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GUIDE DE DÉMARRAGE
Comptabilité
Comptabilité

6 - Comptabilité

1 - Prérequis
2 - Introduction
3 - Parcellaire
4 - Exploitation
5 - L’interface

6 - Comptabilité
7 - Achats/Ventes
8 - Stock & Personnel
9 - Production
10 - Accès

Attention
Comptabilité 2018

Ce chapitre est encore en cours de rédaction et des informations complémentaires seront ajoutées prochainement.

Dans ce chapitre vous allez découvrir :

Flèche
Comment vérifier et paramétrer certains éléments de la comptabilité dans l'application (exercice comptable, plan de comptes, TVA, compte bancaire, type de vente)
Flèche
Comment enregistrer des fichiers à destination de tiers (administration, comptable) et/ou intégrer des données (banque)

Glossaire du chapitre

Comptabilité
elle vise l’enregistrement de façon chronologique de toutes les opérations effectuées par l’exploitation agricole
FEC
Fichier des Écritures Comptables. Ce fichier informatique comporte, sous forme dématérialisée, l'ensemble des écritures enregistrées dans tous les journaux comptables au titre d'un exercice fiscal (obligation en vigueur depuis le 1er janvier 2014)
CSV
un fichier CSV est un fichier texte où chaque ligne du texte correspond à une ligne d'un tableau et les virgules correspondent aux séparations entre les colonnes
OFX
Open Financial Exchange est un format de données financières qui permet des échanges entre différents systèmes et logiciels

Le symboleOptionneldans ce chapitre vous indique une procédure pour utiliser une fonctionnalité avancée dans l'application.

Les dispositions du plan comptable général sont applicables à toute personne physique ou morale soumise à l’obligation légale d’établir des comptes annuels, sous réserve de dispositions spécifiques.
Un(e) agriculteur·rice étant de plus en plus amené(e) à réaliser des opérations commerciales, l'application est capable de répondre à ses contraintes et obligations vis-à-vis de la tenue de la comptabilité.

Scroll
Glissez pour parcourir le schéma

Schéma comptabilité

Fonctionnement de la comptabilité dans Ekylibre

a - Introduction à la comptabilité

Il y a lieu de distinguer trois phases dans le processus de validation d’une écriture comptable.

1. Avant la validation comptable d'une écriture (saisie en mode dit brouillard)

L’utilisateur peut modifier tout élément de l'écriture comptable. En effet, tant que la validation n'est pas demandée par l'utilisateur, les écritures en mode brouillard présentent un caractère tangible de la comptabilité.
Les éditions faites à partir de ce mode de saisie constituent simplement des listes de contrôle appelées couramment brouillard de saisie.

2. La validation comptable proprement dite

Il s'agit d'une phase de traitement informatique volontaire, activée grâce à une fonction du logiciel, qui consiste à figer les différents éléments de l'écriture de façon à ce que toute modification ultérieure de l'un de ses éléments soit impossible.

3. Après la validation comptable d'une écriture

Le livre-journal et le grand-livre d’une comptabilité informatisée ne présentent un caractère régulier, sincère et probant qu'après validation des écritures comptables, d’où l’importance de cette fonction.

La validation implique de respecter plusieurs conditions essentielles au regard des principes comptables :
- associer à chaque écriture la date de valeur comptable ou la date de validation, ainsi que la référence à la pièce justificative qui l’appuie ;
- permettre d’assurer la permanence du chemin de révision entre les pièces justificatives et la comptabilité ;
- rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable validée en interdisant toute modification ou suppression.

Astuce
Affichage dans l'application

Les informations affichées et la liste des champs à renseigner peuvent occuper une hauteur importante dans la fenêtre principale.
Réduisez ou développez les informations des sections avec les boutonsmoinsetplusà droite de la fenêtre principale.

Réduction agrandissement des sections

Guide de démarrage • Comptabilité • Paramétrage de l'exploitation

b - Paramétrage de l'exploitation

Plusieurs données doivent être saisies dans l'application en complément de celles déjà enregistrées dans l'assistant de démarrage. Elles permettront la production de documents avec toutes les informations utiles en conformité avec la législation en vigueur.

A – Procédure pour paramétrer la société

Le processus suivant vous guide pour enregistrer les paramètres de votre exploitation.

1
Renseignez les paramètres de votre exploitation

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Société" dans la section "Paramètres" symbolisée par l'icône d'une clef anglaiseclef anglaisepour afficher les paramètres de la société.

Remplissez tous les champs pour définir correctement votre exploitation.

Paramétrage société


2
Désactivez le mode stock permanent

Dans la section "Préférences de la comptabilité", nous vous conseillons de désactiver le mode stock permanent, sinon la comptabilité sera inondée d'écritures à chaque mouvement de stock.

Paramétrage société

Attention
Les comptes de tiers

Par défaut les numéros de compte des clients commencent par 411 mais il est possible de modifier le radical comptable en 4111 en fonction des exigences de votre expert comptable ou de votre centre de gestion. De la même manière, les numéros de compte des fournisseurs commencent par 401 mais il est possible de modifier le radical comptable en 4011.

3
Modifiez les radicaux comptables

Dans la section "Préférences de la comptabilité", saisissez éventuellement, dans les champs appropriés, les nouveaux radicaux comptables destinés aux comptes auxiliaires (comptes de tiers : clients et fournisseurs uniquement).

Paramétrage société


4
Préférences analytiques

Dans la section "Préférences de la comptabilité", cochez les cases de répartition des achats et des ventes sur les activités et les équipes pour analyser la rentabilité de chaque activité et de chaque équipe le cas échéant.

Paramétrage société

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.

Guide de démarrage • Comptabilité • Exercice comptable

c - Exercice comptable

A – Procédure pour afficher un exercice comptable

Le processus suivant vous guide pour afficher l'exercice comptable de votre choix.

1
Accédez au "Tableau de bord comptable"

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Tableau de bord comptable


2
Sélectionnez un exercice

Cliquez sur les flèches à gaucheflèche gaucheet à droiteflèche droitepour naviguer entre les exercices en haut à droite de la fenêtre principale.

Cliquez sur l'année, comme par exempleannée de l'exercicepour sélectionner l'exercice comptable de votre choix.

Exercice comptable

Les exercices comptables créés dans Ekylibre dépendent des informations renseignées dans l'assistant de démarrage. Si vous avez saisi la date de création de l'exploitation, l'application a créé autant d'exercices comptables que d'années d'ancienneté. Si vous n'avez pas renseigné la date de création, l'application a créé automatiquement dix exercices (un pour l'année en cours et neuf pour les années précédentes). Vous pouvez supprimer les exercices inutiles mais nous vous conseillons d'en conserver quand même un ou deux pour prendre en main certaines fonctionnalités de l'application.

B – Procédure pour supprimer un exercice comptable

Le processus suivant vous guide pour supprimer un exercice comptable de votre choix.

1
Affichez la liste des exercices comptables

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exercices comptables" dans la section "Comptabilité" symbolisée par l'icône d'un billetclef anglaisepour afficher la liste des exercices.

Liste des exercices comptables


2
Supprimez un exercice comptable

Cliquez sur la croix bleueclef anglaiseen face de l'exercice que vous souhaitez supprimer et confirmez l'opération.

Liste des exercices comptables

L'article 73 du code général des impôts fixe à douze mois la durée de l'exercice comptable des exploitants agricoles soumis à un régime réel d'imposition, sans que cet exercice soit nécessairement aligné sur l'année civile.

Généralement, la date de clôture de l'exercice comptable retenue (31 décembre) coïncide avec la fin de l'année civile, mais ce n'est pas une obligation. Une date clôturant un trimestre civil (31 mars, 30 juin…) est également souvent choisie pour des raisons de simplicité.

C – Procédure pour modifier un exercice comptable

Le processus suivant vous guide pour modifier un exercice comptable de votre choix.

1
Affichez la liste des exercices comptables

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exercices comptables" dans la section "Comptabilité" symbolisée par l'icône d'un billetclef anglaisepour afficher la liste des exercices.

Liste des exercices comptables


2
Modifiez un exercice comptable

Cliquez sur l'icône "Crayon"clef anglaisedevant le code de l'exercice et saisissez les nouvelles dates si nécessaire.

Modification des dates de l'exercice comptable

Info
Exigibilité de la TVA collectée

Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent déclarer et reverser, suivant une certaine périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle), la TVA collectée qu’elles facturent auprès de leurs clients lorsque celle-ci devient exigible.


Le paiement de la TVA d’après les débits signifie que la TVA collectée est exigible à compter de la date d’émission de la facture. Le paiement de la TVA d’après les encaissements signifie que la TVA collectée est exigible lors de l’encaissement des acomptes et du prix.
3
Activez les déclarations fiscales

Si vous souhaitez produire les déclarations de TVA, choisissez le "Mode de déclaration d'impôt" ainsi que la "Fréquence de déclaration d'impôt" en cliquant sur les boutons radioBouton radiopour activer cette fonctionnalité.

Modification des dates de l'exercice comptable

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.

Guide de démarrage • Comptabilité • Plan de comptes

d - Plan de comptes

Icône parcours

configuration à faire pour A & C

Deux plans de compte sont disponibles dans l'application : le Plan comptable agricole ‒ Arrêté du 11/12/1986 et le Plan comptable général de 1982 ‒ Arrêté du 14/12/2007.

Pour une meilleure présentation des états, la longueur des comptes comptables a été homogénéisée à 8 chiffres, comme par exemple 60120000, sauf pour les comptes de tiers (clients et fournisseurs uniquement) composés du numéro de compte centralisateur à 3 chiffres et du numéro auxiliaire (pouvant être une chaîne de caractères alphanumériques).

1 - Différences entre le plan comptable général et le plan comptable agricole

Les différences essentielles entre le plan comptable général et le plan comptable agricole se situent essentiellement sur les classes suivantes :

Classe 2 - Comptes d'immobilisations

Une distinction est réalisée au niveau des immobilisations afin d'adapter le plan comptable aux spécificités agricoles notamment au niveau :

Puce
des types de terrains détenus (comptes 21100000)
Puce
des bâtiments détenus (comptes 21300000-21400000)
Puce
des immobilisations corporelles qui concernent les biens vivants (comptes 24000000)

Classe 3 - Comptes de stocks et en-cours

La différence essentielle entre les deux plans comptables porte sur les types de « produits » détenus. Le plan comptable agricole va faire référence aux animaux détenus (comptes 31000000-32000000), aux végétaux (33000000-34000000)…

Classe 6 - Comptes de charges et Classe 7 - Comptes de produits

Ces deux classes représentent l'essentiel des adaptations du plan comptable agricole comparé au plan comptable général.

Puce
les comptes 60 font référence aux achats d'intrants (semences, engrais, produits phytosanitaires) et d'animaux…
Puce
les comptes 61 mentionnent des fermages (61310000) ou encore des locations de matériels et d'animaux (61320000 et 61340000)
Puce
les comptes 63 laissent apparaître des taxes spécifiques (63400000)
Puce
les comptes 70 font référence aux ventes de végétaux et/ou d'animaux…
Puce
les comptes 71 font état de tous les comptes liés aux stocks spécifiques à une activité agricole selon les types de végétaux et/ou d'animaux détenus…

Ces différences sont adaptées aux besoins des comptables et des centres de gestion pour un type d'activité spécifique qu'est le secteur agricole.

À la première utilisation de l'application, nous vous invitons à vérifier le bon chargement de l'un des deux plans et/ou de sélectionner celui que souhaitez utiliser.

A – Procédure pour valider le plan de comptes

Le processus suivant vous guide pour vérifier et/ou sélectionner le plan de comptes de votre choix.

1
Affichez le plan de comptes

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaise dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Plan de comptes" dans la section "Comptabilité" symbolisée par l'icône d'un billetclef anglaisepour afficher la liste des comptes.

Plan de comptes


2
Chargez un plan de comptes

Si le plan de comptes ne s'affiche pas ou que vous souhaitez en changer, cliquez sur le bouton "Charger" et sélectionnez le plan de comptes à mettre en œuvre.

Plan de comptes

Cliquez sur Charger pour valider l'opération.

Guide de démarrage • Comptabilité • TVA

e - TVA

Icône parcours

configuration à faire pour A

Plusieurs taux de TVA sont définis dans l'application qui sont inutiles ou qui ne sont plus en vigueur depuis la dernière modification intervenue au 1er janvier 2014. Vous pouvez donc en supprimer pour faciliter la saisie des achats et des ventes ainsi que pour simplifier les déclarations de TVA.

A – Procédure pour supprimer des taux de TVA

Le processus suivant vous guide pour supprimer les taux de TVA de votre choix.

1
Affichez les taxes

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaise dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Taxes" dans la section "Comptabilité" symbolisée par l'icône d'un billetclef anglaisepour afficher la liste des taux de TVA.

Taux de TVA


2
Supprimez des taux de TVA

Cliquez sur la croix bleueclef anglaisedevant un taux de TVA et confirmez sa suppression. Notez qu'en cas de changement du taux normal, des taux réduits ou des taux particuliers, vous pourrez toujours en ajouter de nouveaux dans l'application.

Guide de démarrage • Comptabilité • Compte bancaire

f - Compte bancaire

Icône parcours

configuration à faire pour C

Si vous utilisez Ekylibre pour réaliser la gestion commerciale et les opérations de facturation achats/ventes, nous vous conseillons de paramétrer vos comptes bancaires dans l'application.

A – Procédure pour paramétrer un compte bancaire

Le processus suivant vous guide pour paramétrer un compte bancaire.

1
Affichez les moyens d'encaissement/décaissement

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Trésoreries" dans la section "Trésorerie" symbolisée par l'icône d'un billetclef anglaisepour afficher la liste des moyens d'encaissement/décaissement.

Moyens d'encaissement/décaissement

Info
Qu’est-ce que le code IBAN ?

L’IBAN (International Bank Account Number) est l’identifiant du compte bancaire. Avec le passage à la norme SEPA, l’IBAN du débiteur est suffisant pour un prélèvement pour les opérations nationales et les opérations transfrontalières.

Code IBAN

Le code est constitué de 34 caractères maximum (27 caractères pour les comptes tenus en France, commençant par FR suivi de 2 caractères puis des 23 chiffres de l’ancien RIB - code de l’établissement bancaire, code du guichet, n° de compte et la clé RIB).
Info
Qu’est-ce que le code BIC ?

Le code BIC (Bank Identifier Code) est l'identifiant international de la banque et figure sur votre relevé d'identité bancaire. Il existe deux types de BIC : un BIC à huit caractères - également appelé "BIC8" et un BIC à 11 caractères - "BIC11".

Code BIC

Composition du code BIC : quatre lettres identifient le code de la banque, les deux suivantes le code du pays. Les deux caractères suivants (lettres ou chiffres) indiquent la localisation. Il peut être complété par trois caractères correspondant à une agence. Vous devez indiquer le BIC de votre banque lorsque vous effectuez des virements internationaux.
2
Créez un compte bancaire

Cliquez sur le bouton “Nouveau”, sélectionnez le type de “Trésorie” et remplissez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement. Vous pouvez également partir du “Compte bancaire” déjà défini dans l'application et le modifier.

Nouvelle trésorerie

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Guide de démarrage • Comptabilité • Échanges comptables

g - Échanges comptables

Optionnel

Ekylibre permet d'échanger des données comptables entre l'administrateur de la ferme et son expert comptable ou son centre de gestion en toute sécurité. Vous pouvez exporter et partager vos données sans interrompre votre travail et sans risque d'incohérence. Réciproquement, vous pouvez intégrer les validations ou corrections réalisées par un tiers.

Attention
Prérequis pour les échanges comptables

La réalisation d'échanges comptables implique que vous ayez créé auparavant un comptable (un nouveau contact) et que vous ayez associé une adresse email valide à ce tiers pour permettre à l'application de communiquer automatiquement avec lui. Référez-vous au chapitre 8 - Stock & Personnel pour connaitre les procédures à suivre concernant ce prérequis.

Le journal des opérations diverses en comptabilité, appelé aussi journal des OD, est un document auxiliaire au journal général de comptabilité. Il permet d’enregistrer les opérations comptables qui ne concernent ni le journal des achats, ni le journal des ventes, ni les journaux de trésorerie. Le journal des opérations diverses (OD) permet d’enregistrer des opérations concernant les mouvements de TVA, les provisions, la paie ou encore les écritures rectificatrices des différentes erreurs de saisie qui ont été commises. Notez que le journal comptable est une obligation légale pour les entreprises soumises au régime du réel, afin de suivre toutes ses opérations.

Dans Ekylibre, les écritures issues des éventuelles corrections réalisées par votre comptable doivent être consignées dans un nouveau journal d'opérations diverses, l'existant étant réservé à l'administrateur de la ferme.

A – Procédure pour paramétrer un nouveau journal

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau journal d'opérations diverses.

1
Accédez aux "Journaux"

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Journaux" dans la section "Journaux" symbolisée par l'icône d'un livrehistogrammepour afficher la liste des journaux.

Liste des journaux


2
Créez un nouveau journal

Cliquez sur le bouton "Nouveau" et remplissez tous les champs avec les bonnes informations pour le définir correctement.

Nommez de façon explicite le nouveau journal. Vérifiez que le bouton radioBouton radioest bien activé pour "Opérations diverses".

Sélectionnez, parmi les tiers, le comptable préalablement créé.

Nouveau journal

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


3
Affichez le nouveau journal

L'application affiche le nouveau journal et la liste des "Journaux" est enrichie automatiquement.

Nouveau journal

B – Procédure pour échanger des informations comptables

Le processus suivant vous guide pour échanger des informations comptables.

1
Affichez les exercices comptables

Cliquez sur la clef anglaiseclef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exercices comptables" dans la section "Comptabilité" symbolisée par l'icône d'un billet de banqueBillet de banquepour afficher les paramètres de la société.

Liste des exercices comptables


2
Sélectionnez un exercice comptable

Cliquez sur le "Code" de l'exercice comptable, puis sur le bouton"Modifier".

Modification de l'exercice comptable


3
Modifiez l'exercice comptable

Sélectionnez, parmi les tiers, le comptable préalablement créé.

Affectation d'un comptable

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.


4
Sélectionnez à nouveau l'exercice

Cliquez sur le "Code" de l'exercice.

Création nouvel échange


5
Créez un nouvel échange

Cliquez sur le bouton "Nouvel échange".

Création nouvel échange


6
Saisissez une date d'arrêté

Saisissez la date déterminant la fin de la période des écritures échangées.

Création nouvel échange

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


7
Options d'échanges

4 nouveaux liens sont maintenant disponibles dans la section "Échanges" de la fenêtre principale.

Création nouvel échange

Export

Le premier lien permet de fabriquer un fichier CSV (zippé) qui s'enregistrera dans le dossier des téléchargements de votre navigateur.

Import

Le deuxième lien permet de parcourir votre disque dur ou une clé USB afin de sélectionner un fichier CSV à intégrer lorsque des écritures ont été corrigées et/ou validées par le comptable.

Notifier

Le troisième lien permet de notifier votre comptable par email qu'un fichier CSV est à sa disposition et qu'il peut le télécharger grâce au lien contenu dans le message.

Fermer

Le quatrième lien permet de fermer l'échange. Notez que la fermeture d'un échange vérouille les écritures comptables concernées par celui-ci. Fermez un échange avant d'en ouvrir un nouveau.

Attention
Accès de votre ferme à votre comptable

Vous pouvez créer un accès pour votre expert comptable ou votre centre de gestion avec les autorisations nécessaires pour lui permettre de visualiser et de modifier les données comptables de votre exploitation à distance. Référez-vous au chapitre 10 - Accès pour connaître les procédures à suivre.

Passez au chapitre suivant de ce guide.