Ekylibre
Accueil documentation Ekylibre
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GUIDE DE DÉMARRAGE
Introduction
Introduction

2 - Introduction

1 - Prérequis
2 - Introduction
pixel a - Parcours de configuration
pixel b - Quoi faire avec Ekylibre !
pixel c - Préparez-vous !
pixel d - Inscrivez-vous sur Ekylibre !
3 - Parcellaire
4 - Exploitation
5 - L’interface
6 - Comptabilité
7 - Achats/Ventes
8 - Stock & Personnel
9 - Production
10 - Accès

Glossaire du chapitre

Ferme
dans l'application Ekylibre, il s'agit des exploitations agricoles de toutes natures
Gestion d'exploitation
gestion économique et technique de l'exploitation agricole
Guide de démarrage • Introduction • Parcours de configuration

a - Parcours de configuration

Ce document a pour but de vous aider à configurer l'application Ekylibre pour votre propre exploitation. Vous verrez plus loin que TOUTES LES ÉTAPES NE SONT PAS OBLIGATOIRES. Ceci dépend des tâches que vous comptez réaliser avec l'application.

Ce guide couvre les étapes ci-dessous :

Ce guide couvre les étapes ci-dessous :

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Glissez pour les parcourir

1
Prérequis
Prérequis :
préparation et configuration minimale requise
2
Introduction
Introduction :
quoi faire avec Ekylibre ?
 
Flèche
Début de l'assistant de configuration
 
3
Parcellaire
Parcellaire :
définissez vos zones cultivables avec TelePAC
4
Exploitation
Exploitation :
définissez votre outil de production
 
Flèche
Fin de l'assistant de configuration
 
5
L'interface
L’interface :
découvrez l'interface de l'application web
6
Comptabilité
Comptabilité :
configurez votre comptabilité et vos éléments bancaires
6
Comptabilité
Achats/Ventes :
enregistrez vos achats et vos ventes
7
Stock & Personnel
Stock &Personnel :
définissez votre stock, vos équipements et vos contacts
8
Production
Production :
définissez vos cultures et vos interventions
9
Accès
Accès :
définissez les droits d'accès à votre ferme

Check mark

Vous êtes prêt(e) à utiliser Ekylibre

b - Quoi faire avec Ekylibre ?

Ekylibre vous offre la possibilité de suivre votre activité au quotidien.

Les tâches principales que permet de réaliser Ekylibre sont les suivantes :

Comptabilité

Comptabilité

Gestion commerciale et Facturation Achats/Ventes

Gestion commerciale et Facturation Achats/Ventes

Gestion des contacts (clientèle, fournisseurs, ressources humaines)

Gestion des contacts
(clientèle, fournisseurs, ressources humaines)

Gestion des stocks

Gestion des stocks
(par inventaire et matière)

et en complément, si vous souhaitez faire varier vos stocks par le suivi de vos activités agricoles ou encore assurer la traçabilité et le suivi de vos productions :

Traçabilité des productions

Traçabilité des productions

Saisir les interventions pour suivre les productions

Saisie des interventions pour suivre les productions

Mais peut-être souhaitez-vous commencer par certaines tâches et/ou entreprendre certaines autres plus tard. Le tableau ci-dessous montre les étapes de configuration à effectuer en fonction des tâches que vous voulez réaliser avec Ekylibre.

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Glissez pour parcourir le tableau

Icône parcours

Tâches visées et étapes de configuration

Tâche
Parcellaire
Activités
Stock & Personnel
Production
A
Comptabilité
 
 
Marker
 
B
Gestion des contacts
 
 
 
 
C
Gestion commerciale et Facturation Achats/Ventes
 
 
Marker
 
D
Gestion des stocks (par inventaire et matière)
 
 
Marker
Marker
Production végétale
E
Traçabilité des productions
Marker
Marker
Marker
Marker
F
Saisie des interventions pour suivre les productions
Marker
Marker
Marker
Marker
Production animale (expérimentale)
E
Traçabilité des productions
 
 
Marker
 
F
Saisie des interventions pour suivre les productions
 
 
Marker
 

Tableau 1

Marker= dépend du niveau de traçabilité que vous souhaitez obtenir.

Astuce
Astuce pratique

Notez sur un bloc-note la lettre des tâches que vous souhaitez réaliser.

Nous vous indiquerons dans chaque étape si vous êtes concerné(e) avec par exemple l'indication suivante :

Icône parcours

configuration à faire pour E & F végétal

Notez toutefois que chaque chapitre comporte un sous-chapitre de présentation que vous pouvez lire pour mieux comprendre comment est organisé Ekylibre.

c - Préparez-vous !

Avant de vous lancer dans la configuration, nous vous recommandons de collecter certaines informations (documents, fichiers...) qui vous seront nécessaires pour faire le paramétrage.

Selon les tâches que vous souhaitez mener, toutes les informations ne sont pas nécessaires.

Servez-vous des lettres du tableau 1 pour déterminer les informations qui vous seront nécessaires.

Si vous ne disposez pas de toutes les informations maintenant, vous pourrez toujours les compléter plus tard dans l'application. Notez que certains paramétrages seront moins automatiques après la première configuration.

Scroll
Glissez pour parcourir le tableau

Information à collecter avant le paramétrage

Informations et documents à préparer
Tâche choisie
Plan de compte
A
Comptabilité
Stocks courants matériels, consommables
D
Gestion des stocks par inventaire et matière
Fichier TelePAC (on vous expliquera comment le récupérer plus loin) ou si TelePAC est insuffisant pour vous ou que vous n'utilisez pas TelePAC, des fichiers de parcellaires SIG (Système d'information géographique) ou RPG (Registre parcellaire graphique)
E   F
 
Liste de vos bâtiments et contours
(éventuellement vos plans cadastraux)
E   F
Traçabilité des productions
Saisie des interventions pour suivre les productions
Liste de vos matériels
E   F
Traçabilité des productions
Saisie des interventions pour suivre les productions
Liste de votre main d'œuvre
E   F
Traçabilité des productions
Saisie des interventions pour suivre les productions

Tableau 2

Info
Import comptable

Si vous souhaitez réaliser l'import de votre comptabilité, nous vous recommandons de faire appel au service support en le joignant :

Puce
Par email à l'adresse support@ekylibre.com
Puce
Par le service de discussion instantanée accessible en cliquant sur le bouton "Chat" situé en bas à droite des pages du site Ekylibre (ou sur "Aide" en dehors des heures de bureau pour laisser un message)
ChatAide
Guide de démarrage • Introduction • Inscription

d - Inscrivez-vous sur Ekylibre !

L'utilisation de l'application Ekylibre nécessite que vous vous inscriviez en ligne. Mais avant de le faire, prenons une minute pour vous expliquer comment cela fonctionne.

Pour utiliser l'application Ekylibre il faut :

Mon email

A - S'inscrire sur Ekylibre afin de créer un identifiant personnel (on appelle aussi ça un « compte utilisateur ») qui est composé d'une adresse email et d'un mot de passe.

Ma ferme

B - Créer une ferme qui représentera votre exploitation et contiendra les informations qui s'y rattachent.

Info
Votre indentifiant est personnel

Ne le communiquez pas. Si vous voulez que d'autres personnes accèdent à votre exploitation dans Ekylibre, la manière la plus sûre de le faire vous sera expliquée à la fin de ce guide au chapitre 9 (Accès).

A - Procédure d'inscription

Attention
Nouveauté inscription 2018

La procédure d'inscription a été simplifiée et un seul identifiant/mot de passe est dorénavant nécessaire pour créer simultanément le compte utilisateur et le compte administrateur de la ferme.

Formulaire d'inscription 2018

Le formulaire d'inscription est situé en page d'accueil du site Ekylibre et une fois les champs correctement renseignés, vous serez directement amené(e) dans l'assistant de démarrage pour configurer votre ferme.

En suivant les étapes ci-dessous, vous allez créer un identifiant personnel d'utilisateur d'Ekylibre.

1
Accédez au formulaire d'inscription

De préférence depuis un PC ou un Mac, avec votre navigateur web (si possible Firefox, Chrome ou Safari), rendez-vous à l'adresse https://ekylibre.com/signup.

En cas de problème, vérifiez l'orthographe de l'adresse. Si vous n'y parvenez pas malgré cela, allez sur http://ekylibre.com et si besoin, vérifiez que vous disposez bien d'une connexion internet fonctionnelle.

Tableau de bord utilisateur


2
Remplissez les champs d'information et définissez vos activités

Vos prénom et nom nous sont utiles pour associer un nom à votre identifiant plus facile à lire que votre adresse email. Il peut être aussi utilisé par le service support pour s'adresser à vous.

Votre pays d'actitivé est éventuellement utilisé à titre informatif par le service support pour ajuster les réponses qui vous seront fournies notamment en matière réglementaire.

Votre téléphone (qui restera strictement confidentiel) peut être utilisé par le service support après que vous ayez fait une demande d'aide ou demandé la formation de prise en main.

Votre adresse email servira d'identifiant. Vous devez choisir une adresse email fonctionnelle et à laquelle vous avez accès notamment pour terminer le processus d'inscription.

Choisissez un mot de passe assez difficile à trouver. Notez-le dans un endroit sûr. N'oubliez pas que votre ferme contenant les données de votre exploitation sera accessible grâce à votre identifiant — donc votre adresse email — et à ce mot de passe.

La partie "Activités" du formulaire d'inscription n'a aucun impact sur l'utilisation de l'application Ekylibre. Elle ne sert qu'à mieux vous connaître et faciliter le travail du service support lorsque vous y ferez appel, toujours afin de répondre plus efficacement à vos demandes.


3
Tableau de bord d'utilisateur

Après avoir validé le formulaire d'inscription, vous êtes dirigé(e) vers votre Tableau de bord d'utilisateur d'Ekylibre, en même temps qu'un email de confirmation d'inscription vous est envoyé.

Prenons quelques minutes pour regarder les informations que comporte ce tableau de bord.

Tableau de bord utilisateur

a. L'enveloppe rougeEnveloppe rougevous indique qu'un email de confirmation d'inscription vous a été envoyé. Nous regarderons cet email au point suivant.

b. Abonnement : à gauche, l'encadré « Abonnement » vous indique la nature de votre abonnement à l'application Ekylibre. Si vous venez de vous inscrire votre abonnement est "FREE".
Deux informations sont indiquées : le volume de données Volume de données et le volume de documents stockés Volume de documents.

c. L'encadré « Ma ferme » en bas indique ici que vous n'avez pas encore créé de ferme.

Menu

d. Le petit menu en haut à droite dans la barre grise d'Ekylibre :
pixel 1. Vous indique avec quel compte vous êtes connecté(e) ;
pixel 2. Vous permet d'accéder à ce Tableau de bord (cliquez sur "Votre compte") ;
pixel 3. Vous permet de modifier votre mot de passe (cliquez sur "Paramètres" puis sur "Comptes" à gauche).

Paramètres de votre identifiant

Astuce
Pour changer votre image de profil

Gravatar

Rendez-vous sur https://fr.gravatar.com et associez l'image que vous souhaitez à l'adresse email qui vous sert d'identifiant dans Ekylibre.
4
Confirmez votre inscription

Après avoir validé le formulaire d'inscription un email de confirmation d'inscription vous a été envoyé.
Cet email contient un lien à cliquer qui validera votre identifiant (compte d'utilisateur) et finalisera votre inscription.

Email de confirmation

En cliquant sur le lien vous serez dirigé(e) vers votre Tableau de bord d'utilisateur d'Ekylibre, un message indiquant que "votre compte (identifiant) a été validé".

Tableau de bord

Info
Email de confirmation NON REÇU

Si vous ne recevez pas d'email de confirmation d'inscription :

— contrôlez que vous n’avez pas fait d’erreur dans votre adresse email

— inspectez vos boîtes de courriers indésirables

— soyez un peu patient(e), un email peut parfois prendre du temps avant d’arriver

Après ces vérifications, si vous n'avez toujours pas l'email de confirmation d'inscription, s’il vous plaît, contactez le support technique par email à l'adresse support@ekylibre.com.

Maintenant que votre identifiant est créé, vous allez pouvoir créer votre ferme.

Guide de démarrage • Introduction • Création de la ferme

B - Procédure de création de la ferme

1
Créez votre ferme

Cliquez sur le bouton "Créer ma ferme" dans l'encadré "Ma ferme" de votre Tableau de bord d'utilisateur d'Ekylibre.

Créer ma ferme


2
Nommez votre ferme

Quand votre ferme sera créée, pour y accéder, vous utiliserez une adresse web personnelle.

https://nom-de-votre-ferme.ekylibre.farm

Choisissez un nom qui vous plaît car il ne pourra pas être modifié.

Saisissez le nom de votre ferme en lettres minuscules, le tiret est autorisé.

Nouvelle votre ferme

La zone de commentaire n'est vraiment utile que si vous avez plusieurs fermes et voulez vous faciliter leur identification.

Avant de cliquer sur "Créer la ferme" lisez l'étape suivante.

3
Création de la ferme

Cliquez sur "Créer la ferme" pour lancer le processus de création.

La création d'une ferme peut prendre un peu de temps (une voire deux minutes).

Une fois le processus de création terminé, vous serez à nouveau redirigé(e) vers votre Tableau de bord d'utilisateur d'Ekylibre. Maintenant l'encadré "Ma ferme" contient votre ferme.

Ma ferme

Notez vos identifiants précieusement ainsi que l'adresse de votre ferme.


Info
Différence entre l'identifiant d'utilisateur et l'identifiant d'administrateur

L'identifiant de connexion au site web d'Ekylibre n'est pas le même que celui de l'administrateur (premier utilisateur) de la ferme même si le même email a été utilisé pour créer ce dernier. Vous noterez d'ailleurs qu'un mot de passe différent de celui de votre identifiant de connexion a été généré.

Identifiant

4
Cliquez sur le lien de votre ferme SANS VOUS CONNECTER

Ne vous connectez pas maintenant, faites le point suivant5avant toute connexion.


5
Créez un favori

Avec Chrome, Firefox ou Safari :
Pour Chrome et Firefox, cliquez sur l'étoileÉtoileà droite de l'adresse ou pour Safari sur le bouton de partage Partager à droite de l'adresse pour le mettre dans vos favoris.

ou

1. Repérer le petit cadenasCadenasà gauche de l'adresse dans la barre d'adresse ;
2. Cliquez EN RESTANT APPUYÉ sur le cadenas ;
3. Faites glisser vers votre bureau pour créer un fichier de connexion.

Avec Edge Windows, cliquez sur l'étoileÉtoileà droite de l'adresse pour le mettre dans vos favoris.


6
Identifiez-vous
Info
Changer de langue

Pour changer de langue, cliquez sur la clef anglaise à droite de "Se connecter"Clef anglaiseou terme équivalent dans la langue affichée, puis choisissez la langue de votre choix.

Après vous être connecté(e) vous arriverez dans l'assistant de démarrage.
Vous pouvez maintenant passer à la section suivante.

Guide de démarrage • Introduction • Assistant de démarrage

e - Arrivée dans l'assistant de démarrage

Dès que vous avez cliqué sur le lien de votre ferme, votre ferme venant d'être créée, vous arrivez dans l'assistant de démarrage

Assistant de démarrage d'Ekylibre

Étape 1 de l'assistant de démarrage

Notez la présence de la barre de progression dans la partie supérieure de l'assistant avec les différentes étapes.

Barre de progression

Si vous souhaitez revenir en arrière, vous pouvez soit cliquer sur le bouton "Précédent", soit cliquer directement sur l'étape (via les boutons de la barre de progressionÉtape de la barre de progession) que vous voulez atteindre.

Si vous souhaitez revenir en arriere, vous pouvez soit cliquer sur le bouton "Précédent", soit cliquer directement sur l'étape (les boutons de la barre de progression)

Étape de la barre de progession

que vous voulez atteindre.

f - Déclaration de l'exploitation

La première étape de l'assistant de démarrage permet de déclarer les informations de base de votre exploitation telles que son nom, sa date de création, son adresse etc.

Attention
Format de la date

La date de création de l'exploitation doit être saisie sous la forme aaaa-mm-jj. Exemple : si la date de création est le 1 janvier 1984, vous devez saisir 1984-01-01.

Sur le plan comptable :
— Les dates d'exercices comptables seront gérées plus loin dans le chapitre 6 (Comptabilité) ;
— Le choix de la monnaie que vous faites ici pourra être modifié plus tard.

Sur le plan de la langue de l'application :
Notez que toutes les traductions, autres que le français et l'anglais, sont réalisées par Google Translate.

Passez au chapitre suivant de ce guide.