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GUIDE DE PRISE EN MAIN
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Notes de version
Comptabilité
Comptabilité

5 - Comptabilité

Info
Comptabilité 2019

Le module "Comptabilité" a été récemment profondément remanié afin d'offrir aux utilisateurs un outil complet, fiable et performant avec une présentation plus intuitive. Ce chapitre présente les procédures essentielles à connaître pour tirer efficacement profit des outils de gestion comptable dans Ekylibre.

Dans ce chapitre, on vous explique comment (sélectionnez un processus dans les listes déroulantes) :

Configuration
Configuration
Journaux
 
Exercice comptable
Immobilisation
Trésorerie

Ce système de navigation est également disponible à tout moment grâce au bouton en bas à gauche de la fenêtre :

Menu comptabilité

Dans ce chapitre, on vous explique comment (sélectionnez un processus dans la liste déroulante) :

Dans ce chapitre, on vous explique comment :

Configuration Épi
TVA Épi
Journaux Épi
- Paramétrer la société
- Créer un nouveau taux de TVA
- Créer un nouveau journal
- Créer un compte comptable
- Produire une déclaration de TVA
- Réaliser le lettrage de comptes
 
 
- Valider le brouillard comptable
 
 
- Obtenir le journal centralisateur
Exercices comptable Épi
Immobilisations Épi
Trésorerie Épi
- Ouvrir un nouvel exercice
- Enregistrer une immobilisation
- Créer un compte bancaire
- Réaliser un échange comptable
- Cession d'immobilisation
- Créer un compte courant d'associé
- Clôturer un exercice
- Mise au rebut d'une immobilisation
- Faire un rapprochement bancaire
- Verrouiller un exercice
- États des immobilisations
- Enregistrer un emprunt
- Fichier des écritures comptables
- États des plus et moins values
- Réaliser un virement interne
- Bilan et compte de résultat
 
 
- Produire la balance
 
 
- Produire le Grand-livre
 
 

Glossaire du chapitre

Comptabilité
elle vise l’enregistrement de façon chronologique de toutes les opérations effectuées par l’exploitant agricole
CSV
un fichier CSV est un fichier texte où chaque ligne du texte correspond à une ligne d'un tableau et les virgules correspondent aux séparations entre les colonnes
FEC
Fichier des Écritures Comptables. Ce fichier informatique comporte, sous forme dématérialisée, l'ensemble des écritures enregistrées dans tous les journaux comptables au titre d'un exercice fiscal (obligation en vigueur depuis le 1er janvier 2014)
Fenêtre modale
dans une interface graphique, c'est une fenêtre qui prend le contrôle total du clavier et de l'écran. Elle est en général associée à une question ou à une sélection à laquelle il est impératif que l'utilisateur réponde avant de poursuivre, ou de modifier quoi que ce soit
OFX
Open Financial Exchange est un format de données financières qui permet des échanges entre différents systèmes et logiciels
PDF
Portable Document Format est un langage de description de page qui préserve la mise en page d’un document quels que soient le logiciel, le système d'exploitation et l'ordinateur utilisés pour l’imprimer ou le visualiser

Le symboleOptionneldans ce chapitre vous indique une procédure pour utiliser une fonctionnalité avancée dans l'application.

Les dispositions du plan comptable général et du plan comptable agricole sont applicables à toute personne physique ou morale soumise à l’obligation légale d’établir des comptes annuels, sous réserve de dispositions spécifiques.
Un(e) agriculteur·rice étant de plus en plus amené(e) à réaliser des opérations commerciales, l'application est capable de répondre à ses contraintes et obligations vis-à-vis de la tenue de la comptabilité.

Scroll
Glissez pour parcourir le schéma

Schéma comptabilité

Fonctionnement de la comptabilité dans Ekylibre

Guide de prise en main • Comptabilité • Introduction

a - Introduction à la comptabilité

Il y a lieu de distinguer trois phases dans le processus de validation d’une écriture comptable.

1. Avant la validation comptable d'une écriture (saisie en mode dit brouillard)

L’utilisateur peut modifier tout élément de l'écriture comptable. En effet, tant que la validation n'est pas demandée par l'utilisateur, les écritures en mode brouillard présentent un caractère tangible de la comptabilité.
Les éditions faites à partir de ce mode de saisie constituent simplement des listes de contrôle appelées couramment brouillard de saisie.

2. La validation comptable proprement dite

Il s'agit d'une phase de traitement informatique volontaire, activée grâce à une fonction du logiciel, qui consiste à figer les différents éléments de l'écriture de façon à ce que toute modification ultérieure de l'un de ses éléments soit impossible.

3. Après la validation comptable d'une écriture

Le livre-journal et le Grand-livre d’une comptabilité informatisée ne présentent un caractère régulier, sincère et probant qu'après validation des écritures comptables, d’où l’importance de cette fonction.

La validation implique de respecter plusieurs conditions essentielles au regard des principes comptables :

Puce
associer à chaque écriture la date de valeur comptable ou la date de validation, ainsi que la référence à la pièce justificative qui l’appuie ;
Puce
permettre d’assurer la permanence du chemin de révision entre les pièces justificatives et la comptabilité ;
Puce
rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable validée en interdisant toute modification ou suppression.
Guide de prise en main • Comptabilité • Paramétrage

b - Paramétrage

Icône parcours

configuration à faire pour A & D

Plusieurs données doivent être saisies dans l'application en complément de celles déjà enregistrées dans l'assistant de démarrage. Elles permettront la production de documents avec toutes les informations utiles en conformité avec la législation en vigueur.

1 – Procédure pour paramétrer la société

Le processus suivant vous guide pour configurer votre exploitation et les préférences de comptabilité.

1
Renseignez les paramètres de votre exploitation

Cliquez sur la clef anglaiseClef anglaisedans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Société" dans la section "Paramètres" symbolisée par l'icône d'une clef anglaiseClef anglaisepour afficher les paramètres de la société.

Remplissez tous les champs pour définir correctement votre exploitation.

Renseignez notamment la forme juridique de la société : elle déterminera les comptes appropriés pour affecter votre résultat lors de la clôture comptable.

Paramétrage société


2
Désactivez le mode stock permanent

Dans la section "Préférences de la comptabilité", nous vous conseillons de laisser désactivé le "Mode stock permanent", sinon une écriture sera générée à chaque mouvement de stock.

Paramétrage société


3
Modifiez les radicaux comptables

Dans la section "Préférences de la comptabilité", saisissez éventuellement, dans les champs appropriés, les nouveaux radicaux comptables destinés aux comptes auxiliaires (comptes de tiers : clients et fournisseurs uniquement).

Paramétrage société

Attention
Les comptes de tiers

Par défaut les numéros de compte des clients commencent par 411 mais il est possible de modifier le radical comptable en 4111 en fonction des exigences de votre expert-comptable ou de votre centre de gestion. De la même manière, les numéros de compte des fournisseurs commencent par 401 mais il est possible de modifier le radical comptable en 4011.

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.

Guide de prise en main • Comptabilité • Journaux

c - Journaux

Lors de la création de votre ferme Ekylibre, 10 journaux ont été générés automatiquement par l'application.

Il est possible de les modifier en cliquant sur le crayonCrayon modificationà gauche du nom de chacun d'eux pour changer leur nom, leur code ou pour leur associer un comptable.

Il est également possible d'en supprimer certains en cliquant sur la croixCroix suppressionà gauche du nom de chacun d'eux mais nous vous déconseillons de le faire car ils sont tous potentiellement utilisés par l'application pour gérer correctement votre comptabilité. Les journaux "Achats", "Banque", "Caisse" et "Ventes" ne sont pas supprimables.

Notez qu'une fois que des écritures sont consignées dans un journal, il n'est plus possible de le supprimer.

Liste des journaux

La création d'un nouveau journal peut s'avérer utile voire indispensable dans les cas suivants :

Puce
vous souhaitez rassembler dans un même journal les achats et les ventes réalisés auprès d'un même tiers comme par exemple une coopérative ;
Puce
vous souhaitez utiliser un journal particulier pour des achats ou des ventes réalisés dans une devise autre que l'euro (devise sélectionnée lors de la création d'un nouveau journal) ;
Puce
vous souhaitez disposer d'un journal pour les ventes réalisées en France et un second pour les ventes effectuées à l'étranger ;
Puce
vous souhaitez réaliser des échanges comptables nécessitant l'utilisation d'un journal des opérations diverses réservé à cet effet ;
Puce
vous souhaitez consigner dans un journal d'opérations diverses les écritures des factures non parvenues et des écarts de règlement.

1 – Procédure pour créer un journal

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau journal pour les transactions réalisées avec un même tiers.

1
Accédez aux "Journaux"

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Journaux" dans la section "Journaux" symbolisée par l'icône d'un livrehistogramme.

Liste des journaux


2
Créez un nouveau journal

Cliquez sur le bouton "Nouveau" et remplissez tous les champs avec les bonnes informations pour le définir correctement.

Nommez de façon explicite le nouveau journal et affectez-lui un code. La longueur de la chaîne alphanumérique pour définir le code du journal est limitée à 4 caractères. Si le code est plus long, il sera automatiquement tronqué lors de l'enregistrement du journal. Le passage du code en majuscule est également automatique lors de la création d'un nouveau journal.

Vérifiez que le bouton radioBouton radioest bien activé pour "Ventes".

Nouveau journal

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Notez que si vous envisagez de réaliser des rapprochements bancaires à l'aide de fichiers OFXVoir glossaire, il faudra créer un nouveau journal des opérations diverses et cocher la caseCase à cocherdevant "Utilisé pour les écarts". Ce journal peut également servir pour les factures non parvenues.

Nouveau journal


3
Affichez le nouveau journal

L'application affiche le nouveau journal. La liste des "Journaux" est également automatiquement enrichie avec celui-ci.

Nouveau journal

Guide de prise en main • Comptabilité • Lettrage de comptes

2 – Procédure pour réaliser le lettrage de comptes

Le lettrage comptable d'un compte (généralement un compte de tiers) est une opération qui consiste à affecter un seul code à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte, la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit. Il permet donc d'isoler les factures restant à payer pour les fournisseurs et les factures restant à encaisser pour les clients.

Ce rapprochement est réalisé grâce à une codification composée d'une ou plusieurs « lettres » permettant ainsi de visualiser plus rapidement les factures non réglées. Ekylibre réalise automatiquement le lettrage en détectant les factures et les règlements pour les lier s'ils sont équilibrés. Dans le cas contraire, il sera possible de corriger le lettrage et éventuellement d'ajouter des écritures de compensation.

Notez que le rapprochement bancaire, qui utilise également des lettres lorsque vous pointez les écritures passées en banque avec les écritures passées en comptabilité, est une opération différente et indépendante du lettrage de comptes.

Le processus suivant vous guide pour réaliser le lettrage de comptes.

1
Accédez aux "Lettrage de comptes"

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Lettrage de comptes" dans la section "Journaux" symbolisée par l'icône d'un livrehistogramme.

L'application affiche les comptes de tiers (comptes débutant par 401 et par 411). Notez que pour un même tiers, celui-ci peut-être présent à la fois dans la liste des fournisseurs et dans la liste des clients.

Liste fournisseurs-clients


2
Contrôlez un compte fournisseur ou client

Cliquez sur le nom d'un fournisseur ou d'un client afin d'afficher les écritures enregistrées pour ce tiers.

Si les encaissements et les décaissements ont bien été enregistrés dans la facture d'achat ou de vente, le lettrage est réalisé automatiquement par l'application. Le même code est correctement associé à chaque écriture.

Décochez la caseCase à cocherà gauche de l'option "Masquer les lignes lettrées" en haut à droite de la liste pour afficher le lettrage.

Lettrage automatique

Notez que les écritures qui ne sont pas équilibrées sont indiquées avec une astérisque à droite de la lettre. Les écritures figées après clôture ou verrouillage d'un exercice apparaissent grisées dans la liste. Il en est de même pour les écritures qui sont verrouillées automatiquement sur une période après fermeture d'un échange comptable.

Liste des écritures


3
Réalisez le lettrage manuellement

Si un encaissement ou un décaissement a été enregistré au profit d'un tiers sans être lié à une facture, le lettrage est alors incorrect et il faut le corriger.

Délettrez les écritures en cliquant sur la gommeGommeà droite de chaque lettre pour préparer le nouveau lettrage.

Sélectionnez successivement 2 ou plusieurs écritures en cliquant sur leur libellé ou en cochant les casesCase à cocherdevant la lettre de chaque écriture pour réaliser un nouveau lettrage manuellement.

Liste des journaux

Liste des journaux

Une fois les écritures sélectionnées (3 dans cet exemple) et équilibrées, les lignes disparaissent automatiquement de la liste. Décochez la caseCase à cocherà gauche de l'option "Masquer les lignes lettrées" en haut à droite de la liste pour afficher le nouveau lettrage avec un nouveau code unique pour chacune des écritures.

Liste des journaux


4
Ajoutez une écriture de compensation

Le cas échéant, vous pouvez également ajouter une écriture de compensation. Sélectionnez une ou plusieurs écritures en cochant la caseCase à cocherdevant la lettre , puis cliquez sur le bouton "Ajouter une écriture de compensation". Dans cet exemple, une facture d'achat a été enregistrée avec une erreur de décaissement.

Ajouter une écriture


5
Sélectionnez un journal

Sélectionnez un journal de banque (ou de caisse) parmi ceux disponibles en cliquant sur le bouton correspondant.

Liste des journaux


6
Renseignez la nouvelle écriture

Saisissez les libellés de l'écriture et renseignez le compte de décaissement d'achat.

Nouvelle écriture de compensation

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


7
Affichez le nouveau lettrage

Le nouveau lettrage est affiché avec la nouvelle écriture enregistrée dans le brouillard du journal de banque. Notez qu'une nouveau code unique a remplacé l'ancien lettrage pour chacune des écritures concernées par l'opération.

Nouveau lettrage

Guide de prise en main • Comptabilité • Brouillard comptable

3 – Procédure pour valider les écritures du brouillard comptable

Comme expliqué en introduction de ce chapitre, chaque écriture est enregistrée en mode brouillard. La validation des écritures est donc une étape incoutournable, notamment pour réaliser la clôture d'un exercice comptable.

Pensez à réaliser le lettrage de comptes avant de valider les écritures présentes dans le brouillard des journaux des achats et des ventes.

Le processus suivant vous guide pour valider les écritures du brouillard comptable.

1
Accédez aux "Journaux"

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Journaux" dans la section "Journaux" symbolisée par l'icône d'un livrehistogramme.

Liste des journaux


2
Consultez le brouillard

Cliquez sur le bouton "Consulter le brouillard (X écriture|s)" pour consulter les écritures de tous les journaux…

Liste des écritures

… ou cliquez sur le nom d'un journal, puis cliquez sur le bouton "Consulter le brouillard (X écriture|s)" pour consulter uniquement le brouillard de celui-ci.

Liste des écritures


3
Consultez les écritures

Les écritures à valider sont listées pour une période donnée et pour l'ensemble des journaux ou seulement pour le journal sélectionné.

Liste des écritures

Cliquez sur le bouton "Valider les écritures" pour déclencher la validation.


4
Validez les écritures

Cliquez sur le bouton de validation dans la fenêtre modaleVoir glossaire pour confirmer l'opération et figer les écritures présentes dans le brouillard. Notez que toute modification ultérieure de l'un de ses éléments devient alors impossible.

Validation du brouillard

Un message de confirmation vous informe alors de la bonne exécution de la tâche :

Message de confirmation

Notez qu'il faut avoir validé au moins une écriture pour disposer du bouton "Imprimer" permettant d'obtenir le journal centralisateur au format PDF.

Liste des journaux

Guide de prise en main • Comptabilité • Journal centralisateur

4 – Procédure pour obtenir le journal centralisateur

Le journal centralisateur est un document comptable dans lequel on trouve le total de tous les journaux (le journal des ventes, le journal des achats, le journal de banque, de caisse, etc.).

Le processus suivant vous guide pour exporter le journal centralisateur.

1
Accédez aux "Journaux"

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Journaux" dans la section "Journaux" symbolisée par l'icône d'un livrehistogramme.

Liste des journaux


2
Exportez le journal centralisateur

CLiquez sur le bouton "Imprimer" pour obtenir le journal centralisateur.

Sélection du Grand-livre


3
Affichez les notifications

Patientez quelques instants. La pastille rougeNotificationen haut à droite de la clocheClochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification.

Affichage de la notification


4
Obtenez le journal centralisateur

Cliquez sur le lien "Votre fichier a été généré avec succès" pour obtenir les informations du nouveau document. Cliquez sur la vignette pour afficher le document au format PDF dans votre navigateur afin de le télécharger et/ou de l'imprimer.

Récupération du fichier

Notez que le fichier reste accessible à tout moment via le lien "Gestion électronique des documents" dans la section "Archives"Archivesdu module "Outils".

Guide de prise en main • Comptabilité • Exercices comptables

d - Exercices comptables

Icône parcours

configuration à faire pour A & C

À la création de votre ferme, aucun exercice comptable n'est ouvert. Si vous souhaitez gérér votre comptabilité et/ou enregistrer vos activités commerciales dans Ekylibre, la création d'un premier exercice comptable est requis.

Attention
Nombre d'exercices ouverts simultanément

Le nombre d'exercices comptables ouverts simultanément est limité à 2. Si vous souhaitez ouvrir un nouvel exercice alors que deux sont déjà ouverts, il faudra clôturer ou verrouiller le plus ancien. Le bouton d'ouverture est grisé pour empêcher cette manipulation :


Verrouillage création exercice

1 – Procédure pour ouvrir un exercice comptable

Le processus suivant vous guide pour créer un nouvel exercice comptable.

1
Accédez au "Tableau de bord comptable"

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Tableau de bord comptable

Notez qu'aucune donnée n'est affichée dans ce tableau de bord puisqu'aucun exercice n'est ouvert. Lorsque vous aurez enregistré des écritures durant un exercice, le "Tableau de bord comptable" se présentera avec les indicateurs suivants :

Tableau de bord comptable


2
Affichez les exercices comptables

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exercices comptables" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableauTableau.

Liste des exercices comptables

Cliquez sur le bouton permettant de créer un nouvel exercice (légendé en fonction de l'existence ou non d'exercices précédents et de la date de création de la ferme).

Liste des exercices comptables


3
Renseignez le nouvel exercice comptable

Remplissez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement. Sélectionnez un comptable ou créez-en un à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans la liste déroulante si vous envisagez de réaliser des échanges comptables.

Veillez impérativement à ce que la date de clôture soit bien le dernier jour du mois.

Liste des exercices comptables

L'article 73 du code général des impôts fixe à douze mois la durée de l'exercice comptable des exploitants agricoles soumis à un régime réel d'imposition, sans que cet exercice soit nécessairement aligné sur l'année civile.

Généralement, la date de clôture de l'exercice comptable retenue (31 décembre) coïncide avec la fin de l'année civile, mais ce n'est pas une obligation. Une date clôturant un trimestre civil (31 mars, 30 juin…) est également souvent choisie pour des raisons de simplicité.


4
Activez les déclarations fiscales

Si vous souhaitez produire les déclarations de TVA, choisissez le "Mode de déclaration de TVA" ainsi que la "Fréquence de déclaration de TVA" en cliquant sur les boutons radioBouton radiopour activer cette fonctionnalité.

Activation déclarations fiscales

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Info
Exigibilité de la TVA collectée

Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent déclarer et reverser, suivant une certaine périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle), la TVA collectée qu’elles facturent auprès de leurs clients lorsque celle-ci devient exigible.


La TVA collectée n’a pas la même date d’exigibilité, selon qu’elle concerne des livraisons de biens ou des prestations de services. La TVA sur les prestations de services est à déclarer en fonction de la date d’encaissement de la prestation (TVA sur les encaissements) tandis qu’en cas de livraison de biens, (TVA sur les débits) l’exigibilité de la TVA tombe le jour de la livraison.
5
Affichez le nouvel exercice

Dans la liste des exercices comptables, cliquez sur le code de l'exercice pour afficher son statut.

Activation déclarations fiscales

En fonction de l'évolution de votre comptabilité dans Ekylibre, un exercice peut avoir le statut :

 Ouvert 
 Clôture en préparation 
 Clôture en cours 
 Clôturé 
 Verrouillé 
Guide de prise en main • Comptabilité • Clôture d'un exercice

2 – Procédure pour clôturer un exercice comptable

Par la clôture des comptes, nommée clôture comptable, vous enregistrez des écritures comptables. Ces écritures comptables définissent et actent la fin de votre exercice comptable, afin de pouvoir commencer votre exercice de l’année suivante.

Le processus suivant vous guide pour clôturer un exercice comptable.

1
Accédez aux exercices comptables

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exercices comptables" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableauTableau.

Exercices comptables


2
Préparez la clôture

Cliquez sur le bouton "Préparer la clôture de EX20XX".

La phase de préparation à la clôture permet à une seule personne de modifier les écritures de l'exercice en cours de clôture, sans bloquer la saisie d'autres utilisateurs sur des périodes non concernées par celle-ci.

Notez qu'il n'est pas possible de clôturer un exercice si le précédent n'a pas été clôturé ou verrouillé. Il n'est évidemment pas possible non plus de clôturer un exercice avant sa date de fin.

Préparation de la clôture

Préparation de la clôture


3
Lancez la clôture de l'exercice

Cliquez sur le bouton "Clôturer EX20XX" pour afficher le tableau de bord de la clôture.

Clôture de l'exercice


4
Contrôlez les indicateurs de clôture

Une liste d'alertes et de messages vous informe automatiquement des éventuelles vérifications et corrections à faire pour permettre à la clôture de se dérouler correctement.

Les points d'exclamationPoint d'exclamationalertent l'utilisateur sur des points de vigilance. Ils ne sont pas bloquants mais une fois l'opération terminée, il ne sera plus possible de faire marche arrière.

La croix de couleur rougeCroix rougeindique que la clôture ne peut avoir lieu tant que le problème n'est pas résolu.

Exercices comptables

Pour la plupart des points de blocage, des liens permettent d'ouvrir une nouvelle page avec, le cas échéant, un filtre qui isole la donnée posant problème. Lors du retour à la page de clôture, raffraîchissez votre navigateur pour mettre à jour la liste des vérifications.

La coche de couleur verteCoche verteindique une analyse satisfaisante des données pour permettre le bon déroulement de la clôture.


5
Paramétrez la clôture

Une fois que les indicateurs confirment l'absence de données bloquantes (aucun indicateur de couleur rouge), vous pouvez terminer le paramétrage de la clôture :

Affectez le résultat de l'exercice (perte ou bénéfice) aux comptes prévus à cet effet selon les dispositions légales (nécessite d'avoir sélectionné la forme juridique de l'entreprise ou de l'exploitation dans les paramètres de la société).

Demandez la création optionnelle des journaux de résultat, de clôture et de reports à nouveaux via les listes déroulantes de la section "Paramètres de clôture".

Cochez enfin la caseCase à cocherdevant la mention "Je certifie que mes comptes ont été révisés par la personne compétente."

Exercices comptables

Cliquez sur Clôturer l'exercice pour valider l'opération.


6
Clôturez l'exercice

Patientez quelques instants, la barre de progression vous informe de l'avancée et affiche les stades de la clôture en cours de réalisation.

Clôture en cours

Clôture en cours

Une fois l'exercice clôturé, la pastille rougeNotificationen haut à droite de la clocheClochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application.


7
Téléchargez les archives

Vous pouvez télécharger les archives ZIP avant et après clôture, signées numériquement. Ces archives comprennent les documents obligatoires de la clôture que sont la balance, le Grand-livre et les journaux.

Exercice clôturé

Dépliez l'accordéon et cliquez sur le lien "Vérifier la signature" pour contrôler sur le site ekylibre.com l'authenticité et l'intégrité des documents comptables (avec copie automatique de la clé de sécurité).

Mise à disposition des archives

Guide de prise en main • Comptabilité • Verrouillage d'un exercice

3 – Procédure pour verrouiller un exercice comptable

La gestion commerciale dans l'application nécessite qu'un exercice comptable soit déjà ouvert à la date d'enregistrement d'une nouvelle commande ou d'une nouvelle vente, même si vous ne gérez pas votre comptabilité dans Ekylibre. Dans la mesure où seulement 2 exercices peuvent être ouverts simultanément, l'ouverture d'un nouvel exercice oblige à verrouiller le plus ancien. Exemple : si les exercices 2018 et 2019 sont ouverts et que vous souhaitez ouvrir l'exercice 2020 sans procéder à une clôture, il faut verrouiller l'exercice 2018.

Scroll
Glissez pour parcourir le schéma

Schéma verrouillage

Gestion commerciale année n bloquée

Scroll
Glissez pour parcourir le schéma

Schéma verrouillage

Gestion commerciale année n autorisée

Le processus suivant vous guide pour verrouiller un nouvel exercice comptable.

1
Accédez aux exercices comptables

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exercices comptables" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableauTableau.

Exercices comptables


2
Sélectionnez l'exercice à verrouiller

Cliquez sur le nom de l'exercice comme par exemple EX2018, puis cliquez sur le bouton "Verrouiller EX2018".

Exercice comptable


3
Verrouillez l'exercice

Cochez la caseCase à cocherdevant la mention "Je certifie que mes comptes ont été révisés en dehors du logiciel par la personne compétente."

Verrouillage de l'exercice

Cliquez sur Verrouiller l'exercice pour valider l'opération.

Guide de prise en main • Comptabilité • Export FEC

4 – Procédure pour obtenir les écritures comptables (FEC)

Le fichier des écritures comptables (FEC) comporte, sous forme dématérialisée, l'ensemble des écritures enregistrées dans tous les journaux comptables au titre d'un exercice fiscal. C'est une obligation en vigueur depuis le 1er janvier 2014.

Le processus suivant vous guide pour obtenir le fichier des écritures comptables pour un exercice donné.

1
Accédez aux exercices comptables

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exercices comptables" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableauTableau.

Exercices comptables


2
Choisissez un exercice comptable

Sélectionnez un exercice comptable dans la liste et cliquez sur son code pour l'afficher.

Affichage de l'exercice


3
Sélectionnez l'export FEC

Cliquez sur le bouton "Export FEC", puis sélectionnez le type de fichier souhaité dans la liste déroulante. Les abbréviations utilisées sont les suivantes :

BA - Bénéfices Agricoles
BNC - Bénéfices Non Commerciaux
IR - Impôt sur le Revenu

Sélection Export FEC

Notez que si vous souhaitez un découpage semestriel, trimestriel ou mensuel des données, vous devez créer un nouvel export en suivant la procédure décrite dans le chapitre 11 - Outils.


4
Affichez les notifications

Patientez quelques instants. La pastille rougeNotificationen haut à droite de la clocheClochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification.

Affichage de la notification


5
Obtenez le fichier des écritures comptables

Cliquez sur le lien "Votre fichier a été généré avec succès" pour obtenir les informations du nouveau document. Cliquez sur la vignette pour afficher le document au format texte dans votre navigateur ou pour télécharger le document au format XML.

Récupération du fichier

Notez que le fichier reste accessible à tout moment via le lien "Gestion électronique des documents" dans la section "Archives"Archivesdu module "Outils".

Les fichiers d'écritures comptables doivent être accompagnés d'un descriptif technique qui indique l'ensemble des informations nécessaires au traitement des fichiers par l'administration fiscale. Ce document descriptif faisant office de notice, doit présenter la manière dont il est rempli avec notamment le nom des champs, le type d'information présente dans chaque champ et un exemple de valeur.

Fichier de description

Guide de prise en main • Comptabilité • Bilan/Compte de résultat

5 – Procédure pour obtenir le bilan/compte de résultat

Un bilan comptable est un document qui synthétise à un moment donné ce que l'entreprise possède, appelé l'« actif » et ses ressources, appelées le « passif ». Le bilan est l'un des documents composant les états financiers.
Le compte de résultat est un document comptable synthétisant l'ensemble des charges et des produits d'une entreprise ou autre organisme ayant une activité marchande, pour une période donnée, appelée exercice comptable.

Le processus suivant vous guide pour obtenir le bilan et/ou le compte de résultat pour un exercice donné.

1
Accédez aux exercices comptables

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exercices comptables" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableauTableau.

Exercices comptables


2
Choisissez un exercice comptable

Sélectionnez un exercice comptable dans la liste et cliquez sur son code pour l'afficher.

Affichage de l'exercice


3
Sélectionnez le type de document

Cliquez sur le bouton "Imprimer", puis choisissez le type de document souhaité dans la liste déroulante : "Compte de résultat, "Bilan comptable" ou "Bilan comptable simplifié".

Sélection Export FEC


4
Affichez les notifications

Patientez quelques instants. La pastille rougeNotificationen haut à droite de la clocheClochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification.

Affichage de la notification


5
Obtenez le bilan/compte de résultat

Cliquez sur le lien "Votre fichier a été généré avec succès" pour obtenir les informations du nouveau document. Cliquez sur la vignette pour afficher le document au format PDF dans votre navigateur afin de le télécharger et/ou de l'imprimer.

Récupération du fichier

Notez que le fichier reste accessible à tout moment via le lien "Gestion électronique des documents" dans la section "Archives"Archivesdu module "Outils".

Guide de prise en main • Comptabilité • Plan de comptes

e - Plan de comptes

Icône parcours

configuration à faire pour A & C

C'est la sélection du régime fiscal de l'entreprise dans l'assistant de démarrage qui définit automatiquement le plan de comptes adapté à son activité principale (plan comptable agricole ‒ arrêté du 11/12/1986 ou plan comptable général de 1982 ‒ arrêté du 14/12/2007).

Pour une meilleure présentation des états, la longueur des comptes comptables a été homogénéisée à 8 chiffres (10 si vous avez choisi cette option dans l'assistant de démarrage), comme par exemple 60120000, sauf pour les comptes de tiers (clients et fournisseurs uniquement) composés du numéro de compte centralisateur à 3 chiffres et du numéro auxiliaire (pouvant être une chaîne de caractères alphanumériques).

Scroll
Glissez pour parcourir le schéma

Comptes de tiers

Info
Import de plan de comptes

La préparation des fichiers et la procédure pour réaliser l'import d'un plan de comptes dans l'application sont expliquées à la fin de ce guide au chapitre 11 - Outils.

Guide de prise en main • Comptabilité • Ajouter un compte

1 – Procédure pour ajouter un ou plusieurs comptes

Le processus suivant vous guide pour ajouter un compte d'honoraires.

1
Affichez le plan de comptes

Cliquez sur la clef anglaiseClef anglaise dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Plan de comptes" dans la section "Comptabilité" symbolisée par l'icône d'un billetBilletpour afficher la liste des comptes comptables.

Plan de comptes


2
Ajouter un compte

Cliquez sur le bouton "Ajouter un compte".

Liste des comptes

Renseignez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement sans oublier de spécifier l'usage dans la liste déroulante "Usages".

Dans cet exemple, on ajoute un compte d'honoraires pour regrouper dans un nouveau compte l'ensemble des frais d'avocats. Ce nouveau compte est associé au radical de compte 622 (Honoraires) :

Création nouveau compte

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


3
Validez le nouveau compte

L'application affiche automatiquement le nouveau compte.

Liste des comptes

Répétez l'opération pour ajouter autant de comptes d'honoraires que souhaité. Affichez les comptes débutant par 622 avec la fonction de recherche de la section principale "Plan de comptes" :

Création nouveau compte

Guide de prise en main • Comptabilité • Taux de TVA

f - TVA

Icône parcours

configuration à faire pour A & C

Les taux de TVA applicables en France métropolitaine et prédéfinis dans l'application sont les suivants :

Puce
taux particulier de 2,10 % ;
Puce
taux réduit de 5,50 % ;
Puce
taux intermédiaire de 10,00 % ;
Puce
taux normal de 20,00 %.

Tous les autres taux applicables notamment dans les départements d’outre-mer, en Corse ou à l'étranger doivent être ajoutés par vos soins.

1 – Procédure pour ajouter des taux de TVA

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau taux de TVA comme par exemple un taux de 8,5%.

1
Affichez les taxes

Cliquez sur la clef anglaiseClef anglaise dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Taxes" dans la section "Comptabilité" symbolisée par l'icône d'un billetBilletpour afficher la liste des taux de TVA, puis cliquez sur le bouton "Nouveau".

Taux de TVA


2
Définissez le nouveau taux

Remplissez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.

Taux de TVA

N'oubliez pas de définir autant de nouveaux comptes que nécessaire en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans les listes déroulantes des comptes de TVA sans oublier de spécifier l'usage et validez leur création dans la fenêtre modaleVoir glossaire.

Taux de TVA

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Si votre ferme a été créée avant le 24 octobre 2019, plusieurs taux de TVA sont définis dans l'application qui sont inutiles ou qui ne sont plus en vigueur depuis la dernière modification intervenue au 1er janvier 2014. Vous pouvez donc en supprimer pour faciliter la saisie des achats et des ventes ainsi que pour simplifier les déclarations de TVA.

2 – Procédure pour supprimer des taux de TVA

Le processus suivant vous guide pour supprimer un taux de TVA de votre choix.

1
Affichez les taxes

Cliquez sur la clef anglaiseClef anglaise dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Taxes" dans la section "Comptabilité" symbolisée par l'icône d'un billetBilletpour afficher la liste des taux de TVA.

Taux de TVA


2
Supprimez un taux de TVA

Cliquez sur la croix bleueSupprimerdevant un taux de TVA et confirmez sa suppression. Notez qu'en cas de changement du Code général des impôts, vous pourrez toujours ajouter de nouveaux taux dans l'application.

Taux de TVA

Guide de prise en main • Comptabilité • Déclaration de TVA

3 – Procédure pour produire une déclaration de TVA

Le processus suivant vous guide pour produire une déclaration de TVA.

1
Affichez les taxes

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Déclarations TVA" dans la section "TVA" symbolisée par l'icône d'un engrenageEngrenagepour afficher la liste des déclarations de TVA.

Déclarations TVA


2
Créez une nouvelle déclaration

Cliquez sur le bouton "Nouveau" et sélectionnez l'exercice comptable de votre choix dans la liste déroulante, puis patientez quelques instants.

Création nouvelle déclaration de TVA


3
Affichez la nouvelle déclaration

La pastille rougeNotificationen haut à droite de la clocheClochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification, puis cliquez sur le lien "La déclaration de TVA a été générée avec succès" pour afficher la déclaration.

Création nouvelle déclaration de TVA


4
Validez la nouvelle déclaration

La nouvelle déclaration de TVA est présentée en mode "Brouillon". À ce stade, elle est encore modifiable par l'utilisateur.

Déclaration de TVA


5
Modifiez le statut de la déclaration

Modifiez son statut en cliquant sur  Validée  dès validation par vos soins ou par votre comptable. À ce stade, elle est encore supprimable par l'utilisateur.

Modification statut déclaration

Modifiez son statut en cliquant sur  Envoyée  dès que la déclaration a été transmise à l'administration fiscale. Elle est alors verrouillée et ne peut plus être supprimée. La déclaration est alors enregistrée en comptabilité avec une nouvelle écriture (à valider) dans le brouillard du journal des taxes.

Modification statut déclaration


6
Générez la déclaration de TVA

Cliquez sur le bouton "Exporter" et sélectionnez le format de fichier (PDF ou CSV) dans la liste déroulante.

Export déclaration de TVA

Patientez quelques instants, la pastille rougeNotificationen haut à droite de la clocheClochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification, puis cliquez sur le lien "Votre fichier a été généré avec succès" pour afficher la déclaration.

Notification export déclaration


7
Téléchargez la déclaration de TVA

Cliquez sur la vignette pour afficher le document au format PDF dans votre navigateur ou pour enregistrer la déclaration au format CSV dans le dossier des téléchargements de votre navigateur.

Export déclaration de TVA

Notez que le document reste accessible à tout moment via le lien "Gestion électronique des documents" dans la section "Archives"Archivesdu module "Outils".

Guide de prise en main • Comptabilité • Compte bancaire

g - Trésorerie

Icône parcours

configuration à faire pour A & D

Si vous utilisez Ekylibre pour réaliser la gestion commerciale et les opérations de facturation achats/ventes, nous vous conseillons de paramétrer vos comptes bancaires dans l'application.

1 – Procédure pour paramétrer un compte bancaire

Le processus suivant vous guide pour paramétrer un compte bancaire.

1
Affichez les moyens d'encaissement/décaissement

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Trésoreries" dans la section "Trésorerie" symbolisée par l'icône d'un billetBilletpour afficher la liste des moyens d'encaissement/décaissement.

Liste des trésoreries

Info
Qu’est-ce que le code IBAN ?

L’IBAN (International Bank Account Number) est l’identifiant du compte bancaire. Avec le passage à la norme SEPA, l’IBAN du débiteur est suffisant pour un prélèvement pour les opérations nationales et les opérations transfrontalières.

Code IBAN

Le code est constitué de 34 caractères maximum (27 caractères pour les comptes tenus en France, commençant par FR suivi de 2 caractères puis des 23 chiffres de l’ancien RIB - code de l’établissement bancaire, code du guichet, no de compte et la clé RIB).
Info
Qu’est-ce que le code BIC ?

Le code BIC (Bank Identifier Code) est l'identifiant international de la banque et figure sur votre relevé d'identité bancaire. Il existe deux types de BIC : un BIC à huit caractères - également appelé "BIC8" et un BIC à 11 caractères - "BIC11".

Code BIC

Composition du code BIC : quatre lettres identifient le code de la banque, les deux suivantes le code du pays. Les deux caractères suivants (lettres ou chiffres) indiquent la localisation. Il peut être complété par trois caractères correspondant à une agence. Vous devez indiquer le BIC de votre banque lorsque vous effectuez des virements internationaux.
2
Créez un compte bancaire

Cliquez sur le bouton “Nouveau”, puis sélectionnez le "Type" de trésorerie.

Nouvelle trésorerie

Vérifiez que le bouton radioBouton radioest bien activé à gauche de "Compte bancaire".

Remplissez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement.
Vous pouvez également partir du “Compte bancaire” déjà défini par défaut dans l'application et le modifier en cliquant sur le crayonCrayon modificationà gauche de son intitulé dans la liste des trésoreries.

Renseignez les informations pour l'enregistrement des écritures comptables.

Nouvelle trésorerie

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Guide de prise en main • Comptabilité • Compte courant d'associé

2 – Procédure pour paramétrer un compte courant d'associé

À l’image d’un compte courant que n’importe qui peut contracter auprès de sa banque, le compte courant d’associé est un compte ouvert au nom de chaque associé dans les livres comptables de la société. Cela signifie que la condition préalable pour être titulaire d’un compte courant d’associé dans une société est d’en être associé, c’est-à-dire avoir souscrit, à la création ou ultérieurement, au capital de la société. Le compte courant d’associé n’est donc pas un compte bancaire au nom de l’associé, il s’agit simplement d’un ensemble d'écritures passées en comptabilité traduisant les opérations réalisées entre l’associé concerné et la société.

Le processus suivant vous guide pour paramétrer un compte courant d'associé.

1
Prérequis : paramétrage d'un compte comptable

Il est nécessaire de créer un compte comptable (un compte de tiers) pour chaque associé avec le radical 4551XX comme expliqué dans la section « Plan de comptes » de ce chapitre.

Renseignez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.
Prenez soin de bien sélectionner "455 - Comptes courants d'associés" dans la liste déroulante des usages.

Paramétrage compte comptable

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


2
Prérequis : paramétrage d'un tiers

Créez l'associé en tant que nouveau tiers comme expliqué dans la section « Gestion des tiers » du chapitre 8 - "Stocks et tiers" de ce guide.

Renseignez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.

Paramétrage tiers

Définissez le nouveau tiers comme "Employé" de la société et sélectionnez le compte comptable défini préalablement à l'étape no 1 de cette procédure.

Paramétrage tiers

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


3
Prérequis : paramétrage d'un journal des opérations diverses

Créez un nouveau journal des opérations diverses comme expliqué dans la section « Journaux » de ce chapitre. Toutes les écritures liées à des opérations comme par exemple des versements de dividendes ou des rémunérations seront consignées dans le brouillard de ce journal comptable.

Vérifiez que le bouton radioBouton radioest bien activé pour "Opérations diverses".

Nouveau journal

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Affichez les moyens d'encaissement/décaissement

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Trésoreries" dans la section "Trésorerie" symbolisée par l'icône d'un billetBilletpour afficher la liste des moyens d'encaissement/décaissement.

Liste des trésoreries


5
Créez un compte courant d'associé

Cliquez sur le bouton “Nouveau” en haut à gauche de la fenêtre principale.

Nouvelle trésorerie

Sélectionnez le "Type" de trésorerie et renseignez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement.

Vérifiez que le bouton radioBouton radioest bien activé à gauche de "Compte courant d'associé".

Compte courant d'associé


6
Paramétrez les options comptables

Sélectionnez les informations requises pour l'enregistrement des écritures comptables en choisissant, dans les listes déroulantes "Compte principal" et "Journal", les éléments définis aux étapes no 1 et 3 de cette procédure.

Paramétrage trésorerie

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


7
En option : paramétrez un type de salaire

Si la rémunération du travail de l’associé doit être valorisée en charge, vous pouvez maintenant paramétrer, via la section "RH" du module "Configuration", un nouveau type de salaire. Le paiement réalisé passera alors par la trésorerie du compte courant de l’associé (compte radical 6413). Notez que l'excédent brut d'exploitation (EBE) est alors plus faible.

Nouveau type de salaire

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


8
En option : enregistrez un nouveau salaire

Dans la section "Salaires" du module "RH", un nouveau bouton est maintenant disponible en haut à gauche de la fenêtre principale pour enregistrer un salaire au profit de l'associé.

Nouveau salaire

Cliquez sur ce bouton et renseignez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.

Nouveau salaire

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Si la rémunération du travail n’est pas valorisée, il faut alors réaliser un virement interne entre la banque et le compte courant de l’associé, ce qui correspond aussi à un prélèvement privé ou exceptionnel. L’associé prélève de l’argent sur son compte sans contrepartie, son compte s'appauvrit et peut même devenir débiteur. Les charges sont alors réduites et l'excédent brut d'exploitation (EBE) est plus élevé.

Guide de prise en main • Comptabilité • Emprunts

3 – Procédure pour enregistrer un emprunt bancaire

Le processus suivant vous guide pour enregistrer un emprunt bancaire.

1
Affichez la liste des emprunts

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Emprunts" dans la section "Trésorerie" symbolisée par l'icône d'un billetBilletpour afficher la liste des emprunts, puis cliquez sur le bouton "Nouveau".

Liste des emprunts


2
Renseignez le nouvel emprunt

Remplissez tous les champs avec les bonnes informations et cochez les cases appropriées pour le définir correctement. Si besoin, consultez l'organisme prêteur pour obtenir de plus amples précisions si des doutes subsistent quant à la sélection de certaines options.

Nouvel emprunt


3
Sélectionnez les informations comptables

Choisissez dans les listes déroulantes les comptes comptables qui seront impactés par le nouvel emprunt (ADI fait référence à l'assurance décès invalidité).

Nouvel emprunt

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


4
Validez le nouvel emprunt

Le nouvel emprunt a automatiquement été enregistré en mode "Brouillon". Dans ce mode il est encore modifiable.

Nouvel emprunt en mode brouillon

Vous êtes également informé(e) via un tableau des remboursements et grâce à un graphique de l'évolution chronologique des sommes dues.

Nouvel emprunt en mode brouillon


5
Modifiez le statut de l'emprunt

Cliquez sur le bouton  En cours  pour modifier le statut de l'emprunt et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.

Validation du statut

Lorsque le statut de l'emprunt est défini sur "En cours", il n'est plus possible de recalculer l'échéancier en automatique en modifiant l'emprunt. Néanmoins, il reste possible de modifier les échéances une par une ou d'en ajouter afin de refléter, au mieux, des changements de situation lors du remboursement.

Nouvel emprunt en cours


6
Passez les écritures comptables

Pour chaque exercice comptable (présent et à venir), revenez à la liste des emprunts et cochez la caseCase à cocherdevant le nom de l'emprunt pour le sélectionner. Cliquez ensuite sur le bouton "Passer en comptabilité" pour passer les écritures de l'emprunt dans le brouillard du journal de banque.

Nouvel emprunt en cours

Un message de confirmation vous informe de la bonne exécution de la tâche.

Message de confirmation

Dans le tableau des remboursements et suite à chaque passage en comptabilité, les cases de la colonne "Comptabilisable" seront progressivement cochéesCase à cocherpour indiquer les écritures dans le brouillard du journal de banque.

Tableau des remboursements

Dès qu'un exercice comptable est verrouillé ou clôturé, les cases dans la colonne "Verrouillé" des remboursements concernés sont alors cochéesCase à cocher, indiquant que les écritures dans le brouillard du journal de banque ont été définitivement validées.

Cliquez sur le bouton  Remboursé  dès que l'emprunt est remboursé pour modifier son statut et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.


7
Clôturez l'emprunt

Cliquez sur le bouton  Remboursé  dès que l'emprunt est remboursé pour modifier son statut et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.

Fermeture emprunt

Emprunt remboursé

Guide de prise en main • Comptabilité • Virements internes

4 – Procédure pour enregistrer un virement interne

Le processus suivant vous guide pour enregistrer un nouveau virement interne entre 2 comptes bancaires.

1
Affichez la liste des virements internes

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Virements internes" dans la section "Trésorerie" symbolisée par l'icône d'un billetBillet, puis cliquez sur le bouton "Nouveau".

Liste des virements


2
Renseignez le nouveau virement interne

Sélectionnez la trésorerie émettrice et la trésorerie réceptrice. Renseignez le montant ainsi que le taux de change (généralement 1 entre deux trésoreries fonctionnant avec la même devise).

Nouvel emprunt

Notez que le virement interne peut également être enregistré entre la caisse et un compte bancaire.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


3
Affichez le nouveau virement interne

L'application affiche automatiquement le nouveau virement interne avec les informations d'écritures comptables dans le brouillard du journal de banque.

Nouvel emprunt

Guide de prise en main • Comptabilité • Rapprochement bancaire

4 – Procédure pour réaliser un rapprochement bancaire

Optionnel

Le rapprochement bancaire est un contrôle, réalisé dans le but d'amener les comptes bancaires réalisés sur Ekylibre au plus proche de la réalité des relevés de comptes, c'est-à-dire vérifier la concordance des deux comptes en affectant un code unique composé de lettres à 2 ou plusieurs écritures.

Attention
Fréquence du pointage

Dans la mesure du possible et en fonction du nombre d'opérations financières ayant lieu sur votre compte bancaire, tâchez de pointer régulièrement les écritures afin de ne pas être submergé(e) par une charge de travail trop importante à un moment donné. La fréquence de cette opération reste cependant propre à chaque exploitation.

Le processus suivant vous guide pour réaliser un rapprochement bancaire avec l'import d'un fichier OFXVoir glossaire.

1
Affichez les moyens d'encaissement/décaissement

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Trésoreries" dans la section "Trésorerie" symbolisée par l'icône d'un billetBilletpour afficher la liste des moyens d'encaissement/décaissement.

Liste des trésoreries


2
Paramétrez votre compte bancaire

Cliquez sur le bouton "Nouveau", puis sélectionnez le "Type" de trésorerie et remplissez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement. Renseignez avec attention le code IBAN car c'est cet identifiant qui établira la liaison automatique entre le compte bancaire dans l'application et les informations contenues dans le fichier OFX.

Paramétrage compte bancaire


3
Paramétrez les options comptables

Dans l'optique de réaliser le rapprochement bancaire grâce à l'import d'un fichier OFX, 2 options sont à prendre en considération :

Avec un compte d'attente :
Cochez la caseCase à cocherà droite de l'option "Suspendre jusqu'à réconciliation" pour utiliser un compte d'attente (471XXXXX).

Dans ce cas, tous les encaissements et les décaissements dans Ekylibre passeront par un compte d’attente de type 471XXXX (attention à bien créer autant de comptes d’attente que de comptes de trésorerie). L’import du relevé de compte provoquera la création d’une écriture comptable directement dans le compte de banque. C'est la méthode que vous devez privilégier.

Paramétrage compte bancaire

Avantage : le solde de banque dans Ekylibre sera toujours à jour avec le solde de banque réel même si le relevé de compte n’est pas pointé entièrement.
Inconvénient : demande un paramétrage plus complexe au départ avec la création d'un compte d'attente (471XXXXX) défini préalablement dans la section "Comptabilité" du module "Configuration".

Paramétrage compte comptable

Sans compte d'attente :
Laissez la caseCase à cocherdécochée à droite de l'option "Suspendre jusqu'à réconciliation" pour ne pas utiliser de compte d'attente. Tous les encaissements et les décaissements généreront directement une écriture dans le compte de banque.

Paramétrage compte bancaire

Avantage : il ne reste qu’à pointer les relevés de comptes avec les encaissements et les décaissements.
Inconvénient : il peut y avoir des écarts avec le solde de banque si le relevé de compte n’est pas pointé entièrement.

Notez que l’option "Comptabiliser le détail du relevé de compte" permet de générer autant de lignes comptables que de lignes présentes dans le relevé de compte et ainsi d’avoir une évolution précise du solde bancaire. Vous bénéficierez également d'une progression plus régulière des courbes interactives affichées dans la vue "Graphique" des trésoreries.

Attention
Téléchargement des relevés de compte au format OFX

Identifié(e) sur le site web de votre banque et une fois dans la page des téléchargements, choisissez le format de fichier OFX pour récupérer vos relevés de compte. Prenez soin de paramétrer les dates du 1er du mois à la fin du mois ou par trimestre entier afin de vous y retrouver.

4
Importez le fichier OFX

Affichez à nouveau la liste des trésoreries, puis cliquez sur le bouton "Importer"…

Création de l'import

… ou cliquez sur le nom d'un compte bancaire dans la liste des trésoreries, puis cliquez sur le bouton "Importer".

Création de l'import

La fenêtre de sélection vous permet maintenant d'importer le fichier OFX.

Sélection du fichier OFX

Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour sélectionner le fichier OFX, puis cliquez sur le bouton "Enregistrer". Le fichier OFX importé est automatiquement associé au bon compte bancaire même si vous en avez créé plusieurs.

Import des données


5
Vérifiez l'importation des données

Une fois le ficher OFX importé, contrôlez les éléments du relevé de compte afin de valider la cohérence des données affichées avec vos activités. En cas d'erreur, cliquez sur le bouton "Supprimer".

Paramétrage compte bancaire


6
Procédez au pointage

Cliquez sur le bouton "Pointer". Lors de la première ouverture, les écritures présentes à la même date et ayant le même montant sont rapprochées automatiquement et n'apparaissent pas dans le tableau.

Relevé de banque
indique une ligne du relevé de compte non rapprochée avec une écriture présente dans Ekylibre.
Écriture Ekylibre
indique une écriture présente dans Ekylibre non rapprochée avec une ligne du relevé de compte.

Tableau des écritures

Si vous avez déjà saisi vos pièces (achats, ventes, encaissements et décaissements), vous avez juste à sélectionner les lignes que vous voulez rapprocher. Cliquez successivement sur les lignes qui doivent être pointées.

Pointage étape 1

Pointage étape 2

Dans cet exemple, 2 lignes sont maintenant rapprochées.
Si la case devant l'option "Cacher les lignes lettrées" en haut à droite du tableau est cochéeCase à cocher, les lignes disparaissent automatiquement du tableau, sinon, une gommeGommeet la commande "Effacer" sont affichées pour permettre de supprimer le code assigné aux lignes concernées.

Lignes lettrées

Si 2 lignes à rapprocher présentent un écart, sélectionnez ces lignes, puis cliquez sur le bouton "Écart de règlement" et choisissez un journal d'opérations diverses pour enregistrer une nouvelle écriture de régularisation dans le brouillard de ce journal (la procédure de création d'un nouveau journal et son paramétrage pour les opérations diverses sont expliqués ici).

Écart de règlement


7
Ajoutez un achat ou une vente

Si vous n’avez pas saisi toutes vos pièces, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs lignes du relevé de comptes et saisir directement un achat avec son décaissement ou une vente avec son encaissement.

Sélection ligne de relevé

Sélectionnez la ligne et cliquez sur le bouton "Nouvel achat" ou "Nouvelle vente" en fonction du rapprochement en débit ou en crédit à réaliser (sélectionnez un type d'achat ou un type de vente dans les listes déroulantes si vous en avez préalablement définis).

Ajout du nouvel achat

Renseignez l'opération en spécifiant s'il est nécessaire ou non d'enregistrer une nouvelle facture d'achat/de vente et un nouveau décaissement/encaissement.

Création du nouvel achat

Cliquez sur Enregistrer pour valider l'opération.

Écritures lettrées

Vous retrouvez ensuite directement les écritures d'encaissements/de décaissements rapprochées avec les lignes de votre relevé de compte. Répétez successivement les opérations jusqu'au pointage complet de toutes les écritures afin de purger progressivement le tableau.

Si vous constatez exceptionnellement une différence ou une omission entre les données importées et celles de votre relevé de compte papier (ou au format PDF), cliquez sur le bouton "Ajouter une ligne" pour saisir les bonnes informations à la date sélectionnée, puis validez l'opération en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

Ajout nouvelle ligne

Si cela s'avère nécessaire, supprimez enfin la ligne erronée en cliquant sur la croixSupressionà gauche de celle-ci.

Suppression ligne erronée

Le cas échéant, cliquez sur le bouton "Ajouter une ligne" en bas de la fenêtre principale pour ajouter une nouvelle ligne à une date absente du relevé de compte. Notez que le sélecteur de date est vide si la nouvelle date se situe en dehors de la plage couverte par les dates du relevé.

Rapprochement


8
Terminez le rapprochement

Vous pouvez toujours poursuivre un rapprochement déjà commencé mais qui n'est pas achevé par l'une des 2 méthodes suivantes :

A - Cliquez sur le nom d'un compte bancaire dans la liste des trésoreries, puis cliquez sur le bouton "Rapprocher".

Rapprochement

Sélectionnez ensuite la période correspondant à un ou plusieurs relevé(s) de compte(s) déjà importé(s) dans l'application, puis cliquez sur le bouton "Valider".

Sélection de la période

B - ou cliquez sur le nom d'un compte bancaire dans la liste des trésoreries, puis cliquez sur l'icône de rapprochementRapprocherà gauche du numéro du relevé pour revenir à l'étape 6 de cette procédure.

Rapprochement

Info
Solde du compte d'attente

Notez que le compte d'attente est progressivement mis à jour en fonction de l'avancée du rapprochement. Son solde doit revenir à 0 € une fois que l'ensemble des écritures ont été pointées. C'est une condition obligatoire pour valider les écritures et procéder à la clôture d'un exercice comptable.

Guide de prise en main • Comptabilité • Immobilisations

h - Immobilisations

Optionnel

La notion d'immobilisation intègre l'ensemble des biens durables détenus par une exploitation sur plus d'un exercice comptable et qui ne sont pas destinés à la revente. Les immobilisations corporelles sont composées de plusieurs catégories : les terrains, les constructions, l’agencement et les installations générales, l’outillage, le matériel, les véhicules, le mobilier et les équipements informatiques.

1 – Procédure pour enregistrer une immobilisation

Dans l'exemple suivant, certaines notions font appel à des procédures expliquées dans le "chapitre 6 - Achats".

Info
Création manuelle d'une immobilisation

Il est toujours possible de créer une nouvelle immobilisation sans passer par le processus achat-réception-facture en utilisant le bouton "Nouveau" de la section "Immobilisations". L'opération est cependant plus complexe car il faut renseigner tous les champs à la main sans aucun pré-remplissage des informations de produit et de comptabilité.

Le processus suivant vous guide pour enregistrer une nouvelle immobilisation.

1
Prérequis pour immobiliser un équipement

La commande d'un tracteur auprès d'un fournisseur a été préalablement enregistrée dans les achats.

Achat tracteur


2
Création de la nouvelle immobilisation

Une fois la commande réceptionnée, la nouvelle facture est établie en cochant la caseCase à cochersous la mention "Immobilisé".

Achat tracteur


3
Affichez les immobilisations

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Immobilisations" dans la section "Immobilisations" symbolisée par l'icône d'une maisonImmobilisationspour afficher la liste des immobilisations.

Achat tracteur


4
Éditez la nouvelle immobilisation

Lors de l'enregistrement de la facture d'achat, l'immobilisation a automatiquement été générée en mode "Brouillon" avec une méthode d'amortissement linéaire et un pourcentage d'amortissement de 15%.

Immobilisation tracteur


5
Modifiez l'immobilisation

Cliquez sur le bouton "Modifier" pour changer la méthode d'amortissement, le pourcentage d'amortissement et/ou la périodicité. Dans cet exemple, le pourcentage d'amortissement est fixé à 12% au lieu de 15%.

Sélectionnez le journal des "Immobilisations corporelles" et le "Compte d'immobilisation".
Notez que le "Compte d'amortissement" ainsi que le "Compte de dotations aux amortissements" sont à renseigner uniquement si une méthode d'amortissement a été sélectionnée (linéaire ou dégressive").

Immobilisation tracteur

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.


6
Spécifiez le statut de l'immobilisation

À partir du statut "Brouillon" de l'immobilisation, 2 choix sont à votre disposition :

Puce
Vous avez réceptionné l'équipement mais il n'a pas encore été mis en service ;
Puce
Vous avez réceptionné l'équipement et il a été mis en service. La date de mise en service est celle définie manuellement dans la fiche de l'équipement (passez alors directement à l'étape 8 de cette procédure).

Immobilisation tracteur


7
Passez l'immobilisation en attente

Cliquez sur  En attente  pour mettre l'immobilisation en attente et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.

Immobilisation en attente

Renseignez la date d'inscription au bilan et sélectionnez le compte d'immobilisation en attente.

Immobilisation en attente

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.

Un message de confirmation vous informe de la bonne exécution de la tâche.

Immobilisation en attente

Cliquez une seconde fois sur  En attente  pour mettre l'immobilisation en attente et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.

Immobilisation en attente

Immobilisation en attente

Passez à l'étape suivante dès que l'équipement est utilisé par l'exploitation.


8
Passez l'immobilisation en service

Cliquez sur  En service  pour mettre l'immobilisation en service et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.

Immobilisation en service

Immobilisation en service


9
Passez les écritures d'amortissement

Revenez à la liste des immobilisations et cliquez sur le bouton "Passer en comptabilité" pour passer les écritures d'amortissement.

Immobilisation en service

Un message de confirmation vous informe de la bonne exécution de la tâche.

Message de confirmation

Dans le tableau des dépréciations de l'immobilisation, vérifiez que la caseCase à cocherde la colonne "Comptabilisable" pour la période concernée est cochée et que l'écriture est renseignée dans la colonne "Écriture".

Tableau des dépréciations

Dans le brouillard comptable, vérifiez que l'écriture est bien passée avec les bons montants.

Journal des achats

Info
Immobilisations incorporelles

Si vous souhaitez réaliser l'enregistrement d'immobilisations incorporelles (frais de recherche et développement, brevets, licences, marques, etc.), nous vous recommandons de faire appel au service support en le joignant :

Puce
Par email à l'adresse support@ekylibre.com
Puce
Par le service de discussion instantanée accessible en cliquant sur le bouton "Chat" situé en bas à droite des pages du site Ekylibre (ou sur "Aide" en dehors des heures de bureau pour laisser un message)
ChatAide
Guide de prise en main • Comptabilité • Cession d'immobilisation

2 – Procédure pour enregistrer une cession d'immobilisation

Le processus suivant vous guide pour enregistrer une cession d'immobilisation.

1
Accédez aux immobilisations

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Immobilisations" dans la section "Immobilisations" symbolisée par l'icône d'une maisonImmobilisationspour afficher la liste des immobilisations.

Liste immobilisations


2
Sélectionnez une immobilisation

Cliquez sur le numéro de l'immobilisation pour afficher son statut ainsi que le tableau des dépréciations.

Affichage immobilisations


3
Préparez la vente de l'immobilisation

Cliquez sur  Vendue  pour créer une nouvelle vente et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.

Liste immobilisations


4
Renseignez la nouvelle vente

Sélectionnez un client dans la liste déroulante ou créez-en un nouveau à la volée.

Saisissez le prix de cession de l'immobilisation. Notez que la variante a automatiquement été sélectionnée dans la ligne de vente.

Liste immobilisations

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


5
Modifiez le statut de la vente

La vente est enregistrée avec le statut  Devis brouillon .

Vente en mode devis brouillon

Transformez le devis en facture en cliquant sur le bouton  Facture  et en validant ce choix.

Transformation en facture

Notez que le solde négatif affiché dans la section "Affaire" (égal au montant total TTC de la facture) exprime une créance en attente de règlement.


6
Réalisez la cession

Retournez dans les immobilisations et cliquez sur  Vendue . Validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.

Changement statut statut

Statut immobilisation vendue

Notez que, dès cette opération validée, l'équipement n'est plus disponible pour enregistrer une intervention.

Guide de prise en main • Comptabilité • Mise au rebut d'une immobilisation

3 – Procédure pour mettre au rebut une immobilisation

Le processus suivant vous guide pour mettre au rebut une immobilisation.

1
Accédez aux immobilisations

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Immobilisations" dans la section "Immobilisations" symbolisée par l'icône d'une maisonImmobilisationspour afficher la liste des immobilisations.

Liste immobilisations


2
Sélectionnez une immobilisation

Cliquez sur le numéro de l'immobilisation pour afficher son statut ainsi que le tableau des dépréciations.

Affichage immobilisation


3
Préparez la mise au rebut

Cliquez sur  Mise au rebut  pour préparer la mise au rebut de l'immobilisation et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.

Affichage immobilisation

Renseignez notamment la date de mise au rebut.

Affichage immobilisation

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.


4
Confirmez la mise au rebut

Un message de confirmation vous informe de la bonne exécution de la tâche.

Affichage immobilisation

Cliquez une seconde fois sur  Mise au rebut  pour confirmer la mise au rebut de l'immobilisation et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.

Affichage immobilisation

Affichage immobilisation

Notez que la date de mise au rebut est automatiquement reportée dans la fiche de l'équipement qui n'est alors plus disponible pour enregistrer une intervention.

Guide de prise en main • Comptabilité • États des immobilisations

4 – Procédure pour produire les états des immobilisations

Le processus suivant vous guide pour produire les états des immobilisations et des plus et moins values.

1
Accédez aux immobilisations

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Immobilisations" dans la section "Immobilisations" symbolisée par l'icône d'une maisonImmobilisationspour afficher la liste des immobilisations.

Liste immobilisations


2
Sélectionnez le type de document

Cliquez sur le bouton "Imprimer", puis sélectionnez le type de document souhaité dans la liste déroulante : "État des immobilisations", "État des immobilisations par compte" ou "État des plus et moins values".

Sélection état


3
Affichez les notifications

Patientez quelques instants. La pastille rougeNotificationen haut à droite de la clocheClochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification.

Affichage de la notification


4
Obtenez le fichier des états

Cliquez sur le lien "Votre fichier a été généré avec succès" pour obtenir les informations du nouveau document. Cliquez sur la vignette pour afficher le document au format PDF dans votre navigateur afin de le télécharger et/ou de l'imprimer.

Récupération du fichier

Notez que le fichier reste accessible à tout moment via le lien "Gestion électronique des documents" dans la section "Archives"Archivesdu module "Outils".

Guide de prise en main • Comptabilité • Échanges comptables

i - Échanges comptables

Optionnel

Ekylibre permet d'échanger des données comptables entre l'administrateur de la ferme et son expert-comptable ou son centre de gestion en toute sécurité. Vous pouvez exporter et partager vos données sans interrompre votre travail et sans risque d'incohérence. Réciproquement, vous pouvez intégrer les validations ou corrections réalisées par un tiers.

Attention
Prérequis pour les échanges comptables

La réalisation d'échanges comptables implique que vous ayez créé auparavant un comptable (un nouveau contact) et que vous ayez associé une adresse email valide à ce tiers pour permettre à l'application de communiquer automatiquement avec lui. Référez-vous au chapitre 8 - Stocks et tiers pour connaître les procédures à suivre concernant ce prérequis.

Le journal des opérations diverses en comptabilité, appelé aussi journal des OD, est un document auxiliaire au journal général de comptabilité. Il permet d’enregistrer les opérations comptables qui ne concernent ni le journal des achats, ni le journal des ventes, ni les journaux de trésorerie. Le journal des opérations diverses (OD) permet d’enregistrer des opérations concernant les mouvements de TVA, les provisions, la paie ou encore les écritures rectificatrices des différentes erreurs de saisie qui ont été commises. Notez que le journal comptable est une obligation légale pour les entreprises soumises au régime du réel, afin de suivre toutes ses opérations.

Dans Ekylibre, les écritures issues des éventuelles corrections réalisées par votre comptable doivent être consignées dans un nouveau journal d'opérations diverses, l'existant étant réservé à l'administrateur de la ferme.

1 – Procédure pour paramétrer un nouveau journal

Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau journal d'opérations diverses.

1
Accédez aux "Journaux"

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Journaux" dans la section "Journaux" symbolisée par l'icône d'un livreJournauxpour afficher la liste des journaux.

Liste des journaux


2
Créez un nouveau journal

Cliquez sur le bouton "Nouveau" et remplissez tous les champs avec les bonnes informations pour le définir correctement.

Nommez de façon explicite le nouveau journal et affectez-lui un code. La longueur de la chaîne alphanumérique pour définir le code du journal est limitée à 4 caractères. Si le code est plus long, il sera automatiquement tronqué lors de l'enregistrement du journal. Le passage du code en majuscule est également automatique lors de la création d'un nouveau journal.

Vérifiez enfin que le bouton radioBouton radioest bien activé pour "Opérations diverses".

Sélectionnez, parmi les tiers disponibles, votre comptable ou créez-en un à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement". Notez que ce comptable doit être le même que celui qui sera associé à l'exercice comptable.

Nouveau journal

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


3
Affichez le nouveau journal

L'application affiche le nouveau journal et la liste des "Journaux" est également automatiquement enrichie avec celui-ci.

Nouveau journal

2 – Procédure pour échanger des données comptables

Le processus suivant vous guide pour échanger des données comptables avec un tiers.

1
Affichez les exercices comptables

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exercices comptables" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableauTableau.

Liste des exercices comptables


2
Sélectionnez un exercice comptable

Cliquez sur le "Code" de l'exercice comptable. Si le bouton "Nouvel échange" n'apparaît pas à droite du bouton "Modifier", cliquez sur ce dernier, sinon passez directement à l'étape 5 de cette procédure.

Modification de l'exercice comptable


3
Modifiez l'exercice comptable

Sélectionnez, parmi les tiers disponibles dans la liste déroulante, le même comptable que celui choisi pour la création du journal des opérations diverses.

Affectation d'un comptable

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.


4
Sélectionnez à nouveau l'exercice

Cliquez sur le "Code" de l'exercice.

Création nouvel échange


5
Créez un nouvel échange

Cliquez sur le bouton "Nouvel échange". Si ce bouton est absent de l'interface, soit vous n'avez pas encore créé de journal d'opérations diverses destiné aux échanges, soit le comptable associé à ce journal n'est pas le même que celui qui a été sélectionné pour l'exercice.

Création nouvel échange


6
Choisissez une date d'arrêté

Sélectionnez la date déterminant la fin de la période des écritures échangées (la fréquence des échanges reste à la discrétion de l'utilisateur).

Création nouvel échange

Création nouvel échange

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.


7
Options d'échanges

4 nouveaux liens sont maintenant disponibles dans la section "Échanges" de la fenêtre principale.

Création nouvel échange

Export

Le premier lien permet de fabriquer un fichier CSV des écritures (zippé) qui s'enregistrera dans le dossier des téléchargements de votre navigateur.

Import

Le deuxième lien permet de parcourir votre disque dur ou une clé USB afin de sélectionner un fichier CSV à intégrer lorsque des écritures ont été corrigées et/ou validées par le comptable.

Notifier

Le troisième lien permet de notifier votre comptable par email qu'un fichier CSV est à sa disposition et qu'il peut le télécharger grâce au lien contenu dans le message.

Fermer

Le quatrième lien permet de fermer l'échange. Notez que la fermeture d'un échange verrouille les écritures comptables concernées par celui-ci. Fermez un échange avant d'en ouvrir un nouveau.

Progressivement, la liste sera complétée par les échanges successifs ouverts au sein d'un même exercice (deux échanges clôturés et un en cours dans cet exemple) :

Liste des échanges

Attention
Accès à votre ferme par votre comptable

Vous pouvez créer un accès pour votre expert-comptable ou votre centre de gestion avec les autorisations nécessaires pour lui permettre de visualiser et de modifier les données comptables de votre exploitation à distance. Référez-vous au chapitre 10 - Accès pour connaître les procédures à suivre.

Guide de prise en main • Comptabilité • Balance

j - Balance

La balance comptable est un document de synthèse qui dresse la liste de tous les comptes mouvementés sur une période donnée. Elle fournit, pour chaque compte utilisé, son solde ainsi que le total des mouvements débiteurs et le total des mouvements créditeurs.

1 – Procédure pour produire la balance

Le processus suivant vous guide pour produire la balance pour une période donnée.

1
Accédez aux options de la balance

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Balance" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableauTableaupour afficher le filtre d'obtention de la nouvelle balance sur une période.

Balance sur période


2
Sélectionnez la période

Dans la liste déroulante, sélectionnez la période de votre choix parmi celles disponibles. La balance peut être obtenue pour un exercice complet ou pour un mois donné.

Balance sur période


3
Affinez votre sélection

Paramétrez les critères de recherche avancés en dépliant les options grâce au boutonmoinsà droite de la fenêtre.

Balance sur période


4
Obtenez la balance

Cliquez sur le bouton "Rechercher" pour afficher la balance.

Balance sur période


5
Exportez la balance

Cliquez sur le bouton "Imprimer" et sélectionnez le type de fichier (ODS, CSV, CSV pour Excel ou PDF) dans la liste déroulante pour obtenir le nouveau document dans le format de votre choix.

Balance sur période

Guide de prise en main • Comptabilité • Grand-Livre

k - Grand-livre

Un Grand-livre est la transcription sur un document unique de la totalité des mouvements de comptabilité d’une exploitation. Ces mouvements sont classés par compte, dans l'ordre de numéro prévu par le plan comptable.

Les Grands-livres auxiliaires sont formés par l'ensemble des comptes individuels de même type (clients, fournisseurs, etc.). Ils permettent ainsi d'établir un relevé nominatif de la position de chaque compte avec le détail des mouvements.

Les comptes auxiliaires font partie intégrante du Grand-livre général. Néanmoins, il n'est retranscrit dans le Grand-livre que le solde total des comptes avec le numéro correspondant. Par exemple 401 pour les fournisseurs et 411 pour les clients.

1 – Procédure pour produire le Grand-livre

Le processus suivant vous guide pour produire le Grand-livre et/ou un des deux Grands-livres auxiliaires.

1
Accédez aux options du Grand-livre

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Comptabilité

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Grand-livre" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableauTableaupour afficher le filtre d'obtention du Grand-livre pour un exercice comptable donné :

Grand-livre


2
Sélectionnez le Grand-livre

Dans la liste déroulante, sélectionnez le "Grand-livre", le "Grand-livre auxiliaire des comptes Fournisseurs" ou le "Grand-livre auxiliaire des comptes Clients".

Sélection du Grand-livre


3
Exportez le Grand-livre

Cliquez sur le bouton "Imprimer" et sélectionnez le type de fichier (ODS, CSV, CSV pour Excel ou PDF) dans la liste déroulante pour obtenir le nouveau document dans le format de votre choix.

Export Grand-livre

Passez au chapitre suivant de ce guide.