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GUIDE DE PRISE EN MAIN
Guide format PDF
Notes de version
Stock & Personnel
Stock & Personnel

9 - Stock et personnel

Dans ce chapitre vous allez découvrir :

Flèche
Comment créer de nouvelles variantes (produits)
Flèche
Comment définir un stock initial dans l'application (avec la création de nouvelles matières)
Flèche
Comment enregistrer une expédition et facturer une livraison.
Flèche
Comment paramétrer l'application pour réaliser un inventaire des stocks
Flèche
Comment définir vos équipements (matériel agricole), votre personnel et vos contacts (fournisseurs, clients, prestataires de services, etc.)

Glossaire du chapitre

Stock
dans l'application, tous les éléments (intrants, produits de récolte, consommables, équipements, animaux, végétaux, et même bâtiments et main d’œuvre) sont considérés comme faisant partie du stock de la ferme sauf les fournisseurs et les clients

Schéma stock

Les symbolesOptionneletProcessus complexedans ce chapitre vous indiquent un processus avancé lié au niveau de traçabilité souhaité ou bien une procédure complexe à mettre en œuvre.

Guide de prise en main • Stocks et personnel • Notions de base

a - Catégories, types et variantes

Tous les éléments stockés dans Ekylibre sont associés à une catégorie qui est un profil de gestion applicable pour les écritures comptables (le paramétrage de plusieurs tâches associées à la comptabilité est expliqué dans le chapitre 6 - Comptabilité).

Ces éléments sont également rattachés à des types (familles) identifiés par un profil technique comme par exemple un service, un équipement, un produit phytosanitaire.

La variante est finalement la dénomination d'un article de catalogue appartenant simultanément à une catégorie (profil de gestion) et à un type (profil technique).

À la création du stock initial ou lors d'un achat, la variante est finalement enregistrée sous la forme d'un produit en stock avec la quantité spécifiée.

Scroll
Glissez pour parcourir le tableau

Exemples de produits rattachés aux profils Ekylibre

Catégorie de produitÉpi
Type de produitÉpi
Variante de produitÉpi
Produit en stockCamion
Équipement
Tracteur
Tracteur
John Deere 6MC 110 ch
Équipement
Remorque
Remorque
Maitre Atena 14
Équipement
Moissonneuse-batteuse
Moissonneuse-batteuse
Massey Ferguson Activa
Équipement
Pulvérisateur
Pulvérisateur
Berthoud Alto 800
Équipement
Charrue
Charrue
Kuhn Performer 3000
Engrais
Engrais minéral
Fertiactyl Starter
Fertiactyl bidon de 220 l
Produit phytosanitaire
Fongicide
Fandango S 5 l
Fandango S 5 l EC
Produit phytosanitaire
Herbicide
Mercantor Gold 5 l
Mercantor Gold 5 l EC
Semence
Semence
Semence d’orge d’hiver 25 kg
Semence d'orge d'hiver
Orwell 25 kg
Semence
Semence
Semence de blé 25 kg
Semence de blé
Apache 25 kg

Dans le schéma suivant, parmi les différente catégories disponibles dans l'application, on a choisi en exemple celle des équipements qui regroupe plusieurs types d'équipements possédant chacun des caractéristiques différentes.

Les réservoirs sont capables de stocker du grain, des préparations ou des mélanges (une compétence). Ils sont associés aux indicateurs fixes ou variables "Capacité de stockage massique nominale" et/ou "Capacité de stockage volumique nominale".

Exemple de paramétrage par défaut pour le type de produit dénommé "Silo à aliments" dans l'application :

Compétences type de produit

Indicateurs type de produit

Les différentes variantes de réservoirs disponibles vous permettront enfin de créer vos équipements en stock à partir de la liste figurant à droite du schéma.

Scroll
Glissez pour parcourir le schéma

Schéma produit

Info
Utilité de créer de nouvelles variantes

Dans la majorité des cas, les variantes prédéfinies et disponibles dans l'application doivent répondre à vos attentes pour constituer vos stocks. Cependant, la création d'une nouvelle variante est utile voire indispensable en fonction du niveau de traçabilité que vous souhaitez obtenir.

Quelques exemples qui doivent vous amener à créer de nouvelles variantes :

1.
Vous avez besoin de spécifier et/ou de corriger la dénomination et/ou le conditionnement d'un intrant (semence disponible en sac de 30 kg au lieu de 25 kg) ;

Variante de semence

2.
Vous utilisez des équipements d'un même type (comme par exemple plusieurs tracteurs) et vous souhaitez comptabiliser leurs temps de travaux et pouvoir attribuer un coût horaire différent à chacun d'eux ;

Variante de tracteur

3.
Vous souhaitez affecter des coûts horaires de main-d'œuvre différents à vos équipiers pour estimer le coût des interventions (procédure expliquée plus loin dans ce chapitre).

Variante d'équipier'

A – Procédure pour afficher une liste dans les "Produits"

Le processus suivant vous guide pour mieux comprendre le système de classement utilisé dans l'application.

1
Accédez à la section "Produit"

Pour afficher les “Catégorie de produits”, les “Types de produits” ou les “Variantes de produits”, cliquez sur la clef anglaiseclef anglaise dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration


2
Sélectionnez la liste à afficher

Dans la barre latérale du module, cliquez sur la liste à afficher dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Variantes de produits

Notez que si vous avez supprimé par erreur une catégorie, un type ou une variante, vous pourrez l'intégrer à nouveau dans la liste en cliquant sur le bouton "Piocher" (Choisir).

Si vous ne trouvez pas un produit spécifique dans la liste proposée pour en réaliser le stockage (comme par exemple un équipement ou un intrant), vous pouvez définir une nouvelle variante de produit mais vous n'allez créer que rarement de nouvelles catégories et/ou de nouveaux types. On vous explique cependant comment procéder un peu plus loin dans ce chapitre avec la création d'un nouvel article.

Astuce
Interventions et produits phytosanitaires

Pour consulter le catalogue des produits phytopharmaceutiques et leurs usages, des matières fertilisantes et des supports de culture autorisés en France, rendez-vous sur le site Web de l'Anses à l'adresse https://ephy.anses.fr/.

ANSES

Guide de prise en main • Stocks et personnel • Nouvelle variante

B – Procédure pour créer une nouvelle variante

Le processus suivant vous guide pour créer une nouvelle variante (un nouveau produit).

1
Affichez les types de produits

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Types de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des types de produits


2
Sélectionnez un type de produit

Parcourez la liste des types avec les flèchesFlèche gaucheetFlèche droiteen haut à droite de l'écran ou saisissez un mot-clef dans le champ de recherche et cliquez sur le bouton "Rechercher" pour afficher les résultats. Sélectionnez dans la liste le type de produit comme par exemple "Semence", puis cliquez sur son nom.

Types de produits


3
Définissez la nouvelle variante

Cliquez sur le bouton "Nouveau" pour définir une nouvelle variante issue du type "Semence".

Nouvelle variante de produit


4
Créez la nouvelle variante

Sélectionnez la variété dans la liste déroulante et saisissez les informations concernant sa dénomination avec les bons indicateurs pour la définir correctement.

Nouvelle variante de produit

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Guide de prise en main • Stocks et personnel • Nouvel article

C – Procédure pour créer un nouvel article

Dans l'exemple suivant, nous vous expliquons comment créer une nouvelle catégorie, un nouveau type et enfin de nouvelles variantes pour permettre la gestion des stocks et la gestion des ventes d'un producteur de produits laitiers transformés.

Optionnel

Le processus suivant vous guide pour créer un nouvel article.

1
Affichez les catégories de produits

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Catégories de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi, puis cliquez sur le bouton "Nouveau".

Catégories de produits


2
Renseignez la nouvelle catégorie

Nommez la nouvelle catégorie et cochez les casesCase à cocherde la section "Type" en lien avec la catégorie pour la définir correctement. Pour chaque case activée, une nouvelle section apparaît avec différents champs à renseigner. Sélectionnez dans chaque liste déroulante les comptes comptables appropriés.

Nouvelle catégorie de produits

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


3
Validez la nouvelle catégorie de produit

Vérifiez notamment les différents comptes comptables (compte de produit, compte de stock, compte mouvement de stock) associés à la nouvelle catégorie de produit, puis cliquez sur le bouton "Nouveau" pour créer un nouveau type de produit.

Piocher la nouvelle catégorie de produit


4
Renseignez le nouveau type

Sélectionnez la catégorie dans la liste déroulante, puis nommez le nouveau type de produit.

Définissez la variété avec un intitulé générique :"Fromage" de "Lait" permettra de créer de nouvelles variantes pour différents produits laitiers transformés (fromage, beurre ou crème fraîche).
Notez que vous pouvez également choisir "Préparation" ou "Mélange" mais n'utilisez pas "Produit" qui empêchera d'approvisionner vos stocks avec de nouvelles matières.

Nouveau type de produit

Dans la liste des indicateurs fixes de la section "Définition", cochez les casesCase à cocherqui permettront de caractériser les nouvelles variantes comme par exemple "Masse nette" et "Volume net".

Nouveau type de produit

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Créez une nouvelle variante

Cliquez sur le bouton "Nouveau", pour créer une nouvelle variante à partir du type "Produit laitier transformé".

Nouveau type de produit

Nommez la variante et renseignez le champ "Unité" en spécifiant le format ou le conditionnement comme par exemple à l'unité, en lot de 2, en lot de 3 ou en kg.

Nouvelle variante

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Répétez successivement cette dernière étape pour définir autant de nouvelles variantes que nécessaire :

Liste des variantes

Guide de prise en main • Stocks et personnel • Notions de stocks

b - Introduction à la gestion des stocks

Des interactions existent entre les différents modules d'Ekylibre : les stocks d'intrants et/ou de consommables permettent de réaliser des interventions sur les productions végétales et/ou animales. Les récoltes issues des cultures seront à leur tour stockées, tout comme les produits d'élevage. Les réceptions de produits sont rattachées à des achats pour produire des factures alors que les expéditions sont associées à des ventes pour enfin réaliser des décaissements et des encaissements.

L'ensemble de ces opérations sont automatiquement consignées par des écritures comptables dans le brouillard des journaux concernés et dans les documents réglementaires.

Schéma interactions modules

Flux entre les modules dans Ekylibre

 

 

1 - Différentes manières de compter

En fonction de la variante (le produit) sélectionnée, l'unité utilisée pour son comptage lui est propre. Soyez attentif dans le processus de création des réceptions et des expéditions.

Quelques exemples :

Adjuvant
litre
Semences de blé
dose de 50000 grains (sac de 25 kg)
Engrais minéral
tonne
Culture de maïs
hectare
Lisier de bovins
mètre cube
Semence de sarrasin
unité

 

 

2 - Créer un stock initial

Au démarrage dans l'application, les différents stocks (intrants, consommables, produits de récolte, animaux, etc.) sont inexistants et il est nécessaire de les créer pour qu'ils correspondent à ce que vous possédez physiquement dans vos bâtiments et/ou vos aires de stockage.

La méthode la plus pratique pour initialiser les stocks sans impacter la comptabilité est de créer de nouvelles matières. Ensuite, vous pourrez utiliser le module des achats (voir le chapitre 7 - Achats) pour enregistrer des commandes et procéder à des réceptions de marchandises afin d'approvisionner vos stocks.

Différence entre réception et nouvelle matière

Différence entre réception et nouvelle matière

Guide de prise en main • Stocks et personnel • Nouvelle matière

Icône parcours

procédure à savoir pour C

A – Procédure pour stocker une matière

Le processus suivant vous guide pour ajouter une matière en stock sans écriture comptable et produit par produit. Cela implique que le mode stock permanent (tenue des écritures comptables de stock) ne soit pas activé dans les paramètres de la société (voir Paramétrage du mode stock permanent).

1
Affichez le "Tableau de bord des stocks"

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Le tableau de bord des stocks affiche par défaut trois tableaux permettant de prendre connaissance des :

Puce
Futurs colis à expédier ;
Puce
Futurs colis à réceptionner ;
Puce
Derniers mouvements de stock.

Tableau de bord des stocks

Info
Personnalisation des tableaux

Cliquez sur l'icône représentant une clef anglaiseclef anglaiseen haut à droite des tableaux pour configurer leur présentation (affichage et/ou masquage de certaines colonnes, sélection du nombre de lignes par page) et pour réaliser des exports aux formats ODF et CSV.

Naviguez entre les différentes pages à l'aide des flèchesFlèche gaucheFlèche gauche.

2
Accédez aux "Matières"

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Matières" dans la section "Stocks" symbolisée par l'icône d'un sac de grainsSac de matière.

Liste des matières


3
Créez une nouvelle matière

Cliquez sur "Nouveau", puis choisissez une variante dans la liste déroulante ou saisissez quelques lettres contenues dans som nom pour filtrer les propositions.

Nouvelle matière


4
Saisissez les informations

Remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement.

Nouvelle matière

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Contrôlez les indicateurs

L'application affiche les indicateurs liés à la nouvelle matière : mouvements, colis, interventions, lieux de stockage.

Nouvelle matière

Info
Masse nette

La masse nette affichée dans le panneau des indicateurs n'exprime pas le poids total du produit en stock, mais seulement le poids à l'unité de celui-ci (notez que les informations diffèrent en fonction du type de produit : pour un équipement, la masse nette est remplacée par la durée travaillée avec cet équipement).

Guide de prise en main • Stocks et personnel • Expéditions

c - Expédition d'une marchandise

A – Procédure pour enregistrer une expédition

Dans le chapitre 8 - Ventes, les différentes étapes pour enregistrer une vente ont permis d'aborder le processus complet depuis l'établissement du devis jusqu'à l'encaissement de la facture en passant par l'expédition et la livraison des marchandises. Il est également possible de suivre une méthode inverse qui consiste à enregistrer une expédition pour procéder à sa livraison et facturer ensuite les marchandises livrées.

Le processus suivant vous guide pour réaliser l'expédition d'un colis avec une traçabilité comptable.

Attention
Date de stockage

La date d'une intervention (récolte, traite, ramassage d'œufs) permettant le stockage d'un produit issu d'une production végétale ou animale doit être antérieure à son expédition, sinon il sera impossible de disposer de la marchandise lors de l'enregistrement de l'expédition.

1
Affichez le "Tableau de bord des stocks"

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Tableau de bord des stocks


2
Accédez aux "Expéditions"

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Expéditions" dans la section "Expéditions" symbolisée par l'icône d'un camionCamion.

Liste des colis


3
Saisissez les informations

Cliquez sur "Nouvelle expédition", puis remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement et sans oublier de préciser si une livraison est prévue ou pas (case à cocherCase à cocherà droite de l'option "Avec livraison").

Cliquez sur Ajouter un élément pour inclure un premier élément à l'expédition. Saisissez un mot-clef dans le champ "Produit" pour filtrer les résultats affichés et sélectionnez le produit à expédié avec la quantité souhaitée.

Nouvelle expédition

Info
Nouveau destinataire

Si le destinataire du colis (le client) n'existe pas encore, créez-en un nouveau à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans le menu "Destinataire" et saisissez les informations requises pour le définir correctement.

Procédez de la même manière pour ajouter successivement plusieurs éléments avec la quantité souhaitée à cette expédition.

Notez que la mention affichée en italique sous "Quantité" est la quantité en stock avant l'expédition.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.


4
Modifiez le statut de l'expédition

Modifiez le statut de l'expédition en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Brouillon Flèche Commandé Flèche En préparation Flèche Prêt Flèche Donné  et passez à l'étape n° 5 de cette procédure.

Statut du colis sortant


4a
ou Accédez aux "Livraisons"

Cliquez sur le boutonExpédierpour accéder aux "Livraisons".

Sélectionnez un ou plusieurs colis à l'aide des cases à cocherCase à cocherpour procéder à une livraison unique ou groupée de plusieurs produits (ou pour organiser une tournée de livraison).

Livraison

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4b
Modifiez le statut de la livraison

Modifiez le statut de la livraison en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Brouillon Flèche Commandée Flèche En préparation Flèche Prête Flèche Commencée Flèche Terminée 

Livraison


5
Contrôlez vos stocks

Cliquez sur "Matières" dans la section des "Stocks" symbolisée par l'icône d'un sac de grainsSac de matièrepour contrôler la nouvelle quantité restant en stock après la livraison du produit.

Matières en stock

Guide de prise en main • Stocks et personnel • Facturer une livraison

Les mouvements de stocks de matières ("Expéditions") peuvent être utilisés pour réaliser la gestion des ventes avec un enregistrement automatique des écritures comptables qui en découlent.

B – Procédure pour facturer une livraison

Le processus suivant vous guide pour créer une facture de vente suite à une expédition.

1
Affichez le "Tableau de bord des stocks"

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks


2
Accédez aux "Colis"

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Colis" dans la section "Mouvements" symbolisée par l'icône d'un camionCamion.


3
Procédez à la livraison

Cliquez sur le camion bleuCamionà gauche de la fenêtre principale pour démarrer le processus de livraison (uniquement si cette option a été sélectionnée à la création du colis sortant - sinon, passez directement à l'étape n° 5 de cette procédure).

Passage colis en facture d'achat


4
Modifiez le statut de la livraison

Modifiez le statut de la livraison en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Brouillon Flèche Commandée Flèche En préparation Flèche Prête Flèche Commencée Flèche Terminée 

Parcours colis vers facture d'achat


5
Passez le colis en facturation

Cliquez sur l'icôneFichierpour convertir un colis unique en facture de vente. Notez qu'une fois activé, ce lien ne sera plus disponible pour le colis sélectionné, même si la facture est restée en statut "Devis brouillon". Elle reste accessible dans le module "Ventes".
Cochez une ou plusieurs casesCase à cocherpour convertir un ou plusieurs colis et afficher le bouton "Facturer" au dessus de la liste, puis cliquez sur ce bouton. Notez que si plusieurs colis sont sélectionnés, la conversion n'est possible que si le destinataire est le même pour tous les colis.

Passage colis en facture de vente


6
Modifiez le statut de la vente

Modifiez le statut de la vente en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Devis brouillon Flèche Devis envoyé Flèche Commande Flèche Facture 

Vous pouvez aussi valider la facturation directement en cliquant sur le bouton  Facture  .

Utilisez les statuts  Devis refusé  ou  Abandonné  pour annuler l'enregistrement de la vente.

Statut de la vente


7
Réaliser l'encaissement de la vente

La nouvelle facture est établie. Vous pouvez réaliser l'écriture comptable de l'encaissement immédiatement ou plus tard. Cliquez sur le bouton "Ajouter un encaissement" pour accéder directement aux options du règlement de la facture. Vous pourrez revenir ultérieurement aux "Encaissements" via le module "Ventes".

Encaissement

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Guide de prise en main • Stocks et personnel • Inventaire des stocks

d - Inventaire des stocks

Icône parcours

configuration à faire pour A & D

Vous pouvez réaliser les inventaires dans l'application pour :

a - fixer la valeur du stock présent au sein de l’exploitation.
b - vérifier si aucune marchandise ou équipement ne manque, en d'autres termes de constater si il y a eu perte (stocks périssables, produits en fin d’utilisation) ou malveillance.
c - vérifier une éventuelle erreur de saisie ou de gestion.

Vous êtes libre de la fréquence des inventaires : mensuel, trimestriel, annuel. Notez qu'un inventaire physique des stocks est obligatoire au moins tous les 12 mois. Chaque inventaire doit avoir un nom unique, un exercice et une date d'achèvement.

L’inventaire permanent (dénommé "mode stock permanent" dans Ekylibre) est une organisation des comptes de stocks permettant de gérer l’enregistrement des mouvements de ces derniers et donc de connaître de façon constante à tout moment au cours de l’exercice comptable, les stocks en quantités et en valeurs.

Comme indiqué dans le chapitre 6 - Comptabilité, notez qu'une fois ce mode activé, la comptabilité est inondée d'écritures à chaque mouvement de stock.

A – Paramétrage du mode stock permanent

Le processus suivant vous guide pour activer ou non vos préférences de stock permanent.

1
Affichez les paramètres

Pour afficher les paramètres, allez dans le menu principal et cliquez sur la clef anglaiseclef anglaise ou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Société" dans la section "Paramètres" symbolisée par l'icône d'une clef anglaiseClef anglaise.


2
Activez ou non la fonctionnalité

Dans la section "Préférences de la comptabilité", cochez ou décochez la caseCase à cocherà droite de "Mode stock permanent (tenue des écritures comptables de stock)" si vous souhaitez activer ou non cette fonctionnalité.

Préférences de la comptabilité

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.

B – Procédure pour réaliser un inventaire

Le processus suivant vous guide pour réaliser un inventaire des matières en stock.

1
Affichez le "Tableau de bord des stocks"

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks


2
Accédez aux "Inventaires"

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Inventaires" dans la section "Stocks" symbolisée par l'icône d'un sac de grainsSac de matière.


3
Contrôlez vos stocks

Comparez les stocks physiques avec les stocks de chaque produit classés par zones de stockage (si elles ont été définies et si les produits ont été rattachés à celles-ci). Corrigez, le cas échéant, les quantités comptabilisées en saisissant les nouvelles valeurs à droite du nom de chaque produit.

Nouvel inventaire

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Mettez à jour l'inventaire

Si cela s'avère nécessaire, mettez à jour l'inventaire en cliquant sur l'icône "Rafraîchir" Mettre à jour l'inventaireou modifiez les valeurs en cliquant sur l'icône "Crayon"Modifier l'inventaire.

Liste des inventaires


5
Reflétez les stocks

Nouvel inventaire

Cliquez surRefléter l'inventairepour valider l'inventaire qui n'est alors plus modifiable et son statut passe en "Reflété".
Si vous avez activé "Mode stock permanent (tenue des écritures comptables de stock)" dans la section "Préférences de la comptabilité", chaque régularisation donne lieu à une écriture comptable.

Nouvel inventaire

Guide de prise en main • Stocks et personnel • Équipements

e - Équipements

Icône parcours

configuration à faire pour E & F végétal

Les équipements (matériels agricoles) font également partie des stocks de l'exploitation et doivent être créés dans l'application si vous souhaitez les associer à la saisie des interventions.

Le cumul des durées travaillées par l'équipement vous permettra de connaître sa productivité. Vous pourrez aussi affecter un coût d'utilisation de l'équipement pour chaque intervention réalisée sur vos parcelles et cultures.

Les équipements sont tous classés par famille selon la nomenclature suivante :

Schéma équipements

A – Procédure de création des équipements

Le processus suivant vous guide pour créer de nouveaux équipements dans l'application.

1
Accédez aux "Équipements"

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Équipements" dans la section "Production" symbolisée par l'icône avec des engrenagesProduction.


2
Créez un nouvel équipement

La liste affiche le cas échéant les équipements déjà créés dans l'assistant de démarrage. Cliquez sur "Nouveau" pour en définir un nouveau.

Liste des équipements


3
Choisissez un type de produit

Choisissez une variante dans la liste déroulante ou saisissez quelques lettres contenues dans le nom de l'équipement pour filtrer les propositions.

Type d'équipement


4
Renseignez l'équipement

Remplissez les champs avec les informations requises pour le définir correctement. Notez que si vous ne sélectionnez aucune entrée pour le "Contenant", l'équipement est alors considéré comme stocké en extérieur.

Vous pouvez également sélectionner un visuel pour illustrer l'équipement avec une image de votre choix, de préférence au format jpeg.

Liste des équipements

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Attention
Date de mise en service

Notez que pour pouvoir sélectionner un nouvel équipement lors de la saisie d'une intervention, le champ de sa date de mise en service doit obligatoirement être renseigné et la date strictement antérieure à la date de l'intervention. N'hésitez-pas à fixer celle-ci à minuit pour disposer de l'équipement immédiatement (heure à définir sur 00:00).

5
Affichez l'équipement

La fiche de l'équipement vous renseigne notamment sur la durée totale travaillée, sur son âge (une fois l'équipement utilisé) et sera automatiquement enrichie avec les interventions successives saisies avec celui-ci.

Liste des équipements

Attention
Équipements et coûts d'utilisation

Si vous souhaitez affecter des coûts d'utilisation différents à des équipements d'un même type dans une intervention, comme par exemple 2 tracteurs, prenez soin de créer auparavant une nouvelle variante de l'équipement "Tracteur" pour les différencier. Sinon, le coût d'utilisation d'un des deux tracteurs sera automatiquement répercuté sur l'autre dans le catalogue de prix.

Guide de prise en main • Stocks et personnel • Variante d'équipement

B – Procédure pour créer un nouvelle variante d'équipement

Optionnel

Le processus suivant vous guide pour créer une nouvelle variante d'équipement dans l'application.

1
Affichez les types de produits

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Types de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des types de produits


2
Sélectionnez un type de produit

Parcourez la liste des types avec les flèchesFlèche gaucheetFlèche droiteen haut à droite de l'écran ou saisissez un mot-clef dans le champ de recherche et cliquez sur le bouton "Rechercher" pour afficher les résultats. Sélectionnez dans la liste le type de produit comme par exemple "Tracteur", puis cliquez sur son nom.

Types de produits


3
Définissez la nouvelle variante

Cliquez sur le bouton "Nouveau" pour définir une nouvelle variante issue du type "Tracteur".

Nouvelle variante de produit


4
Créez la nouvelle variante

Saisissez le nom de la nouvelle variante comme par exemple "Tracteur JD 125cv" pour l'identifier facilement lors de la création d'un nouvel équipement. Notez que pour certains équipements, vous pouvez renseigner différents indicateurs comme par exemple la largeur de travail, la capacité de stockage, le nombre de rangs, etc.

Nouvelle variante de produit

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Lors de la création d'un nouvel équipement (un nouveau tracteur) vous pourrez dorénavant choisir entre les deux variantes :

Création nouvel équipement

Guide de prise en main • Stocks et personnel • Création d'un contact

f - Personnel

Icône parcours

configuration à faire pour B & F végétal

Vous pouvez ajouter dans l'application des tiers qui participent à l'activité générale de votre ferme : employés, clients, fournisseurs. Notez que si vous souhaitez donner des autorisations à ces tiers pour intervenir dans l'application, vous devrez créer des utilisateurs (expliqué dans le chapitre 11 - Accès).

A – Procédure de création des contacts

Le processus suivant vous guide pour créer de nouveaux contacts dans l'application.

1
Affichez le Tableau de bord de la gestion des relations

Cliquez sur le lien "Tiers" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Tiers" de la page d'accueil :

Tiers

Tableau de bord de la gestion des relations

La fenêtre principale affiche les derniers tiers créés. Au démarrage, l'application a généré automatiquement la ferme (une organisation) et son créateur (un contact). Notez que le calendrier se remplira progressivement avec les interventions saisies et les ventes.


2
Accédez aux tiers

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Tiers" dans la section "Tiers" symbolisée par des personnagesUtilisateurs.

Liste des tiers


3
Créez un contact

Cliquez sur le bouton "Nouveau contact" et remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.

Nouveau contact


4
Qualifiez le contact

Choisissez si le nouveau contact est un prospect, un client, un fournisseur (prestataire de services) ou un employé en cochant la case adéquateCase à cocheren face de la fonction choisie.

Nouvel contact

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.

Info
Comptes client ou fournisseur associé

Vous pouvez laisser le champ "Compte client associé" (s'il s'agit de la création d'un nouveau client) ou le champ "Compte client fournisseur" (s'il s'agit de la création d'un nouveau fournisseur) vide car l'application crée un nouveau compte automatiquement dès qu'une vente ou qu'un achat est passé en facture.

Compte client associé

Compte fournisseur associé

5
Affichez le contact

Une fois créé, l'application affiche automatiquement la fiche du nouveau contact.

S'il s'agit d'un prospect, d'un client ou d'un fournisseur/prestataire de services (sauf exception), la procédure de création d'un nouveau contact s'arrête là. Vous pouvez aussi décider de le convertir immédiatement en équipier et passer à l'étape suivante.

Nouvel équipier

Attention
Fonction des équipiers

La conversion d'un contact en équipier est indispensable si vous souhaitez associer un personnel de l'exploitation ou un tiers à une intervention. Cela permettra de comptabiliser ses temps de travail et d'affecter éventuellement un coût de main d'œuvre à l'intervention.


En tant qu'administrateur de la ferme, pensez à créer un équipier pour vous-même si vous envisagez d'être "Conducteur" ou "Opérateur" lors de la saisie d'une intervention.
Guide de prise en main • Stocks et personnel • Création d'un équipier
6
Convertir le contact en équipier

Cliquez sur le bouton "Ajouter un équipier" et sélectionnez la fonction la plus adéquate dans la liste déroulante pour convertir le contact. Notez que ce choix est définitif et vous ne pourrez plus le modifier par la suite.

Nouvel équipier


7
Créez l'équipier

Remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement. Vous pouvez rattacher l'équipier à sa zone principale de travail dans votre ferme.

Notez que le nom affiché dans la liste déroulante "Personne" en bas de la fenêtre principale est le contact en cours de conversion en équipier.

Nouvel équipier

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Attention
Date de naissance

Notez que pour pouvoir sélectionner un nouvel équipier lors de la saisie d'une intervention, le champ de sa date de naissance doit obligatoirement être renseigné et la date strictement antérieure à la date de l'intervention. N'hésitez-pas à fixer celle-ci à minuit pour disposer de l'équipier immédiatement (heure définie sur 00:00).

Si vous n'avez pas créé l'équipier dans la foulée de la création du nouveau contact, vous pouvez réaliser l'opération à tout moment en affichant la liste des tiers, puis en cliquant sur son nom ou sur son numéro, sauf si celui a déjà été sélectionné lors de la saisie d'un achat ou d'une vente en tant que fournisseur ou client.

Nouvel équipier

Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter un équipier" pour procéder à la conversion du contact comme expliqué dans le processus ci-dessus.

Nouvel équipier

Info
Création d'une nouvelle organisation

La procédure de création d'une nouvelle organisation est sensiblement la même que pour la création d'un nouveau contact mais avec des champs propres à l'activité professionnelle (numéro Siret, code APE/NAF, numéro de TVA intra-communautaire). Notez que lorsque vous créez un nouvel expéditeur ou un nouveau destinataire à la volée lors d'un achat ou d'une vente ou lors de la création d'une réception ou d'une expédition, il est automatiquement enregistré en tant que nouvelle organisation.

Le cumul des périodes travaillées par les équipiers pour réaliser les interventions permet de connaitre leur productivité. Vous pourrez aussi affecter un coût horaire à chaque équipier en fonction de sa qualification. Il peut alors s'avérer nécessaire de les différencier, sinon le coût horaire d'un des deux équipiers sera automatiquement répercuté sur l'autre.

Guide de prise en main • Stocks et personnel • Création type d'équipier

B – Procédure de création d'un type d'équipier

Optionnel

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau type d'équipier dans l'application.

1
Affichez les variantes de produits

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Variantes de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Cliquez sur le bouton "Piocher" en haut à gauche de la fenêtre princpale.

Liste des variantes


2
Importez la variante

Sélectionnez la variante dans la liste déroulante comme par exemple "Technicien".

Sélection de la variante

Cliquez sur Importer pour valider l'opération.


3
Sélectionnez la variante

Saisissez le nom de la variante à modifier dans le champ "Rechercher" pour filtrer les résultats.

Cliquez sur l'icône "Crayon"crayonà gauche du nom de la variante.

Sélection de la variante


4
Modifiez la variante

Saisissez le nom de la nouvelle variante comme par exemple "Tractoriste".

Modification de la variante

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.


5
Utilisez la nouvelle variante

La prochaine fois que vous créerez un équipier, la liste déroulante "Ajouter un équipier" sera enrichie avec la nouvelle variante "Tractoriste".

Modification de la variante

Une fois le nouveau type d'équipier créé, vous pouvez attribuer un coût horaire de main d'œuvre à celui-ci. Il sera enregistré dans un des 5 catalogues de prix prédéfinis dans l'application. Nous vous conseillons d'enregistrer ce coût dans le catalogue "Coûts d'usage".

Vous pouvez également suivre la procédure suivante pour attribuer un coût horaire d'utilisation à un équipement. Cela peut se faire à la volée pendant la saisie d'une intervention (expliquée dans le chapitre 10 - Production) mais il est préférable de le définir avant.

Guide de prise en main • Stocks et personnel • Coût de main d'œuvre

C – Procédure pour définir un coût de main d'œuvre

Optionnel

Le processus suivant vous guide pour attribuer un coût horaire de main d'œuvre à un type d'équipier.

1
Affichez les catalogues de prix

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Catalogues de prix" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des catalogues de prix


2
Sélectionnez un catalogue de prix

Cliquez sur le "Code" ou sur le "Nom" du catalogue "Coûts d'usage" pour en afficher le contenu, puis cliquez sur le bouton "Nouveau" pour définir un nouveau prix.

Liste des catalogues de prix


3
Créer un nouveau prix

Saisissez les premières lettres de la variante pour filtrer les propositions affichées dans la liste déroulante et cliquez sur la variante de votre choix.

Sélection de la variante


4
Saisissez un montant

Saisissez le montant du coût horaire dans la monnaie définie dans le catalogue "Coûts d'usage".

Saisie du montant

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Affichez le catalogue de prix

La variante "Tractoriste" fait maintenant partie du catalogue "Coûts d'usage" avec son montant. Lorsqu'un équipier « tractoriste » sera sélectionné pour réaliser une intervention, son coût horaire impactera directement le coût total de celle-ci.

Catalogue de prix

Ce schéma récapitule la succession des étapes nécessaires à la création d'un équipier défini à partir d'un nouveau type d'équipier auquel on a attribué un coût d'usage (un coût horaire). Notez que les procédures doivent être réalisées dans l'ordre indiqué.

Scroll
Glissez pour parcourir le schéma

Schéma récapitulatif de la création d'un équipier

Passez au chapitre suivant de ce guide.