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GUIDE DE DÉMARRAGE
Comptabilité
Comptabilité

7 - Achats/Ventes

1 - Prérequis
2 - Introduction
3 - Parcellaire
4 - Exploitation
5 - L’interface
6 - Comptabilité

7 - Achats/Ventes
8 - Stock & Personnel
9 - Production
10 - Accès

Dans ce chapitre vous allez découvrir :

Flèche
Comment enregistrer des achats et des ventes, puis générer des bons de préparation afin de produire des factures.
Flèche
Comment réaliser des encaissements et des décaissements (à l'unité et par lots).

Glossaire du chapitre

Bon de préparation
il mentionne des données sur le contenu et le traitement de la livraison à préparer. Si le bon de livraison doit refléter certaines dispositions légales, il n'en est rien pour le bon de préparation.

Le symboleOptionneldans ce chapitre vous indique une procédure pour utiliser une fonctionnalité avancée dans l'application.

Guide de démarrage • Achats/Ventes • Achats

a - Achats

Attention
Prérequis pour la saisie des achats

La saisie des achats implique que vous ayez créé auparavant vos découpes de bâtiments ou vos aires de stockage (idéalement dans l'assistant de démarrage). Ce chapitre ne traite pas de la création des variantes et des fournisseurs. Référez-vous au chapitre 8 - Stock & Personnel pour connaître les procédures à suivre concernant ces deux prérequis.

A – Procédure pour saisir un achat

Le processus suivant vous guide pour saisir un achat.

1
Affichez le "Tableau de bord des achats et ventes"

Cliquez sur le lien "Ventes/Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Ventes/Achats" de la page d'accueil :

Ventes/Achats

Le tableau de bord vous permet de connaître la valeur des ventes et achats impayés ainsi que les encaissements à déposer.

Tableau de bord des achats et ventes


2
Affichez les achats

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Achats" dans la section "Achats" symbolisée par l'icône d'un chariot de supermarchéCaddiepour afficher la liste des achats.

Liste des achats


3
Créez un nouvel achat

Cliquez sur le bouton "Achat standard" ou sélectionnez un type d'achat dans la liste déroulante (la création d'un nouveau type d'achat n'est utile que si vous souhaitez saisir des achats dans une devise différente de celle définie dans l'application).

Créer un nouvel achat


4
Renseignez le nouvel achat

Sélectionnez le fournisseur dans la liste déroulante et renseignez les produits vendus en saisissant la quantité, le prix unitaire et le taux de TVA à appliquer.

Pour ajouter d'éventuels frais de port, cliquez sur "Ajoutez un élément" et saisissez "Transport" dans le champ "Variante" pour le sélectionner.

Attention
Adresse pour la livraison

Si vous souhaitez réaliser la création d'un colis et déclencher sa livraison avec les produits commandés, la saisie d'une adresse de livraison est obligatoire.

Créer un nouvel achat

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Affichez le devis

L'achat possède un statut "Devis" tant qu'il n'est pas accepté et passé en "Facture". Déposez vos justificatifs par glisser-déposer ou en parcourant votre disque dur après avoir cliqué sur l'icône représentant un tromboneTrombonne.

Créer un nouvel achat


6
Modifiez le statut de l'achat

Modifiez le statut de l'achat en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Devis brouillon Flèche Devis envoyé Flèche Commande Flèche Facture 

Vous pouvez aussi valider la facturation directement en cliquant sur le bouton  Facture  .

Utilisez les statuts  Refusé  ou  Abandonné  pour annuler l'enregistrement de l'achat.

Créer un nouvel achat
Guide de démarrage • Achats/Ventes • Réceptionner un achat

B – Procédure pour réceptionner un achat

Le processus suivant vous guide pour réceptionner un achat.

1
Affichez le "Tableau de bord des achats et ventes"

Cliquez sur le lien "Ventes/Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Ventes/Achats" de la page d'accueil :

Ventes/Achats

Tableau de bord des achats et ventes


2
Affichez les achats

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Achats" dans la section "Achats" symbolisée par l'icône d'un chariot de supermarchéCaddiepour afficher la liste des achats.

Liste des achats


3
Sélectionnez un achat

Cliquez sur le numéro d'un achat pour en afficher le détail, puis cliquez sur le bouton "Générer bon de préparation". Notez que ce bouton ne s'affiche que si vous avez saisi une adresse de livraison lors de la création de l'achat.

Détail de l'achat


4
Renseignez le nouveau colis

Saisissez les informations requises pour le définir correctement. Le champs "PU HT" permet de valoriser le stock.

Détail de l'achat

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

L'application affiche maintenant l'achat avec les informations du nouveau colis associé à celui-ci en bas de la fenêtre principale.

Détail de l'achat


5
Accédez aux livraisons

Cliquez sur "Stock" dans le "Menu principal" puis sur "Livraisons" dans la section "Mouvements" symbolisée par l'icône d'un camionCamiondans la barre latérale du module.

Liste des livraisons


6
Créez une livraison

Sélectionnez un ou plusieurs colis pouvant être inclus dans cette livraison en activant la ou les case(s) à cocherCase à cocherdevant chaque numéro de colis.

Liste des livraisons

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


7
Affichez le statut de la livraison

Une fois créée, la livraison prend le statut de "Brouillon" et va pouvoir être mise à jour en fonction de son avancement.

Statut de la livraison


8
Modifiez le statut de la livraison

Modifiez le statut de la livraison en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Brouillon Flèche Commandée Flèche En préparation Flèche Prête Flèche Commencée Flèche Terminée 

Modification du statut de la livraison

Guide de démarrage • Achats/Ventes • Réaliser un décaissement

C – Procédure pour réaliser un décaissement

Le processus suivant vous guide pour réaliser un décaissement à partir d'un achat.

1
Affichez le "Tableau de bord des achats et ventes"

Cliquez sur le lien "Ventes/Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Ventes/Achats" de la page d'accueil :

Ventes/Achats

Tableau de bord des achats et ventes


2
Affichez les achats

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Achats" dans la section "Achats" symbolisée par l'icône d'un chariot de supermarchéCaddiepour afficher la liste des achats.

Liste des achats


3
Sélectionnez un achat

Cliquez sur le numéro d'un achat pour en afficher le détail, puis cliquez sur le bouton "Ajouter un décaissement".

Détail de l'achat'


4
Renseignez le décaissement

Sélectionnez le mode de paiement et la date d'encaissement (le montant est directement issu du montant de l'achat).

Nouveau décaissement

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Affichez l'achat

L'achat est mis à jour avec le nouveau décaissement qui lui est associé.

Détail de l'achat'

Guide de démarrage • Achats/Ventes • Décaissement par lots

Optionnel

Ekylibre vous permet de réaliser plusieurs décaissements en une seule opération afin de vous faire économiser du temps grâce à la fonctionnalité de décaissement par lots.

D – Procédure pour réaliser un décaissement par lots

Le processus suivant vous guide pour réaliser un décaissement par lots.

1
Affichez le "Tableau de bord des achats et ventes"

Cliquez sur le lien "Ventes/Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Ventes/Achats" de la page d'accueil :

Ventes/Achats

Tableau de bord des achats et ventes


2
Affichez les lots de décaissements

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Lots de décaissements" dans la section "Règlements" symbolisée par l'icône d'une carte bancaireCarte bancairepour afficher la liste des lots de décaissements.

Liste des décaissements par lots


3
Créez un nouveau lot

Cliquez sur le bouton "Nouveau" et saisissez les dates de début et de fin d'échéance ainsi que le mode de paiement "Chèque".

Création du nouveau lot

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Sélectionnez les décaissements

L'application affiche tous les décaissements prévus pour la période choisie et pour chaque fournisseur. Sélectionnez les décaissements à effectuer avec les cases à cocherCase à cocher. Saisissez le numéro du chèque disponible dans le chéquier utilisé. Si plusieurs fournisseurs doivent être réglés, l'application incrémentera automatiquement ce numéro.

Création du nouveau lot

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Affichez le lot de décaissements

L'application affiche les règlements à effectuer pour tous les bénéficiaires.

Notez que chaque règlement supplémentaire est associé à un nouveau numéro de chèque incrémenté automatiquement à partir du numéro du chèque saisi à l'étape précédente. Il convient donc de s'assurer que les chèques disponibles sont suffisants.

Création du nouveau lot


6
Affichez un décaissement

Cliquez sur le numéro d'un décaisssement pour en afficher le détail. Déposez vos justificatifs (chèque numérisé) par glisser-déposer ou en parcourant votre disque dur après avoir cliqué sur l'icône représentant un tromboneTrombonne.

Création du nouveau lot

Guide de démarrage • Achats/Ventes • Ventes

Ventes

b - Ventes

Guide de démarrage • Achats/Ventes • Type de vente

1 - Type de vente

Icône parcours

configuration à faire pour C

Si vous utilisez Ekylibre pour réaliser la gestion commerciale et les opérations de facturation achats/ventes, nous vous conseillons de paramétrer vos types de vente dans l'application.

Un type de vente est déjà paramétré mais vous pouvez en créer de nouveaux en personnalisant les conditions de règlement et le mode d'encaissement.

A – Procédure pour paramétrer un type de vente

Le processus suivant vous guide pour paramétrer un type de vente.

1
Affichez les types de vente

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaise dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Types de vente" dans la section "Ventes/Achats" symbolisée par l'icône d'un histogrammehistogrammepour afficher la liste des types de vente.

Types de vente


2
Créez un type de vente

Cliquez sur le bouton "Nouveau" et remplissez tous les champs avec les bonnes informations pour le définir correctement.

Nommez de façon explicite le nouveau type de vente. Cochez la caseCase à cocher à droite de "Par défaut" si vous estimez que ce type de vente sera le plus fréquemment utilisé lors de la saisie d'une vente (il s'affichera alors en premier dans la liste des types de vente).

Notez que le "Délai d'expiration" est la durée de validité d'un "Devis envoyé" (ce délai est fixé à un minimum de 30 jours mais vous pouvez le rallonger).

Nouveau type de vente

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


3
Vérifiez le type de vente

Vérifiez le récapitulatif des éléments définissant le nouveau type de vente. Vous pouvez le modifier le cas échéant.

Nouveau type de vente

Pour des ventes au comptant et réglées en espèces, le récapitulatif diffèrera avec l'enregistrement des écritures dans le journal de caisse et avec un délai d'encaissement fixé à 0 jour :

Nouveau type de vente

Guide de démarrage • Achats/Ventes • Enregistrer une vente

2 - Enregistrement d'une vente

Attention
Prérequis pour la saisie des ventes

Ce chapitre ne traite pas de la création des variantes et des clients (vous pouvez cependant les ajouter à la volée). Référez-vous au chapitre 8 - Stock & Personnel pour connaître les procédures à suivre concernant ces deux prérequis.

A – Procédure pour saisir une vente

Le processus suivant vous guide pour saisir une vente.

1
Affichez le "Tableau de bord des achats et ventes"

Cliquez sur le lien "Ventes/Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Ventes/Achats" de la page d'accueil :

Ventes/Achats

Le tableau de bord vous permet de connaître la valeur des ventes et achats impayés ainsi que les encaissements à déposer.

Tableau de bord des achats et ventes


2
Affichez les ventes

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Ventes" dans la section "Ventes" symbolisée par l'icône d'un histogrammehistogrammepour afficher la liste des ventes.

Liste des ventes


3
Créez une nouvelle vente

Cliquez sur le bouton "Vente standard" ou sélectionnez un type de vente dans la liste déroulante (seulement si des types de vente ont été définis avant).

Créer une nouvelle vente


4
Renseignez la nouvelle vente

Sélectionnez le client dans la liste déroulante et renseignez les produits vendus en saisissant la quantité, le prix unitaire et le taux de TVA à appliquer.

Pour ajouter d'éventuels frais de port, cliquez sur "Ajoutez un élément" et saisissez "Transport" dans le champ "Variante" pour le sélectionner.

Attention
Adresse pour la livraison

Si vous souhaitez réaliser la création d'un colis et déclencher sa livraison avec les produits commandés, la saisie d'une adresse de livraison est obligatoire.

Créer une nouvelle vente

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Affichez le devis

La vente possède un statut "Devis" tant qu'elle n'est pas acceptée ou passée en "Facture". Déposez vos justificatifs par glisser-déposer ou en parcourant votre disque dur après avoir cliqué sur l'icône représentant un tromboneTrombonne.

Créer une nouvelle vente


6
Modifiez le statut de la vente

Modifiez le statut de la vente en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Devis brouillon Flèche Devis envoyé Flèche Commande Flèche Facture 

Vous pouvez aussi valider la facturation directement en cliquant sur le bouton  Facture  .

Utilisez les statuts  Devis refusé  ou  Abandonné  pour annuler l'enregistrement de la vente.

Passer le devis en facture

Guide de démarrage • Achats/Ventes • Livrer une vente

B – Procédure pour livrer une vente

Attention
Matière en stock

Si vous souhaitez réaliser la création d'un colis et déclencher sa livraison avec les produits commandés, les produits doivent être préalablement stockés, c'est-à-dire issus d'une production végétale ou animale : récolte, traite ou ramassage d'œufs.

Le processus suivant vous guide pour livrer une vente.

1
Affichez le "Tableau de bord des achats et ventes"

Cliquez sur le lien "Ventes/Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Ventes/Achats" de la page d'accueil :

Ventes/Achats

Tableau de bord des achats et ventes


2
Affichez les ventes

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Ventes" dans la section "Ventes" symbolisée par l'icône d'un histogrammeCaddiepour afficher la liste des ventes.

Liste des ventes


3
Sélectionnez une vente

Cliquez sur le numéro d'une vente pour en afficher le détail, puis cliquez sur le bouton "Générer bon de préparation". Notez que ce bouton ne s'affiche que si vous avez saisi une adresse de livraison lors de la création de la vente.

Détail de la vente


4
Renseignez le nouveau colis

Saisissez les informations requises pour le définir correctement, avec les produits déjà stockés et avec les bonnes quantités (celles-ci peuvent différer de celles saisies dans la vente si une livraison partielle est prévue)

Nouveau colis

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

L'application affiche maintenant la vente avec les informations du nouveau colis associé à celui-ci en bas de la fenêtre principale.

Détail de la vente


5
Accédez aux livraisons

Cliquez sur "Stock" dans le "Menu principal" puis sur "Livraisons" dans la section "Mouvements" symbolisée par l'icône d'un camionCamiondans la barre latérale du module.

Liste des livraisons


6
Créez une livraison

Sélectionnez un ou plusieurs colis à l'aide des cases à cocherCase à cocherpour procéder à une livraison unique ou groupée de plusieurs produits (ou pour organiser une tournée de livraison).

Liste des livraisons

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


7
Affichez le statut de la livraison

Une fois créée, la livraison prend le statut de "Brouillon" et va pouvoir être mise à jour en fonction de son avancement.

Statut de la livraison


8
Modifiez le statut de la livraison

Modifiez le statut de la livraison en cliquant successivement sur les étapes en couleur :
 Brouillon Flèche Commandée Flèche En préparation Flèche Prête Flèche Commencée Flèche Terminée 

Modification du statut de la livraison

Guide de démarrage • Achats/Ventes • Réaliser un encaissement

C – Procédure pour réaliser un encaissement

Le processus suivant vous guide pour réaliser un encaissement à partir d'une vente.

1
Affichez le "Tableau de bord des achats et ventes"

Cliquez sur le lien "Ventes/Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Ventes/Achats" de la page d'accueil :

Ventes/Achats

Tableau de bord des achats et ventes


2
Affichez les ventes

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Ventes" dans la section "Ventes" symbolisée par l'icône d'un histogrammeCaddiepour afficher la liste des ventes.

Liste des ventes


3
Sélectionnez une vente

Cliquez sur le numéro d'une vente pour en afficher le détail, puis cliquez sur le bouton "Ajouter un encaissement".

Détail de la vente


4
Renseignez l'encaissement

Sélectionnez le mode de paiement et la date d'encaissement (le montant est directement issu du montant de la vente).

Nouvel encaissement

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Affichez la vente

La vente est mise à jour avec le nouvel encaissement qui lui est associé.

Détail de la vente

Passez au chapitre suivant de ce guide.