5 - Comptabilité
-
1Introduction
-
2Parcellaire
-
3Exploitation
-
4L'interface
-
5Comptabilité
-
6Achats
-
7Ventes
-
8Stocks et tiers
-
9Production
-
10Accès
-
11Outils
Le module "Comptabilité" a été récemment profondément remanié afin d'offrir aux utilisateurs un outil complet, fiable et performant avec une présentation plus intuitive. Ce chapitre présente les procédures essentielles à connaître pour tirer efficacement profit des outils de gestion comptable dans Ekylibre.
Dans ce chapitre, on vous explique comment (sélectionnez un processus dans les listes déroulantes) :
Ce système de navigation est également disponible à tout moment grâce au bouton en bas à gauche de la fenêtre :
Dans ce chapitre, on vous explique comment (sélectionnez un processus dans la liste déroulante) :
Dans ce chapitre, on vous explique comment :
Glossaire du chapitre
Le symbole
dans ce chapitre vous indique une procédure pour utiliser une fonctionnalité avancée dans l'application.
Les dispositions du plan comptable général et du plan comptable agricole sont applicables à toute personne physique ou morale soumise à l’obligation légale d’établir des comptes annuels, sous réserve de dispositions spécifiques.
Un(e) agriculteur·rice étant de plus en plus amené(e) à réaliser des opérations commerciales, l'application est capable de répondre à ses contraintes et obligations vis-à-vis de la tenue de la comptabilité.
Glissez pour parcourir le schéma
Fonctionnement de la comptabilité dans Ekylibre
Guide de prise en main • Comptabilité • Introduction
a - Introduction à la comptabilité
Il y a lieu de distinguer trois phases dans le processus de validation d’une écriture comptable.
1. Avant la validation comptable d'une écriture (saisie en mode dit brouillard)
L’utilisateur peut modifier tout élément de l'écriture comptable. En effet, tant que la validation n'est pas demandée par l'utilisateur, les écritures en mode brouillard présentent un caractère tangible de la comptabilité.
Les éditions faites à partir de ce mode de saisie constituent simplement des listes de contrôle appelées couramment brouillard de saisie.
2. La validation comptable proprement dite
Il s'agit d'une phase de traitement informatique volontaire, activée grâce à une fonction du logiciel, qui consiste à figer les différents éléments de l'écriture de façon à ce que toute modification ultérieure de l'un de ses éléments soit impossible.
3. Après la validation comptable d'une écriture
Le livre-journal et le Grand-livre d’une comptabilité informatisée ne présentent un caractère régulier, sincère et probant qu'après validation des écritures comptables, d’où l’importance de cette fonction.
La validation implique de respecter plusieurs conditions essentielles au regard des principes comptables :
Guide de prise en main • Comptabilité • Paramétrage
b - Paramétrage
configuration à faire pour
&
Plusieurs données doivent être saisies dans l'application en complément de celles déjà enregistrées dans l'assistant de démarrage. Elles permettront la production de documents avec toutes les informations utiles en conformité avec la législation en vigueur.
1 – Procédure pour paramétrer la société
Le processus suivant vous guide pour configurer votre exploitation et les préférences de comptabilité.
Cliquez sur la clef anglaise
dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Société" dans la section "Paramètres" symbolisée par l'icône d'une clef anglaisepour afficher les paramètres de la société.
Remplissez tous les champs pour définir correctement votre exploitation.
Renseignez notamment la forme juridique de la société : elle déterminera les comptes appropriés pour affecter votre résultat lors de la clôture comptable.
Dans la section "Préférences de la comptabilité", nous vous conseillons de laisser désactivé le "Mode stock permanent", sinon une écriture sera générée à chaque mouvement de stock.
Dans la section "Préférences de la comptabilité", saisissez éventuellement, dans les champs appropriés, les nouveaux radicaux comptables destinés aux comptes auxiliaires (comptes de tiers : clients et fournisseurs uniquement).
Par défaut les numéros de compte des clients commencent par 411 mais il est possible de modifier le radical comptable en 4111 en fonction des exigences de votre expert-comptable ou de votre centre de gestion. De la même manière, les numéros de compte des fournisseurs commencent par 401 mais il est possible de modifier le radical comptable en 4011.
Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.
Guide de prise en main • Comptabilité • Journaux
c - Journaux
Lors de la création de votre ferme Ekylibre, 10 journaux ont été générés automatiquement par l'application.
Il est possible de les modifier en cliquant sur le crayon
à gauche du nom de chacun d'eux pour changer leur nom, leur code ou pour leur associer un comptable.
Il est également possible d'en supprimer certains en cliquant sur la croix
à gauche du nom de chacun d'eux mais nous vous déconseillons de le faire car ils sont tous potentiellement utilisés par l'application pour gérer correctement votre comptabilité. Les journaux "Achats", "Banque", "Caisse" et "Ventes" ne sont pas supprimables.
Notez qu'une fois que des écritures sont consignées dans un journal, il n'est plus possible de le supprimer.
La création d'un nouveau journal peut s'avérer utile voire indispensable dans les cas suivants :
1 – Procédure pour créer un journal
Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau journal pour les transactions réalisées avec un même tiers.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Journaux" dans la section "Journaux" symbolisée par l'icône d'un livre.
Cliquez sur le bouton "Nouveau" et remplissez tous les champs avec les bonnes informations pour le définir correctement.
Nommez de façon explicite le nouveau journal et affectez-lui un code. La longueur de la chaîne alphanumérique pour définir le code du journal est limitée à 4 caractères. Si le code est plus long, il sera automatiquement tronqué lors de l'enregistrement du journal. Le passage du code en majuscule est également automatique lors de la création d'un nouveau journal.
Vérifiez que le bouton radio
est bien activé pour "Ventes".
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Notez que si vous envisagez de réaliser des rapprochements bancaires à l'aide de fichiers OFXVoir glossaire, il faudra créer un nouveau journal des opérations diverses et cocher la case
devant "Utilisé pour les écarts". Ce journal peut également servir pour les factures non parvenues.
L'application affiche le nouveau journal. La liste des "Journaux" est également automatiquement enrichie avec celui-ci.
Guide de prise en main • Comptabilité • Lettrage de comptes
2 – Procédure pour réaliser le lettrage de comptes
Le lettrage comptable d'un compte (généralement un compte de tiers) est une opération qui consiste à affecter un seul code à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte, la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit. Il permet donc d'isoler les factures restant à payer pour les fournisseurs et les factures restant à encaisser pour les clients.
Ce rapprochement est réalisé grâce à une codification composée d'une ou plusieurs « lettres » permettant ainsi de visualiser plus rapidement les factures non réglées. Ekylibre réalise automatiquement le lettrage en détectant les factures et les règlements pour les lier s'ils sont équilibrés. Dans le cas contraire, il sera possible de corriger le lettrage et éventuellement d'ajouter des écritures de compensation.
Notez que le rapprochement bancaire, qui utilise également des lettres lorsque vous pointez les écritures passées en banque avec les écritures passées en comptabilité, est une opération différente et indépendante du lettrage de comptes.
Le processus suivant vous guide pour réaliser le lettrage de comptes.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Lettrage de comptes" dans la section "Journaux" symbolisée par l'icône d'un livre.
L'application affiche les comptes de tiers (comptes débutant par 401 et par 411). Notez que pour un même tiers, celui-ci peut-être présent à la fois dans la liste des fournisseurs et dans la liste des clients.
Cliquez sur le nom d'un fournisseur ou d'un client afin d'afficher les écritures enregistrées pour ce tiers.
Si les encaissements et les décaissements ont bien été enregistrés dans la facture d'achat ou de vente, le lettrage est réalisé automatiquement par l'application. Le même code est correctement associé à chaque écriture.
Décochez la caseà gauche de l'option "Masquer les lignes lettrées" en haut à droite de la liste pour afficher le lettrage.
Notez que les écritures qui ne sont pas équilibrées sont indiquées avec une astérisque à droite de la lettre. Les écritures figées après clôture ou verrouillage d'un exercice apparaissent grisées dans la liste. Il en est de même pour les écritures qui sont verrouillées automatiquement sur une période après fermeture d'un échange comptable.
Si un encaissement ou un décaissement a été enregistré au profit d'un tiers sans être lié à une facture, le lettrage est alors incorrect et il faut le corriger.
Délettrez les écritures en cliquant sur la gomme
à droite de chaque lettre pour préparer le nouveau lettrage.
Sélectionnez successivement 2 ou plusieurs écritures en cliquant sur leur libellé ou en cochant les casesdevant la lettre de chaque écriture pour réaliser un nouveau lettrage manuellement.
Une fois les écritures sélectionnées (3 dans cet exemple) et équilibrées, les lignes disparaissent automatiquement de la liste. Décochez la caseà gauche de l'option "Masquer les lignes lettrées" en haut à droite de la liste pour afficher le nouveau lettrage avec un nouveau code unique pour chacune des écritures.
Le cas échéant, vous pouvez également ajouter une écriture de compensation. Sélectionnez une ou plusieurs écritures en cochant la casedevant la lettre , puis cliquez sur le bouton "Ajouter une écriture de compensation". Dans cet exemple, une facture d'achat a été enregistrée avec une erreur de décaissement.
Sélectionnez un journal de banque (ou de caisse) parmi ceux disponibles en cliquant sur le bouton correspondant.
Saisissez les libellés de l'écriture et renseignez le compte de décaissement d'achat.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Le nouveau lettrage est affiché avec la nouvelle écriture enregistrée dans le brouillard du journal de banque. Notez qu'une nouveau code unique a remplacé l'ancien lettrage pour chacune des écritures concernées par l'opération.
Guide de prise en main • Comptabilité • Brouillard comptable
3 – Procédure pour valider les écritures du brouillard comptable
Comme expliqué en introduction de ce chapitre, chaque écriture est enregistrée en mode brouillard. La validation des écritures est donc une étape incoutournable, notamment pour réaliser la clôture d'un exercice comptable.
Pensez à réaliser le lettrage de comptes avant de valider les écritures présentes dans le brouillard des journaux des achats et des ventes.
Le processus suivant vous guide pour valider les écritures du brouillard comptable.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Journaux" dans la section "Journaux" symbolisée par l'icône d'un livre.
Cliquez sur le bouton "Consulter le brouillard (X écriture|s)" pour consulter les écritures de tous les journaux…
… ou cliquez sur le nom d'un journal, puis cliquez sur le bouton "Consulter le brouillard (X écriture|s)" pour consulter uniquement le brouillard de celui-ci.
Les écritures à valider sont listées pour une période donnée et pour l'ensemble des journaux ou seulement pour le journal sélectionné.
Cliquez sur le bouton "Valider les écritures" pour déclencher la validation.
Cliquez sur le bouton de validation dans la fenêtre modaleVoir glossaire pour confirmer l'opération et figer les écritures présentes dans le brouillard. Notez que toute modification ultérieure de l'un de ses éléments devient alors impossible.
Un message de confirmation vous informe alors de la bonne exécution de la tâche :
Notez qu'il faut avoir validé au moins une écriture pour disposer du bouton "Imprimer" permettant d'obtenir le journal centralisateur au format PDF.
Guide de prise en main • Comptabilité • Journal centralisateur
4 – Procédure pour obtenir le journal centralisateur
Le journal centralisateur est un document comptable dans lequel on trouve le total de tous les journaux (le journal des ventes, le journal des achats, le journal de banque, de caisse, etc.).
Le processus suivant vous guide pour exporter le journal centralisateur.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Journaux" dans la section "Journaux" symbolisée par l'icône d'un livre.
CLiquez sur le bouton "Imprimer" pour obtenir le journal centralisateur.
Patientez quelques instants. La pastille rouge
en haut à droite de la cloche
vous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification.
Cliquez sur le lien "Votre fichier a été généré avec succès" pour obtenir les informations du nouveau document. Cliquez sur la vignette pour afficher le document au format PDF dans votre navigateur afin de le télécharger et/ou de l'imprimer.
Notez que le fichier reste accessible à tout moment via le lien "Gestion électronique des documents" dans la section "Archives"
du module "Outils".
Guide de prise en main • Comptabilité • Exercices comptables
d - Exercices comptables
configuration à faire pour
&
À la création de votre ferme, aucun exercice comptable n'est ouvert. Si vous souhaitez gérér votre comptabilité et/ou enregistrer vos activités commerciales dans Ekylibre, la création d'un premier exercice comptable est requis.
Le nombre d'exercices comptables ouverts simultanément est limité à 2. Si vous souhaitez ouvrir un nouvel exercice alors que deux sont déjà ouverts, il faudra clôturer ou verrouiller le plus ancien. Le bouton d'ouverture est grisé pour empêcher cette manipulation :
1 – Procédure pour ouvrir un exercice comptable
Le processus suivant vous guide pour créer un nouvel exercice comptable.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Notez qu'aucune donnée n'est affichée dans ce tableau de bord puisqu'aucun exercice n'est ouvert. Lorsque vous aurez enregistré des écritures durant un exercice, le "Tableau de bord comptable" se présentera avec les indicateurs suivants :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exercices comptables" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableau.
Cliquez sur le bouton permettant de créer un nouvel exercice (légendé en fonction de l'existence ou non d'exercices précédents et de la date de création de la ferme).
Remplissez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement. Sélectionnez un comptable ou créez-en un à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans la liste déroulante si vous envisagez de réaliser des échanges comptables.
Veillez impérativement à ce que la date de clôture soit bien le dernier jour du mois.
L'article 73 du code général des impôts fixe à douze mois la durée de l'exercice comptable des exploitants agricoles soumis à un régime réel d'imposition, sans que cet exercice soit nécessairement aligné sur l'année civile.
Généralement, la date de clôture de l'exercice comptable retenue (31 décembre) coïncide avec la fin de l'année civile, mais ce n'est pas une obligation. Une date clôturant un trimestre civil (31 mars, 30 juin…) est également souvent choisie pour des raisons de simplicité.
Si vous souhaitez produire les déclarations de TVA, choisissez le "Mode de déclaration de TVA" ainsi que la "Fréquence de déclaration de TVA" en cliquant sur les boutons radiopour activer cette fonctionnalité.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent déclarer et reverser, suivant une certaine périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle), la TVA collectée qu’elles facturent auprès de leurs clients lorsque celle-ci devient exigible.
La TVA collectée n’a pas la même date d’exigibilité, selon qu’elle concerne des livraisons de biens ou des prestations de services. La TVA sur les prestations de services est à déclarer en fonction de la date d’encaissement de la prestation (TVA sur les encaissements) tandis qu’en cas de livraison de biens, (TVA sur les débits) l’exigibilité de la TVA tombe le jour de la livraison.
Dans la liste des exercices comptables, cliquez sur le code de l'exercice pour afficher son statut.
En fonction de l'évolution de votre comptabilité dans Ekylibre, un exercice peut avoir le statut :
Guide de prise en main • Comptabilité • Clôture d'un exercice
2 – Procédure pour clôturer un exercice comptable
Par la clôture des comptes, nommée clôture comptable, vous enregistrez des écritures comptables. Ces écritures comptables définissent et actent la fin de votre exercice comptable, afin de pouvoir commencer votre exercice de l’année suivante.
Le processus suivant vous guide pour clôturer un exercice comptable.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exercices comptables" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableau.
Cliquez sur le bouton "Préparer la clôture de EX20XX".
La phase de préparation à la clôture permet à une seule personne de modifier les écritures de l'exercice en cours de clôture, sans bloquer la saisie d'autres utilisateurs sur des périodes non concernées par celle-ci.
Notez qu'il n'est pas possible de clôturer un exercice si le précédent n'a pas été clôturé ou verrouillé. Il n'est évidemment pas possible non plus de clôturer un exercice avant sa date de fin.
Cliquez sur le bouton "Clôturer EX20XX" pour afficher le tableau de bord de la clôture.
Une liste d'alertes et de messages vous informe automatiquement des éventuelles vérifications et corrections à faire pour permettre à la clôture de se dérouler correctement.
Les points d'exclamation
alertent l'utilisateur sur des points de vigilance. Ils ne sont pas bloquants mais une fois l'opération terminée, il ne sera plus possible de faire marche arrière.
La croix de couleur rouge
indique que la clôture ne peut avoir lieu tant que le problème n'est pas résolu.
Pour la plupart des points de blocage, des liens permettent d'ouvrir une nouvelle page avec, le cas échéant, un filtre qui isole la donnée posant problème. Lors du retour à la page de clôture, raffraîchissez votre navigateur pour mettre à jour la liste des vérifications.
La coche de couleur verte
indique une analyse satisfaisante des données pour permettre le bon déroulement de la clôture.
Une fois que les indicateurs confirment l'absence de données bloquantes (aucun indicateur de couleur rouge), vous pouvez terminer le paramétrage de la clôture :
Affectez le résultat de l'exercice (perte ou bénéfice) aux comptes prévus à cet effet selon les dispositions légales (nécessite d'avoir sélectionné la forme juridique de l'entreprise ou de l'exploitation dans les paramètres de la société).
Demandez la création optionnelle des journaux de résultat, de clôture et de reports à nouveaux via les listes déroulantes de la section "Paramètres de clôture".
Cochez enfin la casedevant la mention "Je certifie que mes comptes ont été révisés par la personne compétente."
Cliquez sur Clôturer l'exercice pour valider l'opération.
Patientez quelques instants, la barre de progression vous informe de l'avancée et affiche les stades de la clôture en cours de réalisation.
Une fois l'exercice clôturé, la pastille rougeen haut à droite de la clochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application.
Vous pouvez télécharger les archives ZIP avant et après clôture, signées numériquement. Ces archives comprennent les documents obligatoires de la clôture que sont la balance, le Grand-livre et les journaux.
Dépliez l'accordéon et cliquez sur le lien "Vérifier la signature" pour contrôler sur le site ekylibre.com l'authenticité et l'intégrité des documents comptables (avec copie automatique de la clé de sécurité).
Guide de prise en main • Comptabilité • Verrouillage d'un exercice
3 – Procédure pour verrouiller un exercice comptable
La gestion commerciale dans l'application nécessite qu'un exercice comptable soit déjà ouvert à la date d'enregistrement d'une nouvelle commande ou d'une nouvelle vente, même si vous ne gérez pas votre comptabilité dans Ekylibre. Dans la mesure où seulement 2 exercices peuvent être ouverts simultanément, l'ouverture d'un nouvel exercice oblige à verrouiller le plus ancien. Exemple : si les exercices 2018 et 2019 sont ouverts et que vous souhaitez ouvrir l'exercice 2020 sans procéder à une clôture, il faut verrouiller l'exercice 2018.
Glissez pour parcourir le schéma
Gestion commerciale année n bloquée
Glissez pour parcourir le schéma
Gestion commerciale année n autorisée
Le processus suivant vous guide pour verrouiller un nouvel exercice comptable.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exercices comptables" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableau.
Cliquez sur le nom de l'exercice comme par exemple EX2018, puis cliquez sur le bouton "Verrouiller EX2018".
Cochez la casedevant la mention "Je certifie que mes comptes ont été révisés en dehors du logiciel par la personne compétente."
Cliquez sur Verrouiller l'exercice pour valider l'opération.
Guide de prise en main • Comptabilité • Export FEC
4 – Procédure pour obtenir les écritures comptables (FEC)
Le fichier des écritures comptables (FEC) comporte, sous forme dématérialisée, l'ensemble des écritures enregistrées dans tous les journaux comptables au titre d'un exercice fiscal. C'est une obligation en vigueur depuis le 1er janvier 2014.
Le processus suivant vous guide pour obtenir le fichier des écritures comptables pour un exercice donné.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exercices comptables" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableau.
Sélectionnez un exercice comptable dans la liste et cliquez sur son code pour l'afficher.
Cliquez sur le bouton "Export FEC", puis sélectionnez le type de fichier souhaité dans la liste déroulante. Les abbréviations utilisées sont les suivantes :
BA - Bénéfices Agricoles
BNC - Bénéfices Non Commerciaux
IR - Impôt sur le Revenu
Notez que si vous souhaitez un découpage semestriel, trimestriel ou mensuel des données, vous devez créer un nouvel export en suivant la procédure décrite dans le chapitre 11 - Outils.
Patientez quelques instants. La pastille rougeen haut à droite de la clochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification.
Cliquez sur le lien "Votre fichier a été généré avec succès" pour obtenir les informations du nouveau document. Cliquez sur la vignette pour afficher le document au format texte dans votre navigateur ou pour télécharger le document au format XML.
Notez que le fichier reste accessible à tout moment via le lien "Gestion électronique des documents" dans la section "Archives"du module "Outils".
Les fichiers d'écritures comptables doivent être accompagnés d'un descriptif technique qui indique l'ensemble des informations nécessaires au traitement des fichiers par l'administration fiscale. Ce document descriptif faisant office de notice, doit présenter la manière dont il est rempli avec notamment le nom des champs, le type d'information présente dans chaque champ et un exemple de valeur.
Télécharger le fichier de description au format ODSGuide de prise en main • Comptabilité • Bilan/Compte de résultat
5 – Procédure pour obtenir le bilan/compte de résultat
Un bilan comptable est un document qui synthétise à un moment donné ce que l'entreprise possède, appelé l'« actif » et ses ressources, appelées le « passif ». Le bilan est l'un des documents composant les états financiers.
Le compte de résultat est un document comptable synthétisant l'ensemble des charges et des produits d'une entreprise ou autre organisme ayant une activité marchande, pour une période donnée, appelée exercice comptable.
Le processus suivant vous guide pour obtenir le bilan et/ou le compte de résultat pour un exercice donné.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exercices comptables" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableau.
Sélectionnez un exercice comptable dans la liste et cliquez sur son code pour l'afficher.
Cliquez sur le bouton "Imprimer", puis choisissez le type de document souhaité dans la liste déroulante : "Compte de résultat, "Bilan comptable" ou "Bilan comptable simplifié".
Patientez quelques instants. La pastille rougeen haut à droite de la clochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification.
Cliquez sur le lien "Votre fichier a été généré avec succès" pour obtenir les informations du nouveau document. Cliquez sur la vignette pour afficher le document au format PDF dans votre navigateur afin de le télécharger et/ou de l'imprimer.
Notez que le fichier reste accessible à tout moment via le lien "Gestion électronique des documents" dans la section "Archives"du module "Outils".
Guide de prise en main • Comptabilité • Plan de comptes
e - Plan de comptes
configuration à faire pour
&
C'est la sélection du régime fiscal de l'entreprise dans l'assistant de démarrage qui définit automatiquement le plan de comptes adapté à son activité principale (plan comptable agricole ‒ arrêté du 11/12/1986 ou plan comptable général de 1982 ‒ arrêté du 14/12/2007).
Pour une meilleure présentation des états, la longueur des comptes comptables a été homogénéisée à 8 chiffres (10 si vous avez choisi cette option dans l'assistant de démarrage), comme par exemple 60120000, sauf pour les comptes de tiers (clients et fournisseurs uniquement) composés du numéro de compte centralisateur à 3 chiffres et du numéro auxiliaire (pouvant être une chaîne de caractères alphanumériques).
Glissez pour parcourir le schéma
La préparation des fichiers et la procédure pour réaliser l'import d'un plan de comptes dans l'application sont expliquées à la fin de ce guide au chapitre 11 - Outils.
Guide de prise en main • Comptabilité • Ajouter un compte
1 – Procédure pour ajouter un ou plusieurs comptes
Le processus suivant vous guide pour ajouter un compte d'honoraires.
Cliquez sur la clef anglaise dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Plan de comptes" dans la section "Comptabilité" symbolisée par l'icône d'un billetpour afficher la liste des comptes comptables.
Cliquez sur le bouton "Ajouter un compte".
Renseignez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement sans oublier de spécifier l'usage dans la liste déroulante "Usages".
Dans cet exemple, on ajoute un compte d'honoraires pour regrouper dans un nouveau compte l'ensemble des frais d'avocats. Ce nouveau compte est associé au radical de compte 622 (Honoraires) :
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
L'application affiche automatiquement le nouveau compte.
Répétez l'opération pour ajouter autant de comptes d'honoraires que souhaité. Affichez les comptes débutant par 622 avec la fonction de recherche de la section principale "Plan de comptes" :
Guide de prise en main • Comptabilité • Taux de TVA
f - TVA
configuration à faire pour
&
Les taux de TVA applicables en France métropolitaine et prédéfinis dans l'application sont les suivants :
Tous les autres taux applicables notamment dans les départements d’outre-mer, en Corse ou à l'étranger doivent être ajoutés par vos soins.
1 – Procédure pour ajouter des taux de TVA
Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau taux de TVA comme par exemple un taux de 8,5%.
Cliquez sur la clef anglaise dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Taxes" dans la section "Comptabilité" symbolisée par l'icône d'un billetpour afficher la liste des taux de TVA, puis cliquez sur le bouton "Nouveau".
Remplissez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.
N'oubliez pas de définir autant de nouveaux comptes que nécessaire en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans les listes déroulantes des comptes de TVA sans oublier de spécifier l'usage et validez leur création dans la fenêtre modaleVoir glossaire.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Si votre ferme a été créée avant le 24 octobre 2019, plusieurs taux de TVA sont définis dans l'application qui sont inutiles ou qui ne sont plus en vigueur depuis la dernière modification intervenue au 1er janvier 2014. Vous pouvez donc en supprimer pour faciliter la saisie des achats et des ventes ainsi que pour simplifier les déclarations de TVA.
2 – Procédure pour supprimer des taux de TVA
Le processus suivant vous guide pour supprimer un taux de TVA de votre choix.
Cliquez sur la clef anglaise dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Taxes" dans la section "Comptabilité" symbolisée par l'icône d'un billetpour afficher la liste des taux de TVA.
Cliquez sur la croix bleuedevant un taux de TVA et confirmez sa suppression. Notez qu'en cas de changement du Code général des impôts, vous pourrez toujours ajouter de nouveaux taux dans l'application.
Guide de prise en main • Comptabilité • Déclaration de TVA
3 – Procédure pour produire une déclaration de TVA
Le processus suivant vous guide pour produire une déclaration de TVA.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Déclarations TVA" dans la section "TVA" symbolisée par l'icône d'un engrenagepour afficher la liste des déclarations de TVA.
Cliquez sur le bouton "Nouveau" et sélectionnez l'exercice comptable de votre choix dans la liste déroulante, puis patientez quelques instants.
La pastille rougeen haut à droite de la clochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification, puis cliquez sur le lien "La déclaration de TVA a été générée avec succès" pour afficher la déclaration.
La nouvelle déclaration de TVA est présentée en mode "Brouillon". À ce stade, elle est encore modifiable par l'utilisateur.
Modifiez son statut en cliquant sur Validée dès validation par vos soins ou par votre comptable. À ce stade, elle est encore supprimable par l'utilisateur.
Modifiez son statut en cliquant sur Envoyée dès que la déclaration a été transmise à l'administration fiscale. Elle est alors verrouillée et ne peut plus être supprimée. La déclaration est alors enregistrée en comptabilité avec une nouvelle écriture (à valider) dans le brouillard du journal des taxes.
Cliquez sur le bouton "Exporter" et sélectionnez le format de fichier (PDF ou CSV) dans la liste déroulante.
Patientez quelques instants, la pastille rougeen haut à droite de la clochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification, puis cliquez sur le lien "Votre fichier a été généré avec succès" pour afficher la déclaration.
Cliquez sur la vignette pour afficher le document au format PDF dans votre navigateur ou pour enregistrer la déclaration au format CSV dans le dossier des téléchargements de votre navigateur.
Notez que le document reste accessible à tout moment via le lien "Gestion électronique des documents" dans la section "Archives"du module "Outils".
Guide de prise en main • Comptabilité • Compte bancaire
g - Trésorerie
configuration à faire pour
&
Si vous utilisez Ekylibre pour réaliser la gestion commerciale et les opérations de facturation achats/ventes, nous vous conseillons de paramétrer vos comptes bancaires dans l'application.
1 – Procédure pour paramétrer un compte bancaire
Le processus suivant vous guide pour paramétrer un compte bancaire.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Trésoreries" dans la section "Trésorerie" symbolisée par l'icône d'un billetpour afficher la liste des moyens d'encaissement/décaissement.
L’IBAN (International Bank Account Number) est l’identifiant du compte bancaire. Avec le passage à la norme SEPA, l’IBAN du débiteur est suffisant pour un prélèvement pour les opérations nationales et les opérations transfrontalières.
Le code BIC (Bank Identifier Code) est l'identifiant international de la banque et figure sur votre relevé d'identité bancaire. Il existe deux types de BIC : un BIC à huit caractères - également appelé "BIC8" et un BIC à 11 caractères - "BIC11".
Cliquez sur le bouton “Nouveau”, puis sélectionnez le "Type" de trésorerie.
Vérifiez que le bouton radioest bien activé à gauche de "Compte bancaire".
Remplissez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement.
Vous pouvez également partir du “Compte bancaire” déjà défini par défaut dans l'application et le modifier en cliquant sur le crayonà gauche de son intitulé dans la liste des trésoreries.
Renseignez les informations pour l'enregistrement des écritures comptables.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Guide de prise en main • Comptabilité • Compte courant d'associé
2 – Procédure pour paramétrer un compte courant d'associé
À l’image d’un compte courant que n’importe qui peut contracter auprès de sa banque, le compte courant d’associé est un compte ouvert au nom de chaque associé dans les livres comptables de la société. Cela signifie que la condition préalable pour être titulaire d’un compte courant d’associé dans une société est d’en être associé, c’est-à-dire avoir souscrit, à la création ou ultérieurement, au capital de la société. Le compte courant d’associé n’est donc pas un compte bancaire au nom de l’associé, il s’agit simplement d’un ensemble d'écritures passées en comptabilité traduisant les opérations réalisées entre l’associé concerné et la société.
Le processus suivant vous guide pour paramétrer un compte courant d'associé.
Il est nécessaire de créer un compte comptable (un compte de tiers) pour chaque associé avec le radical 4551XX comme expliqué dans la section « Plan de comptes » de ce chapitre.
Renseignez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.
Prenez soin de bien sélectionner "455 - Comptes courants d'associés" dans la liste déroulante des usages.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Créez l'associé en tant que nouveau tiers comme expliqué dans la section « Gestion des tiers » du chapitre 8 - "Stocks et tiers" de ce guide.
Renseignez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.
Définissez le nouveau tiers comme "Employé" de la société et sélectionnez le compte comptable défini préalablement à l'étape no 1 de cette procédure.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Créez un nouveau journal des opérations diverses comme expliqué dans la section « Journaux » de ce chapitre. Toutes les écritures liées à des opérations comme par exemple des versements de dividendes ou des rémunérations seront consignées dans le brouillard de ce journal comptable.
Vérifiez que le bouton radioest bien activé pour "Opérations diverses".
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Trésoreries" dans la section "Trésorerie" symbolisée par l'icône d'un billetpour afficher la liste des moyens d'encaissement/décaissement.
Cliquez sur le bouton “Nouveau” en haut à gauche de la fenêtre principale.
Sélectionnez le "Type" de trésorerie et renseignez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement.
Vérifiez que le bouton radioest bien activé à gauche de "Compte courant d'associé".
Sélectionnez les informations requises pour l'enregistrement des écritures comptables en choisissant, dans les listes déroulantes "Compte principal" et "Journal", les éléments définis aux étapes no 1 et 3 de cette procédure.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Si la rémunération du travail de l’associé doit être valorisée en charge, vous pouvez maintenant paramétrer, via la section "RH" du module "Configuration", un nouveau type de salaire. Le paiement réalisé passera alors par la trésorerie du compte courant de l’associé (compte radical 6413). Notez que l'excédent brut d'exploitation (EBE) est alors plus faible.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Dans la section "Salaires" du module "RH", un nouveau bouton est maintenant disponible en haut à gauche de la fenêtre principale pour enregistrer un salaire au profit de l'associé.
Cliquez sur ce bouton et renseignez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Si la rémunération du travail n’est pas valorisée, il faut alors réaliser un virement interne entre la banque et le compte courant de l’associé, ce qui correspond aussi à un prélèvement privé ou exceptionnel. L’associé prélève de l’argent sur son compte sans contrepartie, son compte s'appauvrit et peut même devenir débiteur. Les charges sont alors réduites et l'excédent brut d'exploitation (EBE) est plus élevé.
Guide de prise en main • Comptabilité • Emprunts
3 – Procédure pour enregistrer un emprunt bancaire
Le processus suivant vous guide pour enregistrer un emprunt bancaire.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Emprunts" dans la section "Trésorerie" symbolisée par l'icône d'un billetpour afficher la liste des emprunts, puis cliquez sur le bouton "Nouveau".
Remplissez tous les champs avec les bonnes informations et cochez les cases appropriées pour le définir correctement. Si besoin, consultez l'organisme prêteur pour obtenir de plus amples précisions si des doutes subsistent quant à la sélection de certaines options.
Choisissez dans les listes déroulantes les comptes comptables qui seront impactés par le nouvel emprunt (ADI fait référence à l'assurance décès invalidité).
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Le nouvel emprunt a automatiquement été enregistré en mode "Brouillon". Dans ce mode il est encore modifiable.
Vous êtes également informé(e) via un tableau des remboursements et grâce à un graphique de l'évolution chronologique des sommes dues.
Cliquez sur le bouton En cours pour modifier le statut de l'emprunt et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.
Lorsque le statut de l'emprunt est défini sur "En cours", il n'est plus possible de recalculer l'échéancier en automatique en modifiant l'emprunt. Néanmoins, il reste possible de modifier les échéances une par une ou d'en ajouter afin de refléter, au mieux, des changements de situation lors du remboursement.
Pour chaque exercice comptable (présent et à venir), revenez à la liste des emprunts et cochez la casedevant le nom de l'emprunt pour le sélectionner. Cliquez ensuite sur le bouton "Passer en comptabilité" pour passer les écritures de l'emprunt dans le brouillard du journal de banque.
Un message de confirmation vous informe de la bonne exécution de la tâche.
Dans le tableau des remboursements et suite à chaque passage en comptabilité, les cases de la colonne "Comptabilisable" seront progressivement cochées
pour indiquer les écritures dans le brouillard du journal de banque.
Dès qu'un exercice comptable est verrouillé ou clôturé, les cases dans la colonne "Verrouillé" des remboursements concernés sont alors cochées, indiquant que les écritures dans le brouillard du journal de banque ont été définitivement validées.
Cliquez sur le bouton Remboursé dès que l'emprunt est remboursé pour modifier son statut et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.
Cliquez sur le bouton Remboursé dès que l'emprunt est remboursé pour modifier son statut et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.
Guide de prise en main • Comptabilité • Virements internes
4 – Procédure pour enregistrer un virement interne
Le processus suivant vous guide pour enregistrer un nouveau virement interne entre 2 comptes bancaires.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Virements internes" dans la section "Trésorerie" symbolisée par l'icône d'un billet, puis cliquez sur le bouton "Nouveau".
Sélectionnez la trésorerie émettrice et la trésorerie réceptrice. Renseignez le montant ainsi que le taux de change (généralement 1 entre deux trésoreries fonctionnant avec la même devise).
Notez que le virement interne peut également être enregistré entre la caisse et un compte bancaire.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
L'application affiche automatiquement le nouveau virement interne avec les informations d'écritures comptables dans le brouillard du journal de banque.
Guide de prise en main • Comptabilité • Rapprochement bancaire
4 – Procédure pour réaliser un rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est un contrôle, réalisé dans le but d'amener les comptes bancaires réalisés sur Ekylibre au plus proche de la réalité des relevés de comptes, c'est-à-dire vérifier la concordance des deux comptes en affectant un code unique composé de lettres à 2 ou plusieurs écritures.
Dans la mesure du possible et en fonction du nombre d'opérations financières ayant lieu sur votre compte bancaire, tâchez de pointer régulièrement les écritures afin de ne pas être submergé(e) par une charge de travail trop importante à un moment donné. La fréquence de cette opération reste cependant propre à chaque exploitation.
Le processus suivant vous guide pour réaliser un rapprochement bancaire avec l'import d'un fichier OFXVoir glossaire.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Trésoreries" dans la section "Trésorerie" symbolisée par l'icône d'un billetpour afficher la liste des moyens d'encaissement/décaissement.
Cliquez sur le bouton "Nouveau", puis sélectionnez le "Type" de trésorerie et remplissez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement. Renseignez avec attention le code IBAN car c'est cet identifiant qui établira la liaison automatique entre le compte bancaire dans l'application et les informations contenues dans le fichier OFX.
Dans l'optique de réaliser le rapprochement bancaire grâce à l'import d'un fichier OFX, 2 options sont à prendre en considération :
Avec un compte d'attente :
Cochez la caseà droite de l'option "Suspendre jusqu'à réconciliation" pour utiliser un compte d'attente (471XXXXX).
Dans ce cas, tous les encaissements et les décaissements dans Ekylibre passeront par un compte d’attente de type 471XXXX (attention à bien créer autant de comptes d’attente que de comptes de trésorerie). L’import du relevé de compte provoquera la création d’une écriture comptable directement dans le compte de banque. C'est la méthode que vous devez privilégier.
Avantage : le solde de banque dans Ekylibre sera toujours à jour avec le solde de banque réel même si le relevé de compte n’est pas pointé entièrement.
Inconvénient : demande un paramétrage plus complexe au départ avec la création d'un compte d'attente (471XXXXX) défini préalablement dans la section "Comptabilité" du module "Configuration".
Sans compte d'attente :
Laissez la case
décochée à droite de l'option "Suspendre jusqu'à réconciliation" pour ne pas utiliser de compte d'attente. Tous les encaissements et les décaissements généreront directement une écriture dans le compte de banque.
Avantage : il ne reste qu’à pointer les relevés de comptes avec les encaissements et les décaissements.
Inconvénient : il peut y avoir des écarts avec le solde de banque si le relevé de compte n’est pas pointé entièrement.
Notez que l’option "Comptabiliser le détail du relevé de compte" permet de générer autant de lignes comptables que de lignes présentes dans le relevé de compte et ainsi d’avoir une évolution précise du solde bancaire. Vous bénéficierez également d'une progression plus régulière des courbes interactives affichées dans la vue "Graphique" des trésoreries.
Identifié(e) sur le site web de votre banque et une fois dans la page des téléchargements, choisissez le format de fichier OFX pour récupérer vos relevés de compte. Prenez soin de paramétrer les dates du 1er du mois à la fin du mois ou par trimestre entier afin de vous y retrouver.
Affichez à nouveau la liste des trésoreries, puis cliquez sur le bouton "Importer"…
… ou cliquez sur le nom d'un compte bancaire dans la liste des trésoreries, puis cliquez sur le bouton "Importer".
La fenêtre de sélection vous permet maintenant d'importer le fichier OFX.
Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour sélectionner le fichier OFX, puis cliquez sur le bouton "Enregistrer". Le fichier OFX importé est automatiquement associé au bon compte bancaire même si vous en avez créé plusieurs.
Une fois le ficher OFX importé, contrôlez les éléments du relevé de compte afin de valider la cohérence des données affichées avec vos activités. En cas d'erreur, cliquez sur le bouton "Supprimer".
Cliquez sur le bouton "Pointer". Lors de la première ouverture, les écritures présentes à la même date et ayant le même montant sont rapprochées automatiquement et n'apparaissent pas dans le tableau.
Si vous avez déjà saisi vos pièces (achats, ventes, encaissements et décaissements), vous avez juste à sélectionner les lignes que vous voulez rapprocher. Cliquez successivement sur les lignes qui doivent être pointées.
Dans cet exemple, 2 lignes sont maintenant rapprochées.
Si la case devant l'option "Cacher les lignes lettrées" en haut à droite du tableau est cochée, les lignes disparaissent automatiquement du tableau, sinon, une gommeet la commande "Effacer" sont affichées pour permettre de supprimer le code assigné aux lignes concernées.
Si 2 lignes à rapprocher présentent un écart, sélectionnez ces lignes, puis cliquez sur le bouton "Écart de règlement" et choisissez un journal d'opérations diverses pour enregistrer une nouvelle écriture de régularisation dans le brouillard de ce journal (la procédure de création d'un nouveau journal et son paramétrage pour les opérations diverses sont expliqués ici).
Si vous n’avez pas saisi toutes vos pièces, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs lignes du relevé de comptes et saisir directement un achat avec son décaissement ou une vente avec son encaissement.
Sélectionnez la ligne et cliquez sur le bouton "Nouvel achat" ou "Nouvelle vente" en fonction du rapprochement en débit ou en crédit à réaliser (sélectionnez un type d'achat ou un type de vente dans les listes déroulantes si vous en avez préalablement définis).
Renseignez l'opération en spécifiant s'il est nécessaire ou non d'enregistrer une nouvelle facture d'achat/de vente et un nouveau décaissement/encaissement.
Cliquez sur Enregistrer pour valider l'opération.
Vous retrouvez ensuite directement les écritures d'encaissements/de décaissements rapprochées avec les lignes de votre relevé de compte. Répétez successivement les opérations jusqu'au pointage complet de toutes les écritures afin de purger progressivement le tableau.
Si vous constatez exceptionnellement une différence ou une omission entre les données importées et celles de votre relevé de compte papier (ou au format PDF), cliquez sur le bouton "Ajouter une ligne" pour saisir les bonnes informations à la date sélectionnée, puis validez l'opération en cliquant sur le bouton "Enregistrer".
Si cela s'avère nécessaire, supprimez enfin la ligne erronée en cliquant sur la croix
à gauche de celle-ci.
Le cas échéant, cliquez sur le bouton "Ajouter une ligne" en bas de la fenêtre principale pour ajouter une nouvelle ligne à une date absente du relevé de compte. Notez que le sélecteur de date est vide si la nouvelle date se situe en dehors de la plage couverte par les dates du relevé.
Vous pouvez toujours poursuivre un rapprochement déjà commencé mais qui n'est pas achevé par l'une des 2 méthodes suivantes :
A - Cliquez sur le nom d'un compte bancaire dans la liste des trésoreries, puis cliquez sur le bouton "Rapprocher".
Sélectionnez ensuite la période correspondant à un ou plusieurs relevé(s) de compte(s) déjà importé(s) dans l'application, puis cliquez sur le bouton "Valider".
B - ou cliquez sur le nom d'un compte bancaire dans la liste des trésoreries, puis cliquez sur l'icône de rapprochement
à gauche du numéro du relevé pour revenir à l'étape 6 de cette procédure.
Notez que le compte d'attente est progressivement mis à jour en fonction de l'avancée du rapprochement. Son solde doit revenir à 0 € une fois que l'ensemble des écritures ont été pointées. C'est une condition obligatoire pour valider les écritures et procéder à la clôture d'un exercice comptable.
Guide de prise en main • Comptabilité • Immobilisations
h - Immobilisations
La notion d'immobilisation intègre l'ensemble des biens durables détenus par une exploitation sur plus d'un exercice comptable et qui ne sont pas destinés à la revente. Les immobilisations corporelles sont composées de plusieurs catégories : les terrains, les constructions, l’agencement et les installations générales, l’outillage, le matériel, les véhicules, le mobilier et les équipements informatiques.
1 – Procédure pour enregistrer une immobilisation
Dans l'exemple suivant, certaines notions font appel à des procédures expliquées dans le "chapitre 6 - Achats".
Il est toujours possible de créer une nouvelle immobilisation sans passer par le processus achat-réception-facture en utilisant le bouton "Nouveau" de la section "Immobilisations". L'opération est cependant plus complexe car il faut renseigner tous les champs à la main sans aucun pré-remplissage des informations de produit et de comptabilité.
Le processus suivant vous guide pour enregistrer une nouvelle immobilisation.
La commande d'un tracteur auprès d'un fournisseur a été préalablement enregistrée dans les achats.
Une fois la commande réceptionnée, la nouvelle facture est établie en cochant la casesous la mention "Immobilisé".
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Immobilisations" dans la section "Immobilisations" symbolisée par l'icône d'une maisonpour afficher la liste des immobilisations.
Lors de l'enregistrement de la facture d'achat, l'immobilisation a automatiquement été générée en mode "Brouillon" avec une méthode d'amortissement linéaire et un pourcentage d'amortissement de 15%.
Cliquez sur le bouton "Modifier" pour changer la méthode d'amortissement, le pourcentage d'amortissement et/ou la périodicité. Dans cet exemple, le pourcentage d'amortissement est fixé à 12% au lieu de 15%.
Sélectionnez le journal des "Immobilisations corporelles" et le "Compte d'immobilisation".
Notez que le "Compte d'amortissement" ainsi que le "Compte de dotations aux amortissements" sont à renseigner uniquement si une méthode d'amortissement a été sélectionnée (linéaire ou dégressive").
Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.
À partir du statut "Brouillon" de l'immobilisation, 2 choix sont à votre disposition :
Cliquez sur En attente pour mettre l'immobilisation en attente et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.
Renseignez la date d'inscription au bilan et sélectionnez le compte d'immobilisation en attente.
Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.
Un message de confirmation vous informe de la bonne exécution de la tâche.
Cliquez une seconde fois sur En attente pour mettre l'immobilisation en attente et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.
Passez à l'étape suivante dès que l'équipement est utilisé par l'exploitation.
Cliquez sur En service pour mettre l'immobilisation en service et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.
Revenez à la liste des immobilisations et cliquez sur le bouton "Passer en comptabilité" pour passer les écritures d'amortissement.
Un message de confirmation vous informe de la bonne exécution de la tâche.
Dans le tableau des dépréciations de l'immobilisation, vérifiez que la casede la colonne "Comptabilisable" pour la période concernée est cochée et que l'écriture est renseignée dans la colonne "Écriture".
Dans le brouillard comptable, vérifiez que l'écriture est bien passée avec les bons montants.
Si vous souhaitez réaliser l'enregistrement d'immobilisations incorporelles (frais de recherche et développement, brevets, licences, marques, etc.), nous vous recommandons de faire appel au service support en le joignant :
Guide de prise en main • Comptabilité • Cession d'immobilisation
2 – Procédure pour enregistrer une cession d'immobilisation
Le processus suivant vous guide pour enregistrer une cession d'immobilisation.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Immobilisations" dans la section "Immobilisations" symbolisée par l'icône d'une maisonpour afficher la liste des immobilisations.
Cliquez sur le numéro de l'immobilisation pour afficher son statut ainsi que le tableau des dépréciations.
Cliquez sur Vendue pour créer une nouvelle vente et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.
Sélectionnez un client dans la liste déroulante ou créez-en un nouveau à la volée.
Saisissez le prix de cession de l'immobilisation. Notez que la variante a automatiquement été sélectionnée dans la ligne de vente.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
La vente est enregistrée avec le statut Devis brouillon .
Transformez le devis en facture en cliquant sur le bouton Facture et en validant ce choix.
Notez que le solde négatif affiché dans la section "Affaire" (égal au montant total TTC de la facture) exprime une créance en attente de règlement.
Retournez dans les immobilisations et cliquez sur Vendue . Validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.
Notez que, dès cette opération validée, l'équipement n'est plus disponible pour enregistrer une intervention.
Guide de prise en main • Comptabilité • Mise au rebut d'une immobilisation
3 – Procédure pour mettre au rebut une immobilisation
Le processus suivant vous guide pour mettre au rebut une immobilisation.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Immobilisations" dans la section "Immobilisations" symbolisée par l'icône d'une maisonpour afficher la liste des immobilisations.
Cliquez sur le numéro de l'immobilisation pour afficher son statut ainsi que le tableau des dépréciations.
Cliquez sur Mise au rebut pour préparer la mise au rebut de l'immobilisation et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.
Renseignez notamment la date de mise au rebut.
Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.
Un message de confirmation vous informe de la bonne exécution de la tâche.
Cliquez une seconde fois sur Mise au rebut pour confirmer la mise au rebut de l'immobilisation et validez votre choix dans la fenêtre modaleVoir glossaire.
Notez que la date de mise au rebut est automatiquement reportée dans la fiche de l'équipement qui n'est alors plus disponible pour enregistrer une intervention.
Guide de prise en main • Comptabilité • États des immobilisations
4 – Procédure pour produire les états des immobilisations
Le processus suivant vous guide pour produire les états des immobilisations et des plus et moins values.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Immobilisations" dans la section "Immobilisations" symbolisée par l'icône d'une maisonpour afficher la liste des immobilisations.
Cliquez sur le bouton "Imprimer", puis sélectionnez le type de document souhaité dans la liste déroulante : "État des immobilisations", "État des immobilisations par compte" ou "État des plus et moins values".
Patientez quelques instants. La pastille rougeen haut à droite de la clochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification.
Cliquez sur le lien "Votre fichier a été généré avec succès" pour obtenir les informations du nouveau document. Cliquez sur la vignette pour afficher le document au format PDF dans votre navigateur afin de le télécharger et/ou de l'imprimer.
Notez que le fichier reste accessible à tout moment via le lien "Gestion électronique des documents" dans la section "Archives"du module "Outils".
Guide de prise en main • Comptabilité • Échanges comptables
i - Échanges comptables
Ekylibre permet d'échanger des données comptables entre l'administrateur de la ferme et son expert-comptable ou son centre de gestion en toute sécurité. Vous pouvez exporter et partager vos données sans interrompre votre travail et sans risque d'incohérence. Réciproquement, vous pouvez intégrer les validations ou corrections réalisées par un tiers.
La réalisation d'échanges comptables implique que vous ayez créé auparavant un comptable (un nouveau contact) et que vous ayez associé une adresse email valide à ce tiers pour permettre à l'application de communiquer automatiquement avec lui. Référez-vous au chapitre 8 - Stocks et tiers pour connaître les procédures à suivre concernant ce prérequis.
Le journal des opérations diverses en comptabilité, appelé aussi journal des OD, est un document auxiliaire au journal général de comptabilité. Il permet d’enregistrer les opérations comptables qui ne concernent ni le journal des achats, ni le journal des ventes, ni les journaux de trésorerie. Le journal des opérations diverses (OD) permet d’enregistrer des opérations concernant les mouvements de TVA, les provisions, la paie ou encore les écritures rectificatrices des différentes erreurs de saisie qui ont été commises. Notez que le journal comptable est une obligation légale pour les entreprises soumises au régime du réel, afin de suivre toutes ses opérations.
Dans Ekylibre, les écritures issues des éventuelles corrections réalisées par votre comptable doivent être consignées dans un nouveau journal d'opérations diverses, l'existant étant réservé à l'administrateur de la ferme.
1 – Procédure pour paramétrer un nouveau journal
Le processus suivant vous guide pour créer un nouveau journal d'opérations diverses.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Journaux" dans la section "Journaux" symbolisée par l'icône d'un livrepour afficher la liste des journaux.
Cliquez sur le bouton "Nouveau" et remplissez tous les champs avec les bonnes informations pour le définir correctement.
Nommez de façon explicite le nouveau journal et affectez-lui un code. La longueur de la chaîne alphanumérique pour définir le code du journal est limitée à 4 caractères. Si le code est plus long, il sera automatiquement tronqué lors de l'enregistrement du journal. Le passage du code en majuscule est également automatique lors de la création d'un nouveau journal.
Vérifiez enfin que le bouton radioest bien activé pour "Opérations diverses".
Sélectionnez, parmi les tiers disponibles, votre comptable ou créez-en un à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement". Notez que ce comptable doit être le même que celui qui sera associé à l'exercice comptable.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
L'application affiche le nouveau journal et la liste des "Journaux" est également automatiquement enrichie avec celui-ci.
2 – Procédure pour échanger des données comptables
Le processus suivant vous guide pour échanger des données comptables avec un tiers.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exercices comptables" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableau.
Cliquez sur le "Code" de l'exercice comptable. Si le bouton "Nouvel échange" n'apparaît pas à droite du bouton "Modifier", cliquez sur ce dernier, sinon passez directement à l'étape 5 de cette procédure.
Sélectionnez, parmi les tiers disponibles dans la liste déroulante, le même comptable que celui choisi pour la création du journal des opérations diverses.
Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.
Cliquez sur le "Code" de l'exercice.
Cliquez sur le bouton "Nouvel échange". Si ce bouton est absent de l'interface, soit vous n'avez pas encore créé de journal d'opérations diverses destiné aux échanges, soit le comptable associé à ce journal n'est pas le même que celui qui a été sélectionné pour l'exercice.
Sélectionnez la date déterminant la fin de la période des écritures échangées (la fréquence des échanges reste à la discrétion de l'utilisateur).
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
4 nouveaux liens sont maintenant disponibles dans la section "Échanges" de la fenêtre principale.
Le premier lien permet de fabriquer un fichier CSV des écritures (zippé) qui s'enregistrera dans le dossier des téléchargements de votre navigateur.
Le deuxième lien permet de parcourir votre disque dur ou une clé USB afin de sélectionner un fichier CSV à intégrer lorsque des écritures ont été corrigées et/ou validées par le comptable.
Le troisième lien permet de notifier votre comptable par email qu'un fichier CSV est à sa disposition et qu'il peut le télécharger grâce au lien contenu dans le message.
Le quatrième lien permet de fermer l'échange. Notez que la fermeture d'un échange verrouille les écritures comptables concernées par celui-ci. Fermez un échange avant d'en ouvrir un nouveau.
Progressivement, la liste sera complétée par les échanges successifs ouverts au sein d'un même exercice (deux échanges clôturés et un en cours dans cet exemple) :
Vous pouvez créer un accès pour votre expert-comptable ou votre centre de gestion avec les autorisations nécessaires pour lui permettre de visualiser et de modifier les données comptables de votre exploitation à distance. Référez-vous au chapitre 10 - Accès pour connaître les procédures à suivre.
Guide de prise en main • Comptabilité • Balance
j - Balance
La balance comptable est un document de synthèse qui dresse la liste de tous les comptes mouvementés sur une période donnée. Elle fournit, pour chaque compte utilisé, son solde ainsi que le total des mouvements débiteurs et le total des mouvements créditeurs.
1 – Procédure pour produire la balance
Le processus suivant vous guide pour produire la balance pour une période donnée.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Balance" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableaupour afficher le filtre d'obtention de la nouvelle balance sur une période.
Dans la liste déroulante, sélectionnez la période de votre choix parmi celles disponibles. La balance peut être obtenue pour un exercice complet ou pour un mois donné.
Paramétrez les critères de recherche avancés en dépliant les options grâce au bouton
à droite de la fenêtre.
Cliquez sur le bouton "Rechercher" pour afficher la balance.
Cliquez sur le bouton "Imprimer" et sélectionnez le type de fichier (ODS, CSV, CSV pour Excel ou PDF) dans la liste déroulante pour obtenir le nouveau document dans le format de votre choix.
Guide de prise en main • Comptabilité • Grand-Livre
k - Grand-livre
Un Grand-livre est la transcription sur un document unique de la totalité des mouvements de comptabilité d’une exploitation. Ces mouvements sont classés par compte, dans l'ordre de numéro prévu par le plan comptable.
Les Grands-livres auxiliaires sont formés par l'ensemble des comptes individuels de même type (clients, fournisseurs, etc.). Ils permettent ainsi d'établir un relevé nominatif de la position de chaque compte avec le détail des mouvements.
Les comptes auxiliaires font partie intégrante du Grand-livre général. Néanmoins, il n'est retranscrit dans le Grand-livre que le solde total des comptes avec le numéro correspondant. Par exemple 401 pour les fournisseurs et 411 pour les clients.
1 – Procédure pour produire le Grand-livre
Le processus suivant vous guide pour produire le Grand-livre et/ou un des deux Grands-livres auxiliaires.
Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Grand-livre" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableaupour afficher le filtre d'obtention du Grand-livre pour un exercice comptable donné :
Dans la liste déroulante, sélectionnez le "Grand-livre", le "Grand-livre auxiliaire des comptes Fournisseurs" ou le "Grand-livre auxiliaire des comptes Clients".
Cliquez sur le bouton "Imprimer" et sélectionnez le type de fichier (ODS, CSV, CSV pour Excel ou PDF) dans la liste déroulante pour obtenir le nouveau document dans le format de votre choix.
Passez au chapitre suivant de ce guide.
