Ekylibre
Accueil documentation Ekylibre
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GUIDE DE DÉMARRAGE
Introduction
Introduction

2 - Introduction

1 - Prérequis
2 - Introduction
pixel a - Parcours de configuration
pixel b - Quoi faire avec Ekylibre !
pixel c - Préparez-vous !
pixel d - Inscrivez-vous sur Ekylibre !
3 - Parcellaire
4 - Exploitation
5 - L’interface
6 - Comptabilité
7 - Achats/Ventes
8 - Stock & Personnel
9 - Production
10 - Accès
11 - Imports

Glossaire du chapitre

Ferme
dans l'application Ekylibre, il s'agit des exploitations agricoles de toutes natures
Gestion d'exploitation
gestion économique et technique de l'exploitation agricole
Guide de démarrage • Introduction • Parcours de configuration

a - Parcours de configuration

Ce document a pour but de vous aider à configurer l'application Ekylibre pour votre propre exploitation. Vous verrez plus loin que TOUTES LES ÉTAPES NE SONT PAS OBLIGATOIRES. Ceci dépend des tâches que vous comptez réaliser avec l'application.

Ce guide couvre les étapes ci-dessous :

Ce guide couvre les étapes ci-dessous :

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Glissez pour les parcourir

1
Prérequis
Prérequis :
préparation et configuration minimale requise
2
Introduction
Introduction :
quoi faire avec Ekylibre ?
 
Flèche
Début de l'assistant de configuration
 
3
Parcellaire
Parcellaire :
définissez vos zones cultivables avec TelePAC
4
Exploitation
Exploitation :
définissez votre outil de production
 
Flèche
Fin de l'assistant de configuration
 
5
L'interface
L’interface :
découvrez l'interface de l'application web
6
Comptabilité
Comptabilité :
configurez votre comptabilité et vos éléments bancaires
6
Comptabilité
Achats/Ventes :
enregistrez vos achats et vos ventes
7
Stock & Personnel
Stock &Personnel :
définissez votre stock, vos équipements et vos contacts
8
Production
Production :
définissez vos cultures et vos interventions
9
Accès
Accès :
définissez les droits d'accès à votre ferme

Check mark

Vous êtes prêt(e) à utiliser Ekylibre

b - Quoi faire avec Ekylibre ?

Ekylibre vous offre la possibilité de suivre votre activité au quotidien.

Les tâches principales que permet de réaliser Ekylibre sont les suivantes :

Comptabilité

Comptabilité

Gestion commerciale et Facturation Achats/Ventes

Gestion commerciale et Facturation Achats/Ventes

Gestion des contacts (clientèle, fournisseurs, ressources humaines)

Gestion des contacts
(clientèle, fournisseurs, ressources humaines)

Gestion des stocks

Gestion des stocks
(par inventaire et matière)

et en complément, si vous souhaitez faire varier vos stocks par le suivi de vos activités agricoles ou encore assurer la traçabilité et le suivi de vos productions :

Traçabilité des productions

Traçabilité des productions

Saisir les interventions pour suivre les productions

Saisie des interventions pour suivre les productions

Mais peut-être souhaitez-vous commencer par certaines tâches et/ou entreprendre certaines autres plus tard. Le tableau ci-dessous montre les étapes de configuration à effectuer en fonction des tâches que vous voulez réaliser avec Ekylibre.

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Glissez pour parcourir le tableau

Icône parcours

Tâches visées et étapes de configuration

Tâche
Parcellaire
Activités
Stock & Personnel
Production
A
Comptabilité
 
 
Marker
 
B
Gestion des contacts
 
 
 
 
C
Gestion commerciale et Facturation Achats/Ventes
 
 
Marker
 
D
Gestion des stocks (par inventaire et matière)
 
 
Marker
Marker
Production végétale
E
Traçabilité des productions
Marker
Marker
Marker
Marker
F
Saisie des interventions pour suivre les productions
Marker
Marker
Marker
Marker
Production animale (expérimentale)
E
Traçabilité des productions
 
 
Marker
 
F
Saisie des interventions pour suivre les productions
 
 
Marker
 

Tableau 1

Marker= dépend du niveau de traçabilité que vous souhaitez obtenir.

Astuce
Astuce pratique

Notez sur un bloc-note la lettre des tâches que vous souhaitez réaliser.

Nous vous indiquerons dans chaque étape si vous êtes concerné(e) avec par exemple l'indication suivante :

Icône parcours

configuration à faire pour E & F végétal

Notez toutefois que chaque chapitre comporte un sous-chapitre de présentation que vous pouvez lire pour mieux comprendre comment est organisé Ekylibre.

c - Préparez-vous !

Avant de vous lancer dans la configuration, nous vous recommandons de collecter certaines informations (documents, fichiers...) qui vous seront nécessaires pour faire le paramétrage.

Selon les tâches que vous souhaitez mener, toutes les informations ne sont pas nécessaires.

Servez-vous des lettres du tableau 1 pour déterminer les informations qui vous seront nécessaires.

Si vous ne disposez pas de toutes les informations maintenant, vous pourrez toujours les compléter plus tard dans l'application. Notez que certains paramétrages seront moins automatiques après la première configuration.

Scroll
Glissez pour parcourir le tableau

Information à collecter avant le paramétrage

Informations et documents à préparer
Tâche choisie
Plan de compte
A
Comptabilité
Stocks courants matériels, consommables
D
Gestion des stocks par inventaire et matière
Fichier TelePAC (on vous expliquera comment le récupérer plus loin) ou si TelePAC est insuffisant pour vous ou que vous n'utilisez pas TelePAC, des fichiers de parcellaires SIG (Système d'information géographique) ou RPG (Registre parcellaire graphique)
E   F
 
Liste de vos bâtiments et contours
(éventuellement vos plans cadastraux)
E   F
Traçabilité des productions
Saisie des interventions pour suivre les productions
Liste de vos matériels
E   F
Traçabilité des productions
Saisie des interventions pour suivre les productions
Liste de votre main d'œuvre
E   F
Traçabilité des productions
Saisie des interventions pour suivre les productions

Tableau 2

Info
Import comptable

Si vous souhaitez réaliser l'import de votre comptabilité, nous vous recommandons de faire appel au service support en le joignant :

Puce
Par email à l'adresse support@ekylibre.com
Puce
Par le service de discussion instantanée accessible en cliquant sur le bouton "Chat" situé en bas à droite des pages du site Ekylibre (ou sur "Aide" en dehors des heures de bureau pour laisser un message)
ChatAide
Guide de démarrage • Introduction • Inscription

d - Inscrivez-vous sur Ekylibre !

A - Procédure d'inscription

L'utilisation de l'application Ekylibre nécessite que vous vous inscriviez en ligne.
En suivant les étapes ci-dessous, vous allez créer simultanément une ferme et un compte utilisateur Ekylibre.

1
Accédez au formulaire d'inscription

De préférence depuis un PC ou un Mac, avec votre navigateur web (si possible Firefox, Chrome ou Safari), rendez-vous à l'adresse https://ekylibre.com/pricing#subscription_ekylibre.

En cas de problème, vérifiez l'orthographe de l'adresse. Si vous n'y parvenez pas malgré cela, allez sur http://ekylibre.com et si besoin, vérifiez que vous disposez bien d'une connexion internet fonctionnelle.

Formulaire d'inscription 2019


2
Remplissez les différents champs avec les informations requises

Le nom de la ferme est celui que vous utilisez habituellement pour désigner votre exploitation. L'adresse web pour accéder à votre ferme Ekylibre est directement dérivée de celui-ci.
Si vous saisissez "scea-maferme", l'adresse web de votre ferme Ekylibre sera enregistrée sous le nom "scea-maferme.ekylibre.farm".
Choisissez un nom qui vous plaît car l'adresse ne pourra pas être modifiée par la suite. Notez que si une autre ferme porte déjà le même nom que la votre, l'adresse web de votre ferme Ekylibre sera automatiquement complétée par un numéro pour les différencier.

Quand votre ferme sera créée, pour y accéder, vous utiliserez une adresse web unique et personnelle comme par exemple :

https://nom-de-votre-ferme.ekylibre.farm

Vos prénom et nom nous sont utiles pour associer un nom à votre ferme et peuvent être aussi utilisés par le service support pour communiquer avec vous.

Votre code postal et ville sont éventuellement utilisés à titre informatif par le service support ou pour ajuster nos actions de communication à votre attention (événement ou salon près de chez vous).

Votre n° de téléphone (qui restera strictement confidentiel) peut être utilisé par le service support après que vous ayez fait une demande d'aide ou demandé la formation de prise en main.

Votre adresse email servira d'identifiant. Vous devez choisir une adresse email fonctionnelle et à laquelle vous avez accès notamment pour terminer le processus d'inscription.

Choisissez un mot de passe assez difficile à trouver. Notez-le dans un endroit sûr. N'oubliez pas que votre ferme contenant les données de votre exploitation sera accessible grâce à votre identifiant — donc votre adresse email — et à ce mot de passe.

Cochez les cases d'acceptation des Conditions générales d'utilisation et des Conditions générales de vente, puis cliquez sur "Créer ma ferme" pour valider votre inscription. Une fois les champs correctement renseignés, vous êtes directement amené(e) dans l'assistant de démarrage pour configurer votre ferme.

Info
Votre indentifiant est personnel

Ne le communiquez pas. Si vous voulez que d'autres personnes accèdent à votre exploitation dans Ekylibre, la manière la plus sûre de le faire vous sera expliquée à la fin de ce guide au chapitre 10 (Accès).

3
Confirmez votre inscription

Après avoir validé le formulaire de création de la ferme, un email de confirmation d'inscription vous a été envoyé.
Cet email contient un lien à cliquer "Confirmer mon email" qui validera votre adresse email (votre identifiant) et finalisera votre inscription sur le site Ekylibre.

Email de confirmation

Info
Email de confirmation NON REÇU

Si vous ne recevez pas d'email de confirmation d'inscription :

— contrôlez que vous n’avez pas fait d’erreur dans votre adresse email ;

— inspectez vos boîtes de courriers indésirables ;

— soyez un peu patient(e), un email peut parfois prendre du temps avant d’arriver.

Après ces vérifications, si vous n'avez toujours pas l'email de confirmation d'inscription, s’il vous plaît, contactez le support technique par email à l'adresse support@ekylibre.com.
Guide de démarrage • Introduction • Compte utilisateur

B - Accès à votre compte utilisateur

Vous pouvez à tout moment accéder à votre compte utilisateur depuis le site Ekylibre pour visualiser votre tableau de bord, modifier le mot de passe de votre compte, gérer votre abonnement et saisir/modifier les informations de réglement par carte bancaire (paiement sécurisé). Les étapes suivantes décrivent

1
Connectez-vous à votre compte

Dans le menu principal, cliquez sur "Se connecter" pour afficher la fenêtre de saisie de votre identifiant/mot de passe.

Bouton Se connecter

Saisissez votre identifiant (votre adresse email) et votre mot de passe, puis cliquez sur "Se connecter" pour accéder à votre compte utilisateur.

Formulaire de connexion

Deux liens vous permettent par ailleurs de réinitialiser votre mot de passe ou de recevoir à nouveau le message de confirmation de la création de votre compte.


2
Consultez votre tableau de bord

Tableau de bord utilisateur

a. L'enveloppe rougeEnveloppe rougevous indique qu'un email de confirmation d'inscription vous a été envoyé. Nous avons commenté la fonction de cet email au point précedent.

b. Abonnement : à gauche, l'encadré « Ekylibre » vous indique le nom et le lien d'accès à votre ferme Ekylibre ainsi que le nombre de jours restant avant expiration de la période de gratuité ou avant l'échéance du prochain paiement. Si vous venez de vous inscrire, vous bénéficiez d'une période d'essai gratuite de 3 mois. À droite, l'encadré « Clic&Farm » vous indique le nom et le lien d'accès de votre ferme Clic&Farm.

Menu connexion utilisitaue

c. Le petit menu en haut à droite dans la barre noire d'Ekylibre :
pixel 1. Vous indique avec quel compte vous êtes connecté(e) ;
pixel 2. Vous permet d'accéder à votre compte personnel (cliquez sur "Votre compte") ;
pixel 3. Vous permet de modifier votre mot de passe (cliquez sur "Paramètres").

Changement de mot de passe


3
Gérez votre abonnement

Cliquez sur "S'abonner" dans l'encadré « Ekylibre » pour gérer votre abonnement et saisir/modifier vos informations de réglement par carte bancaire (paiement sécurisé).

Gestion de l'abonnement

Pour procéder au réglement de votre abonnement par prélèvement automatique SEPA, vous devez être connecté(e) à votre compte personnel, puis cliquez sur ce lien https://ekylibre.com/settings/iban/new pour accéder à la page de création du mandat.

Prélèvement SEPA

Astuce
Pour changer votre image de profil

Gravatar

Rendez-vous sur https://fr.gravatar.com et associez l'image que vous souhaitez à l'adresse email qui vous sert d'identifiant dans Ekylibre.
Guide de démarrage • Introduction • Assistant de démarrage

e - Arrivée dans l'assistant de démarrage

Dès que vous avez validé la création de votre ferme sur le site Ekylibre, vous arrivez dans l'assistant de démarrage.

Assistant de démarrage d'Ekylibre

Étape 1 de l'assistant de démarrage

Notez la présence de la barre de progression dans la partie supérieure de l'assistant avec les différentes étapes.

Barre de progression

Si vous souhaitez revenir en arrière, vous pouvez soit cliquer sur le bouton "Précédent", soit cliquer directement sur l'étape (via les boutons de la barre de progressionÉtape de la barre de progession) que vous voulez atteindre.

Si vous souhaitez revenir en arriere, vous pouvez soit cliquer sur le bouton "Précédent", soit cliquer directement sur l'étape (les boutons de la barre de progression)

Étape de la barre de progession

que vous voulez atteindre.

f - Déclaration de l'exploitation

La première étape de l'assistant de démarrage permet de déclarer les informations de base de votre exploitation telles que son nom, sa date de création, son numéro de Siret, son adresse, etc.

Assistant de démarrage d'Ekylibre

Sur le plan comptable :
— Les dates d'exercices comptables seront gérées plus loin dans le chapitre 6 (Comptabilité) ;
— Le choix de la monnaie que vous faites ici pourra être modifié plus tard.

Sur le plan de la langue de l'application :
Notez que toutes les traductions, autres que le français et l'anglais, sont réalisées par Google Translate.

Passez au chapitre suivant de ce guide.