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GUIDE DE DÉMARRAGE
Accès
Accès

10 - Accès

1 - Prérequis
2 - Introduction
3 - Parcellaire
4 - Exploitation
5 - L’interface
6 - Comptabilité
7 - Achats/Ventes
8 - Stock & Personnel
9 - Production

10 - Accès

Dans ce chapitre vous allez découvrir :

Flèche
Comment créer des utilisateurs et leur attribuer des droits dans l'application
Flèche
Comment utiliser ou créer des rôles pour des familles d'utilisateurs

Glossaire du chapitre

Administrateur système
personne chargée de gérer une ferme dans l'application et qui peut créer des comptes d’utilisateurs
Droits
permissions accordées à un utilisateur pour effectuer des tâches qui requièrent un accès dans l'application
Guide de démarrage • Accès • Droits

Dans le cadre du travail en équipe, que ce soit pour saisir des interventions, des factures, des commandes, vous avez besoin de partager certaines informations de votre ferme Ekylibre avec d'autres personnes (techniciens, ouvriers, commerciaux, etc) qui représentent les utilisateurs.

Des accès peuvent être accordés par l'administrateur de la ferme à ces utilisateurs qui disposent ainsi de droits de lecture et/ou d'écriture pour tout ou partie des données gérées dans l'application.

Par défaut, le gérant de la ferme (l'administrateur système) dispose de tous les droits.

Liste des droits disponibles dans l'application :

Lire
permet de lire les données affichées dans l'application
Écrire
permet de saisir et d'enregistrer des données dans l'application
Exécuter
permet d'exécuter des opérations dans l'application
Lier
permet de créer des liens entre les tiers
Fermer
permet de fermer les journaux et les exercices comptables
Confirmer
permet de confirmer le brouillard comptable
Verrouiller
permet de bloquer un utilisateur
Annuler
permet d'annuler une action (vente)

Si plusieurs personnes occupent des fonctions similaires dans votre ferme (commerciaux, techniciens, ouvriers agricoles), la création de rôles d'utilisateur permet de simplifier l'affectation de droits à ces utilisateurs grâce à des profils types.

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Glissez pour parcourir le tableau

Rôles d'utilisateurs prédéfinis et leurs droits

Agent technico-commercial
Comptable
Conseiller agricole
Technicien, ouvrier de l'exploitation
Responsable de l'exploitation
Vétérinaire
Animaux
Lire
 
Lire
 
 
Lire
Colis entrants
Lire
 
 
 
Lire
Écrire
 
Colis sortants
Lire
 
 
 
Lire
Écrire
 
Cultures végétales
Lire
 
Lire
 
 
 
Interventions
Lire
 
Lire
 
Lire
Écrire
Lire
Zones cultivables
Lire
 
Lire
 
 
 
Activités
 
 
 
Lire
Écrire
 
 
Comptes comptables
 
Lire
Écrire
 
 
 
 
Exercices comptables
 
Lire
Écrire
Fermer
 
 
 
 
Immobilisations
 
Lire
Écrire
 
 
 
 
Journaux comptables
 
Lire
Écrire
Fermer
 
 
 
 
Relevés de banque
 
Lire
Écrire
 
 
 
 

Tableau 1

Astuce
Affichage dans l'application

Les informations affichées et la liste des champs à renseigner peuvent occuper une hauteur importante dans la fenêtre principale.
Réduisez ou développez les informations des sections avec les boutonsmoinsetplusà droite de la fenêtre principale.

Réduction agrandissement des sections

Guide de démarrage • Accès • Création des utilisateurs

a - Création des utilisateurs

A – Procédure de création des utilisateurs

Le processus suivant vous guide pour créer un nouvel utilisateur.

1
Accédez aux utilisateurs

Pour créer de nouveaux utilisateurs, allez dans le menu principal et cliquez sur la clef anglaiseclef anglaiseou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Utilisateurs" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclierbouclier. La liste des utilisateurs affiche l'administrateur de la ferme avec l'indicateurcase cochéeà droite de son nom et tous les utilisateurs déjà créés le cas échéant.

Création d'un nouvel utilisateur


2
Renseignez l'identité de l'utilisateur

Cliquez sur "Nouveau". Tous les champs situés dans la zone "Informations générales" sont à renseigner. Notez que l'attribution d'un mot de passe est obligatoire même si ce n'est pas signalé par l'astérisque de couleur rouge.

Création d'un nouvel utilisateur

Astuce
Choix d'un mot de passe

Choisissez un mot de passe facilement mémorisable mais assez difficile à trouver : ça peut être une phrase composée d'une majuscule, avec un signe de ponctuation et un chiffre comme par exemple : Vousetes2chezEkylibre!

3
Saisissez la fonction de l'utilisateur

Associez le nouvel utilisateur à un tiers déjà configuré (voir chapitre 8 - Stock et Personnel) ou créez-en un nouveau à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans la liste déroulante. Complétez les informations du nouveau contact (n° de téléphone, adresse postale, employé, client ou fournisseur, etc) pour le définir correctement.

Création d'un nouvel utilisateur


4
Sélectionnez les droits accordés à l'utilisateur

Choisissez les droits que vous octroyez à l'utilisateur. Vous pouvez partir d'un rôle d'utilisateur et étendre ou restreindre ses droits en rapport avec sa fonction dans la ferme, ou bien définir les accès à attribuer en cliquant successivement sur les boutons de votre choix en face de chaque tâche.

Vous pouvez également octroyer tous les droits à un utilisateur en cochant la caseCase à cocherà droite de la mention "Administrateur système" mais restez prudent avec cette fonctionnalité.

Attention
Attention à la sécurité

En tant qu'administrateur de la ferme, vous êtes le principal décideur quant aux accès dont vont disposer les utilisateurs pour travailler dans l'application. Nous vous conseillons cependant de ne pas donner trop de droits à tout le monde pour éviter la destruction de données importantes suite à une mauvaise manipulation ou à de la malveillance.

5
Validez la création de l'utilisateur

Cliquez sur Créer en bas de la fenêtre principale pour valider la création du nouvel utilisateur.

Répétez ce processus pour chaque nouvel utilisateur que vous souhaitez ajouter à votre ferme. Vous pouvez modifier, bloquer et supprimer des utilisateurs si nécessaire.

Astuce
Expert comptable

Vous pouvez créer un accès pour votre expert comptable ou votre centre de gestion qui lui permettra de visualiser et de modifier les données comptables de votre exploitation à distance. Les droits complets à activer sont détaillés dans la section "Accès comptables" de ce chapitre.

Info
Verrouiller un utilisateur

Si vous vous séparez d'un collaborateur et que vous souhaitez bloquer son accès à votre ferme tout en conservant l'historique de ses interventions, ne le supprimez pas de la liste des utilisateurs. Verrouillez plutôt son compte en cliquant sur le cadenas fermécadenas ferméà gauche de son nom. Pour déverrouiller un utilisateur, cliquez sur le cadenas ouvertcadenas ouvert.


Liste des utilisateurs
Guide de démarrage • Accès • Rôles d'utilisateur

b - Utilisation des rôles d'utilisateur

A – Procédure pour piocher (choisir) des rôles d'utilisateur

Le processus suivant vous guide pour sélectionner des rôles d'utilisateur parmi ceux disponibles dans l'application.

1
Accédez aux rôles d'utilisateur

Pour accéder aux rôles d'utilisateur, allez dans le menu principal et cliquez sur la clef anglaiseclef anglaiseou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Rôles" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclierbouclierpour afficher la liste des rôles.


2
Sélectionnez un rôle d'utilisateur

Cliquez sur le bouton "Piocher". Un menu "Référence" s'affiche et une liste déroulante vous permet de sélectionner un rôle d'utilisateur. Cliquez sur "Importer" pour intégrer le rôle d'utilisateur dans votre ferme.

Piocher un rôle

Répétez l'opération pour chaque rôle d'utilisateur que vous souhaitez utiliser et la liste des rôles va s'enrichir automatiquement.

Affichage liste des rôles


3
Affichez les droits d'un rôle d'utilisateur

Cliquez sur le nom d'un rôle d'utilisateur pour connaître les droits octroyés et vérifier qu'ils sont conformes à vos attentes.

Droits du rôle d'utilisateur

Si aucun des rôles prédéfinis ne répond à vos besoins et que vous préférez partir d'un modèle "vierge", voici comment en créer de nouveaux selon vos critères :

B – Procédure de création des rôles d'utilisateur

Le processus suivant vous guide pour créer des rôles d'utilisateur.

1
Accédez aux rôles d'utilisateur

Pour accéder aux rôles d'utilisateur, allez dans le menu principal et cliquez sur la clef anglaiseclef anglaiseou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Rôles" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclierbouclierpour afficher la liste des rôles. Elle est vide si vous n'avez pas déjà pioché (choisi) de rôles dans l'application.


2
Définissez les droits

Saisissez le nom du rôle et définissez les droits à accorder pour les fonctionnalités de l'application en cliquant sur les boutons à droite de chacune d'entre elles.

L'activation est symbolisée par la mise en couleur d'un ou de plusieurs boutons en fonction des interactions qui existent ou pas entre certains droits : l'activation du droit "Écrire" entraîne automatiquement l'activation du droit "Lire" mais la réciprocité n'est pas vraie (l'activation du droit "Lire" n'active pas le droit "Écrire").

Création nouveau rôle


3
Validez la création du rôle d'utilisateur

Cliquez sur Créer en bas de la fenêtre principale pour valider l'opération.

Répétez ce processus pour chaque nouveau rôle que vous souhaitez ajouter à votre ferme.

Vous pouvez modifier et supprimer des rôles si nécessaire.

C – Procédure de modification des rôles d'utilisateur

Le processus suivant vous guide pour modifier les rôles d'utilisateur.

1
Accédez aux rôles d'utilisateur

Pour accéder aux rôles d'utilisateur, allez dans le menu principal et cliquez sur la clef anglaiseclef anglaiseou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Rôles" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclierbouclierpour afficher la liste des rôles.

Liste des rôles


2
Modifiez un rôle d'utilisateur

Cliquez sur l'icône "Crayon"crayonà gauche du nom du rôle.

Définissez les droits à accorder pour les fonctionnalités de l'application en cliquant sur les boutons à droite de chacune d'entre elles.

L'activation est symbolisée par la mise en couleur d'un ou de plusieurs boutons en fonction des interactions qui existent ou pas entre certains droits : l'activation du droit "Écrire" entraîne automatiquement l'activation du droit "Lire" mais la réciprocité n'est pas vraie (l'activation du droit "Lire" n'active pas le droit "Écrire").

Modifier un rôle


3
Validez la modification du rôle d'utilisateur

Cliquez sur Modifier en bas de la fenêtre principale pour valider les changements.

Guide de démarrage • Accès • Invitation d'utilisateurs

c - Invitation d'utilisateurs

Il est possible de lancer des invitations afin de demander à des utilisateurs de rejoindre votre ferme.

A – Procédure d'invitation d'un utilisateur

Le processus suivant vous guide pour inviter un utilisateur.

1
Accédez aux invitations

Pour créer une nouvelle invitation, allez dans le menu principal et cliquez sur la clef anglaiseclef anglaiseou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Invitations" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclierbouclierpour afficher la liste des invités.


2
Créez une invitation

Cliquez sur "Nouveau" puis, dans les "Informations générales", remplissez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement. Affectez un rôle d'utilisateur si vous en avez déjà créé au moins un (mais ce n'est pas obligatoire).

Cliquez sur Créer pour lancer l'invitation.

Un email est envoyé à votre contact et la liste des invités est mise à jour. Le statut de l'invitation et de l'utilisateur changent dès que votre invité a accepté votre invitation.

Invitation utilisateur

Attention
Droits des invité(e)s

Par défaut, les droits accordés sont la lecture et l'écriture d'interventions, même si vous n'avez pas encore pioché ou créé de rôle d'utilisateur.

Les accès aux fonctionnalités sont restreints : seul le module "Production" est accessible et seul le lien des "Interventions" est affiché dans la barre latérale du module.

Notez également qu'il n'est pas possible de sélectionner un(e) invité(e) dans une intervention à la place d'un équipier.

Interface invités/inscrits

L'interface de l'application vue par un(e) invité(e)

3
Modifiez les droits

Si vous souhaitez qu'une personne inscrite puisse saisir et renseigner correctement une intervention, nous vous conseillons d'activer des droits supplémentaires de la façon suivante :

Équipements
Lire
 
Étiquettes* (optionnel)
Lire
 
Incidents
Lire
Écrire
Interventions
Lire
Écrire
Produits
Lire
 
Variantes de types de produits
Lire
 

ou de manière plus étendue si vous voulez autoriser la création à la volée de nouveaux produits :

Équipements
Lire
 
Étiquettes* (optionnel)
Lire
 
Incidents
Lire
Écrire
Interventions
Lire
Écrire
Produits
Lire
Écrire
Variantes de types de produits
Lire
Écrire
Info
*Étiquettes

Rappel : les étiquettes sont des indicateurs que vous définissez dans les paramètres de la ferme et que vous pouvez personnaliser avec une couleur de votre choix. Si l'une d'entre elles est sélectionnée lors de la saisie d'une intervention (il est même possible d'en choisir plusieurs), elle est affichée en bas de la fiche de l'intervention.


étiquette
Guide de démarrage • Accès • Inscription d'utilisateurs

d - Inscription d'utilisateurs

Un utilisateur qui connaît l'adresse internet de votre ferme et qui souhaite accéder à vos données a la possibilité de vous soumettre son inscription en remplissant le formulaire et en cliquant sur le bouton "Inscription".

Formulaire d'inscription

Formulaire d'inscription

Une fois la demande d'inscription réalisée, vous êtes prévenu(e) par la réception d'un email envoyé à votre adresse d'administrateur. À vous de l'accepter ou non.

A – Procédure pour valider les inscriptions

Le processus suivant vous guide pour accepter une inscription.

1
Accédez aux inscriptions

Pour valider l'inscription d'un nouvel utilisateur, allez dans le menu principal et cliquez sur la clef anglaiseclef anglaiseou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Configuration

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Inscriptions" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclierbouclierpour afficher la liste des inscrits.

Liste des inscriptions


2
Validez une inscription

a - Cliquez sur le nom du nouvel inscrit et validez son inscription en cliquant sur Modifier ou :

b - Après réception d'un email notifiant l'inscription d'un nouvel utilisateur, cliquez sur le lien permettant votre accord et validez celle-ci en cliquant sur Modifier.

Dès que vous avez approuvé l'inscription, un email de confirmation est adressé au nouvel inscrit.

Validation inscription

Attention
Droits des inscrit(e)s

Par défaut, les droits accordés sont la lecture et l'écriture d'interventions, même si vous n'avez pas encore pioché ou créé de rôle d'utilisateur.

Les accès aux fonctionnalités sont restreints : seul le module "Production" est accessible et seul le lien des "Interventions" est affiché dans la barre latérale du module.

Notez également qu'il n'est pas possible de sélectionner un(e) inscrit(e) dans une intervention à la place d'un équipier.

Interface invités/inscrits

L'interface de l'application vue par un(e) inscrit(e)

3
Modifiez les droits

Si vous souhaitez qu'une personne inscrite puisse saisir et renseigner correctement une intervention, nous vous conseillons d'activer des droits supplémentaires de la façon suivante :

Équipements
Lire
 
Étiquettes* (optionnel)
Lire
 
Incidents
Lire
Écrire
Interventions
Lire
Écrire
Produits
Lire
 
Variantes de types de produits
Lire
 

ou de manière plus étendue si vous voulez autoriser la création à la volée de nouveaux produits :

Équipements
Lire
 
Étiquettes* (optionnel)
Lire
 
Incidents
Lire
Écrire
Interventions
Lire
Écrire
Produits
Lire
Écrire
Variantes de types de produits
Lire
Écrire
Info
*Étiquettes

Rappel : les étiquettes sont des indicateurs que vous définissez dans les paramètres de la ferme et que vous pouvez personnaliser avec une couleur de votre choix. Si l'une d'entre elles est sélectionnée lors de la saisie d'une intervention (il est même possible d'en choisir plusieurs), elle est affichée en bas de la fiche de l'intervention.


étiquette
Guide de démarrage • Accès • Accès comptables

e - Accès comptables

Si vous envisagez de permettre à votre comptable ou à votre centre de gestion d'accéder à l'ensemble de vos paramètres et données comptables, voici un exemple de configuration que vous pouvez définir dans l'application.

1
Créez un nouvel utilisateur

Créez un nouvel utilisateur et sélectionnez le rôle "Comptable" pour activer les accès de base :

Comptes comptables
Lire
Écrire
 
Exercices comptables
Lire
Écrire
Fermer
Immobilisations
Lire
Écrire
 
Journaux comptables
Lire
Écrire
Fermer
Relevés de banque
Lire
Écrire
 

2
Étendez les droits

Attribuez des accès supplémentaires de la manière suivante :

Brouillard comptable
Lire
Confirmer
 
Déclarations fiscales
Lire
Écrire
 
Échanges comptables
Lire
Écrire
 
Écritures comptables
Lire
Écrire
 
Emprunts
Lire
Écrire
 
Paramétrage
Lire
Écrire
 
Taxes
Lire
Écrire
 
Trésorerie
Lire
Écrire
 
Virements internes
Lire
Écrire