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GUIDE DE PRISE EN MAIN
Guide format PDF
Notes de version
Achats
Achats

6 - Achats

Dans ce chapitre vous allez découvrir :

Flèche
Comment créer des types d'achat avec sélection d'un journal comptable
Flèche
Comment enregistrer des commandes avec des marchandises et/ou des services
Flèche
Comment procéder à des réceptions de marchandises et/ou de services
Flèche
Comment produire des factures d'achat avec sélection ou non d'un type d'achat
Flèche
Comment réaliser des décaissements et des lots de décaissements avec génération automatique de lettres-chèques
Flèche
Comment définir de nouvelles zones de stockage pour réaliser des réceptions

Glossaire du chapitre

CSV
un fichier CSV est un fichier texte où chaque ligne du texte correspond à une ligne d'un tableau et les virgules correspondent aux séparations entre les colonnes
Fenêtre modale
dans une interface graphique, c'est une fenêtre qui prend le contrôle total du clavier et de l'écran. Elle est en général associée à une question ou à une sélection à laquelle il est impératif que l'utilisateur réponde avant de poursuivre, ou de modifier quoi que ce soit
ODF
OpenDocument est un format de fichier ouvert conçu pour les applications bureautiques : traitements de texte, tableurs, présentations

Le symboleOptionneldans ce chapitre vous indique une procédure pour utiliser une fonctionnalité avancée dans l'application.

Astuce
Enregistrer un achat

La gestion des achats a été conçue pour réduire significativement les temps de saisie des différentes tâches qui lui sont associées, notamment les réceptions et la facturation. Nous vous conseillons de suivre les étapes suivantes pour optimiser votre travail dans Ekylibre.


Schéma achat
Guide de prise en main • Achats • Paramétrage

a - Paramétrage

Icône parcours

configuration à faire pour A & D

Ce paramétrage optionnel vous permet d'activer ou non la répartition des achats sur les activités.

1 – Procédure pour paramétrer la société

Le processus suivant vous guide pour configurer certaines préférences en rapport avec les achats.

1
Affichez les paramètres de votre exploitation

Cliquez sur la clef anglaiseClef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Société" dans la section "Paramètres" symbolisée par l'icône d'une clef anglaiseClef anglaisepour afficher les paramètres de la société.

Paramétrage société


2
En option : activez les outils d'analyse

Dans la section "Préférences analytiques", cochez la caseCase à cocherà droite de "Répartir les ventes et les achats sur les activités" pour rattacher, de manière facultative, les achats aux différentes activités (la fonctionnalité n'est pas encore efficiente pour les équipes).

Paramétrage société

Lors de l'enregistrement d'un achat, une liste déroulante vous permettra de sélectionner une activité parmi celles ouvertes :

Liste activités

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.

Guide de prise en main • Achats • Types d'achat

b - Types d'achat

Icône parcours

procédure à savoir pour A & C

Associés à l'affectation des écritures dans les journaux comptables, les types d'achat sont principalement utiles dans les cas suivants :

Puce
vous souhaitez dissocier les écritures comptables enregistrées pour les activités végétales et les activités animales ;
Puce
vous souhaitez rassembler dans un même journal comptable les achats et les ventes réalisés auprès d'une même coopérative ;
Puce
vous souhaitez utiliser un journal particulier pour des achats ou des ventes réalisés dans une devise autre que l'euro (devise sélectionnée lors de la création d'un nouveau journal).

1 – Procédure pour paramétrer un type d'achat

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau type d'achat.

1
Affichez les types d'achat

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaise dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Types d'achat" dans la section "Ventes/Achats" symbolisée par l'icône d'un histogrammehistogrammepour afficher la liste des types d'achat.

Types d'achat


2
Créez un type d'achat

Cliquez sur le bouton "Nouveau" et nommez de façon explicite le nouveau type d'achat. Cochez la caseCase à cocherpour l'activer. Cochez la caseCase à cocherà droite de "Par défaut" si vous estimez que ce type d'achat sera le plus fréquemment utilisé  : il deviendra alors le bouton principal dans la fenêtre de création d'une nouvelle facture à la place de celui par défaut "Achat standard".

Dans la section comptabilité, sélectionnez un journal comptable. Notez que dans cet exemple, le journal a été créé avant la création du nouveau type d'achat.

Nouveau type d'achat

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


3
Vérifiez le type d'achat

Vérifiez le récapitulatif des éléments définissant le nouveau type d'achat. Vous pouvez le modifier le cas échéant.

Nouveau type d'achat

Lors de l'enregistrement d'une nouvelle facture, vous pourrez sélectionner ce type d'achat dans la liste déroulante :

Nouvelle facture

Notez que si ce type d'achat a été défini comme celui par défaut lors de sa création, il apparaîtra comme type principal dans la liste :

Nouvelle facture

Guide de prise en main • Achats • Enregistrer une commande

c - Enregistrement des commandes

Icône parcours

procédure à savoir pour A & C

Info
Exercice comptable

La gestion des achats nécessite qu'un exercice comptable soit déjà ouvert à la date d'enregistrement d'une nouvelle commande, même si vous ne gérez pas votre comptabilité dans Ekylibre. La procédure d'ouverture d'un exercice comptable est expliquée dans le chapitre 5 - Comptabilité.

1 – Procédure pour enregistrer une commande

Le processus suivant vous guide pour enregistrer une commande.

1
Accédez aux commandes

Cliquez sur le lien "Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Achats" de la page d'accueil :

Achats

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Commandes" dans la section "Achats" symbolisée par l'icône d'un chariot de supermarchéCaddiepour afficher la liste des commandes.

Liste des commandes


2
Créez une nouvelle commande

Cliquez sur le bouton "Nouveau".

Liste des commandes


3
Renseignez la nouvelle commande

Sélectionnez un fournisseur dans la liste déroulante ou créez-en un nouveau à la volée.

Dans la section "Lignes d'achat", cliquez sur la nature de l'achat à ajouter : une marchandise, un service ou des frais. Saisissez un mot-clef dans le champ "Marchandise" pour filtrer les résultats affichés et sélectionnez le produit. Renseignez la quantité, le prix unitaire, une réduction éventuelle (fixée à 0% par défaut) et le taux de TVA à appliquer. Notez que les champs optionnels "Conditionnement" et "Quantité" sont à votre disposition pour faciliter le calcul de la quantité totale.

En cliquant sur le symboleAnnotation, un champ libre est découvert pour vous permettre d'insérer une annotation dans la ligne d'achat. Elle sera automatiquement reportée dans la réception et dans la facture faisant l'objet d'un rapprochement avec la commande.

Sélectionnez le cas échéant le rattachement de la ligne d'achat à l'activité ouverte pour la campagne en cours.

Cliquez sur Valider pour créer la nouvelle ligne d'achat.

Procédez de la même manière pour ajouter successivement plusieurs lignes d'achat.

Pour ajouter d'éventuels frais de port, cliquez sur "Ajoutez des frais" et sélectionnez "Transport" dans la liste déroulante.

Créer une nouvelle commande

Notez que si vous avez activé la répartition des achats dans les préférences analytiques des paramètres de la société, une liste déroulante vous permet de sélectionner une activité parmi celles ouvertes :

Liste activités

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.


4
Affichez la nouvelle commande

La commande possède le statut  Ouverte  tant qu'elle n'a pas été clôturée par vos soins en cliquant sur  Fermée  ou suite à une réception des marchandises/services. Déposez vos justificatifs (documents numérisés au format JPEG, fichiers PDF) par glisser-déposer ou en parcourant votre disque dur après avoir cliqué sur l'icône représentant un tromboneTrombonne.

Créer une nouvelle commande

Info
Catalogue de prix

Chaque nouvel élément commandé une première fois enrichit le catalogue de prix "Achat" avec un enregistrement du prix saisi dans la ligne d'achat. Lors de la création d'une nouvelle commande avec cette même variante, le prix de celle-ci est automatiquement renseigné à partir du catalogue. Ce prix reste modifiable directement dans le champ concerné ou dans le catalogue depuis la section "Produit" du module "Configuration". Notez que la saisie d'un prix différent dans une ligne d'achat ne remplace pas celui déjà enregistré dans le catalogue.

Guide de prise en main • Achats • Réception des commandes

d - Réception des commandes

Icône parcours

procédure à savoir pour C & D

Info
Choix de la procédure

Deux procédures sont à votre disposition pour enregistrer la réception de marchandises ou de services. La première est de générer une réception à partir de la gestion des stocks, la seconde est de créer une réception à partir d'une commande. Cette deuxième option permet un rapprochement direct avec le fournisseur et un pré-remplissage automatique des éléments commandés et des quantités attendues dans la fenêtre de saisie.

Attention
Prérequis pour réaliser une réception

La réception de marchandises (intrants, consommables, animaux, etc.) nécessite que vous ayez préalablement défini vos découpes de bâtiment et vos aires de stockage dans l'assistant de démarrage. Vous pouvez toujours en dessiner de nouvelles dans l'application mais il sera beaucoup plus difficile de les localiser dans la carte.

Attention
Réception de services utilisés dans une intervention

Si vous enregistrez des achats de services pour les utiliser dans la saisie ou la planification d'une intervention, une réception partielle ou totale de la commande sélectionnée est automatiquement créée en mode "brouillon". Il n'est donc pas nécessaire de procéder à une réception manuelle de ces prestations.

1 – Procédure pour réaliser une réception à partir des stocks

Le processus suivant vous guide pour réceptionner des marchandises ou des services depuis le module "Stocks".

1
Accédez aux réceptions

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Réceptions" dans la section "Réceptions" symbolisée par l'icône d'un camionCamionpour afficher la liste des réceptions.

Liste des réceptions


2
Créez une nouvelle réception

Cliquez sur "Nouvelle réception" en haut à gauche de la fenêtre principale.

Création nouvelle réception

Lorsque plusieurs réceptions sont enregistrées, la liste est enrichie avec différentes icônes cliquables et des indicateurs en couleur :

Modifierpermet de modifier une réception.

Supprimerpermet de supprimer une réception.

Statut vertindique une réception avec le statut "Donnée".

Statut orangeindique une réception avec le statut "Brouillon".

Attention
Date de réception

Veillez à ce que la date de réception d'un nouveau colis contenant un élément commandé pour la première fois soit antérieure à la date de l'intervention qui l'utilisera, sinon il sera impossible de disposer du produit au moment de saisir l'intervention dans l'application.

3
Rapprochez la réception avec une ou des commandes

Par défaut le statut de la nouvelle réception est défini sur  À rapprocher  , c'est-à-dire qu'elle n'est associée à aucune commande.

Sélectionnez un expéditeur dans la liste déroulante ou créez-en un nouveau à la volée.

Cochez la caseCase à cocherà droite de "Livraison hors délais" pour spécifier un retard de livraison. La mention  Hors délais  est alors affichée et le message  Réception en incident  apparaît en haut de la fenêtre principale.

Le rapprochement d'une réception avec une commande permet de faciliter la gestion des marchandises ou des services reçus par rapport aux commandes passées aux fournisseurs.

Cliquez sur le bouton "Rapprocher avec une ou des commandes" pour afficher la fenêtre modaleVoir glossaire des commandes en cours.

Rapprocher une réception

Cochez la caseCase à cocherà gauche de la référence fournisseur (no de commande) pour rapprocher la réception avec l'ensemble des éléments commandés.

Cochez la caseCase à cocherà gauche d'une ligne de marchandises ou de services pour rapprocher uniquement les éléments réceptionnés avec ceux commandés (dans le cas d'une livraison partielle).

Notez que vous pouvez rapprocher soit plusieurs commandes, soit des éléments appartenant à différentes commandes si un fournisseur a livré simultanément plusieurs commandes ou si les éléments de différentes commandes ont été rassemblés dans un même colis.

Dès que vous avez coché un rapprochement, deux boutons radioBouton radio permettent de fermer automatiquement ou non la commande en cours.

Cliquez sur le boutonValiderpour enregistrer le rapprochement (cliquez à l'extérieur de la fenêtre modaleVoir glossaire pour fermer celle-ci sans validation).

Rapprocher une réception

Notez que si aucun fournisseur n'est sélectionné dans la liste déroulante "Expéditeur", toutes les commandes à réceptionner sont affichées dans la fenêtre modaleVoir glossaire pour réaliser le rapprochement :

Rapprocher une réception


4
Validez la réception

Le statut de la réception est maintenant défini sur  Rapprochée  et la section "Élements" est automatiquement remplie avec les produits/services commandés. Modifiez éventuellement les quantités en cas de livraison partielle, sélectionnez une zone de stockage dans la liste déroulante (uniquement pour les marchandises) et un mode de livraison. Notez que vous pouvez ajouter plusieurs zones pour stocker les exemplaires d'un même élément dans des endroits différents.

Par défaut, la caseCase à cocherà gauche de "Fusionner avec les stocks existants" est cochée pour ajouter la quantité reçue aux marchandises ou aux services identiques déjà stockés dans l'exploitation.

Cochez la caseCase à cocherà gauche de "Non conforme" pour dénoncer une marchandise ou un service qui ne correspond pas à vos attentes. La mention  Non conforme  est alors affichée et le message  Réception en incident  apparaît en haut de la fenêtre principale.

Notez que si une annotation a été saisie dans une ligne d'achat, elle est automatiquement reportée dans la réception.

Cliquez sur Valider pour enregistrer la ligne de réception.

Procédez de la même manière pour chaque élément reçu.

Rapprocher une réception

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.

Attention
Réception d'un équipement

Pour la réception des variantes amortissables en comptabilité telles que les équipements, la saisie d'un "Nom de produit" est obligatoire pour pouvoir valider la création de la ligne de réception. Celui-ci peut être composé du type d'équipement associé à sa marque, au modèle et/ou à son numéro d'immatriculation.

5
Confirmez la réception

La nouvelle réception est affichée et son statut est défini par défaut sur  Brouillon .

Confirmer une réception

Cliquez sur  Reçu  pour confirmer l'approvisionnement (les nouveaux éléments sont alors automatiquement ajoutés au stock des matières) et permettre le rapprochement de la facture d'achat avec la réception.

Notez que les services n'étant pas affectés à une zone de stockage, ils n'apparaîtront pas dans la liste des matières.

Confirmer une réception

2 – Procédure pour réaliser une réception à partir d'une commande

Réception rapprochée

Le processus suivant vous guide pour réceptionner des marchandises ou des services depuis le module "Achats" avec un rapprochement automatique.

1
Accédez aux commandes

Cliquez sur le lien "Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Achats" de la page d'accueil :

Achats

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Commandes" dans la section "Achats" symbolisée par l'icône d'un chariot de supermarchéCaddiepour afficher la liste des commandes.

Tableau de bord des achats


2
Créez une réception

A - Cochez la caseCase à cocherà gauche d'une ou plusieurs commande(s) passée(s) auprès d'un même fournisseur, puis cliquez sur le bouton "Créer une réception".

Créer une réception

B - Ou cliquez sur le numéro d'une commande dans la liste pour afficher son statut, puis cliquez sur le bouton "+ Créer une réception".

Créer une réception

Notez que lorsqu'une commande est totalement rapprochée avec une réception, le bouton permettant de créer une nouvelle réception est inactif.


3
Validez la réception

Le statut de la nouvelle réception est automatiquement défini sur  Rapprochée  .

Cochez la caseCase à cocherà droite de "Livraison hors délais" pour spécifier un retard de livraison. La mention  Hors délais  est alors affichée et le message  Réception en incident  apparaît en haut de la fenêtre principale.

La section "Élements" est automatiquement renseignée avec les produits/services commandés. Modifiez éventuellement les quantités en cas de livraison partielle, sélectionnez une zone de stockage dans la liste déroulante (uniquement pour les marchandises) et un mode de livraison. Notez que vous pouvez ajouter plusieurs zones pour stocker les exemplaires d'un même élément dans des endroits différents.

Par défaut, la caseCase à cocherà gauche de "Fusionner avec les stocks existants" est cochée pour ajouter la quantité reçue aux marchandises ou aux services identiques déjà stockés dans l'exploitation.

Cochez la caseCase à cocherà gauche de "Non conforme" pour dénoncer une marchandise ou un service qui ne correspond pas à vos attentes. La mention  Non conforme  est alors affichée et le message  Réception en incident  apparaît en haut de la fenêtre principale.

Notez que si une annotation a été saisie dans une ligne d'achat, elle est automatiquement reportée dans la réception.

Cliquez sur Valider pour enregistrer la ligne de réception.

Procédez de la même manière pour chaque élément reçu.

Validation de la réception

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.

Attention
Réception d'un équipement

Pour la réception des variantes amortissables en comptabilité telles que les équipements, la saisie d'un "Nom de produit" est obligatoire pour pouvoir valider la création de la ligne de réception. Celui-ci peut être composé du type d'équipement associé à sa marque, au modèle et/ou à son numéro d'immatriculation.

4
Confirmez la réception

La nouvelle réception est affichée et son statut est défini par défaut sur  Brouillon .

Confirmation de la réception

Cliquez sur  Reçu  pour confirmer l'approvisionnement (les nouveaux éléments sont alors automatiquement ajoutés au stock des matières) et permettre le rapprochement de la facture d'achat avec la réception.

Notez que les services n'étant pas affectés à une zone de stockage, ils n'apparaîtront pas dans la liste des matières.

Confirmation de la réception

Guide de prise en main • Achats • Facture d'achat

e - Facturation des achats

Icône parcours

procédure à savoir pour A & C

Info
Choix de la procédure

Deux procédures sont à votre disposition pour produire une facture d'achat. La première est de générer une facture à partir de la gestion des achats, la seconde est de créer une facture à partir d'une ou plusieurs réception(s). Cette deuxième option permet un rapprochement direct avec le fournisseur et un pré-remplissage automatique des éléments réceptionnés et des quantités attendues dans la fenêtre de saisie.

1 – Procédure pour enregistrer une facture d'achat

Le processus suivant vous guide pour enregistrer une facture d'achat.

1
Accédez aux factures

Cliquez sur le lien "Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Achats" de la page d'accueil :

Achats

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Factures" dans la section "Achats" symbolisée par l'icône d'un chariot de supermarchéCaddiepour afficher la liste des factures.

Liste des factures


2
Créez une nouvelle facture

Cliquez sur "Achat standard" ou sélectionnez un autre type d'achat dans la liste déroulante en haut à gauche de la fenêtre principale.

Création facture

Lorsque plusieurs factures sont enregistrées, la liste est enrichie avec différentes icônes cliquables et des indicateurs en couleur :

Modifierpermet de modifier une facture.

Supprimerpermet de supprimer une facture.

Statut vertindique le statut d'une facture acquittée.

Statut orangeindique le statut d'une facture partiellement payée ou présentant un trop payé.

Statut rougeindique le statut d'une facture à payer.


3
Rapprochez la facture avec une ou des réceptions

Par défaut le statut de la nouvelle facture est défini sur  À rapprocher  , c'est à dire qu'elle n'est associée à aucune réception.

Sélectionnez un fournisseur dans la liste déroulante, puis renseignez la date de facturation, l'échéance et le type d'exigibilité fiscale pour le règlement de la TVA.

Cochez la caseCase à cocherà gauche de "Acceptée pour paiement" pour modifier le statut de la facture. Notez que vous pouvez activer ce changement de statut après le rapprochement ou lorsque la facture sera établie.

Le rapprochement d'une facture avec une réception permet de faciliter la gestion de la facturation par rapport aux marchandises ou aux services reçus.

Cliquez sur le bouton "Rapprocher avec une ou des réceptions" pour afficher la fenêtre modaleVoir glossaire des marchandises ou des services réceptionnés.

Nouvelle factures

Cochez la caseCase à cocherà gauche du numéro du bon de réception pour rapprocher la facture avec la totalité des éléments réceptionnés.

Cochez la caseCase à cocherà gauche d'une ligne de marchandises ou de services pour rapprocher la facture avec certains éléments réceptionnés dans le cas d'une facturation partielle.

Notez que vous pouvez rapprocher, soit plusieurs réceptions, soit des éléments rattachés à différentes réceptions pour les regrouper dans une même facture d'achat.

Cliquez sur le boutonValiderpour enregistrer le rapprochement (cliquez à l'extérieur de la fenêtre modaleVoir glossaire pour fermer celle-ci sans validation).

Nouvelle factures


4
Enregistrez la nouvelle facture

Le statut de la facture d'achat est maintenant défini sur  Rapprochée  (sauf si elle est déjà acceptée pour paiement) et la section "Élements" est automatiquement remplie avec les produits/services réceptionnés. Modifiez éventuellement les quantités si vous souhaitez enregistrer une facture partielle.

Notez que si une annotation a été saisie dans une ligne d'achat, elle est automatiquement reportée dans la facture.

Cliquez sur Valider pour enregistrer la ligne de facturation.

Procédez de la même manière pour chaque élément à facturer.

Nouvelle factures

Note : pour la facturation d'un bien ou d'un investissement, vous pouvez passer la nouvelle acquisition en immobilisation en cochant la caseCase à cocherà droite de la mention "Immobilisé", puis liez celle-ci à un élément en stock en le sélectionnant dans la liste déroulante.

Si l'élément est déjà enregistré en immobilisation dans la comptabilité, cochez également la caseCase à cocherà droite de la mention "Immobilisation en cours existante" et dans ce cas, liez la nouvelle acquisition à une immobilisation en la sélectionnant dans la liste déroulante.

Immobilisation

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.


5
Affichez la nouvelle facture

Affichez la nouvelle facture en cliquant sur son numéro dans la liste des factures.

Facture rapprochée

Si le rapprochement n'a pas été réalisé, que le statut de la facture est défini sur  À rapprocher  et que vous acceptez cependant de la régler, cochez la caseCase à cocherà gauche de "Acceptée pour paiement" en haut à droite de la fenêtre principale.

Facture acceptée pour paiement

Le statut de la facture d'achat est maintenant défini sur  Acceptée  .

Facture acceptée pour paiement

2 – Procédure pour produire une facture à partir d'une réception

Facture rapprochée

Le processus suivant vous guide pour produire une facture depuis le module "Stocks" avec un rapprochement automatique.

1
Affichez les réceptions

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Réceptions" dans la section "Réceptions" symbolisée par l'icône d'un camionCamionpour afficher la liste des réceptions.

Liste des réception


2
Créez une nouvelle facture

A - Cochez la caseCase à cocherà gauche d'une ou plusieurs réception(s) reçue(s) d'un même fournisseur et dont le statut signalé avec l'indicateurStatut vertest défini sur "Reçu". Puis cliquez sur le bouton "+ Générer une facture".

Créer une facture

B - Ou cliquez sur le numéro d'une réception dont le statut signalé avec l'indicateurStatut vertest défini sur "Reçu". Puis cliquez sur le bouton "+ Générer une facture" dans la vue de la réception.

Créer une facture


3
Validez le rapprochement

Le statut de la nouvelle facture est automatiquement défini sur  Rapprochée  .

Notez que si plusieurs réceptions ont été sélectionnées pour produire la facture, tous les éléments rattachés à cette sélection sont indiqués avec la caseCase à cochercochée à gauche du libellé de la réception.

Validation rapprochement

Il est également possible de produire une facture sur une partie d'une réception en activant ou non les cases à cocherCase à cocher :

Sélection facturation

Cliquez sur le boutonValiderpour confirmer le rapprochement (cliquez à l'extérieur de la fenêtre modaleVoir glossaire pour fermer celle-ci sans validation).


4
Enregistrez la nouvelle facture

Confirmez la facturation d'une ou plusieurs ligne(s) d'achat en cliquant sur le bouton Valider.

Validation ligne d'acaht

Renseignez la date de facturation dans le champ prévu à cet effet.

Création de la facture

Note : pour la facturation d'un bien ou d'un investissement, vous pouvez passer la nouvelle acquisition en immobilisation en cochant la caseCase à cocherà droite de la mention "Immobilisé", puis liez celle-ci à un élément en stock en le sélectionnant dans la liste déroulante.

Si l'élément est déjà enregistré en immobilisation dans la comptabilité, cochez également la caseCase à cocherà droite de la mention "Immobilisation en cours existante" et dans ce cas, liez la nouvelle acquisition à une immobilisation en la sélectionnant dans la liste déroulante.

Immobilisation

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Affichez la nouvelle facture

Affichez la nouvelle facture en cliquant sur son numéro dans la liste des factures.

Facture acceptée pour paiement

Guide de prise en main • Achats • Réaliser un décaissement

f - Décaissements et lots de décaissements

1 – Procédure pour réaliser un décaissement

Le processus suivant vous guide pour réaliser un décaissement à partir d'une facture.

1
Accédez aux factures

Cliquez sur le lien "Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Achats" de la page d'accueil :

Achats

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Factures" dans la section "Achats" symbolisée par l'icône d'un chariot de supermarchéCaddiepour afficher la liste des factures.

Liste des factures


2
Sélectionnez une facture

Cliquez sur le numéro d'une facture pour en afficher le détail, puis cliquez sur le bouton "Ajouter un décaissement".

Détail de la facture


3
Renseignez le décaissement

Sélectionnez le mode de paiement et la date du décaissement (le montant affiché est directement issu du montant de la facture).

Nouveau décaissement

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Affichez la facture

La facture est mise à jour avec le nouveau décaissement qui lui est associé. Le lettrage des écritures comptables est également automatiquement réalisé par l'application si la facture et un ou plusieurs décaissements(s) sont équilibrés.

Détail de la facture

Guide de prise en main • Achats • Décaissement par lots

Ekylibre vous permet de réaliser plusieurs règlements en une seule opération afin de vous faire économiser du temps grâce à la fonctionnalité de création de lots de décaissements. Elle permet également la génération de lettres-chèques personnalisées au format PDF.

Info
Utilité de la lettre-chèque

La lettre-chèque est une formule de chèque imprimée, avec l'accord de la banque, par un client "tireur" (celui qui émet les lettres-chèques). Elle est utilisée par les entreprises et sans qu’elles aient à recourir à leur carnet de chèques. Elle permet de rassembler, sur un même document, un moyen de paiement et un courrier professionnel. Son usage est assez fréquent lors des règlements fournisseurs.

2 – Procédure pour réaliser un lot de décaissements

Optionnel

Le processus suivant vous guide pour réaliser un lot de décaissements.

1
Accédez aux lots de décaissements

Cliquez sur le lien "Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Achats" de la page d'accueil :

Achats

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Lots de décaissements" dans la section "Règlements" symbolisée par l'icône d'une carte bancaireCarte bancairepour afficher la liste des lots de décaissements.

Liste des décaissements par lots


2
Créez un nouveau lot de décaissements

Cliquez sur le bouton "Nouveau". Choisissez les dates de début et de fin d'échéance, puis sélectionnez le mode de paiement "Chèque". Notez que les options "Espèces" et "Virement" ne sont pas fonctionnelles dans la version actuelle de l'application.

Création du nouveau lot

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


3
Sélectionnez les décaissements

L'application affiche tous les décaissements prévus pour la période choisie et pour chaque fournisseur. Sélectionnez les décaissements à effectuer avec les cases à cocherCase à cocher. Saisissez le numéro du chèque disponible dans le chéquier utilisé ou le numéro de votre choix pour la génération de lettres-chèques. Si plusieurs fournisseurs doivent être réglés, l'application incrémentera automatiquement ce numéro.

Création du nouveau lot

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Affichez le lot de décaissements

L'application affiche les règlements à effectuer pour tous les bénéficiaires.

Notez que chaque règlement supplémentaire est associé à un nouveau numéro de chèque ou de lettre-chèque incrémenté automatiquement à partir du numéro saisi à l'étape précédente. Si vous utilisez un chéquier pour effectuer plusieurs règlements, il convient donc de s'assurer que les chèques disponibles sont en nombre suffisant.

Cliquez sur le boutonImprimerpour générer une ou plusieurs lettre(s)-chèque(s) au format PDF.

Création du nouveau lot


5
Affichez un décaissement

Cliquez sur le numéro d'un décaisssement pour en afficher le détail. Déposez vos justificatifs (documents numérisés au format JPEG, fichiers PDF) par glisser-déposer ou en parcourant votre disque dur après avoir cliqué sur l'icône représentant un tromboneTrombonne.

Création du nouveau lot

Guide de prise en main • Achats • Zones de stockage

g - Zones de stockage

Si vous avez omis l'étape de création des bâtiments et des aires de stockage dans l'assistant de démarrage, il est toujours possible d'en ajouter pour permettre les réceptions de marchandises. Il n'est pas nécessaire de dessiner de nouveaux bâtiments mais seulement leurs subdivisions ainsi que les emplacements présentant une importance significative dans l'exploitation (ces zones permettront également l'enregistrement de certaines interventions).

De préférence sur ordinateur pour bénéficier du confort de la souris, commencez le dessin de vos zones de bâtiments. Notez cependant que La précision des surfaces dessinées n'est pas primordiale car elle n'impacte pas directement les outils de gestion d'Ekylibre.

Ordinateur, téléphone, tablette

1 – Procédure pour créer une zone de stockage

Le processus suivant vous guide pour définir une zone de bâtiment ou une aire de stockage.

1
Accédez aux "Zones de bâtiments"

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Stocks

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Zones de bâtiments" dans la section "Zones" symbolisée par l'icône d'une grangeGrange.

Liste des zones


2
Créez une nouvelle zone

L'application affiche la liste des zones sans aucun enregistrement si vous n'avez créé aucun bâtiment dans l'assistant de démarrage. Cliquez sur "+ Nouveau" pour définir une nouvelle zone de bâtiment.

Liste des zones


3
Sélectionnez le type de zone

Choisissez, dans la liste déroulante, la variante "Pièce ou zone d’un bâtiment". Cette variante générique permettra de stocker tous les produits sans distinction.

Liste des variantes


4
Définissez la nouvelle zone

Remplissez tous les champs avec les informations nécessaires pour la définir correctement. Localisez votre exploitation dans la carte, puis, à l'aide des outils de dessin (documentés dans le chapitre 3 - Exploitation), délimitez la zone de bâtiment ou l'aire de stockage.

Dessin zone de stockage

Cliquez sur Créer en bas de la fenêtre principale pour valider l'opération.

Nouvelle zone de stockage

La nouvelle zone est maintenant disponible pour effectuer les réceptions de marchandises.

Passez au chapitre suivant de ce guide.