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GUIDE DE PRISE EN MAIN
Guide format PDF
Notes de version
Ventes
Ventes

8 - Ventes

Dans ce chapitre vous allez découvrir :

Flèche
Comment paramétrer des types de ventes
Flèche
Comment enregistrer des ventes à partir de devis, pour générer des commandes et produire des factures
Flèche
Comment créer des avoirs sur factures
Flèche
Comment procéder à des expéditions de marchandises et organiser des livraisons
Flèche
Comment réaliser des encaissements

Glossaire du chapitre

CSV
un fichier CSV est un fichier texte où chaque ligne du texte correspond à une ligne d'un tableau et les virgules correspondent aux séparations entre les colonnes
ODF
OpenDocument est un format de fichier ouvert conçu pour les applications bureautiques : traitements de texte, tableurs, présentations
Astuce
Enregistrer une vente

Deux méthodes vous permettent d'enregistrer des ventes dans Ekylibre : la première consiste à suivre les différentes étapes décrites dans ce chapitre, la seconde consiste à enregistrer une expédition, puis la facturer comme expliqué dans le chapitre 9 - Stock et personnel. Lorsque vous aurez pris en main l'application, choisissez celle qui vous convient le mieux. Notez cependant que le choix d'un type de vente n'est possible qu'avec la première méthode.


Schéma vente
Guide de prise en main • Ventes • Type de vente

a - Type de vente

Icône parcours

configuration à faire pour C

Si vous utilisez Ekylibre pour réaliser la gestion commerciale et l'émission des factures de ventes, nous vous conseillons de paramétrer préalablement, si nécessaire, vos différents types de vente dans l'application.

Un type de vente par défaut ("Vente standard") est déjà configuré mais vous pouvez le modifier ou en créer de nouveaux en paramétrant les conditions de règlement, le mode d'encaissement et en choisissant le journal qui enregistrera l'ensemble des recettes dans le brouillard comptable.

A – Procédure pour paramétrer un type de vente

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau type de vente.

1
Affichez les types de vente

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaise dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Types de vente" dans la section "Ventes/Achats" symbolisée par l'icône d'un histogrammehistogrammepour afficher la liste des types de vente.

Types de vente


2
Créez un type de vente

Cliquez sur le bouton "Nouveau" et remplissez tous les champs avec les bonnes informations pour le définir correctement.

Nommez de façon explicite le nouveau type de vente et cochez la caseCase à cocherpour l'activer.
Cochez la caseCase à cocherà droite de "Par défaut" si vous estimez que ce type de vente sera le plus fréquemment utilisé  : il deviendra alors le bouton principal dans la fenêtre de création d'une nouvelle vente à la place de "Vente standard".

Notez que le "Délai d'expiration" est la durée de validité d'un devis (ce délai est fixé par défaut à 30 jours mais vous pouvez le modifier). Lors de la création d'une nouvelle vente, il est utilisé pour le calcul de la date d'expiration indiquée lors de l'impression d'un "Devis brouillon", d'un "Devis envoyé" ou d'une "Commande" au format PDF.

Dans la section comptabilité, sélectionnez le journal des ventes de votre choix : vous pouvez par exemple disposer d'un journal des ventes pour les ventes réalisées en France et un second pour les ventes effectuées à l'étranger.

Nouveau type de vente

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


3
Vérifiez le type de vente

Vérifiez le récapitulatif des éléments définissant le nouveau type de vente. Vous pouvez le modifier le cas échéant.

Nouveau type de vente

Pour des ventes au comptant et réglées en espèces ou par chèque, le récapitulatif diffèrera avec l'enregistrement des écritures dans le journal de vente avec un délai d'encaissement fixé à 0 jour :

Nouveau type de vente

Guide de prise en main • Ventes • Enregistrer une vente

b - Enregistrer une vente

Icône parcours

procédure à savoir pour C

Attention
Prérequis pour la saisie des ventes

Ce chapitre ne traite pas de la création des variantes et des clients (vous pouvez cependant les ajouter à la volée). Référez-vous au chapitre 9 - Stock et personnel pour connaître les procédures à suivre concernant ces deux prérequis.

Dans Ekylibre, l'enregistrement d'une vente passe par plusieurs étapes successives qui commencent à partir de la création d'un "Devis brouillon". Ce devis (une fois envoyé et s'il est accepté) sera converti en "Commande" puis en "Facture" par vos soins en fonction de la conclusion ou non de la vente. L'écriture comptable d'une vente dans le brouillard des journaux concernés n'est enregistrée qu'à partir du moment où son statut a basculé sur "Facture".

Exemples de l'évolution du statut d'une vente :

 Devis brouillon Flèche Abandonné 

 Devis brouillon Flèche Devis envoyé Flèche Devis refusé 

 Devis brouillon Flèche Devis envoyé Flèche Commande Flèche Facture 

 Devis brouillon Flèche Devis envoyé Flèche Facture 

 Devis brouillon Flèche Facture 

En pratique, il n'est donc pas obligatoire de valider chaque étape de l'évolution du statut de la vente pour enregistrer une facture, notamment si vous n'adressez pas de devis à votre client.

A – Procédure pour saisir une vente

Le processus suivant vous guide pour saisir une vente.

1
Affichez le "Tableau de bord des ventes"

Cliquez sur le lien "Ventes" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Ventes" de la page d'accueil :

Ventes

Le tableau de bord des ventes vous permet de connaître les dernières ventes saisies dans l'application.

Tableau de bord des ventes


2
Affichez les ventes

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Ventes" dans la section "Ventes" symbolisée par l'icône d'un histogrammehistogrammepour afficher la liste des ventes.

Liste des ventes

Lorsque plusieurs ventes sont enregistrées et que vous avez fait évoluer leur statut, la liste est automatiquement enrichie avec différentes icônes cliquables et des indicateurs en couleur :

Modifierpermet de modifier une vente.

Créer un avoirpermet de créer un avoir sur une facture.

Supprimerpermet de supprimer une vente.

La présence ou l'absence de ces icônes dans une ligne de vente vous renseigne sur la possibilité de réaliser ou non l'opération qui lui est associée.

Statut vertsignale une vente facturée et payée.

Statut orangesignale une vente dont l'encaissement ne correspond pas au montant de la facture.

Statut rougesignale un devis en cours/expiré/abandonné ou une facture impayée.

Notez que la couleur de ces trois indicateurs n'est pas forcément liée au statut de la vente ("Devis brouillon", "Devis envoyé", "Devis refusé", "Commande", "Facture", "Abandonné") comme vous le verrez plus loin.


3
Créez une nouvelle vente

Cliquez sur le bouton "Vente standard" ou sélectionnez un type de vente dans la liste déroulante (seulement si des types de vente ont été définis avant) située à droite du bouton "Vente standard".
Notez que le type de vente associé à la création de la nouvelle vente n'est plus modifiable par la suite.

Créer une nouvelle vente


4
Renseignez la nouvelle vente

Sélectionnez un client dans la liste déroulante ou créez-en un nouveau à la volée.

Attention
Adresse pour la livraison

Si vous souhaitez réaliser l'expédition d'une vente (une étape indispensable dans le processus de vente pour gérer vos stocks automatiquement) et pouvoir ensuite enregistrer une livraison des produits vendus, la saisie d'une adresse dans le champ "Adresse pour la livraison" est obligatoire. Enregistrez de préférence l'adresse du client lors de la création du tiers pour un remplissage automatique lors de futures ventes.

Cliquez sur Ajouter un élément pour créer une première ligne de vente. Saisissez un mot-clef dans le champ "Variante" pour filtrer les résultats affichés et sélectionnez le produit vendu. Renseignez la quantité, le prix unitaire HT et le taux de TVA à appliquer.

Procédez de la même manière pour ajouter successivement de nouvelles lignes de vente avec les informations requises.
Notez que pour ajouter d'éventuels frais de port, saisissez "Transport" dans le champ "Variante" pour sélectionner cet article dans une nouvelle ligne de vente.

Cochez la caseCase à cocherà droite de "Devis au format lettre" pour personnaliser le devis ou délivrer une information complémentaire.

Cliquez surAnnotationpour ajouter une annotation (un commentaire) à la ligne de vente.

Créer une nouvelle vente

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Affichez le devis

La vente possède initialement un statut "Devis brouillon" tant que le devis n'a pas été accepté/refusé/abandonné ou qu'il n'a pas été transformé en "Commande" puis en "Facture". Déposez vos justificatifs (documents numérisés au format JPEG, fichiers PDF) par glisser-déposer ou en parcourant votre disque dur après avoir cliqué sur l'icône représentant un tromboneTrombonne.

Créer une nouvelle vente

Cliquez sur le boutonModifierpour revenir à l'étape précédente et modifier la vente (client, adresse, lignes de vente).

Attention
Modifier un devis

Notez que seul le "Devis brouillon" est modifiable. Pour rectifier un "Devis envoyé", il faut revenir au statut "Devis brouillon" en cliquant sur le bouton correspondant. Lorsque le devis sera transformé en "Facture", il ne sera plus possible de le corriger.

 Devis envoyé Flèche Devis brouillon 
Guide de prise en main • Ventes • Transformer un devis en commande

B – Procédure pour transformer un devis en commande

Le processus suivant vous guide pour transformer un devis en commande.

1
Affichez le "Tableau de bord des ventes"

Cliquez sur le lien "Ventes" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Ventes" de la page d'accueil :

Ventes

Tableau de bord des ventes


2
Affichez les ventes

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Ventes" dans la section "Ventes" symbolisée par l'icône d'un histogrammehistogrammepour afficher la liste des ventes, puis cliquez sur le numéro de la vente (encore avec le statut de devis) pour la transformer en commande.

Notez que les numéros sont précédés d'un "V" pour identifier un devis ou une commande et d'un "F" pour désigner une facture.

Liste des ventes


3
Modifiez le statut de la vente

Modifiez le statut de la vente en cliquant successivement sur les étapes en couleur et en validant votre choix :
 Devis brouillon Flèche Devis envoyé Flèche Commande 

Utilisez les statuts  Devis refusé  (actif après l'envoi du devis) ou  Abandonné  pour annuler l'enregistrement de la vente.

Passer le devis en commande

Attention
Modifier une commande

Notez que seul le "Devis brouillon" est modifiable. Pour rectifier une "Commande", il faut revenir au statut "Devis brouillon" en cliquant sur le bouton correspondant. Lorsque la commande sera transformée en "Facture", il ne sera plus possible de la corriger.

 Commande Flèche Devis brouillon 
Guide de prise en main • Ventes • Transformer une commande en facture

c - Facturer une vente

A – Procédure pour transformer une commande en facture

Le processus suivant vous guide pour transformer une commande en facture.

1
Affichez le "Tableau de bord des ventes"

Cliquez sur le lien "Ventes" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Ventes" de la page d'accueil :

Ventes

Tableau de bord des ventes


2
Affichez les ventes

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Ventes" dans la section "Ventes" symbolisée par l'icône d'un histogrammehistogrammepour afficher la liste des ventes, puis cliquez sur le numéro de la vente (encore avec le statut de commande) pour la transformer en facture.

Liste des ventes


3
Modifiez le statut de la commande

Cliquez sur le bouton  Devis brouillon  si vous devez modifier la vente avant de la passer en facture.

Modifiez le statut de la commande en cliquant sur le bouton  Facture  et en validant ce choix.

Passer le devis en facture

Notez que le solde négatif affiché en rouge dans le tableau "Affaire" (égal au montant total TTC de la facture) exprime une créance en attente de réglement.

Info
Passer le solde en perte

Cliquez sur le bouton "Passer le solde en perte" si la créance est définitivement irrécouvrable. En cas d'erreur, cliquez sur l'icôneSupprimerà gauche de "Écart sur vente" dans le tableau "Affaire" pour annuler l'opération.


Passer le devis en facture
Guide de prise en main • Ventes • Expédier une vente

d - Expédier une vente

A – Procédure pour expédier une vente

Attention
Matière en stock

Si vous souhaitez réaliser la création d'une expédition (une étape indispensable dans le processus de vente pour gérer vos stocks automatiquement), les produits doivent être préalablement stockés à la suite de l'enregistrement d'un intervention, c'est-à-dire soit issus d'une production végétale ou animale (récolte, traite, ramassage d'œufs), soit appartenir à l'exploitation (animaux, engrais, semences, etc.).

Le processus suivant vous guide pour enregistrer l'expédition d'une vente.

1
Affichez le "Tableau de bord des ventes"

Cliquez sur le lien "Ventes" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Ventes" de la page d'accueil :

Ventes

Tableau de bord des ventes


2
Affichez les ventes

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Ventes" dans la section "Ventes" symbolisée par l'icône d'un histogrammeCaddiepour afficher la liste des ventes.

Liste des ventes


3
Sélectionnez une vente

Cliquez sur le numéro d'une vente dont le statut est en "Commande" ou en "Facture" pour en afficher le détail, puis cliquez sur le bouton "Créer une expédition". Notez que ce bouton ne s'affiche que si vous avez saisi une adresse de livraison lors de la création de la vente.

Détail de la vente


4
Renseignez le nouveau colis

Saisissez les informations requises pour le définir correctement, avec les produits déjà stockés (ceux disponibles dans la liste déroulante) et avec les bonnes quantités. Notez que celles-ci peuvent différer de celles saisies dans la vente initiale si une expédition partielle est réalisée.

Cliquez sur Ajouter un élément si d'autre produits doivent être ajoutés à cette expédition.

Attention
Produits disponibles

Dans la liste déroulante "Produit", ne pas utiliser le lien "Ajouter un nouvel enregistrement" car cela générerait la création d'une "Nouvelle matière" sans rapport avec les stocks existants et sans aucun lien avec la traçabilité comptable de la production végétale ou animale de l'exploitation.

Nouveau colis

Notez que la mention affichée en italique sous "Quantité" est la quantité disponible en stock avant l'expédition.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Affichez la vente

L'application affiche maintenant la vente avec les informations de la nouvelle expédition associée à celle-ci, en bas de la fenêtre principale. Vous pouvez ajouter autant d'expéditions que nécessaire.

Détail de la vente

Guide de prise en main • Ventes • Réaliser un avoir

e - Réaliser un avoir

Un avoir est une facture d’annulation. Faire une facture d’avoir, c’est en fait annuler la part de chiffre d’affaires réalisée à l’occasion d’une précédente facture. Il est important de bien suivre vos avoirs pour ne pas vous retrouver dans la situation gênante de déclarer du chiffre d’affaires qui n’aurait pas généré de paiement, donc de trésorerie pour votre exploitation.

On peut aussi faire un avoir commercial pour résoudre un litige suite à un problème de livraison ou de qualité d’un produit ou d'une prestation jugée insuffisante. La marchandise a pourtant bien été livrée et facturée, mais vous jugez qu’à titre commercial, il est normal de diminuer le prix a posteriori pour garder de bonnes relations avec votre client. Vous établirez alors un avoir partiel du montant de la facture.

A – Procédure pour réaliser un avoir

Le processus suivant vous guide pour réaliser un avoir sur une facture.

1
Affichez le "Tableau de bord des ventes"

Cliquez sur le lien "Ventes" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Ventes" de la page d'accueil :

Ventes

Tableau de bord des ventes


2
Affichez les ventes

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Ventes" dans la section "Ventes" symbolisée par l'icône d'un histogrammehistogrammepour afficher la liste des ventes, puis cliquez sur l'icôneAnnuleren face du numéro de la facture choisie pour créer un avoir.

Liste des ventes


3
Créez l'avoir sur facture

Saisissez soit une quantité, soit un montant HT, soit un montant TTC dans l'un des trois champs disponibles pour créer un avoir partiel ou total. Notez que si l'avoir est exprimé par un montant, celui-ci doit être renseigné avec une valeur négative.

Passer le devis en facture

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Affichez la création de la facture d'avoir

La nouvelle facture d'avoir est automatiquement générée et affichée par l'application avec les références de la facture initiale dans le tableau "Affaire".

Passer le devis en facture


5
Vérifiez la facture de vente initiale

Affichez la vente concernée par l'avoir pour vérifier son écriture dans le tableau "Affaire" et pour constater la création d'un nouveau tableau des "Avoirs" en bas de la fenêtre principale.

Facture avec avoir

Guide de prise en main • Ventes • Créer une livraison

f - Enregistrer une livraison

Ekylibre permet de gérer certains aspects logistiques, notamment la livraison des commandes aux clients. On entend par "Livraison" le mouvement physique d'un ou de plusieurs colis sortants de l'exploitation (expéditions) avec une traçabilité dans les factures correspondantes. Les stocks de matières ne sont en aucun cas impactés par les livraisons de colis.

A – Procédure pour créer une livraison

Le processus suivant vous guide pour réaliser la livraison d'une expédition.

1
Affichez le "Tableau de bord des stocks"

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Tableau de bord des stocks


2
Affichez les Livraisons

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Livraisons" dans la section "Livraisons" symbolisée par l'icône d'un camionCamion, puis cliquez sur le bouton "Nouveau".

Liste des livraisons

Lorsque plusieurs livraisons sont enregistrées, la liste est enrichie avec différentes icônes cliquables et des indicateurs en couleur :

Modifierpermet de modifier une livraison.

Supprimerpermet de supprimer une livraison.

Statut vertindique une livraison avec le statut "Terminée".

Statut orangeindique une livraison avec le statut "Commandée", "En préparation", "Prête" ou "Commencée".

Statut rougeindique une livraison avec le statut "Brouillon".

Attention
Sélection des colis à livrer

Vous ne pouvez pas créer de livraisons avec les colis souhaités tant que leur expédition n'a pas été enregistrée auparavant dans une "Vente".

3
Créez une livraison

Sélectionnez un ou plusieurs colis à l'aide des cases à cocherCase à cocherpour procéder à une livraison unique ou groupée de plusieurs colis (ou pour organiser une tournée de livraison).

Liste des livraisons

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Affichez le statut de la livraison

Une fois créée, la livraison prend le statut de "Brouillon" et va pouvoir évoluer en fonction de son avancement. Déposez vos justificatifs (documents numérisés au format JPEG, fichiers PDF) par glisser-déposer ou en parcourant votre disque dur après avoir cliqué sur l'icône représentant un tromboneTrombonne.

Statut de la livraison


5
Modifiez le statut de la livraison

Modifiez le statut de la livraison en cliquant successivement sur les étapes en couleur et en validant chaque changement d'état :
 Brouillon Flèche Commandée Flèche En préparation Flèche Prête Flèche Commencée Flèche Terminée 

Modification du statut de la livraison

Cliquez sur le boutonImprimerpour générer un bon de livraison au format PDF.


6
Vérifiez la facture de vente initiale

Affichez la vente associée à la livraison pour vérifier que son enregistrement a bien été consigné dans le tableau "Expéditions".

Factures avec informations de livraison

Guide de prise en main • Ventes • Réaliser un encaissement

g - Enregistrer un encaissement

A – Procédure pour réaliser un encaissement

Le processus suivant vous guide pour réaliser un encaissement à partir d'une vente.

1
Affichez le "Tableau de bord des ventes"

Cliquez sur le lien "Ventes" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Ventes" de la page d'accueil :

Ventes

Tableau de bord des ventes


2
Affichez les ventes

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Ventes" dans la section "Ventes" symbolisée par l'icône d'un histogrammeCaddiepour afficher la liste des ventes.

Liste des ventes


3
Sélectionnez une vente

Cliquez sur le numéro d'une vente possédant le statut de "Facture" pour en afficher le détail.

Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter un encaissement situé dans le tableau "Affaire".

Détail de la vente


4
Renseignez l'encaissement

Sélectionnez le mode de paiement et la date d'encaissement. Notez que le montant affiché est directement issu du montant de l'affaire mais vous pouvez en saisir un différent dans le cas d'une facture payée partiellement. En option, le responsable désigné pour la remise en banque est soit l'administrateur de la ferme, soit un équipier disposant des droits requis (voir le chapitre 11 - Accès).

Nouvel encaissement

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Vérifiez la création de l'encaissement

Dans le tableau "Affaire", vérifiez que le montant de l'encaissement a bien été pris en compte. Notez que vous pouvez cumuler plusieurs encaisssements pour une même facture si cela s'avère nécessaire comme par exemple dans le cas d'un réglement échelonné en 3 ou 4 paiements.

Détail de la vente

Passez au chapitre suivant de ce guide.