste déroulante "Ajouter un équipier" sera enrichie avec la nouvelle variante "Tractoriste".
Une fois le nouveau type d'équipier créé, vous pouvez attribuer un coût horaire de main d'œuvre à celui-ci. Il sera enregistré dans un des 5 catalogues de prix prédéfinis dans l'application. Nous vous conseillons d'enregistrer ce coût dans le catalogue "Coûts d'usage".
Vous pouvez également suivre la procédure suivante pour attribuer un coût horaire d'utilisation à un équipement. Cela peut se faire à la volée pendant la saisie d'une intervention (expliquée dans le chapitre 10 - Production) mais il est préférable de le définir avant.
Guide de prise en main • Stocks et tiers • Coût de main d'œuvre
C – Procédure pour définir un coût de main d'œuvre
Le processus suivant vous guide pour attribuer un coût horaire de main d'œuvre à un type d'équipier.
Cliquez sur la clef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Catalogues de prix" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épi.
Cliquez sur le "Code" ou sur le "Nom" du catalogue "Coûts d'usage" pour en afficher le contenu, puis cliquez sur le bouton "Nouveau" pour définir un nouveau prix.
Saisissez les premières lettres de la variante pour filtrer les propositions affichées dans la liste déroulante et cliquez sur la variante de votre choix.
Saisissez le montant du coût horaire dans la monnaie définie dans le catalogue "Coûts d'usage".
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
La variante "Tractoriste" fait maintenant partie du catalogue "Coûts d'usage" avec son montant. Lorsqu'un équipier « tractoriste » sera sélectionné pour réaliser une intervention, son coût horaire impactera directement le coût total de celle-ci.
Ce schéma récapitule la succession des étapes nécessaires à la création d'un équipier défini à partir d'un nouveau type d'équipier auquel on a attribué un coût d'usage (un coût horaire). Notez que les procédures doivent être réalisées dans l'ordre indiqué.
Glissez pour parcourir le schéma
Passez au chapitre suivant de ce guide.
