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GUIDE DE PRISE EN MAIN
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Stocks, tiers et RH
Stocks, tiers et RH

8 - Stocks, tiers et RH

Glossaire du chapitre

AMM
Autorisation de Mise sur le Marché délivrée par l'Agence nationale de sécurité sanitaire de l'alimentation, de l'environnement et du travail (Anses) sur la base des conclusions de l'évaluation scientifique des risques, pour les produits phytopharmaceutiques, matières fertilisantes et supports de culture et leurs adjuvants, ainsi que pour les biocides
BBCH
le code BBCH est une échelle destinée à identifier précisément chaque stade de développement phénologique (phénomènes biologiques saisonniers) du cycle annuel d'une plante
Exsudat
on entend par exsudat, le miellat, sécrétion sucrée produite par les insectes sur les plantes, et le nectar extrafloral des plantes, qui sont récoltés par les abeilles
Fenêtre modale
dans une interface graphique, c'est une fenêtre qui prend le contrôle total du clavier et de l'écran. Elle est en général associée à une question ou à une sélection à laquelle il est impératif que l'utilisateur réponde avant de poursuivre, ou de modifier quoi que ce soit
Stock
dans l'application, tous les éléments (intrants, produits de récolte, consommables, équipements, animaux, végétaux, et même bâtiments et main d'œuvre) sont considérés comme faisant partie du stock de la ferme sauf les fournisseurs et les clients

Schéma stock

Attention
Zones de stockage

Certaines procédures décrites dans ce chapitre peuvent requérir l'existence de zones de stockage. Si vous avez omis l'étape de création des bâtiments et des aires de stockage dans l'assistant de démarrage, référez-vous à la procédure expliquée dans le chapitre 6 - Achats pour définir correctement vos "Zones de bâtiments" dans l'application.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Notions de base

a - Catégories, types et variantes

Tous les éléments stockés dans Ekyagri sont associés à une catégorie comptable qui est un profil de gestion utilisé pour enregistrer les écritures en comptabilité.

Ces éléments sont également rattachés à des types (familles) identifiés par un profil technique comme par exemple un service, un équipement, un produit phytosanitaire.

La variante correspond à un article de catalogue appartenant simultanément à une catégorie comptable (profil de gestion) et à un type de produit (profil technique).

À la création du stock initial ou lors d'un achat, la variante est finalement enregistrée sous la forme d'un produit en stock avec la quantité spécifiée.

Scroll
Glissez pour parcourir le tableau

Schéma produits

En complément, on peut associer un prix d'achat ou un prix de vente (ainsi qu'un coût d'usage dans le cas d'un équipement) à chaque variante. Ces informations sont alors répertoriées dans des catalogues de prix spécifiques et disponibles pour enregistrer des commandes, des ventes et des interventions.

Scroll
Glissez pour parcourir le schéma

Schéma catalogues

Dans le schéma suivant, parmi les différentes catégories disponibles dans l'application, on a choisi en exemple celle des équipements qui regroupe plusieurs types d'équipements possédant chacun des caractéristiques différentes.

Les réservoirs sont capables de stocker du grain, des préparations ou des mélanges (une compétence). Ils sont associés aux indicateurs fixes ou variables "Capacité de stockage massique nominale" et/ou "Capacité de stockage volumique nominale".

Exemple de paramétrage par défaut pour le type de produit dénommé "Silo à aliments" dans l'application :

Compétences type de produit

Indicateurs type de produit

Les différentes variantes de réservoirs disponibles vous permettront enfin de créer vos équipements en stock à partir de la liste figurant à droite du schéma.

Scroll
Glissez pour parcourir le schéma

Schéma produit

Attention
Nécessité de créer de nouvelles variantes

Dans la majorité des cas, les variantes prédéfinies et disponibles dans l'application doivent répondre à vos attentes pour constituer vos stocks et réaliser la gestion commerciale (achats et ventes). Cependant, la création de nouvelles variantes reste incontournable au regard du niveau de traçabilité que vous souhaitez obtenir, comme par exemple le calcul des temps de travaux et des coûts horaires estimatifs affectés aux équipiers et/ou aux équipements.

Quelques exemples qui doivent vous amener à créer de nouvelles variantes :

1.
Vous avez besoin de spécifier et/ou de corriger la dénomination et/ou le conditionnement d'un intrant (semence disponible en sac de 30 kg au lieu de 25 kg) ;

Variante de semence

2.
Vous utilisez des équipements d'un même type (comme par exemple plusieurs tracteurs) et vous souhaitez comptabiliser leurs temps de travaux et pouvoir attribuer un coût horaire différent à chacun d'eux ;

Variante de tracteur

3.
Vous souhaitez affecter des coûts horaires de main-d'œuvre différents à vos équipiers pour estimer le coût des interventions (procédure expliquée plus loin dans ce chapitre).

Variante d'équipier'

1 – Procédure pour afficher une liste dans les "Produits"

Le processus suivant vous guide pour mieux comprendre le système de classement utilisé dans l'application.

1
Accédez à la section "Produit"

Pour afficher les “Catégorie de produits”, les “Types de produits” ou les “Variantes de produits”, cliquez sur la clef anglaiseclef anglaise dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration


2
Sélectionnez la liste à afficher

Dans la barre latérale du module, cliquez sur la liste à afficher dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Variantes de produits

Pour les catégories, les types et les variantes, 7 boutons permettent de filtrer leur affichage par nature : "Articles", "Animaux", "Cultures", "Équipements", "Services", "Équipiers" et "Zones".

En complément et uniquement pour les variantes, le bouton "Articles" déplie une liste déroulante permettant de filtrer leur affichage selon 4 sous-natures : "Engrais", "Produits phytosanitaires", "Semences et plants" et "Autres".

Variantes de produits

Notez que si vous avez supprimé par erreur une catégorie, un type ou une variante, vous pouvez facilement retrouver l'élément dans la liste correspondante en cliquant sur le bouton+ Importerdisponible après avoir sélectionné une nature ou une sous-nature.

Si vous ne trouvez pas un produit spécifique dans la liste proposée pour en réaliser le stockage (comme par exemple un équipement ou un intrant), vous pouvez définir une nouvelle variante de produit mais vous n'allez créer que rarement de nouvelles catégories et/ou de nouveaux types. On vous explique cependant comment procéder un peu plus loin dans ce chapitre avec la création d'un nouvel article et de variantes dont le profil comptable est spécifique aux factures de ventes émises à destination des coopératives.

Pour les produits phytosanitaires, il est conseillé d'utiliser la fonction+ Importerqui permet de bénéficier des informations réglementaires et actualisées en provenance d'E-Phy. La procédure est expliquée ici.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Nouvelle variante

2 – Procédure pour créer une nouvelle variante

Deux procédures sont à votre disposition pour vous permettre de créer une nouvelle variante dans l'application : soit directement d'après une nature ou une sous-nature de produit, soit à partir d'un type de produit. Quelle que soit la méthode utilisée, la nouvelle variante présentera les mêmes caractéritiques et sera disponible pour créer un stock initial ou pour enregistrer les opérations de gestion commerciale.

Le processus suivant vous guide pour créer une nouvelle variante (une semence) à partir de la sous-nature "Semences et plants".

1
Affichez les variantes de produits

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Variantes de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des variantes


2
Filtrez les variantes "Semences et plants"

Dans le menu des natures de variantes, cliquez sur "Articles", puis sélectionnez "Semences et plants" dans la liste déroulante pour afficher les variantes qui sont rattachées à cette sous-nature.

Sélection semences et plants


3
Créez la nouvelle variante

Dans la vue des variantes "Semences et plants", cliquez sur le bouton+ Nouveauà droite du menu.

Création nouvelle variante


4
Renseignez la nouvelle variante

Sélectionnez sa catégorie, son type et sa variété dans les listes déroulantes, puis saisissez sa dénomination pour la définir correctement. Renseignez, le cas échéant, la section des indicateurs.
Assurez-vous que la caseCase à cocherà droite de l'option "Actif" est cochée pour disposer de la nouvelle variante.
Notez que le champ optionnel GTIN fait référence au Global Trade Item Number, un code international unique qui permet d'identifier un produit.

Nouvelle variante de produit

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Le processus suivant vous guide pour créer une nouvelle variante (une semence) à partir d'un type de produit.

1
Affichez les types de produits

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Types de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des types de produits


2
Sélectionnez un type de produit

Parcourez la liste des types avec les flèchesFlèche gaucheetFlèche droiteen haut à droite de l'écran ou saisissez un mot-clef dans le champ de recherche et cliquez sur le bouton "Rechercher" pour afficher les résultats.

Types de produits

Sélectionnez dans la liste le type de produit comme par exemple "Semence", puis cliquez sur son nom.

Sélection du type


3
Créez la nouvelle variante

Une fois la liste affichée, cliquez sur le bouton+ Nouveaupour définir une nouvelle variante issue du type "Semence".

Nouvelle variante de produit


4
Renseignez la nouvelle variante

Sélectionnez sa catégorie et sa variété dans les listes déroulantes, puis saisissez sa dénomination pour la définir correctement. Renseignez, le cas échéant, la section des indicateurs.
Assurez-vous que la caseCase à cocherà droite de l'option "Actif" est cochée pour disposer de la nouvelle variante.
Notez que le champ optionnel GTIN fait référence au Global Trade Item Number, un code international unique qui permet d'identifier un produit.

Nouvelle variante de produit

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Produit phytosanitaire

3 – Procédure pour importer la variante d'un produit phytosanitaire

Illustration produit phytosanitaire

Une fois stockés, ces produits pourront être sélectionnés dans le cadre de l'enregistrement des interventions de pulvérisation, de semis « tout-en-un », de semis avec pulvérisation et de désherbinage avec un contrôle du nombre d'application(s), des intervalles entre les applications, du dosage maximal autorisé pour un usage donné, des mélanges autorisés, etc.

Le processus suivant vous guide pour importer la variante d'un produit phytosanitaire.

1
Affichez les variantes de produits

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Variantes de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des variantes de produits


2
Filtrez les produits phytosanitaires

Cliquez sur le menu "Articles", puis sélectionnez la sous-nature "Produits phytosanitaires" dans la liste déroulante.

Sélection produits phytosanitaires


3
Importez un produit phytosanitaire

Une fois la liste des produits phytosanitaires affichée, cliquez sur le bouton+ Importerà droite du menu.

Liste produits phytosanitaires

Lorsque le no d'AMMVoir glossaire a été correctement renseigné, la colonne "Autorisé" vous indique si le produit :

Statut vertest autorisé.

Statut rougen'est pas autorisé.

Si le no d'AMMVoir glossaire est manquant (une information susceptible d'être absente si la variante a été créée avant la version 3.6 de l'application), aucune puce en couleur n'est alors affichée pour celle-ci.


4
Sélectionnez un produit phytosanitaire

Saisissez, dans le champ "Variante de produit", un no d'AMMVoir glossaire ou quelques lettres du nom du produit recherché pour filtrer les propositions.

Sélection produit phytosanitaire

Sélectionnez le produit dans la liste déroulante. Notez qu'il n'est pas possible d'importer 2 fois la même variante. Si le produit recherché n'apparaît pas dans la liste, vérifiez qu'il n'est pas déjà disponible dans les articles de sous-nature "Produits phytosanitaires".

Sélection produit phytosanitaire

Cliquez sur Importer pour valider l'opération.


5
Consultez la fiche de la variante

L'application affiche automatiquement les informations relatives au produit : les substances actives et leur dosage, le no et la date d'AMMVoir glossaire, les seconds noms commerciaux (lorsqu'ils existent), les usages du produit, le nombre d'application(s), le délai avant récolte, l'intervalle entre 2 applications, les mentions de danger et les zones de non-traitement (ZNT aquatique, ZNT arthropodes et ZNT plantes).

Détail produit phytosanitaire

Trois pictogrammes vous informent également des mentions autorisées :

Utilisable en agriculture biologiqueMention abeille.

Utilisable en agriculture biologiqueUtilisable en agriculture biologique.

Utilisable en agriculture biologiqueListe biocontrôle (produit répondant aux critères d'une démarche agro-écologique).

Info
"Mention abeille"

La "Mention abeille" est une dérogation à l'arrêté du 28/11/2003 interdisant l'emploi des insecticides et des acaricides pendant la période de floraison ou de production d'exsudatsVoir glossaire. Elle n'est pas attribuée à un produit dans son ensemble mais usage par usage.
3 mentions différentes sont indiquées dans l'AMMVoir glossaire de la spécialité commerciale concernée :

Puce
« emploi autorisé durant la floraison en dehors de la présence d'abeilles » ;
Puce
« emploi autorisé au cours des périodes de production d'exsudatsVoir glossaire, en dehors de la présence d'abeilles » ;
Puce
« emploi autorisé durant la floraison et au cours des périodes de production d'exsudatsVoir glossaire, en dehors de la présence d'abeilles ».
Info
Mention "Utilisable en agriculture biologique"

La mention "Utilisable en Agriculture Biologique" signifie que l'utilisation du produit est autorisée dans le cadre de l'agriculture biologique. Ce mode de production allie les pratiques environnementales optimales, le respect de la biodiversité et la préservation des ressources naturelles. Il limite également le recours aux intrants : seuls des produits d'origine naturelle (végétale, animale ou minérale) sont autorisés. De ce fait, tous les produits chimiques de synthèse sont interdits.

Info
Mention "Liste biocontrôle"

Le biocontrôle est un ensemble de méthodes de protection des végétaux basé sur l'utilisation de mécanismes naturels. Les produits phytosanitaires de biocontrôle sont des produits autorisés à l'issue d'une évaluation complète des risques pour la santé humaine, la santé animale et l'environnement.
Leur spécificité est liée à leur caractère naturel ou à leur mode d'action reposant sur des mécanismes naturels. Ils constituent des outils de prédilection pour la protection intégrée des cultures et sont composés de micro-organismes, de médiateurs chimiques tels que les phéromones et les kairomones, ou de substances naturelles d'origine végétale, animale ou minérale.

Lorsqu'elles sont disponibles, cliquez sur l'icôneInformationspour afficher les informations relatives à la protection de l'opérateur.

Protection de l'opérateur

Protection de l'opérateur

Pour les produits phytosanitaires présentant un risque pour la santé et/ou l'environnement, des pictogrammes, un descriptif et le code de chaque danger sont affichés dans la section spécifique "Dangers" de la fiche de la variante.

Exemple d'un produit avec 3 mentions de danger :

Détail danger

Pour information, les pictogrammes de danger selon la réglementation CLP (classification et étiquetage des produits chimiques) sont les suivants :

SGH01

SGH01 : gaz, substance ou mélange explosif et pyrotechnique, thermiquement instable.

SGH02

SGH02 : gaz, aérosol, liquide, matière inflammable ou pyrophorique.

SGH03

SGH03 : gaz, liquide ou matière comburant pouvant provoquer ou aggraver un incendie, et même provoquer une explosion.

SGH04

SGH04 : gaz sous pression, comprimé, liquéfié ou liquéfié réfrigéré.

SGH05

SGH05 : substance ou mélange corrosif, avec risque de brûlures de la peau ou des muqueuses et de lésions ou d'irritations oculaires graves.

SGH06

SGH06 : produit mortel, hautement toxique ou nocif par ingestion, contact ou inhalation.

SGH07

SGH07 : substance hautement toxique pour certains organes, irritante pour la peau, les yeux ou les voies respiratoires.

SGH08

SGH08 : substance ou mélange cancérogène, mutagène ou allergène, toxique pour la reproduction et l'allaitement.

SGH09

SGH09 : substance dangereuse pour l'environnement et toxique pour le milieu aquatique.

Notez que vous pouvez cliquer sur le no d'AMMVoir glossaire pour afficher, dans un nouvel onglet de votre navigateur, la fiche du produit sur le site E-Phy de l'Anses.

Lien vers site E-Phy

Si vous souhaitez connaître le stade minimal et maximal autorisé pour un usage donné selon l'échelle BBCHVoir glossaire, cliquez sur le bouton avec la clef anglaiseClef anglaiseà droite de la section "Usages", survolez le lien "Colonnes" puis, dans la liste déroulante, cochez la caseCase à cocherà gauche de la mention "Stade BBCH min-max" pour afficher cette information lorsqu'elle est disponible.

Stade BBCH min-max

Stade BBCH min-max

Pour information, les différents stades du code BBCHVoir glossaire sont :

00-09
germination, développement des bourgeons
10-19
développement des feuilles
20-29
formation de pousses latérales, tallage
30-39
développement des tiges, croissance des rosettes
40-49
développement des organes de propagation végétative
50-59
apparition de l'inflorescence, épiaison
60-69
floraison
70-79
fructification
80-89
maturation des fruits et des graines
90-99
sénescence et dormance
Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Nouvel article

4 – Procédure pour créer un nouvel article

Illustration produits laitiers

Dans l'exemple suivant, on vous explique comment créer une nouvelle catégorie, un nouveau type et enfin de nouvelles variantes pour permettre la gestion des stocks et la gestion des ventes d'un producteur de produits laitiers transformés.

Le processus suivant vous guide pour créer de nouveaux articles à partir de nouvelles variantes définies à partir d'une nouvelle catégorie et d'un nouveau type.

1
Affichez les catégories de produits

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Catégories de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Catégories de produits

Cliquez sur le menu "Articles" pour afficher les catégories d'articles, puis cliquez sur le bouton+ Nouveauà droite du menu

Catégories de produits


2
Renseignez la nouvelle catégorie

Nommez la nouvelle catégorie et cochez les casesCase à cocherde la section "Type" en lien avec la catégorie pour la définir correctement. Pour chaque case activée, une nouvelle section apparaît avec différents champs à renseigner. Sélectionnez dans chaque liste déroulante les comptes comptables appropriés.

Nouvelle catégorie de produits

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


3
Validez la nouvelle catégorie de produit

Vérifiez notamment les différents comptes comptables (compte de produit, compte de stock, compte de mouvement de stock) associés à la nouvelle catégorie de produit.

Piocher la nouvelle catégorie de produit


4
Créez un nouveau type de produit

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Types de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste types de produits

Cliquez sur le menu "Articles" pour afficher les types d'articles, puis cliquez sur le bouton+ Nouveauà droite du menu.

Liste types de produits

Nommez le nouveau type de produit.

Définissez la variété avec un intitulé générique :"Préparation" de "Lait" permettra de créer de nouvelles variantes pour différents produits laitiers transformés (fromage, beurre ou crème fraîche).
Notez que vous pouvez également choisir "Fromage" ou "Mélange" mais n'utilisez pas "Produit" qui empêchera d'approvisionner vos stocks avec de nouvelles matières.

Nouvel indicateur

Dans la liste des indicateurs fixes de la section "Définition", cochez les casesCase à cocherqui permettront de caractériser les nouvelles variantes comme par exemple "Masse nette" et "Volume net".

Nouvel indicateur

Nouvel indicateur

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Créez une nouvelle variante

À partir du type "Produit laitier transformé", cliquez sur le bouton "Nouveau" pour créer une nouvelle variante définie à partir de ce nouveau type.

Nouveau type de produit

Sélectionnez la catégorie précédemment définie, nommez la variante et renseignez le champ "Unité" en spécifiant le format ou le conditionnement comme par exemple à l'unité, en lot de 2, en lot de 3 ou en kg.

Nouvelle variante

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Répétez successivement cette dernière étape pour définir autant de nouvelles variantes que nécessaire :

Liste des variantes

Les nouvelles variantes sont maintenant disponibles pour ajouter de nouvelles matières en stock ou pour enregistrer de nouvelles ventes.

Nouvelles matières

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Variantes factures d'apport

5 – Créer une variante pour une facture d'apport

Lors de l'enregistrement d'une facture de vente à destination d'une coopérative, le montant de la vente peut être défalqué par un approvisionnement (semences de base…), des prestations (séchage…), des retenues de charges (analyses…) ou des retenues de taxes (cotisations diverses…).
Pour un passage correct des écritures en comptabilité, il s'avère nécessaire de créer de nouvelles variantes à partir de nouvelles catégories dont le type (élément vendable) et le compte de produit sont adaptés à la saisie des retenues figurant dans la facture d'apport émise par la coopérative.

Le processus suivant vous guide pour créer une nouvelle catégorie de prestation de service et une nouvelle variante de prestation de séchage.

1
Affichez les catégories de services

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Catégories de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Catégories de produits

Cliquez sur le menu "Services" pour afficher les catégories de services, puis cliquez sur le bouton+ Nouveauà droite du menu.

Catégories de produits


2
Renseignez la nouvelle catégorie

Nommez la nouvelle catégorie et cochez les casesCase à cocherde la section "Type" en lien avec la catégorie pour la définir correctement. Pour chaque case activée, une nouvelle section apparaît avec différents champs à renseigner. Sélectionnez dans chaque liste déroulante les comptes comptables appropriés.

Notez que le compte de produit doit être le même que celui du compte d'achat (60510000 dans cet exemple).

Nouvelle catégorie de produits

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Nouvelle catégorie de produits


3
Accédez aux variantes de produits

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Variantes de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Variantes de produits

Cliquez sur le menu "Services" pour afficher les variantes de services, puis cliquez sur le bouton+ Nouveauà droite du menu.

Variantes de produits


4
Renseignez la nouvelle variante

Sélectionnez le "Type" de produit dans la liste déroulante.

Sélection type

Sélection type

Cliquez sur Suivant pour confirmer votre choix.

Sélectionnez la "Catégorie" de produit créée à l'étape no 2 de cette procédure.

Variantes de produits

Nommez la nouvelle variante de façon explicite car c'est son libellé qui permettra de la distinguer des autres, lors de la saisie de la facture de vente.

Variantes de produits

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

La nouvelle "Prestation de séchage (coop)" est maintenant disponible et s'ajoute à la "Prestation de séchage (production végétale)" déjà existante par défaut dans l'application.

Liste des variantes de produits

Répétez cette procédure pour l'ensemble des autres prestations, charges et taxes qui peuvent figurer dans la facture d'apport émise par la coopérative.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Gestion des stocks

b - Introduction à la gestion des stocks

De multiples interactions existent entre les différents modules d'Ekyagri : les stocks d'intrants et de fournitures consommables permettent d'enregistrer des interventions sur les productions végétales et/ou animales. Les récoltes issues des cultures sont également stockables, tout comme les produits d'élevage. Les réceptions de marchandises sont rattachées à des achats pour générer des factures alors que les expéditions sont associées à des ventes.

Toutes ces opérations (y compris la validation des inventaires des stocks) sont automatiquement traduites en écritures comptables et enregistrées dans le brouillard des journaux concernés. Les quantités utilisées ou récoltées sont quant à elles consignées dans les documents réglementaires (cahier de traçabilité, registre phytosanitaire, etc.).

Schéma interactions modules

Interactions entre les principaux modules liées aux mouvements de stocks

1 - Différentes manières de compter

En fonction de la variante sélectionnée, l'unité utilisée pour son comptage lui est propre. Soyez notamment attentif dans le processus de création des réceptions et des expéditions.

Quelques exemples :

Adjuvant
litre
Produit phytosanitaire
litre
Semences de blé
dose de 50000 grains (sac de 25 kg)
Engrais minéral
tonne
Culture de maïs
hectare
Lisier de bovins
mètre cube
Semence de sarrasin
unité

 

2 - Créer un stock initial

Au démarrage dans l'application, les différents stocks (intrants, consommables, produits de récolte, animaux, etc.) sont inexistants et il est nécessaire de les créer pour qu'ils correspondent à ce que vous possédez physiquement dans vos bâtiments et/ou vos aires de stockage.

La méthode la plus pratique pour initialiser les stocks sans impacter la comptabilité est de créer de nouvelles matières. Ensuite, vous pourrez utiliser le module des achats (voir le chapitre 6 - Achats) pour enregistrer des commandes et procéder à des réceptions de marchandises afin d'approvisionner vos stocks.

Différence entre réception et nouvelle matière

Différence entre une réception et la création d'une nouvelle matière

Icône parcours

procédure à savoir pour C

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Créer un stock initial

1 – Procédure pour stocker une matière

Le processus suivant vous guide pour ajouter une matière en stock sans écriture comptable et produit par produit. Cela implique que le mode stock permanent (tenue des écritures comptables de stock) ne soit pas activé dans les paramètres de la société (voir le « Paramétrage du mode stock permanent »).

1
Accédez aux matières en stock

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Puis, dans la barre latérale du module, cliquez sur "Matières" dans la section "Stocks" symbolisée par l'icône d'un sac de grainsSac de matière.

À la création de la ferme, la liste est vide et ne sera enrichie qu'après :

Puce
la création de nouvelles matières ;
Puce
la réception de commandes ;
Puce
des interventions de récolte ou de production animale.

Liste des matières


2
Créez une nouvelle matière

Cliquez sur le bouton+ Nouveauen haut à gauche de la fenêtre principale.

Nouvelle matière

Puis, dans la liste déroulante, choisissez une variante ou saisissez quelques lettres contenues dans son nom pour filtrer les propositions.

Sélection matière


3
Saisissez les informations

Remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement.

Nouvelle matière

En option, sélectionnez un contenant (une zone de stockage) parmi ceux préalablement définis de préférence dans l'assistant de démarrage ou directement dans l'application.

Sélection contenant

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Consultez les indicateurs

L'application met à disposition plusieurs indicateurs associés à la nouvelle matière : mouvements de stock, réceptions, expéditions, interventions, lieux de stockage, complétés par un historique détaillé de toutes ces opérations, automatiquement consignées avec le nom de l'intervenant.

Survolez la courbe dans la section "Mouvements" pour afficher une infobulle précisant la quantité en stock à une date donnée et…

Indicateurs matière

… visualisez, d'un seul coup d'œil et dans l'ordre chronologique, les variations de stock successives liées à des achats, à des ventes, à l'utilisation ou à la production d'une matière au fil des campagnes.

Mouvements stock

Info
Masse nette

La masse nette affichée dans le panneau des indicateurs n'exprime pas le poids total du produit en stock, mais seulement le poids à l'unité de celui-ci (notez que les informations diffèrent en fonction du type de produit : pour un équipement, la masse nette est remplacée par la durée travaillée avec cet équipement).

5
Contrôlez votre stock de matières

Vérifiez que la nouvelle matière a bien été ajoutée à la liste des matières en stock. Elle devient immédiatement disponible pour réaliser une intervention, une vente, etc.

Stock de matières

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Expéditions

c - Expédition d'une marchandise

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Créer une livraison

1 – Procédure pour enregistrer une expédition

Dans le chapitre 7 - Ventes, les différentes étapes pour enregistrer une vente ont permis d'aborder le processus complet depuis l'établissement du devis jusqu'à l'encaissement de la facture en passant par l'expédition et la livraison des marchandises. Il est également possible de suivre une méthode inverse qui consiste à enregistrer une expédition pour procéder à sa livraison et facturer ensuite les marchandises livrées.

Le processus suivant vous guide pour réaliser l'expédition d'un colis avec une traçabilité comptable.

Attention
Date de stockage

La date d'une intervention (récolte, traite, ramassage d'œufs) permettant le stockage d'un produit issu d'une production végétale ou animale doit être antérieure à son expédition, sinon il sera impossible de disposer de la marchandise lors de l'enregistrement de l'expédition.

1
Accédez aux expéditions

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Expéditions" dans la section "Expéditions" symbolisée par l'icône d'un camionCamion, puis cliquez sur le bouton "Nouvelle expédition".

Liste des colis


2
Renseignez l'expédition

Remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement et sans oublier de préciser si une livraison est prévue ou non (case à cocherCase à cocherà droite de l'option "Avec livraison").

Cliquez sur Ajouter un élément pour inclure un premier élément à l'expédition. Saisissez un mot-clef dans le champ "Produit" pour filtrer les résultats affichés et sélectionnez le produit à expédier avec la quantité souhaitée.

Nouvelle expédition

En cliquant sur le symboleAnnotation, un champ libre est découvert pour vous permettre d'insérer une annotation (un commentaire) associée au produit expédié.

Procédez de la même manière pour ajouter successivement plusieurs éléments avec la quantité souhaitée à cette expédition.

Notez que la mention affichée en italique sous "Quantité" est la quantité en stock avant l'expédition.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Attention
Produits disponibles

Dans la liste déroulante "Produit", ne pas utiliser le lien "Ajouter un nouvel enregistrement" car cela générerait la création d'une "Nouvelle matière" sans rapport avec les stocks existants et sans aucun lien avec la traçabilité comptable de la production végétale ou animale de l'exploitation.

Info
Nouveau destinataire

Si le destinataire du colis (le client) n'existe pas encore, créez-en un nouveau à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans le menu "Destinataire" et saisissez les informations requises pour le définir correctement.

3
Modifiez le statut de l'expédition

Modifiez le statut de l'expédition en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Brouillon Flèche Commandé Flèche En préparation Flèche Prêt Flèche Donné 

Statut de l'expédition

Statut de l'expédition


4
Contrôlez vos stocks

Cliquez sur "Matières" dans la section des "Stocks" symbolisée par l'icône d'un sac de grainsSac de matièrepour contrôler la nouvelle quantité restant en stock après l'enregistrement de l'expédition.

Matières en stock

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Enregistrer une livraison

2 – Procédure pour enregistrer une livraison

Le processus suivant vous guide pour créer une livraison suite à une expédition.

1
Accédez aux expéditions

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Puis, dans la barre latérale du module, cliquez sur "Expéditions" dans la section "Expéditions" symbolisée par l'icône d'un camionCamion.


2
Créez la livraison

Cliquez sur le camionCamionà gauche de la fenêtre principale pour démarrer le processus de création d'une livraison unique (disponible uniquement si l'option "Avec livraison" a été activée dans l'expédition).

Création livraison

Cochez une ou plusieurs casesCase à cocherpour livrer une ou plusieurs expéditions et afficher le bouton Expédier au-dessus de la liste, puis cliquez sur ce bouton.

Création livraison

Si vous affichez le statut d'une expédition (après avoir cliqué sur son numéro dans la liste des expéditions), cliquez sur le boutonExpédierpour créer une nouvelle livraison.

Création livraison


3
Renseignez la livraison

Sélectionnez un ou plusieurs colis à l'aide des cases à cocherCase à cocherpour procéder à une livraison unique ou groupée de plusieurs produits (ou pour organiser une tournée de livraison).

Création livraison

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Modifiez le statut de la livraison

Modifiez le statut de la livraison en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Brouillon Flèche Commandée Flèche En préparation Flèche Prête Flèche Commencée Flèche Terminée 

Statut de la livraison

Statut de la livraison

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Facturer une expédition

3 – Procédure pour facturer une expédition

Les expéditions peuvent être utilisées pour réaliser la gestion des ventes avec un enregistrement automatique des écritures dans le brouillard comptable.

Le processus suivant vous guide pour générer une facture de vente à partir d'une expédition.

1
Accédez aux expéditions

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Puis, dans la barre latérale du module, cliquez sur "Expéditions" dans la section "Expéditions" symbolisée par l'icône d'un camionCamion.

Liste des expéditions


2
Enregistrez la facture

Cliquez sur l'icône représentant un documentFichierpour convertir une expédition unique en devis. Notez qu'une fois activé, ce lien ne sera plus disponible pour cette réception et il faudra utiliser la seconde méthode ci-après pour modifier le statut du devis afin de le convertir en facture.

Conversion expédition en devis

Cochez une ou plusieurs casesCase à cocherpour convertir une ou plusieurs expéditions et afficher le bouton "Facturer" au-dessus de la liste, puis cliquez sur ce bouton. Notez que si plusieurs éléments sont sélectionnés, la conversion n'est possible que si le destinataire à facturer est le même pour toutes les expéditions.

Conversion expédition en devis

Notez que la création de la nouvelle facture, générée par défaut avec le statut  Devis brouillon  , est permise, même si aucun exercice comptable n'est encore ouvert à la date de l'expédition.


3
Modifiez le statut du devis

Modifiez le statut du devis en cours en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Devis brouillon Flèche Devis envoyé Flèche Commande Flèche Facture 

Vous pouvez aussi valider la facturation directement en cliquant sur le bouton  Facture  .

Utilisez les statuts  Devis refusé  ou  Abandonné  pour annuler l'enregistrement de la facture.

Statut de la vente

Statut de la vente

Consultez le (chapitre 7 - Ventes) pour obtenir davantage d'informations à propos de la gestion des ventes dans l'application.


4
Réalisez l'encaissement de la vente

La nouvelle facture est établie. Vous pouvez réaliser l'écriture comptable de l'encaissement immédiatement ou plus tard. Cliquez sur le bouton "Ajouter un encaissement" pour accéder directement aux options du règlement de la facture. Vous pourrez revenir ultérieurement aux "Encaissements" via le module "Ventes".

Encaissement

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Inventaire des stocks

d - Inventaire des stocks

Icône parcours

configuration à faire pour A & D

Vous pouvez réaliser les inventaires dans l'application pour :

Puce
fixer la valeur du stock présent au sein de l'exploitation ;
Puce
vérifier si aucune marchandise ou équipement ne manque, en d'autres termes de constater s'il y a eu perte (stocks périssables, produits en fin d'utilisation) ou malveillance ;
Puce
vérifier une éventuelle erreur de saisie ou de gestion.

Vous êtes libre de la fréquence des inventaires : mensuel, trimestriel, annuel. Notez qu'un inventaire physique des stocks est obligatoire au moins tous les 12 mois. Chaque inventaire doit avoir un nom unique, un exercice et une date d'achèvement.

L'inventaire permanent (dénommé "mode stock permanent" dans Ekyagri) est une organisation des comptes de stocks permettant de gérer l'enregistrement des mouvements de ces derniers et donc de connaître de façon constante à tout moment au cours de l'exercice comptable, les stocks en quantités et en valeurs.

Comme indiqué dans le chapitre 5 - Comptabilité, notez qu'une fois ce mode activé, une écriture est générée à chaque mouvement de stock.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Mode stock permanent

1 – Paramétrage du mode stock permanent

Le processus suivant vous guide pour activer ou non vos préférences de stock permanent.

1
Affichez les paramètres

Pour afficher les paramètres, allez dans le menu principal et cliquez sur la clef anglaiseclef anglaise ou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Société" dans la section "Paramètres" symbolisée par l'icône d'une clef anglaiseClef anglaise.


2
Activez ou non la fonctionnalité

Dans la section "Préférences de la comptabilité", cochez ou décochez la caseCase à cocherà droite de "Mode stock permanent (tenue des écritures comptables de stock)" si vous souhaitez activer ou non cette fonctionnalité.

Préférences de la comptabilité

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Réaliser un inventaire

2 – Procédure pour réaliser un inventaire

Le processus suivant vous guide pour réaliser un inventaire des produits en stock dans votre ferme.

1
Accédez aux "Inventaires"

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Inventaires" dans la section "Stocks" symbolisée par l'icône d'un sac de grainsSac de matière.

Nouvel inventaire


2
Créez un nouvel inventaire

Cliquez sur le bouton+ Nouveauen haut à gauche de la fenêtre principale pour créer un nouvel inventaire.

Nouvel inventaire


3
Sélectionnez ou non une catégorie

Si vous souhaitez créer l'inventaire en vous basant sur une catégorie initiale et unique de produits, saisissez quelques lettres contenues dans son nom pour filtrer les propositions, et sélectionnez la catégorie de votre choix dans la liste déroulante.

Nouvel inventaire

Nouvel inventaire

Cliquez sur Valider pour lancer l'opération, puis patientez quelques instants.

Attention
Filtrage sur une catégorie

La sélection d'une catégorie de produits lors de la création de l'inventaire n'a d'impact que sur l'affichage initial des produits dans l'interface. L'ensemble des produits en stock est cependant pris en compte avec l'impossibilité d'enregistrer l'opération si au moins une quantité négative est détectée. Lors de la modification d'un inventaire, les produits de toutes les catégories sont en revanche affichés, de la même manière que si l'option "Toutes les catégories comptables" a été choisie.

Pour créer l'inventaire sans filtrage, laissez le champ "Catégorie de produit" vide.

Sélection catégorie

Cliquez sur le bouton Toutes les catégories comptables pour lancer l'opération, puis patientez quelques instants.


4
Paramétrez l'inventaire

Renseignez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement :

Puce
un nom comme par exemple "Inventaire 31/12/2020" ;
Puce
la sélection d'un exercice comptable ouvert comme par exemple "EX2019" ou "EX2020" ;
Puce
la sélection d'un journal comptable d'opérations diverses dans lequel seront consignées les variations de stocks ;
Puce
une date d'achèvement de l'inventaire.

Cochez la caseCase à cocherà droite de "Ne pas passer en comptabilité" si vous ne gérez pas vos stocks en comptabilité (expéditions de produits sans intervention de récolte avec pour conséquence la génération d'un stock négatif interdit dans un bilan comptable).

Paramétrage inventaire

Sélectionnez un journal comptable ou créez-en un nouveau à la volée s'il n'existe pas comme illustré dans l'exemple ci-dessous :

Création journal

Vérifiez que le bouton radioBouton radioest bien activé pour "Opérations diverses".


5
Inventoriez vos stocks

Comparez les stocks physiques avec les stocks de chaque produit classés par zones de stockage (si elles ont été définies et si les produits ont été rattachés à celles-ci). Corrigez, le cas échéant, les quantités comptabilisées en saisissant les nouvelles valeurs dans les champs appropriés, au-dessus des quantités attendues.

Nouvel inventaire

Création inventaire

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


6
Éditez l'inventaire

Le nouvel inventaire est automatiquement affiché par l'application.

Mettez-le à jour en cliquant sur le boutonRafraîchirsi les stocks ont été modifiés postérieurement à sa création ou corrigez les quantités inventoriées en cliquant sur le boutonModifier.

Liste des inventaires

Tous les inventaires déjà réalisés sont également consignés dans la liste des "Inventaires". Mettez à jour l'inventaire en cliquant sur l'icône "Rafraîchir" Mettre à jour l'inventaireou corrigez les quantités inventoriées en cliquant sur l'icône "Crayon"Modifier l'inventaire.

Liste des inventaires


7
Reflétez l'inventaire

Deux méthodes sont à votre disposition pour refléter l'inventaire (passage des écritures comptables en mode brouillard et modification éventuelle des quantités en stock) :

A - Cliquez sur le boutonRefléteren haut de la fiche de l'inventaire.

Refléter l'inventaire

B - Ou cliquez sur l'icône "Refléter"Refléter l'inventairedans la vue "Liste".

Refléter l'inventaire

Une notification symbolisée par la pastille rougeNotificationen haut à droite de la clocheClochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application.

Liste des inventaires

Le statut de l'inventaire passe alors en mode "Reflété" avec un affichage de la date de l'opération dans la colonne correspondante et l'activation de la caseCase cochéedans la colonne "Changements reflétés" de la vue "Liste".

Liste des inventaires


8
Consultez les éléments mis à jour

Inventaire reflété

Chaque inventaire reflété génère une écriture comptable dans le brouillard du journal sélectionné lors de la création de l'inventaire. Un lien est ajouté entre le numéro de l'écriture présent dans la fiche de l'inventaire et ce journal. Notez qu'un inventaire reste modifiable et/ou supprimable tant que les écritures en mode brouillard n'ont pas été validées.

Écriture

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Équipements

e - Gestion des équipements

Icône parcours

configuration à faire pour E & F végétal

Les équipements (matériels agricoles) font également partie des stocks de l'exploitation et doivent être créés dans l'application si vous souhaitez les associer à la saisie des interventions.

Le cumul des durées travaillées par l'équipement vous permettra de connaître sa productivité. Vous pourrez aussi affecter un coût d'utilisation de l'équipement pour chaque intervention réalisée sur vos parcelles et cultures.

Les équipements sont tous classés par famille selon la nomenclature suivante :

Schéma équipements

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création d'un équipement

1 – Procédure de création des équipements

Le processus suivant vous guide pour créer un nouvel équipement dans l'application.

1
Accédez aux équipements

Cliquez sur le lien "Production" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Production" de la page d'accueil :

Production

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Équipements" dans la section "Production" symbolisée par l'icône avec des engrenagesProduction.

Liste des équipements


2
Créez un nouvel équipement

La liste affiche, le cas échéant, les équipements déjà créés dans l'assistant de démarrage. Cliquez sur "Nouveau" pour en définir un nouveau.

Liste des équipements


3
Choisissez un type de produit

Choisissez une variante dans la liste déroulante ou saisissez quelques lettres contenues dans le nom de l'équipement pour filtrer les propositions.

Type d'équipement


4
Renseignez l'équipement

Remplissez les champs avec les informations requises pour le définir correctement. Notez que si vous ne sélectionnez aucune entrée pour le "Contenant", l'équipement est alors considéré comme stocké en extérieur.

Nouvel équipement

Vous pouvez également sélectionner un visuel pour illustrer l'équipement avec une image de votre choix, de préférence au format JPEG ou PNG.

Visuel de l'équipement

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Attention
Date de mise en service

Notez que pour pouvoir sélectionner un nouvel équipement lors de la saisie d'une intervention, le champ de sa date de mise en service doit obligatoirement être renseigné et la date strictement antérieure à la date de l'intervention. N'hésitez-pas à fixer celle-ci à minuit pour disposer de l'équipement immédiatement (heure à définir sur 00:00).

5
Affichez l'équipement

La fiche détaillée de l'équipement vous renseigne notamment sur la durée totale travaillée avec celui-ci (une fois des interventions enregistrées), sur son âge (calculé à partir de sa date de mise en service), sur son lieu de stockage et sur les éventuels incidents répertoriés le concernant.

Fiche de l'équipement

6
Suivez et complétez le parcours de l'équipement

La liste des interventions sera progressivement enrichie dans 2 sections prévues à cet effet. Notez que les interventions de "Réparation et maintenance" sont dissociées des interventions pour lesquelles l'équipement est utilisé en tant qu'outil :

Liste des interventions

Dès que le nouvel équipement a été sélectionné dans une intervention ou dans une opération validée de gestion comptable ou commerciale, il n'est plus possible de le supprimer.

Si l'équipement fait l'objet d'une immobilisation, une section "Immobilisation" affiche les informations relatives à cet enregistrement comptable :

Section immobilisation

Pour enregistrer un incident, cliquez sur le bouton+ Nouveauen haut à gauche de cette section :

Section incidents

Cliquez sur le symbolePlusà gauche du libellé de l'incident pour être redirigé(e) vers la saisie d'une intervention visant à traiter le problème :

Intervention curative

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Variante d'équipement

2 – Procédure pour créer une nouvelle variante d'équipement

Plusieurs équipements d'un même type étant susceptibles de constituer votre parc de machines agricoles, prenez soin de bien configurer, dès le début, votre ferme Ekyagri en fonction du niveau de traçabilité souhaité.

Attention
Équipements, coûts d'utilisation et temps de travaux

Si vous souhaitez affecter des coûts d'utilisation différents à des équipements d'un même type dans une intervention, comme par exemple 2 tracteurs, prenez soin de créer auparavant une nouvelle variante de l'équipement "Tracteur" pour les différencier. Sinon, le coût d'usage d'un des deux tracteurs sera automatiquement répercuté sur le second. Ce prérequis est incontournable et doit être également réalisé pour le calcul correct des temps de travaux.

Le processus suivant vous guide pour créer une nouvelle variante d'équipement dans l'application.

1
Affichez les variantes de produits

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Variantes de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des variantes de produits


2
Filtrez les variantes "Équipements"

Dans le menu des natures de variantes, cliquez sur "Équipements" pour afficher les variantes qui sont rattachées à cette nature.

Liste des variantes d'équipement'


3
Créez la nouvelle variante

Cliquez sur le bouton+ Nouveaupour définir une nouvelle variante d'équipement comme par exemple un tracteur possédant ses propres caractéristiques (coûts d'entretien, consommation, etc.) qui détermineront son coût d'usage.

Création nouvel équipement'


4
Définissez la nouvelle variante

Sélectionnez le "Type", la "Catégorie" et la "Variété" de la nouvelle variante d'équipement. Saisissez son nom comme par exemple "Tracteur MF 6700 S" pour l'identifier facilement lors de la création d'un nouvel équipement.
Assurez-vous que la caseCase à cocherà droite de l'option "Actif" est cochée pour disposer de la nouvelle variante.
Notez que pour certains équipements, vous pouvez renseigner différents indicateurs tels que la largeur de travail, la capacité de stockage, le nombre de rangs, etc.

Nouvelle variante de tracteur

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Lors de la création d'un nouvel équipement (un nouveau tracteur) vous pourrez dorénavant choisir entre les deux variantes :

Création nouvel équipement

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création des tiers

f - Gestion des tiers et des équipiers

Icône parcours

configuration à faire pour B & F végétal

Illustration tiers

Vous pouvez ajouter dans l'application des tiers qui participent à l'activité générale de votre ferme : employés, clients, fournisseurs. Notez que si vous souhaitez donner des autorisations d'accès à ces tiers pour intervenir dans l'application, vous devrez également créer des utilisateurs (expliqué dans le chapitre 4 - Interface et accès).

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création d'un contact

1 – Procédure de création d'un contact

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau contact dans l'application.

1
Affichez le Tableau de bord de la gestion des relations

Cliquez sur le lien "Tiers" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Tiers" de la page d'accueil :

Tiers

Tableau de bord de la gestion des relations

La fenêtre principale affiche les derniers tiers créés. Au démarrage, l'application a généré automatiquement la ferme (une organisation) et l'administrateur de la ferme (un contact). Notez que le calendrier se remplira progressivement avec l'enregistrement des interventions et la saisie des ventes.


2
Accédez aux tiers

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Tiers" dans la section "Tiers" symbolisée par l'icône représentant deux personnesUtilisateurs, puis cliquez sur le bouton "+ Nouveau contact".

Liste des tiers


3
Renseignez le nouveau contact

Nommez le contact et renseignez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.

Nouveau contact


4
Configurez le contact

Sélectionnez si le nouveau contact est un prospect, un client, un fournisseur (de biens ou de services) ou un employé en cochant la case adéquateCase à cocheren face de la fonction choisie. Notez qu'un contact peut être à la fois défini comme un client et comme un fournisseur. Dans le cas d'une coopérative agricole ou d'une entreprise, préférez cependant la création d'une nouvelle organisation.

Si le nouveau contact est un employé, dans la liste déroulante "Compte employé", choisissez le compte comptable avec le radical 421 préalablement défini, ou laissez ce champ vide pour permettre à l'application d'en générer un nouveau automatiquement.

Nouvel contact

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.

Astuce
Informations complémentaires

Nous vous conseillons, à ce stade, de renseigner le tiers avec le maximum d'éléments à votre disposition (adresse, coordonnées bancaires, etc.). Ces informations seront réutilisées avec un pré-remplissage automatique de certains champs, lors de l'enregistrement d'opérations ultérieures (achats, ventes, décaissements, etc.), afin de réduire de manière significative vos temps de saisie.

5
Affichez le contact

Une fois créé, l'application affiche automatiquement la fiche détaillée du nouveau contact.
Dans la vue "Chronologie", un historique sera progressivement enrichi avec les différentes opérations le concernant : achats, ventes, interventions (si le contact a été converti en équipier et sélectionné en tant que conducteur ou opérateur), etc.

Nouvel équipier

Dans la vue "Pavés", toutes ces informations sont classées dans différentes sections et affichées dans l'ordre chronologique.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création d'une organisation

2 – Procédure de création d'une organisation

Info
Création d'une nouvelle organisation

La procédure de création d'une nouvelle organisation est sensiblement la même que pour la création d'un nouveau contact, mais avec des champs supplémentaires propres à l'activité des entreprises : code APE/NAF, no de TVA intra-communautaire. Renseignez correctement les codes IBAN et BIC si vous envisagez de réaliser des lots de décaissements par virement SEPA. Notez que lorsque vous créez un fournisseur, un expéditeur, un client ou un destinataire à la volée, il est automatiquement configuré en tant que nouvelle organisation.

Le processus suivant vous guide pour créer une nouvelle organisation dans l'application.

1
Accédez aux tiers

Cliquez sur le lien "Tiers" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Tiers" de la page d'accueil :

Tiers

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Tiers" dans la section "Tiers" symbolisée par l'icône représentant deux personnesUtilisateurs.

Liste des tiers

Tous les tiers (administrateur de la ferme, contacts, organisations) déjà créés ou importés sont listés ici.


2
Créez la nouvelle organisation

Cliquez sur le bouton "+ Nouvelle organisation" en haut à gauche de la fenêtre principale.

Liste des tiers


3
Renseignez la nouvelle organisation

Nommez l'organisation et renseignez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement.

Nouvelle organisation


4
Configurez l'organisation

Paramétrez la nouvelle organisation comme "Client" et/ou comme "Fournisseur", en cochant les cases adéquatesCase à cochersituées à droite des libellés. Sélectionnez les comptes comptables auxiliaires ("Compte client associé" et/ou "Compte fournisseur associé") s'ils ont été préalablement définis, ou laissez ces champs vides pour permettre à l'application d'en générer de nouveaux automatiquement.

Nouvelle organisation

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.


5
Affichez l'organisation

Une fois créée, l'application affiche automatiquement la fiche détaillée de la nouvelle organisation.
Dans la vue "Chronologie", un historique sera progressivement enrichi avec les différentes opérations la concernant : ventes et/ou commandes, factures, expéditions et/ou réceptions, encaissements, écritures comptables, etc.

Fiche détaillée de l'organisation

Dans la vue "Pavés", toutes ces informations sont classées dans différentes sections et affichées dans l'ordre chronologique.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Lier un tiers à une organisation

3 – Procédure de rattachement à une organisation

Le processus suivant vous guide pour rattacher un tiers à une organisation préalablement définie dans l'application.

1
Accédez aux tiers

Cliquez sur le lien "Tiers" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Tiers" de la page d'accueil :

Tiers

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Tiers" dans la section "Tiers" symbolisée par l'icône représentant deux personnesUtilisateurs.


2
Sélectionnez un tiers

Cliquez sur le nom d'un tiers, sur son prénom ou sur son numéro.

Liste des tiers


3
Créez un nouveau lien

Activez la vue du tiers en mode "Chronologie" en haut à droite de la fenêtre principale, puis cliquez sur l'icône représentant une double flèche horizontaleDouble flèchedans la zone d'ajout.

Vue chronologique d'un tiers


4
Définissez le rattachement

Sélectionnez "Membre d'organisation" dans la liste déroulante "Type", puis choisissez l'organisation dans la liste déroulante "Tiers lié". Notez que différents types de liens sont disponibles : professionnels, hiérarchiques ou familiaux.

Création du lien

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création d'un équipier

4 – Procédure de création des équipiers

Info
Fonction des équipiers

Le paramétrage des équipiers est indispensable si vous souhaitez associer un personnel de l'exploitation ou un tiers à une intervention. Cela permettra de comptabiliser ses temps de travail et d'affecter éventuellement un coût de main d'œuvre estimatif à l'intervention.


En tant qu'administrateur de la ferme, pensez aussi à créer un équipier pour vous-même si vous envisagez d'être "Conducteur" ou "Opérateur" lors de la saisie d'une intervention.

Deux méthodes sont à votre disposition pour vous permettre de créer un nouvel équipier, soit en convertissant un contact existant, soit en le configurant directement depuis la vue "Liste" des équipiers.

Le processus suivant vous guide pour créer un nouvel équipier dans l'application.

1
Accédez au formulaire de création de l'équipier

A - Cliquez sur le lien "Tiers" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Tiers" de la page d'accueil :

Tiers

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Tiers" dans la section "Tiers" symbolisée par l'icône représentant deux personnesTiers.

Liste des tiers

Tous les contacts déjà créés ou importés sont listés ici.

Cliquez ensuite sur le nom, le prénom ou le numéro du contact. Notez que la conversion n'est possible que si le tiers n'a pas, auparavant, été défini comme un fournisseur ou un client de l'exploitation.

Liste des tiers

Cliquez sur le bouton "Ajouter un équipier" et sélectionnez le type dans la liste déroulante. Ce choix étant définitif, référez-vous à la « Procédure de création d'un type d'équipier » pour configurer préalablement différents types d'équipier en fonction du niveau de traçabilité souhaité.

Conversion en équipier

B - Ou cliquez sur le lien "RH" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "RH" de la page d'accueil :

RH

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Équipiers" dans la section "Équipiers" symbolisée par l'icône représentant deux personnesUtilisateurs.

Liste des d'équipiers

Tous les équipiers déjà créés sont listés ici.

Cliquez sur le bouton+ Nouveauen haut à gauche de la fenêtre principale.

Création nouvel équipier

Puis, dans la liste déroulante "Variante", sélectionnez le type d'équipier. Ce choix étant définitif, référez-vous à la « Procédure de création d'un type d'équipier » pour configurer préalablement différents types d'équipier en fonction du niveau de traçabilité souhaité.

Sélection type d'équipier


2
Configurez le nouvel équipier

Renseignez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement. Vous pouvez rattacher l'équipier à son emplacement de travail principal (une zone de stockage déjà définie dans votre ferme). Notez que le champ "Personne" est pré-rempli si le nouvel équipier est créé à partir de la conversion d'un tiers.

Sélection d'un tiers

Si ce champ est vide, notamment parce que l'équipier en cours de création est configuré directement dans le module "RH", sélectionnez le tiers concordant dans la liste déroulante "Personne" ou créez-en un nouveau à la volée en choisissant "Ajouter un nouvel enregistrement".

Création nouvel équipier

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Attention
Date d'entrée

Pour pouvoir sélectionner un nouvel équipier lors de la saisie d'une intervention, le champ de sa date d'entrée doit obligatoirement être renseigné et la date strictement antérieure à la date de l'intervention. N'hésitez-pas à fixer celle-ci à minuit pour disposer de l'équipier immédiatement (heure définie sur 00:00).

Le cumul des périodes travaillées par les équipiers pour réaliser les interventions permet de connaître leur productivité. Vous pourrez aussi affecter un coût horaire à chaque équipier en fonction de sa qualification. Il peut alors s'avérer nécessaire de les différencier, sinon le coût horaire d'un des deux équipiers sera automatiquement répercuté sur l'autre.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création type d'équipier

5 – Procédure de création d'un type d'équipier

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau type d'équipier dans l'application.

1
Affichez les types d'équipiers

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Variantes de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des variantes


2
Filtrez les variantes "Équipiers"

Dans le menu des natures de variantes, cliquez sur "Équipiers" pour afficher les variantes qui sont rattachées à cette nature.

Sélection du type


3
Créez une nouvelle variante

Cliquez sur le bouton+ Nouveauà droite du menu pour définir une nouvelle variante d'équipier.

Sélection de la variante


4
Définissez la nouvelle variante

Sélectionnez le "Type", la "Catégorie" et la "Variété" de la nouvelle variante d'équipier. Saisissez son nom comme par exemple "Tractoriste" pour l'identifier facilement lors de la conversion d'un tiers en équipier.
Assurez-vous que la caseCase à cocherà droite de l'option "Actif" est cochée pour disposer de la nouvelle variante.

Modification de la variante

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Utilisez la nouvelle variante

La prochaine fois que vous créerez un équipier, la liste déroulante "Ajouter un équipier" sera enrichie avec la nouvelle variante "Tractoriste".

Modification de la variante

Une fois le nouveau type d'équipier créé, vous pouvez attribuer un coût horaire de main d'œuvre à celui-ci. Il sera enregistré dans un des 5 catalogues de prix prédéfinis dans l'application. Nous vous conseillons d'enregistrer ce coût dans le catalogue "Coûts d'usage".

Vous pouvez également suivre la procédure suivante pour attribuer un coût horaire d'utilisation à un équipement. Cela peut se faire à la volée pendant la saisie d'une intervention (expliquée dans le chapitre 9 - Production) mais il est préférable de le définir avant.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Coût de main d'œuvre

6 – Procédure pour définir un coût de main d'œuvre

Le processus suivant vous guide pour attribuer un coût horaire estimatif de main d'œuvre à un type d'équipier.

1
Affichez les catalogues de prix

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Catalogues de prix" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des catalogues de prix


2
Sélectionnez un catalogue de prix

Cliquez sur le "Code" ou sur le "Nom" du catalogue "Coûts d'usage" pour en afficher le contenu, puis cliquez sur le bouton "Nouveau" pour définir un nouveau prix. Si le catalogue de prix "Coûts d'usage" n'est pas disponible, on vous explique comment le configurer.

Liste des catalogues de prix


3
Créer un nouveau prix

Saisissez les premières lettres de la variante pour filtrer les propositions affichées dans la liste déroulante et cliquez sur la variante de votre choix.

Sélection de la variante


4
Saisissez un montant

Saisissez le montant du coût horaire dans la monnaie définie dans le catalogue "Coûts d'usage".

Saisie du montant

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Affichez le catalogue de prix

La variante "Tractoriste" fait maintenant partie du catalogue "Coûts d'usage" avec son montant. Lorsqu'un équipier « tractoriste » sera sélectionné pour réaliser une intervention, l'estimation de son coût horaire impactera directement le coût total de celle-ci.

Catalogue de prix

Le schéma suivant récapitule la succession des étapes nécessaires à la création d'un équipier défini à partir d'un nouveau type d'équipier auquel on a attribué un coût d'usage (un coût horaire). Notez que les procédures doivent être réalisées dans l'ordre indiqué.

Scroll
Glissez pour parcourir le schéma

Schéma récapitulatif de la création d'un équipier

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création catalogue de prix

7 – Procédure pour créer un nouveau catalogue de prix

Le processus suivant vous guide pour définir un nouveau catalogue de prix des coûts d'usage.

1
Affichez les catalogues de prix

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Catalogues de prix" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des catalogues de prix


2
Créez un catalogue de prix

Cliquez sur le bouton "Nouveau" pour afficher la fenêtre de saisie du nouveau catalogue de prix.

Création catalogue de prix


3
Renseignez le nouveau catalogue

Remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.

Configuration du catalogue

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Affichez le catalogue de prix

Le catalogue est immédiatement disponible pour répertorier les coûts estimatifs des opérateurs ou des équipements sélectionnés lors de l'enregistrement des interventions.

Nouveau catalogue de prix

La création d'un nouveaux coût d'usage rattaché à une variante est automatiquement ajouté dans la section "Éléments" de ce catalogue de prix.

Éléments du catalogue

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Registre horaire des opérateurs

8 – Procédure pour obtenir le registre horaire des opérateurs

Le registre horaire des opérateurs détaille les temps de travaux des équipiers consignés lors de l'enregistrement des interventions.

Le processus suivant vous guide pour obtenir le registre horaire des opérateurs.

1
Affichez les "Équipiers"

Cliquez sur le lien "RH" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "RH" de la page d'accueil :

Ressources humaines

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Équipiers" dans la section "Équipiers" symbolisée par l'icône représentant deux personnesÉquipiers.

Liste des équipiers


2
Générez le registre

Cliquez sur le boutonBouton registrepour générer le registre.

Patientez quelques instants car la fabrication du registre peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre d'équipiers à traiter.

La pastille rougeNotificationen haut à droite de la clocheClochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification.

Affichage notification


3
Obtenez le registre

Cliquez sur le lien "Votre fichier a été généré avec succès" pour obtenir les informations du nouveau document. Cliquez sur la vignette pour afficher le document au format PDF dans votre navigateur.

Affichage de la notification

Notez que le document reste accessible à tout moment via le lien "Mes documents" dans la section "Archives"Archivesdu module "Outils".

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Gestion des salaires

g - Gestion des salaires

Icône parcours

configuration à faire pour A & B

Illustration salaires

Ekyagri vous permet d'enregistrer les charges de personnel (salaires, congés payés, primes, gratifications, etc.) avec un enregistrement automatique des écritures comptables dans les journaux prévus à cet effet. Notez que pour la rémunération d'un associé, le paramétrage du compte courant d'associé est plus précisément expliqué dans le chapitre 5 - Comptabilité.

Pour les utilisateurs du logiciel Isapaye développé par la société Isagri, Ekyagri permet d'intégrer facilement, dans un journal des opérations diverses, l'ensemble des écritures comptables de paie liées à l'enregistrement des salaires et des déclarations sociales. Cet import est documenté dans le chapitre 10 - Outils.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Types de salaires

1 – Procédure de création d'un type de salaire

Le type de salaire est un paramétrage qui permet de définir le compte comptable et le journal à utiliser lors de l'enregistrement des écritures générées par la création d'un salaire.

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau type de salaire dans l'application.

1
Prérequis : paramétrage d'un journal des opérations diverses

Créez un nouveau journal des opérations diverses comme expliqué dans la section « Journaux » du chapitre "Comptabilité". Toutes les écritures liées aux versements des rémunérations seront consignées dans le brouillard de ce journal comptable.

Vérifiez que le bouton radioBouton radioest bien activé pour "Opérations diverses".

Nouveau journal

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


2
Affichez les types de salaires

Cliquez sur le lien "RH" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "RH" de la page d'accueil :

RH

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Types de salaires" dans la section "Salaires" symbolisée par l'icône d'une boîte à archivesArchives.

Liste des types de salaires

Tous les types de salaires déjà créés sont listés ici.


3
Créez un nouveau type de salaire

Cliquez sur le bouton+ Nouveauen haut à gauche de la fenêtre principale.

Nouveau type de salaire

Renseignez tous les champs avec les bonnes informations pour le définir correctement. Sélectionnez notamment le journal des opérations diverses créé à l'étape no 1 de cette procédure et choisissez le compte comptable prévu pour l'enregistrement des salaires.

Nouveau type de salaire

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Création d'un salaire

2 – Procédure de création d'un salaire

Le processus suivant vous guide pour enregistrer un nouveau salaire dans l'application.

1
Accédez aux salaires

Cliquez sur le lien "RH" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "RH" de la page d'accueil :

RH

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Salaires" dans la section "Salaires" symbolisée par l'icône d'une boîte à archivesArchives.

Liste des salaires

Tous les salaires déjà enregistrés sont listés ici.

Notez que la création d'un nouveau salaire implique que vous ayez auparavant paramétré au moins un type de salaire. Sinon, le bouton "+ Enregistrer un salaire" est grisé et un message vous avertit que ce prérequis est obligatoire, avec un lien pour accéder directement à la page de gestion des "Types de salaires".

Type de salaire manquant


2
Créez le nouveau salaire

A - Cliquez sur le bouton "+ Enregistrer un salaire".

Nouveau salaire

B - Ou sélectionnez le type de salaire approprié dans la liste déroulante si plusieurs types de salaires ont été créés.

Sélection type de salaire


3
Enregistrez le nouveau salaire

Sélectionnez un tiers qualifié comme employé de la société et renseignez tous les champs avec les bonnes informations pour définir correctement le nouveau salaire.

Nouveau salaire

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Le salaire est alors automatiquement affiché en mode "Brouillon".

Salaire en mode brouillon

Attention
Montant du salaire

Le montant du salaire à renseigner correspond ici au salaire net perçu par le salarié. Pour enregistrer les écritures comptables des charges sociales et autres cotisations diverses, nous vous conseillons de créer autant de types de salaires que nécessaire en les associant aux comptes comptables destinés à cet usage (comptes 645 à 648 et leurs subdivisions).

4
Modifiez le statut du salaire

Cliquez sur le bouton  Facturé 

Changement de statut

… et validez l'opération en cliquant sur le bouton "OK" dans la fenêtre modaleVoir glossaire.

Validation changement de statut

Notez que cette opération n'est pas définitive et il reste possible de repasser le salaire en mode "Brouillon" en cliquant sur le bouton  Brouillon .

Le statut du salaire bascule en mode "Facturé"…

Salaire en mode facturé

… avec un enregistrement automatique des écritures comptables dans le brouillard du journal des opérations diverses associé au type de salaire.

Salaire en mode facturé

Guide de prise en main • Stocks, tiers et RH • Paiement de salaire

3 – Procédure de création d'un paiement de salaire

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau paiement de salaire dans l'application.

1
Accédez aux paiements de salaire

Cliquez sur le lien "RH" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "RH" de la page d'accueil :

RH

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Paiements de salaire" dans la section "Salaires" symbolisée par l'icône d'une boîte à archivesArchives.

Liste des paiements

Tous les paiements de salaire déjà réalisés sont listés ici.


2
Créez le nouveau paiement de salaire

2 méthodes sont disponibles pour accéder au formulaire de paiement de salaire :

A - Cliquez sur le bouton+ Nouveauen haut à gauche de la vue "Liste" des paiements de salaire.

Avec cette méthode, le paiement de salaire sera enregistré sans aucun rattachement à un salaire précédemment créé.

Nouveau paiement

B - Ou depuis la vue d'un salaire, cliquez sur le bouton "Ajouter un paiement de salaire" (méthode à privilégier).

Ajout paiement

Notez qu'avec cette seconde option, le bénéficiaire sera automatiquement sélectionné au moment de renseigner le formulaire de paiement.


3
Renseignez le nouveau paiement de salaire

Remplissez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.

Sélection type de salaire

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Si vous avez choisi la seconde option à l'étape no 2 de cette procédure pour enregistrer le paiement, le salaire est alors automatiquement mis à jour dans la section "Affaire"…

Salaire payé

… avec un enregistrement automatique des écritures comptables dans le brouillard du journal de banque.

Journal de banque

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