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GUIDE DE DÉMARRAGE
Stock & Personnel
Stock & Personnel

8 - Stock & Personnel

1 - Prérequis
2 - Introduction
3 - Parcellaire
4 - Exploitation
5 - L’interface
6 - Comptabilité
7 - Achats/Ventes

8 - Stock & Personnel
9 - Production
10 - Accès

Dans ce chapitre vous allez découvrir :

Flèche
Comment créer de nouvelles variantes (produits)
Flèche
Comment créer un stock initial dans l'application (avec des mouvements de colis ou des matières)
Flèche
Comment paramétrer l'application pour réaliser un inventaire des stocks
Flèche
Comment définir vos équipements (matériel agricole), votre personnel et vos contacts (fournisseurs, clients, prestataires de services, etc)
Flèche
Comment réaliser l'import de contacts provenant d'une autre application

Glossaire du chapitre

Stock
dans l'application, tous les éléments (produits, produits de récolte, équipements, animaux, végétaux, et même bâtiments et main d’œuvre) sont considérés comme faisant partie du stock de la ferme sauf les fournisseurs et les clients

Schéma stock

Les symbolesOptionneletProcessus complexedans ce chapitre vous indiquent un paramétrage avancé lié au niveau de traçabilité souhaité ou bien une procédure complexe à mettre en œuvre.

 

Tous les éléments stockés dans Ekylibre sont associés à une catégorie qui est un profil de gestion applicable pour les écritures comptables (le paramétrage de plusieurs tâches associées à la comptabilité est expliqué dans le chapitre 6 - Comptabilité).

Ces éléments sont également rattachés à des types (familles) identifiés par un profil technique comme par exemple un service, un équipement, un produit phytosanitaire.

La variante est finalement la dénomination d'un produit appartenant simultanément à une catégorie (profil de gestion) et à un type (profil technique).

À la création du stock initial, lors d'un achat ou d'une vente, la variante est finalement enregistrée sous la forme d'un produit avec la quantité spécifiée.

Scroll
Glissez pour parcourir le tableau

Exemples de produits rattachés aux profils Ekylibre

Catégorie de produit
Type de produit
Variante
Produit
Équipement
Tracteur
Tracteur
John Deere 6MC 110 ch
Équipement
Remorque
Remorque
Maitre Atena 14
Équipement
Moissonneuse-batteuse
Moissonneuse-batteuse
Massey Ferguson Activa
Équipement
Pulvérisateur
Pulvérisateur
Berthoud Alto 800
Équipement
Charrue
Charrue
Kuhn Performer 3000
Engrais
Engrais minéral
Fertiactyl Starter
Fertiactyl bidon de 220 l
Produit phytosanitaire
Fongicide
Fandango S 5 l
Fandango S 5 l EC
Produit phytosanitaire
Herbicide
Mercantor Gold 5 l
Mercantor Gold 5 l EC
Semence
Semence
Semence d’orge d’hiver 25 kg
Semence d'orge d'hiver
Orwell 25 kg
Semence
Semence
Semence de blé 25 kg
Semence de blé
Apache 25 kg
Info
Utilité de créer de nouvelles variantes

Dans la majorité des cas, les variantes prédéfinies et disponibles dans l'application doivent répondre à vos attentes pour constituer vos stocks. Cependant, la création d'une nouvelle variante est utile voire indispensable si :

  1. Vous utilisez des équipements d'un même type (comme par exemple plusieurs tracteurs) et vous souhaitez comptabiliser leurs temps de travaux et pouvoir attribuer un coût horaire différent à chacun d'eux ;
  2. Vous souhaitez affecter différents coûts de main d'œuvre à vos équipiers (procédure expliquée plus loin dans ce chapitre) ;
  3. Vous avez besoin de spécifier et/ou de corriger la dénomination et/ou le conditionnement d'un intrant (semence disponible en sac de 30 kg au lieu de 25 kg).
Guide de démarrage • Stocks & Personnel • Introduction

a - Introduction à la gestion des stocks

Des interactions existent entre les différents modules d'Ekylibre : les stocks d'intrants permettent de réaliser des interventions sur les cultures. Les récoltes issues des cultures seront à leur tour stockées. Les colis entrants permettent de consigner des achats alors que les colis sortants permettent d'enregistrer des ventes pour enfin réaliser les décaissements et les encaissements donnant lieu à des écritures comptables.

Schéma intéractions modules

Flux entre les modules dans Ekylibre

1 - Différentes manières de compter

En fonction de la variante (le produit) sélectionnée, l'unité utilisée pour son comptage lui est propre. Soyez attentif dans le processus des mouvements des colis entrant et sortant.

Quelques exemples :

Adjuvant
litre
Semences de blé
dose de 50000 grains (sac de 25 kg)
Engrais minéral
tonne
Culture de maïs
hectare
Lisier de bovins
mètre cube
Semence de sarrasin
unité

 

 

2 - Deux méthodes pour créer un stock initial

Au démarrage dans l'application, les différents stocks (intrants, produits de récolte) sont inexistants et il est nécessaire de les créer pour qu'ils correspondent à ce que vous possédez physiquement dans vos bâtiments et/ou vos aires de stockage.

Deux méthodes sont à votre disposition. Elles diffèrent l'une par rapport à l'autre en raison de leur impact sur la traçabilité et de la facilité avec laquelle vous allez pouvoir définir vos stocks pour commencer.

Stocks › Colis › Nouveau colis entrant
La traçabilité est activée et donne lieu à des écritures comptables. Vous pouvez sélectionner plusieurs variantes avec les quantités souhaitées en une seule opération et vous faire un colis à vous-même pour initialiser les stocks d'intrants (procédure expliquée plus loin dans ce chapitre)
Stocks › Matières › Nouveau
Aucune traçabilité n'est activée, vous indiquez seulement la quantité en stock pour la variante choisie mais vous devez répéter l'opération produit par produit (procédure expliquée plus loin dans ce chapitre). C'est la méthode la plus pratique pour initialiser les stocks de produits de culture

Différence entre colis entrant et nouvelle matière

Différence entre colis entrant et nouvelle matière

Astuce
Affichage dans l'application

Les informations affichées et la liste des champs à renseigner peuvent occuper une hauteur importante dans la fenêtre principale.
Réduisez ou développez les informations des sections avec les boutonsmoinsetplusà droite de la fenêtre principale.

Réduction agrandissement des sections

A – Procédure pour afficher une liste dans les "Produits"

Le processus suivant vous guide pour mieux comprendre le système de classement utilisé dans l'application.

1
Accédez à la section "Produit"

Pour afficher les “Catégorie de produits”, les “Types de produits” ou les “Variantes de produits”, cliquez sur la clef anglaiseclef anglaise dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration


2
Sélectionnez la liste à afficher

Dans la barre latérale du module, cliquez sur la liste à afficher dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Variantes de produits

Notez que si vous avez supprimé par erreur une catégorie, un type ou une variante, vous pourrez l'intégrer à nouveau dans la liste en cliquant sur le bouton "Piocher" (Choisir).

Si vous ne trouvez pas un produit spécifique dans la liste proposée pour en réaliser le stockage (comme par exemple un équipement ou un intrant), vous pouvez définir une nouvelle variante de produit mais vous n'allez jamais créer (ou de manière exceptionnelle) de nouveaux types ou de nouvelles catégories.

Astuce
Interventions et produits phytosanitaires

Pour consulter le catalogue des produits phytopharmaceutiques et leurs usages, des matières fertilisantes et des supports de culture autorisés en France, rendez-vous sur le site web de l'Anses à l'adresse https://ephy.anses.fr/.

ANSES

Guide de démarrage • Stocks & Personnel • Nouvelle variante

B – Procédure pour créer une nouvelle variante

Le processus suivant vous guide pour créer une nouvelle variante (un nouveau produit).

1
Affichez les types de produits

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Types de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des types de produits


2
Sélectionnez un type de produit

Parcourez la liste des types avec les flèchesFlèche gaucheetFlèche droiteen haut à droite de l'écran ou saisissez un mot-clef dans le champ de recherche et cliquez sur le bouton "Rechercher" pour afficher les résultats. Sélectionnez dans la liste le type de produit comme par exemple "Semence", puis cliquez sur son nom.

Types de produits


3
Définissez la nouvelle variante

Cliquez sur le bouton "Nouveau" pour définir une nouvelle variante issue du type "Semence".

Nouvelle variante de produit


4
Créez la nouvelle variante

Sélectionnez la variété dans la liste déroulante et saisissez les informations concernant sa dénomination avec les bons indicateurs pour la définir correctement.

Nouvelle variante de produit

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

La gestion des stocks représente un axe principal dans l'utilisation de l'application.

On vous explique maintenant comment approvisionner votre ferme avec la quantité d'intrant nécessaire pour pouvoir procéder plus tard à une intervention (semis).

Attention
Lieux de stockage

Un approvisionnement avec la création d'un colis entrant nécessite que vous ayez préalablement défini vos découpes de bâtiment et vos aires de stockage dans l'assistant de démarrage. Vous pouvez toujours en dessiner de nouvelles dans l'application mais il sera beaucoup plus difficile de localiser géographiquement vos bâtiments dans la carte.

Guide de démarrage • Stocks & Personnel • Colis entrant

A – Procédure pour stocker une ou plusieurs variante(s)

Le processus suivant vous guide pour créer le stock d'une ou plusieurs variante(s) avec une traçabilité comptable.

1
Affichez le "Tableau de bord des stocks"

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Configuration


2
Accédez aux "Colis"

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Colis" dans la section "Mouvements" symbolisée par l'icône d'un camionÉpi.

Liste des colis


3
Saisissez les informations

Cliquez sur "Nouveau colis entrant", puis remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement et sans oublier de préciser si une livraison est prévue ou non (case à cocherCase à cocherà droite de l'option "Avec livraison").

Nouveau colis entrant

Info
Nouvel expéditeur

Si l'expéditeur du colis (le fournisseur) n'existe pas encore, créez-en un nouveau à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans le menu "Expéditeur" et saisissez les informations le concernant.

Nouveau fournisseur

Nouveau fournisseur

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Cliquez sur le bouton "Ajouter un élément". Remplissez les champs dans la section "Éléments". Vous pouvez ajouter plusieurs éléments dans un seul colis s'ils proviennent du même expéditeur (le fournisseur). Notez que les éventuels frais de transport sont à ajouter ultérieurement dans la gestion de l'achat et non dans la création du colis.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.

Attention
Date de stockage

Veillez à ce que la date de réception d'un nouveau colis contenant un produit commandé pour la première fois soit antérieure à la date de l'intervention qui l'utilisera, sinon il sera impossible de disposer du produit au moment de saisir l'intervention dans l'application.

4
Modifiez le statut du "Colis entrant"

Modifiez le statut du colis en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Brouillon Flèche Commandé Flèche En préparation Flèche Prêt Flèche Reçu 

Vous pouvez aussi valider sa réception directement en cliquant sur le bouton  Reçu  .

Statut du colis entrant


5
Contrôlez vos stocks

Cliquez sur "Matières" dans la section des "Stocks" symbolisée par l'icône d'un sac de grainsSac de matièrepour vérifier que l'approvisionnement est conforme aux produits enregistrés dans le nouveau colis entrant.

Matières en stock

Vous pouvez maintenant réaliser une intervention comme par exemple un semis (voir chapitre 9 – Production) et vous arrêter là si vous le souhaitez. Vous pouvez aussi procéder à la gestion de cet achat et aux écritures comptables issues de la réception de ce colis.

Astuce
Stocks existants

À la création de votre ferme, si vous souhaitez intégrer vos stocks existants dans l'application, nous vous recommandons de vous faire un colis entrant à vous-même regroupant plusieurs variantes (produits) avec les bonnes quantités et daté du premier jour de l'exercice demarré dans l'application.

Guide de démarrage • Stocks & Personnel • Nouvelle matière

B – Procédure pour stocker une matière

Le processus suivant vous guide pour ajouter une matière sans traçabilité comptable (et produit par produit).

1
Affichez le "Tableau de bord des stocks"

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Configuration


2
Accédez aux "Matières"

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Matières" dans la section "Stocks" symbolisée par l'icône d'un sac de grainsSac de matière.

Liste des matières


3
Créez une nouvelle matière

Cliquez sur "Nouveau", puis choisissez une variante dans la liste déroulante ou saisissez quelques lettres contenues dans som nom pour filtrer les propositions.

Nouvelle matière


4
Saisissez les informations

Remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement.

Nouvelle matière

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Contrôlez les indicateurs

L'application affiche les indicateurs liés à la nouvelle matière : mouvements, colis, interventions, lieux de stockage.

Nouvelle matière

Info
Masse nette

La masse nette affichée dans le panneau des indicateurs n'exprime pas le poids total du produit en stock, mais seulement le poids à l'unité de celui-ci (notez que les informations diffèrent en fonction du type de produit : pour un équipement, la masse nette est remplacée par la durée travaillée avec cet équipement).

Guide de démarrage • Stocks & Personnel • Livraison d'un colis

C – Procédure pour livrer une récolte à un tiers

Le processus suivant vous guide pour réaliser un colis sortant avec une traçabilité comptable.

Attention
Date de stockage

La date d'intervention (une récolte) permettant le stockage du produit d'une récolte doit être antérieure à son expédition, sinon il sera impossible de réaliser la création d'un colis sortant avec le bon produit dans l'application.

1
Affichez le "Tableau de bord des stocks"

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Configuration


2
Accédez aux "Colis"

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Colis" dans la section "Mouvements" symbolisée par l'icône d'un camionÉpi.

Liste des colis


3
Saisissez les informations

Cliquez sur "Nouveau colis sortant", puis remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement et sans oublier de préciser si une livraison est prévue ou pas (case à cocherCase à cocherà droite de l'option "Avec livraison").

Nouveau colis entrant

Info
Nouveau destinataire

Si le destinataire du colis (le client) n'existe pas encore, créez-en un nouveau à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans le menu "Destinataire" et saisissez les informations le concernant.

Nouveau destinataire

Nouveau destinataire

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Cliquez sur le bouton "Ajouter un élément". Remplissez les champs dans le panneau "Éléments". Vous pouvez ajouter plusieurs éléments dans un même colis (ne pas oublier les frais de transport le cas échéant).

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.


4
Modifiez le statut du "Colis sortant"

Modifiez le statut du colis en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Brouillon Flèche Commandé Flèche En préparation Flèche Prêt Flèche Donné  et passez à l'étape n° 5 de cette procédure.

Statut du colis sortant


4a
ou Accédez aux "Livraisons"

Cliquez sur le boutonExpédierpour accéder aux "Livraisons".

Sélectionnez un ou plusieurs colis à l'aide des cases à cocherCase à cocherpour procéder à une livraison unique ou groupée de plusieurs produits (ou pour organiser une tournée de livraison).

Livraison

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4b
Modifiez le statut de la livraison

Modifiez le statut de la livraison en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Brouillon Flèche Commandée Flèche En préparation Flèche Prête Flèche Commencée Flèche Terminée 

Livraison


5
Contrôlez vos stocks

Cliquez sur "Matières" dans la section des "Stocks" symbolisée par l'icône d'un sac de grainsSac de matièrepour contrôler la nouvelle quantité restant en stock après la livraison du produit.

Matières en stock

Guide de démarrage • Stocks & Personnel • Achats/Ventes

b - Introduction à la gestion des achats/ventes

Les mouvements de stocks de matières (colis entrant et colis sortant) peuvent être utilisés pour réaliser la gestion des achats et des ventes avec un enregistrement automatique des écritures comptables qui en découlent.

A – Procédure pour régler un achat

Le processus suivant vous guide pour gérer l'achat d'un colis entrant.

1
Affichez le "Tableau de bord des stocks"

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Configuration


2
Accédez aux "Colis"

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Colis" dans la section "Mouvements" symbolisée par l'icône d'un camionÉpi.


3
Passez le colis en facture d'achat

Cliquez sur l'icôneFichierpour convertir un colis unique en facture d'achat. Notez qu'une fois activé, ce lien ne sera plus disponible pour le colis sélectionné, même si la facture est restée en statut "Devis brouillon". Elle est accessible dans le module "Ventes/Achats".
Cochez une ou plusieurs casesCase à cocherpour convertir un ou plusieurs colis et afficher le bouton "Facturer" au dessus de la liste, puis cliquez sur ce bouton. Notez que si plusieurs colis sont sélectionnés, la conversion n'est possible que si le fournisseur est le même pour tous les colis.

Passage colis en facture d'achat


4
Modifiez le statut de l'achat

Modifiez le statut de l'achat en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Devis brouillon Flèche Devis envoyé Flèche Commande Flèche Facture 

Vous pouvez aussi valider la facturation directement en cliquant sur le bouton  Facture  .

Utilisez les statuts  Refusé  ou  Abandonné  pour annuler l'enregistrement de l'achat.

Parcours colis vers facture d'achat


5
Réglez la facture au fournisseur

La nouvelle facture à payer est établie. Vous pouvez réaliser l'écriture comptable du décaissement immédiatement ou plus tard. Cliquez sur le bouton "Ajouter un décaissement" pour accéder directement aux options du règlement de la facture. Vous pourrez revenir ultérieurement aux "Décaissements" via le module "Ventes/achats".

Décaissement

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

B – Procédure pour facturer un colis sortant

Le processus suivant vous guide pour gérer la facturation d'un colis sortant.

1
Affichez le "Tableau de bord des stocks"

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Configuration


2
Accédez aux "Colis"

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Colis" dans la section "Mouvements" symbolisée par l'icône d'un camionÉpi.


3
Procédez à la livraison

Cliquez sur le camion bleuÉpià gauche de la fenêtre principale pour démarrer le processus de livraison (uniquement si cette option a été sélectionnée à la création du colis sortant - sinon, passez directement à l'étape n° 5 de cette procédure).

Passage colis en facture d'achat


4
Modifiez le statut de la livraison

Modifiez le statut de la livraison en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Brouillon Flèche Commandée Flèche En préparation Flèche Prête Flèche Commencée Flèche Terminée 

Parcours colis vers facture d'achat


5
Passez le colis en facturation

Cliquez sur l'icôneFichierpour convertir un colis unique en facture de vente. Notez qu'une fois activé, ce lien ne sera plus disponible pour le colis sélectionné, même si la facture est restée en statut "Devis brouillon". Elle est accessible dans le module "Ventes/Achats".
Cochez une ou plusieurs casesCase à cocherpour convertir un ou plusieurs colis et afficher le bouton "Facturer" au dessus de la liste, puis cliquez sur ce bouton. Notez que si plusieurs colis sont sélectionnés, la conversion n'est possible que si le destinataire est le même pour tous les colis.

Passage colis en facture de vente


6
Modifiez le statut de la vente

Modifiez le statut de la vente en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Devis brouillon Flèche Devis envoyé Flèche Commande Flèche Facture 

Vous pouvez aussi valider la facturation directement en cliquant sur le bouton  Facture  .

Utilisez les statuts  Devis refusé  ou  Abandonné  pour annuler l'enregistrement de la vente.

Statut de la vente


7
Réaliser l'encaissement de la vente

La nouvelle facture est établie. Vous pouvez réaliser l'écriture comptable de l'encaissement immédiatement ou plus tard. Cliquez sur le bouton "Ajouter un encaissement" pour accéder directement aux options du règlement de la facture. Vous pourrez revenir ultérieurement aux "Encaissements" via le module "Ventes/achats".

Encaissement

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Guide de démarrage • Stocks & Personnel • Inventaires

c - Inventaires

Icône parcours

configuration à faire pour A & D

Vous pouvez réaliser les inventaires dans l'application pour :

a - fixer la valeur du stock présent au sein de l’exploitation.
b - vérifier si aucune marchandise ou équipement ne manque, en d'autres termes de constater si il y a eu perte (stocks périssables, produits en fin d’utilisation) ou malveillance.
c - vérifier une éventuelle erreur de gestion.

Vous êtes libre de la fréquence des inventaires : mensuel, trimestriel, annuel. Notez qu'un inventaire physique des stocks est obligatoire au moins tous les 12 mois. Chaque inventaire doit avoir un nom unique, un exercice et une date d'achèvement.

L’inventaire permanent (dénommé "mode stock permanent" dans Ekylibre) est une organisation des comptes de stocks permettant de gérer l’enregistrement des mouvements de ces derniers et donc de connaître de façon constante à tout moment au cours de l’exercice comptable, les stocks en quantités et en valeurs.

A – Procédure de paramétrage du mode stock permanent

Le processus suivant vous guide pour activer ou non vos préférences de stock permanent.

1
Affichez les paramètres

Pour afficher les paramètres, allez dans le menu principal et cliquez sur la clef anglaiseclef anglaise ou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Société" dans la section "Paramètres" symbolisée par l'icône d'une clef anglaiseClef anglaise.


2
Activez la fonctionnalité

Dans la section "Préférences de la comptabilité", cochez la caseCase à cocherà droite de "Mode stock permanent (tenue des écritures comptables de stock)" si vous souhaitez activer cette fonctionnalité.

Préférences de la comptabilité

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.

B – Procédure pour réaliser un inventaire

Le processus suivant vous guide pour réaliser un inventaire des matières en stock.

1
Affichez le "Tableau de bord des stocks"

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Configuration


2
Accédez aux "Inventaires"

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Inventaires" dans la section "Stocks" symbolisée par l'icône d'un sac de grainsSac de matière.


3
Contrôlez vos stocks

Comparez les stocks physiques avec les stocks de chaque produit classés par zones de stockage (si elles ont été définies et si les produits ont été rattachés à celles-ci). Corrigez, le cas échéant, les quantités comptabilisées en saisissant les nouvelles valeurs à droite du nom de chaque produit.

Nouvel inventaire

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Mettez à jour l'inventaire

Si cela s'avère nécessaire, mettez à jour l'inventaire en cliquant sur l'icône "Rafraîchir" Mettre à jour l'inventaireou modifiez les valeurs en cliquant sur l'icône "Crayon" Modifier l'inventaire.

Liste des inventaires


5
Reflétez les stocks

Nouvel inventaire

Cliquez surRefléter l'inventairepour valider l'inventaire qui n'est alors plus modifiable et son statut passe en "Reflété".
Si vous avez activé "Mode stock permanent (tenue des écritures comptables de stock)" dans la section "Préférences de la comptabilité", chaque régularisation donne lieu à une écriture comptable.

Nouvel inventaire

Guide de démarrage • Stocks & Personnel • Équipements

Équipements

d - Équipements

Icône parcours

configuration à faire pour E & F végétal

Les équipements (matériels agricoles) font également partie des stocks de l'exploitation et doivent être créés dans l'application si vous souhaitez les associer à la saisie des interventions.

Le cumul des durées travaillées par l'équipement vous permettra de connaître sa productivité. Vous pourrez aussi affecter un coût d'utilisation de l'équipement pour chaque intervention réalisée sur vos parcelles et cultures.

A – Procédure de création des équipements

Le processus suivant vous guide pour créer de nouveaux équipements dans l'application.

1
Accédez aux "Équipements"

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Équipements" dans la section "Production" symbolisée par l'icône avec des engrenagesMain.


2
Créez un nouvel équipement

La liste affiche le cas échéant les équipements déjà créés dans l'assistant de démarrage. Cliquez sur "Nouveau" pour en définir un nouveau.

Liste des équipements


3
Choisissez un type de produit

Choisissez une variante dans la liste déroulante ou saisissez quelques lettres contenues dans le nom de l'équipement pour filtrer les propositions.

Type d'équipement


4
Renseignez l'équipement

Remplissez les champs avec les informations requises pour le définir correctement. Notez que si vous ne sélectionnez aucune entrée pour le "Contenant", l'équipement est alors considéré comme stocké en extérieur.

Vous pouvez également sélectionner un visuel pour illustrer l'équipement avec une image de votre choix, de préférence au format jpeg.

Liste des équipements

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Attention
Date de mise en service

Notez que pour pouvoir sélectionner un nouvel équipement lors de la saisie d'une intervention, le champ de sa date de mise en service doit obligatoirement être renseigné et la date strictement antérieure à la date de l'intervention. N'hésitez-pas à fixer celle-ci à minuit pour disposer de l'équipement immédiatement (heure à définir sur 00:00).

5
Affichez l'équipement

La fiche de l'équipement vous renseigne notamment sur la durée totale travaillée, sur son âge (une fois l'équipement utilisé) et sera automatiquement enrichie avec les interventions successives saisies avec celui-ci.

Liste des équipements

Attention
Équipements et coûts d'utilisation

Si vous souhaitez affecter des coûts d'utilisation différents à des équipements d'un même type dans une intervention, comme par exemple 2 tracteurs, prenez soin de créer auparavant une nouvelle variante de l'équipement "Tracteur" pour les différencier. Sinon, le coût d'utilisation d'un des deux tracteurs sera automatiquement répercuté sur l'autre dans le catalogue de prix.

Guide de démarrage • Stocks & Personnel • Variante d'équipement

B – Procédure pour créer un nouvelle variante d'équipement

Optionnel

Le processus suivant vous guide pour créer une nouvelle variante d'équipement dans l'application.

1
Affichez les types de produits

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Types de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des types de produits


2
Sélectionnez un type de produit

Parcourez la liste des types avec les flèchesFlèche gaucheetFlèche droiteen haut à droite de l'écran ou saisissez un mot-clef dans le champ de recherche et cliquez sur le bouton "Rechercher" pour afficher les résultats. Sélectionnez dans la liste le type de produit comme par exemple "Tracteur", puis cliquez sur son nom.

Types de produits


3
Définissez la nouvelle variante

Cliquez sur le bouton "Nouveau" pour définir une nouvelle variante issue du type "Tracteur".

Nouvelle variante de produit


4
Créez la nouvelle variante

Saisissez le nom de la nouvelle variante comme par exemple "Tracteur JD 125cv" pour l'identifier facilement lors de la création d'un nouvel équipement. Notez que pour certains équipements, vous pouvez renseigner différents indicateurs comme par exemple la largeur de travail, la capacité de stockage, le nombre de rangs, etc.

Nouvelle variante de produit

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Lors de la création d'un nouvel équipement (un nouveau tracteur) vous pourrez dorénavant choisir entre les deux variantes :

Création nouvel équipement

Guide de démarrage • Stocks & Personnel • Création d'un contact

Personnel

e - Personnel

Icône parcours

configuration à faire pour B & F végétal

Vous pouvez ajouter dans l'application des tiers qui participent à l'activité générale de votre ferme : employés, clients, fournisseurs. Notez que si vous souhaitez donner des autorisations à ces tiers pour intervenir dans l'application, vous devrez créer des utilisateurs (expliqué dans le chapitre 10 - Accès).

A – Procédure de création des contacts

Le processus suivant vous guide pour créer de nouveaux contacts dans l'application.

1
Affichez le Tableau de bord de la gestion des relations

Cliquez sur le lien "Tiers" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Tiers" de la page d'accueil :

Tiers

Tableau de bord de la gestion des relations

La fenêtre principale affiche les derniers tiers créés. Au démarrage, l'application a généré automatiquement la ferme (une organisation) et son créateur (un contact). Notez que le calendrier se remplira progressivement avec les interventions saisies et les ventes.


2
Accédez aux tiers

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Tiers" dans la section "Tiers" symbolisée par des personnagesUtilisateurs.

Liste des tiers


3
Créez un contact

Cliquez sur le bouton "Nouveau contact" et remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.

Nouveau contact


4
Qualifiez le contact

Choisissez si le nouveau contact est un prospect, un client, un fournisseur (prestataire de services) ou un employé en cochant la case adéquateCase à cocheren face de la fonction choisie.

Nouvel contact

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.

Info
Comptes client ou fournisseur associé

Vous pouvez laisser le champ "Compte client associé" (s'il s'agit de la création d'un nouveau client) ou le champ "Compte client fournisseur" (s'il s'agit de la création d'un nouveau fournisseur) vide car l'application crée un nouveau compte automatiquement dès qu'une vente ou qu'un achat est passé en facture.

Compte client associé

Compte fournisseur associé

5
Affichez le contact

Une fois créé, l'application affiche automatiquement la fiche du nouveau contact.

S'il s'agit d'un prospect, d'un client ou d'un fournisseur/prestataire de services (sauf exception), la procédure de création d'un nouveau contact s'arrête là. Vous pouvez aussi décider de le convertir immédiatement en équipier et passer à l'étape suivante.

Nouvel équipier

Attention
Fonction des équipiers

La conversion d'un contact en équipier est indispensable si vous souhaitez associer un personnel de l'exploitation ou un tiers à une intervention. Cela permettra de comptabiliser ses temps de travail et d'affecter éventuellement un coût de main d'œuvre à l'intervention.


En tant qu'administrateur de la ferme, pensez à créer un équipier pour vous-même si vous envisagez d'être "Conducteur" ou "Opérateur" lors de la saisie d'une intervention.
Guide de démarrage • Stocks & Personnel • Création d'un équipier
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Convertir le contact en équipier

Cliquez sur le bouton "Ajouter un équipier" et sélectionnez la fonction la plus adéquate dans la liste déroulante pour convertir le contact. Notez que ce choix est définitif et vous ne pourrez plus le modifier par la suite.

Nouvel équipier


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Créez l'équipier

Remplissez tous les champs signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement. Vous pouvez rattacher l'équipier à sa zone principale de travail dans votre ferme.

Notez que le nom affiché dans la liste déroulante "Personne" en bas de la fenêtre principale est le contact en cours de conversion en équipier.

Nouvel équipier

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Attention
Date de naissance

Notez que pour pouvoir sélectionner un nouvel équipier lors de la saisie d'une intervention, le champ de sa date de naissance doit obligatoirement être renseigné et la date strictement antérieure à la date de l'intervention. N'hésitez-pas à fixer celle-ci à minuit pour disposer de l'équipier immédiatement (heure définie sur 00:00).

Si vous n'avez pas créé l'équipier dans la foulée de la création du nouveau contact, vous pouvez réaliser l'opération à tout moment en affichant la liste des tiers, puis en cliquant sur son nom ou sur son numéro, sauf si celui a déjà été sélectionné lors de la saisie d'un achat ou d'une vente en tant que fournisseur ou client.

Nouvel équipier

Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter un équipier" pour procéder à la conversion du contact comme expliqué dans le processus ci-dessus.

Nouvel équipier

Info
Création d'une nouvelle organisation

La procédure de création d'une nouvelle organisation est sensiblement la même que pour la création d'un nouveau contact mais avec des champs propres à l'activité professionnelle (numéro Siret, code APE/NAF, numéro de TVA intra-communautaire). Notez que lorsque vous créez un nouvel expéditeur ou un nouveau destinataire à la volée lors d'un achat ou d'une vente ou lors de la création d'un colis entrant ou sortant, il est automatiquement enregistré en tant que nouvelle organisation.

Le cumul des périodes travaillées par les équipiers pour réaliser les interventions permet de connaitre leur productivité. Vous pourrez aussi affecter un coût horaire à chaque équipier en fonction de sa qualification. Il peut alors s'avérer nécessaire de les différencier, sinon le coût horaire d'un des deux équipiers sera automatiquement répercuté sur l'autre.

Schéma des coûts d'utilisation des équipements

Guide de démarrage • Stocks & Personnel • Création type d'équipier

B – Procédure de création d'un type d'équipier

Optionnel

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau type d'équipier dans l'application.

1
Affichez les variantes de produits

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Variantes de produits" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Cliquez sur le bouton "Piocher" en haut à gauche de la fenêtre princpale.

Liste des variantes


2
Importez la variante

Sélectionnez la variante dans la liste déroulante comme par exemple "Technicien".

Sélection de la variante

Cliquez sur Importer pour valider l'opération.


3
Sélectionnez la variante

Saisissez le nom de la variante à modifier dans le champ "Rechercher" pour filtrer les résultats.

Cliquez sur l'icône "Crayon"crayonà gauche du nom de la variante.

Sélection de la variante


4
Modifiez la variante

Saisissez le nom de la nouvelle variante comme par exemple "Tractoriste".

Modification de la variante

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.


5
Utilisez la nouvelle variante

La prochaine fois que vous créerez un équipier, la liste déroulante "Ajouter un équipier" sera enrichie avec la nouvelle variante "Tractoriste".

Modification de la variante

Une fois le nouveau type d'équipier créé, vous pouvez attribuer un coût horaire de main d'œuvre à celui-ci. Il sera enregistré dans un des 5 catalogues de prix prédéfinis dans l'application. Nous vous conseillons d'enregistrer ce coût dans le catalogue "Coûts d'usage".

Vous pouvez également suivre la procédure suivante pour attribuer un coût horaire d'utilisation à un équipement. Cela peut se faire à la volée pendant la saisie d'une intervention (expliquée dans le chapitre 9 - Production) mais il est préférable de le définir avant.

Guide de démarrage • Stocks & Personnel • Coût de main d'œuvre

C – Procédure pour définir un coût de main d'œuvre

Optionnel

Le processus suivant vous guide pour attribuer un coût horaire de main d'œuvre à un type d'équipier.

1
Affichez les catalogues de prix

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Catalogues de prix" dans la section "Produit" symbolisée par l'icône d'un épiÉpi.

Liste des catalogues de prix


2
Sélectionnez un catalogue de prix

Cliquez sur le "Code" ou sur le "Nom" du catalogue "Coûts d'usage" pour en afficher le contenu, puis cliquez sur le bouton "Nouveau" pour définir un nouveau prix.

Liste des catalogues de prix


3
Créer un nouveau prix

Saisissez les premières lettres de la variante pour filtrer les propositions affichées dans la liste déroulante et cliquez sur la variante de votre choix.

Sélection de la variante


4
Saisissez un montant

Saisissez le montant du coût horaire dans la monnaie définie dans le catalogue "Coûts d'usage".

Saisie du montant

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Affichez le catalogue de prix

La variante "Tractoriste" fait maintenant partie du catalogue "Coûts d'usage" avec son montant. Lorsqu'un équipier « tractoriste » sera sélectionné pour réaliser une intervention, son coût horaire impactera directement le coût total de celle-ci.

Catalogue de prix

Ce schéma récapitule la succession des étapes nécessaires à la création d'un équipier défini à partir d'un nouveau type d'équipier auquel on a attribué un coût horaire. Notez que les procédures doivent être réalisées dans l'ordre indiqué.

Schéma récapitulatif de la création d'un équipier
Guide de démarrage • Stocks & Personnel • Import de tiers

D – Procédure pour importer des tiers dans l'application

Processus complexe

Il est possible d'importer des tiers (personnel, fournisseurs, clients) provenant d'une autre application dans Ekylibre. Cette fonctionnalité nécessite de disposer d'un fichier au format CSV dont la structure doit strictement respecter les préconisations édictées ci-après.

Rappel : un fichier CSV est un fichier texte où chaque ligne du texte correspond à une ligne d'un tableau et les virgules correspondent aux séparations entre les colonnes.

La structure de ce tableau est basée sur 21 colonnes avec les informations (certaines propres aux entreprises) classées selon l'ordre suivant :

Prénom, Nom, Type, Radical compte client, Radical compte fournisseur, Adresse, Code postal, Ville, Téléphone, Fax, Portable, Nature du lien, Raison sociale, Pays, Adresse email, Actif, Prospect, Transporteur, N° de Siret, N° de TVA intracommunautaire, Code APE

Dans un tableur, la feuille de calcul doit ressembler à cet exemple (le tableau est affiché ici par 2 captures d'écran) :

Tableau imports

Tableau imports

Info
Informations obligatoires

Le nom de famille ou le nom de l'entreprise (client ou fournisseur) doit être renseigné. Dans la colonne Type, spécifiez si le tiers est un contact avec la mention person ou une organisation avec la mention legal_entity. Pour le pays, indiquez par défaut le code fr et pour la colonne "Actif", saisissez 1. Vous pourrez modifier toutes ces informations après l'import.

Attention
Attention à l'adresse postale

Veillez à ce que l'adresse postale ne comporte aucune virgule qui pourrait être interprétée comme un séparateur et rendrait les données inutilisables ou provoquerait une erreur lors de l'import. D'une manière générale, aucune virgule ne doit figurer dans les informations du tableau.

Adaptez les données en votre possession à l'aide d'un éditeur de texte ou d'un tableur comme par exemple Apache OpenOffice, Microsoft Excel ou Numbers. Il n'est pas nécessaire que tous les éléments soient renseignés dans les colonnes mais il est primordial que l'ordre indiqué soit respecté.

Le processus suivant vous guide pour importer des tiers dans l'application.

1
Affichez les "Imports"

Cliquez sur le lien "Outils" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Outils" de la page d'accueil :

Outils

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Imports" dans la section "Échange" symbolisée par l'icône représentant 2 flèchesÉchange.

Liste des imports

Tous les "Imports" déjà réalisés sont listés, notamment ceux issus de l'intégration des données TelePAC.


2
Créez un nouvel "Import"

Cliquez sur le bouton "Nouveau" puis sélectionnez "Tiers - Ekylibre" dans la liste déroulante des types d'imports disponibles dans l'application.

Sélection du type d'import


3
Sélectionnez le fichier CSV

Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour sélectionner le fichier CSV des tiers à importer dans l'application.

Sélection fichier CSV

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Lancez l'import des tiers

Cliquez sur le bouton "Exécuter" pour valider l'import des tiers dans l'application. En cas d'incompatibilité, l'application vous avertit immédiatement qu'une erreur est survenue.

Exécution import


5
Patientez quelques instants

La barre de progression vous indique l'avancée du transfert des données qui peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre de tiers à traiter.

Progression import


6
Affichez les notifications

La cloche rougecloche rougeen haut à droite de l'interface vous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification, puis cliquez sur le bouton "Tout marquer comme lu" pour la supprimer. Vous pouvez maintenant afficher la liste des tiers pour vérifier et effectuer d'éventuelles modifications.

Affichage notifications

Passez au chapitre suivant de ce guide.