10 - Outils
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1Introduction
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2Parcellaire
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3Exploitation
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4Interface et accès
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5Comptabilité
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6Achats
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7Ventes
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8Stocks, tiers et RH
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9Production
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10Outils
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11Ekyviti
Dans ce chapitre vous allez découvrir :
Glossaire du chapitre
Ajout d'un nouveau fond cartographique, personnalisation de factures, récupération de données comptables, mise en place d'une extraction de données ou d'un tableau de bord spécifique, accompagnement pour l'import de données existantes, nous vous proposons des prestations sur mesure. Sous forme de tickets, achetez le temps nécessaire pour vos développements personnalisés. En savoir plus.
Guide de prise en main • Outils • Préparation des fichiers CSV
a - Préparation des fichiers CSV
Lors de l'ouverture des fichiers CSV, veillez à ce que l'encodage sélectionné soit bien défini sur UTF-8 et que le séparateur des colonnes de la feuille de calcul soit la virgule. Prenez également soin de vérifier que le fichier ne comporte pas de caractères spéciaux.
Ouverture d'un fichier CSV avec « LibreOffice »
Guide de prise en main • Outils • Intégration de données
b - Intégration de données dans Ekyagri
Afin de permettre l'utilisation de données externes dans Ekyagri et d'éviter une double saisie, un moteur d'échange est disponible vous permettant de réaliser des imports spécifiques aux modules ou aux fonctionnalités de l'application. Les procédures suivantes vous expliquent comment importer différents jeux de données propres à votre ferme.
Guide de prise en main • Imports • Import d'un plan de comptes
1 – Procédure pour importer un plan de comptes
Il est possible d'importer un plan de comptes provenant d'une autre application dans Ekyagri. Cette fonctionnalité nécessite de disposer d'un fichier au format CSV codé en UTF-8 et dont la structure doit strictement respecter les préconisations édictées ci-après.
La structure de ce tableau est basée sur 2 colonnes avec les informations classées selon l'ordre suivant (le symbole
indique une donnée obligatoire) :
Numéro de compte
Libellé
Dans un tableur, la feuille de calcul doit ressembler à cet exemple (un extrait du tableau est affiché ici par 3 captures d'écran) :
Adaptez les données en votre possession à l'aide d'un tableur comme par exemple Apache OpenOffice ou LibreOffice. Vous pouvez télécharger un modèle en cliquant sur le lien suivant :
Veillez, pour chaque numéro de compte, à la présence nécessaire d'au moins un caractère dans la colonne des libellés pour ne pas obtenir d'erreur lors de l'import.
Une fois votre fichier préparé, il est alors possible de réaliser l'intégration des nouvelles données. Le processus suivant vous guide pour importer un plan de comptes dans l'application :
Cliquez sur le lien "Outils" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Outils" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Imports" dans la section "Échange" symbolisée par l'icône représentant 2 flèches
.
Tous les "Imports" déjà réalisés sont listés ici, notamment ceux issus de l'intégration des données TelePAC, ainsi que les zones cultivables et les bâtiments définis dans l'assistant de démarrage.
Cliquez sur le bouton
en haut à gauche de la fenêtre principale.
Puis, dans le pavé "Ekylibre" de la section "Comptabilité", sélectionnez "Plan de comptes - Ekylibre" dans la liste déroulante des types de fichiers.
Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour sélectionner le fichier CSV du plan de comptes à importer dans l'application.
Cliquez sur Importer pour valider l'opération.
Cliquez sur le bouton Exécuter pour valider l'import du plan de comptes.
En cas d'incompatibilité, l'application vous avertit immédiatement qu'une erreur est survenue.
La barre de progression vous indique l'avancée du transfert des données à traiter.
Une fois que la barre d'avancement disparaît, la pastille rouge
en haut à droite de la cloche
vous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification. En cas d'erreur, vous serez informé(e) de la nature de celle-ci.
Affichez le contenu des comptes comptables de votre choix pour vérifier l'intégrité des données importées (procédure décrite dans le chapitre 5).
Guide de prise en main • Imports • Import de tiers
2 – Procédure pour importer des tiers dans l'application
Il est possible d'importer des tiers (personnel, fournisseurs, clients) provenant d'un gestionnaire de contacts ou d'une autre application, dans Ekyagri. Cette fonctionnalité nécessite de disposer d'un fichier au format CSV codé en UTF-8 et dont la structure doit strictement respecter les préconisations édictées ci-après.
La structure de ce tableau est basée sur 21 colonnes avec les informations (certaines propres aux entreprises) classées selon l'ordre suivant : (le symboleindique une donnée obligatoire).
Prénom
Nom
Type("person" pour qualifier une personne physique ou "legal_entity" pour qualifier une entreprise)
Radical compte client (si l'entité est un client, complétez la colonne avec votre compte radical client. Exemple : "411" ou "431" pour le compte de charges sociales)
Radical compte fournisseur (si l'entité est un fournisseur, complétez la colonne avec votre compte radical fournisseur. Exemple : "401" ou "431" pour le compte de charges sociales)
Adresse
Code postal
Ville
Téléphone
Fax
Portable
Nature du lien ("management" pour qualifier un responsable ou "work" pour qualifier un salarié)
Raison sociale (si un lien est indiqué, il faut impérativement saisir le nom de l'entité avec laquelle la personne est liée)
Pays("fr" pour le code par défaut)
Adresse email
Actif("1" pour qualifier un tiers actif)
Prospect
Transporteur
No de Siret
No de TVA intracommunautaire
Code APE
Dans un tableur, la feuille de calcul doit ressembler à cet exemple (le tableau est affiché ici par 2 captures d'écran) :
Veillez à ce que l'adresse postale ne comporte aucune virgule qui pourrait être interprétée comme un séparateur et rendrait les données inutilisables ou provoquerait une erreur lors de l'import. D'une manière générale, aucune virgule ne doit figurer dans les informations du tableau. Pour vous en assurer, vous pouvez effectuer une recherche du caractère "," dans le tableur.
Adaptez les données en votre possession à l'aide d'un tableur comme par exemple Apache OpenOffice ou LibreOffice. Il n'est pas nécessaire que tous les éléments soient renseignés dans les colonnes mais il est primordial que l'ordre indiqué soit respecté. Vous pouvez télécharger un modèle en cliquant sur le lien suivant :
Une fois votre fichier préparé, il est alors possible de réaliser l'intégration des nouvelles données. Le processus suivant vous guide pour importer des tiers dans l'application :
Cliquez sur le lien "Outils" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Outils" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Imports" dans la section "Échange" symbolisée par l'icône représentant 2 flèches.
Tous les "Imports" déjà réalisés sont listés ici, notamment ceux issus de l'intégration des données TelePAC, ainsi que les zones cultivables et les bâtiments définis dans l'assistant de démarrage.
Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.
Puis, dans le pavé "Ekylibre" de la section "Stocks", sélectionnez "Tiers - Ekylibre" dans la liste déroulante des types de fichiers.
Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour sélectionner le fichier CSV des tiers à importer dans l'application.
Cliquez sur Importer pour valider l'opération.
Cliquez sur le bouton Exécuter pour valider l'import des tiers.
En cas d'incompatibilité, l'application vous avertit immédiatement qu'une erreur est survenue.
La barre de progression vous indique l'avancée du transfert des données qui peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre de tiers à traiter.
Une fois que la barre d'avancement disparaît, la pastille rougeen haut à droite de la clochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification. En cas d'erreur, vous serez informé(e) de la nature de celle-ci.
Dans le module "Tiers", affichez la liste des tiers pour vérifier l'intégrité des données importées et procéder à d'éventuelles modifications.
Guide de prise en main • Imports • Import de variantes
3 – Procédure pour importer des variantes dans l'application
Il est vivement conseillé de réaliser l'import des variantes avant celui des équipements. En effet, on crée le tableau des équipements à importer en fonction de leur type et de ce fait, on les rattache à la nomenclature Ekylibre téléchargeable grâce au lien ci-dessous. Ils seront identifiés avec un numéro de travail. Pour faciliter ce travail, nous vous recommandons de préparer le tableau des équipements en même temps que celui des variantes.
Le tableau ci-dessous présente la nomenclature utilisée pour renseigner les équipements avec leur nom et leur identifiant ("variant nomen") :
Glissez pour parcourir le tableau
Il est possible d'importer des variantes dans Ekyagri. Cette fonctionnalité nécessite de disposer d'un fichier au format ODS dont la structure doit strictement respecter les préconisations édictées ci-après.
La structure de ce tableau est basée sur 10 colonnes avec les informations classées selon l'ordre suivant (plusieurs feuilles sont autorisées dans un même document et le symboleindique une donnée obligatoire).
Nom(le nom de la variante)
Variant nomen(l'identifiant de la variante selon la nomenclature Ekylibre)
Code variant (un numéro de travail pour identifier la variante)
Variété (optionnel, pour désigner par exemple un produit de récolte)
Dérivé (optionnel, pour désigner l'espèce)
Prix d'achat HT
Prix de vente HT
Unité du prix
Indicateurs complémentaires
France Maaid (Numéro d'AMM du produit phytosanitaire)
Dans un tableur, la feuille de calcul doit ressembler à cet exemple (le tableau est affiché ici par 2 captures d'écran) :
Adaptez les données en votre possession à l'aide d'un tableur comme par exemple Apache OpenOffice ou LibreOffice. Il n'est pas nécessaire que tous les éléments soient renseignés dans les colonnes mais il est primordial que l'ordre indiqué soit respecté. Vous pouvez télécharger un modèle en cliquant sur le lien suivant :
Une fois votre fichier préparé, il est alors possible de réaliser l'intégration des nouvelles données. Le processus suivant vous guide pour importer des variantes dans l'application :
Cliquez sur le lien "Outils" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Outils" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Imports" dans la section "Échange" symbolisée par l'icône représentant 2 flèches.
Tous les "Imports" déjà réalisés sont listés ici, notamment ceux issus de l'intégration des données TelePAC, ainsi que les zones cultivables et les bâtiments définis dans l'assistant de démarrage.
Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.
Puis, dans le pavé "Ekylibre" de la section "Configuration", sélectionnez "Variants - Ekylibre" dans la liste déroulante des types de fichiers.
Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour sélectionner le fichier ODS des variantes à importer dans l'application.
Cliquez sur Importer pour valider l'opération.
Cliquez sur le bouton Exécuter pour valider l'import des variantes.
En cas d'incompatibilité, l'application vous avertit immédiatement qu'une erreur est survenue.
La barre de progression vous indique l'avancée du transfert des données qui peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre de variantes à traiter.
Une fois que la barre d'avancement disparaît, la pastille rougeen haut à droite de la clochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification. En cas d'erreur, vous serez informé(e) de la nature de celle-ci.
Affichez la liste des variantes pour vérifier la disponibilité des nouvelles données importées dans votre ferme. Notez que le nombre de variantes comptabilisées a également automatiquement été crédité suite à l'import.
Guide de prise en main • Imports • Import d'équipements
4 – Procédure pour importer des équipement dans l'application
Il est possible d'importer des équipements dans Ekyagri. Cette fonctionnalité nécessite de disposer d'un fichier au format CSV codé en UTF-8 et dont la structure doit strictement respecter les préconisations édictées ci-après.
La structure de ce tableau est basée sur 12 colonnes avec les informations classées selon l'ordre suivant (le symboleindique une donnée obligatoire) :
Nom(le nom de l'équipement)
Variant nomen(important : soit le nom de la variante en nomenclature, soit le code de la variante qui a été affecté dans le fichier variants.ods)
Code (un code optionnel pour désigner l'équipement)
Code place (un code optionnel de la zone de bâtiment attribué au stockage de l'équipement)
Date naissance (la date d'acquisition ou de mise en service de l'équipement)
Marque
Modèle
Nom du propriétaire
Indicateurs (les caractéristiques techniques de l'équipement : puissance, volume, largeur)
Notes
Prix unitaire (coût d'utilisation de l'équipement et non son prix d'achat)
Indicateur de prix (unité de prix du coût d'utilisation - en heure par défaut)
Dans un tableur, la feuille de calcul doit ressembler à cet exemple (le tableau est affiché ici par 4 captures d'écran) :
Adaptez les données en votre possession à l'aide d'un tableur comme par exemple Apache OpenOffice ou LibreOffice. Il n'est pas nécessaire que tous les éléments soient renseignés dans les colonnes mais il est primordial que l'ordre indiqué soit respecté. Vous pouvez télécharger un modèle en cliquant sur le lien suivant :
Une fois votre fichier préparé, il est alors possible de réaliser l'intégration des nouvelles données.
Notez que la prise en compte des coûts d'utilisation des équipements au moment de l'import nécessite l'existence d'un catalogue de prix des coûts d'usage (procédure expliquée dans le chapitre 8 - Stocks, tiers et RH).
Le processus suivant vous guide pour importer des équipements dans l'application :
Cliquez sur le lien "Outils" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Outils" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Imports" dans la section "Échange" symbolisée par l'icône représentant 2 flèches.
Tous les "Imports" déjà réalisés sont listés ici, notamment ceux issus de l'intégration des données TelePAC, ainsi que les zones cultivables et les bâtiments définis dans l'assistant de démarrage.
Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.
Puis, dans le pavé "Ekylibre" de la section "Production végétale", sélectionnez "Équipements - Ekylibre" dans la liste déroulante des types de fichiers.
Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour sélectionner le fichier CSV des équipements à importer dans l'application.
Cliquez sur Importer pour valider l'opération.
Cliquez sur le bouton Exécuter pour valider l'import des équipements.
En cas d'incompatibilité, l'application vous avertit immédiatement qu'une erreur est survenue.
La barre de progression vous indique l'avancée du transfert des données qui peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre d'équipements à traiter.
Une fois que la barre d'avancement disparaît, la pastille rougeen haut à droite de la clochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification. En cas d'erreur, vous serez informé(e) de la nature de celle-ci.
Dans le module "Production", affichez la liste des équipements pour vérifier l'intégrité des données importées et procéder à d'éventuelles modifications.
Dans le module "Configuration", affichez le catalogue de prix des coûts d'usage pour vérifier l'intégrité des données importées et procéder à d'éventuelles modifications.
Guide de prise en main • Imports • Import de zones de stockage
5 – Procédure pour importer des zones de stockage
Il est possible d'importer les bâtiments, leurs subdivisions et les aires de stockage dans Ekyagri. Cette fonctionnalité nécessite de disposer d'un fichier au format CSV codé en UTF-8 et dont la structure doit strictement respecter les préconisations édictées ci-après.
La structure de ce tableau est basée sur 6 colonnes avec les informations classées selon l'ordre suivant (le symboleindique une donnée obligatoire) :
Nom(la dénomination de la zone)
Nature(un bâtiment, la subdivision d'un bâtiment ou d'une aire de stockage)
Code (un code optionnel pour désigner la zone)
Code groupe (un code optionnel pour désigner l'appartenance de la zone à un groupe)
Code place (un code optionnel pour désigner la situation de la découpe par rapport à une zone principale)
Description (un commentaire optionnel)
Dans un tableur, la feuille de calcul doit ressembler à cet exemple :
Adaptez les données en votre possession à l'aide d'un tableur comme par exemple Apache OpenOffice ou LibreOffice. Il n'est pas nécessaire que tous les éléments soient renseignés dans les colonnes mais il est primordial que l'ordre indiqué soit respecté. Vous pouvez télécharger un modèle en cliquant sur le lien suivant :
Une fois votre fichier préparé, il est alors possible de réaliser l'intégration des nouvelles données. Le processus suivant vous guide pour importer des zones de stockage dans l'application :
Cliquez sur le lien "Outils" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Outils" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Imports" dans la section "Échange" symbolisée par l'icône représentant 2 flèches.
Tous les "Imports" déjà réalisés sont listés ici, notamment ceux issus de l'intégration des données TelePAC, ainsi que les zones cultivables et les bâtiments définis dans l'assistant de démarrage.
Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.
Puis, dans le pavé "Ekylibre" de la section "Stocks", sélectionnez "Zones de stockage - Ekylibre" dans la liste déroulante des types de fichiers.
Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour sélectionner le fichier CSV des zones à importer dans l'application.
Cliquez sur Importer pour valider l'opération.
Cliquez sur le bouton Exécuter pour valider l'import des zones de stockage.
En cas d'incompatibilité, l'application vous avertit immédiatement qu'une erreur est survenue.
La barre de progression vous indique l'avancée du transfert des données qui peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre de zones à traiter.
Une fois que la barre d'avancement disparaît, la pastille rougeen haut à droite de la clochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification. En cas d'erreur, vous serez informé(e) de la nature de celle-ci.
Dans le module "Stocks", affichez la liste des zones pour vérifier l'intégrité des données importées et procéder à d'éventuelles modifications.
En l'absence de contour dessiné, les zones de bâtiments importées n'apparaissent pas dans la vue "Carte", car les informations de géolocalisation ne sont pas renseignées dans le fichier CSV. Elles demeurent cependant parfaitement utilisables pour renseigner le lieu de stockage des marchandises lors d'une réception et pour sélectionner un habitat ou une installation dans l'enregistrement de certaines interventions.
Guide de prise en main • Imports • Fiche parcellaire Daplos Agro-EDI
6 – Procédure pour importer une fiche parcellaire Daplos Agro-EDI
Pour favoriser le transfert des données et l'interopérabilité entre les différents systèmes d'information liés aux pratiques agricoles, de nombreux partenaires ont créé dès 1992 l'association Agro-EDI Europe pour élaborer une fiche parcellaire normalisée. La fonctionnalité d'import d'Ekyagri permet à l'agriculteur de récupérer l'ensemble des informations des interventions enregistrées dans un autre logiciel afin de charger les données historiques de sa ferme.
L'utilisation de la fonction d'import d'une fiche parcellaire Daplos Agro-EDI pour une année donnée implique que vous ayez préalablement importé un fichier de déclaration TelePAC de la même année.
Le processus suivant vous guide pour importer une fiche parcellaire Daplos Agro-EDI.
Cliquez sur le lien "Outils" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Outils" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Imports" dans la section "Échange" symbolisée par l'icône représentant 2 flèches.
Tous les "Imports" déjà réalisés sont listés ici, notamment ceux issus de l'intégration des données TelePAC, ainsi que les zones cultivables et les bâtiments définis dans l'assistant de démarrage.
Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.
Puis, dans le pavé "Agro-EDI" de la section "Production végétale", sélectionnez "Production végétale" dans la liste déroulante des types de fichiers disponibles.
Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour sélectionner la fiche parcellaire Daplos Agro-EDI des interventions à importer dans l'application.
Cliquez sur Importer pour valider l'opération.
Cliquez sur le bouton Exécuter pour valider l'import de la fiche parcellaire.
En cas d'incompatibilité, l'application vous avertit immédiatement qu'une erreur est survenue.
La barre de progression vous indique l'avancée du transfert des données qui peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre de parcelles et d'interventions à traiter.
Une fois que la barre d'avancement disparaît, la pastille rougeen haut à droite de la clochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification. En cas d'erreur, vous serez informé(e) de la nature de celle-ci.
Cliquez sur le lien "Production" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Production" de la page d'accueil pour afficher le "Tableau de bord de la production" :
Selon le paramétrage de votre "Tableau de bord", vous pouvez d'ores et déjà visualiser le temps passé par activité.
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Interventions" dans la section "Production" symbolisée par l'icône avec des engrenages
. Activez le mode d'affichage "Liste" pour consulter toutes les interventions importées dans l'application.
Assurez-vous d'être sur la bonne campagne de production en la sélectionnant avec les flèches
et
en haut à droite de la fenêtre principale.
Cliquez sur le nom d'une intervention pour en afficher le détail. Les parcelles (cibles d'intervention), engrais, produits phytosanitaires (intrants d'intervention) et produits de récolte (extrants d'intervention) sont maintenant tous consignés dans Ekyagri et vous permettent d'éditer le registre des interventions, le cahier de traçabilité et le registre phytosanitaire.
Guide de prise en main • Imports • Fichier TelePAC (XML)
G – Procédure pour importer un fichier TelePAC
La création des zones cultivables et des activités agricoles grâce à l'import d'un fichier TelePAC se fait généralement dans l'assistant de démarrage mais vous pouvez avoir passé cette étape et décidé d'intégrer vos données plus tard dans l'application. Vous pouvez aussi avoir importé une déclaration TelePAC et décidé d'en intégrer d'autres complémentaires.
La fonctionnalité d'import d'Ekyagri permet à l'agriculteur de récupérer l'ensemble des informations de la gestion parcellaire de son exploitation et des activités déclarées à la PAC à partir de 2015.
Le processus suivant vous guide pour importer un fichier TelePAC dans l'application.
Cliquez sur le lien "Outils" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Outils" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Imports" dans la section "Échange" symbolisée par l'icône représentant 2 flèches.
Tous les "Imports" déjà réalisés sont listés ici, notamment ceux issus de l'intégration des données TelePAC, ainsi que les zones cultivables et les bâtiments définis dans l'assistant de démarrage.
Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.
Puis, dans le pavé "TelePAC" de la section "Production végétale", sélectionnez la déclaration dans la liste déroulante des types de fichiers disponibles.
Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour sélectionner le fichier XML de la déclaration à importer dans l'application.
Cliquez sur Importer pour valider l'opération.
Cliquez sur le bouton Exécuter pour valider l'import de la déclaration.
En cas d'incompatibilité, l'application vous avertit immédiatement qu'une erreur est survenue.
La barre de progression vous indique l'avancée du transfert des données qui peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre de parcelles et d'activités à traiter.
Une fois que la barre d'avancement disparaît, la pastille rougeen haut à droite de la clochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification. En cas d'erreur, vous serez informé(e) de la nature de celle-ci.
Cliquez sur le lien "Production" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Production" de la page d'accueil pour afficher le "Tableau de bord de la production" pour une campagne donnée :
Assurez-vous d'être sur la bonne campagne de production en la sélectionnant avec les flècheset en haut à droite de la fenêtre principale.
Répétez la procédure pour importer successivement plusieurs déclarations TelePAC (issues de différentes campagnes ou de différentes fermes).
Guide de prise en main • Outils • Documents réglementaires
c - Édition de documents réglementaires
La traçabilité des interventions parcellaires est une exigence, soit définie réglementairement, soit liée aux contrats de production.
Le registre phytosanitaire doit consigner toutes les informations liées aux interventions phytosanitaires. Il est exigible dans le cadre de la conditionnalité des aides de la PAC (document à conserver 5 ans).
À partir des interventions enregistrées dans votre ferme Ekyagri, l'application permet d'éditer automatiquement ces documents réglementaires.
Guide de prise en main • Exports • Registre des interventions
1 – Procédure pour éditer le registre des interventions
Le registre des interventions consigne l'ensemble des interventions réalisées sur les parcelles dans l'ordre chronologique.
Le processus suivant vous guide pour obtenir le registre des interventions pour une campagne donnée.
Cliquez sur le lien "Outils" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Outils" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exports" dans la section "Échange" symbolisée par l'icône représentant 2 flèches.
Cliquez sur le bouton "Registre des interventions" puis cochez la case
pour filtrer les interventions d'une campagne donnée et validez votre choix en cliquant sur le bouton "Rechercher".
Notez que la sélection des campagnes est limitée à celles durant lesquelles au moins une intervention a été enregistrée.
Cliquez sur le bouton "Imprimer" pour valider l'export du registre des interventions.
Patientez quelques instants car l'export peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre de parcelles et d'interventions à traiter.
La pastille rougeen haut à droite de la clochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification.
Cliquez sur le lien "Votre fichier a été généré avec succès" pour obtenir les informations du nouveau document. Cliquez sur la vignette pour afficher le document au format PDF dans votre navigateur.
Notez que le document reste accessible à tout moment via le lien "Gestion électronique des documents" dans la section "Archives"
du module "Outils".
Guide de prise en main • Exports • Registre phytosanitaire
2 – Procédure pour éditer le registre phytosanitaire
Le registre phytosanitaire consigne l'ensemble des interventions utilisant des produits phytosanitaires, par parcelle et dans l'ordre chronologique.
Le processus suivant vous guide pour obtenir le registre phytosanitaire pour une campagne donnée.
Cliquez sur le lien "Outils" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Outils" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exports" dans la section "Échange" symbolisée par l'icône représentant 2 flèches.
Cliquez sur le bouton "Registre phytosanitaire" puis cochez la casepour filtrer les interventions d'une campagne donnée et validez votre choix en cliquant sur le bouton "Rechercher".
Notez que la sélection des campagnes est limitée à celles durant lesquelles au moins une intervention a été enregistrée.
Cliquez sur le bouton "Imprimer" pour valider l'export du registre phytosanitaire.
Patientez quelques instants car l'export peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre de parcelles et d'interventions à traiter.
La pastille rougeen haut à droite de la clochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification.
Cliquez sur le lien "Votre fichier a été généré avec succès" pour obtenir les informations du nouveau document. Cliquez sur la vignette pour afficher le document au format PDF dans votre navigateur.
Notez que le document reste accessible à tout moment via le lien "Gestion électronique des documents" dans la section "Archives"du module "Outils".
Guide de prise en main • Exports • FEC
3 – Procédure pour obtenir les écritures comptables (FEC)
Le fichier des écritures comptables (FEC) comporte, sous forme dématérialisée, l'ensemble des écritures enregistrées dans tous les journaux comptables au titre d'un exercice fiscal. C'est une obligation en vigueur depuis le 1er janvier 2014.
Le processus suivant vous guide pour obtenir les écritures comptables pour un exercice donné.
Cliquez sur le lien "Outils" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Outils" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exports" dans la section "Échange" symbolisée par l'icône représentant 2 flèches.
Cliquez sur le bouton "Écritures comptables (FEC)".
Sélectionnez un exercice comptable et le type de structure du fichier dans la liste déroulante :
Activez le bouton radio
de votre choix pour découper ou non le fichier de l'exercice comptable sélectionné en plusieurs périodes : 1, 2, 4 ou 12.
Cliquez sur le bouton "Télécharger" pour valider l'export du ou des fichier(s) selon vos paramètres de découpage. Patientez durant le traitement des données qui peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre d'écritures à traiter (jusqu'à 5 mn).
La pastille rouge
en haut à droite de la clochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la(les) notification(s).
Notez qu'en fonction du découpage choisi (annuel, semestriel, trimestriel ou mensuel), le nombre de notifications générées par l'application correspondra à votre sélection : 1, 2, 4 ou 12.
Cliquez sur le lien "Votre fichier a été généré avec succès" pour obtenir les informations du nouveau document. Cliquez sur la vignette pour afficher le document au format texte dans votre navigateur ou pour télécharger le document au format XML.
Notez que le(s) document(s) reste(nt) accessible(s) à tout moment via le lien "Gestion électronique des documents" dans la section "Archives"du module "Outils".
Les fichiers d'écritures comptables doivent être accompagnés d'un descriptif technique qui doit indiquer l'ensemble des informations nécessaires au traitement des fichiers par l'administration fiscale. Ce document descriptif faisant office de notice, il doit présenter la manière dont il est rempli avec notamment le nom des champs, le type d'information présente dans chaque champ et un exemple de valeur.
Guide de prise en main • Outils • Extractions
d - Extractions de données
Ekyagri permet de réaliser l'extraction de données sous la forme de feuilles de calcul (tableaux) au format CSVVoir glossaire.
Grâce à des recherches croisées entre les différentes tablesVoir glossaire de l'application et à des filtres avancés, vous pouvez construire des processus afin d'obtenir automatiquement des informations ciblées. Ces données pourront ensuite être visualisées dans un tableur comme par exemple Apache OpenOffice ou LibreOffice et/ou exploitées dans un autre logiciel.
1 – Procédure pour extraire une liste de factures impayées
Dans l'exemple suivant, sur la base des factures supérieures à 100 euros qui auraient dû être payées à une date donnée, on souhaite obtenir le nom, l'adresse email des clients, le montant et le numéro des factures en souffrance, afin de réaliser une campagne de relance avec une solution d'emailing tierce.
Le processus suivant vous guide pour réaliser un nouveau processus d'extraction.
Cliquez sur le lien "Outils" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Outils" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Extractions" dans la section "Échange" symbolisée par l'icône représentant 2 flèches.
Tous les processus d'extraction de données déjà créés sont listés ici.
Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.
Nommez le nouveau processus et sélectionnez la tableVoir glossaire principale dans la liste déroulante "Racine". Dans l'application, les factures de vente sont rattachées à la tableVoir glossaire "Ventes", il faut donc sélectionner celle-ci en premier.
Renseignez enfin de manière explicite la description du rôle du nouveau processus comme par exemple "Liste les tiers avec factures impayées supérieures à 100 € au 1er septembre 2020".
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
La tableVoir glossaire racine "Vente" permet de définir le premier critère de recherche. Sélectionnez "Montant HT" dans la liste déroulante, puis cliquez sur le bouton "Ajouter". Notez que la liste déroulante est scindée en 2 parties : une première dont les éléments appartiennent à la table "Vente" et une seconde qui regroupe des "Tables liées".
Le critère "Montant HT" est alors affiché à droite du symbole
ainsi que la case à cocherpermettant d'activer ou non celui-ci lors d'une extraction.
Cliquez sur le bouton "Ajouter un filtre", puis définissez la condition "supérieur à" avec le montant désiré (100) et cliquez sur le bouton "Valider" pour enregistrer le filtre.
Sélectionnez "À régler au plus tard le" dans la liste déroulante "Vente", puis cliquez sur le bouton "Ajouter".
Appliquez un nouveau filtre en définissant la condition "inférieure ou égale à" avec la date butoir d'encaissement souhaitée et cliquez sur le bouton "Valider".
Dans la liste déroulante "Vente", sélectionnez "Client" dans la partie "Tables liées" et cliquez sur le bouton "Ajouter".
Puis, dans cette nouvelle liste déroulante "Client", sélectionnez "Nom complet" et cliquez sur le bouton "Ajouter" pour récupérer le nom du client dans l'extraction.
Notez la présence du symbole
à gauche de "Client" indiquant que l'information extraite est située dans une tableVoir glossaire différente de la table initiale "Vente" dans la base de données.
Dans la même liste déroulante "Client", sélectionnez "Courriels (e-mails)" dans la partie "Tables liées" et cliquez sur le bouton "Ajouter".
Sélectionnez "Coordonnée" dans la liste déroulante "Courriels (e-mails)" et cliquez sur le bouton "Ajouter" pour récupérer l'adresse email du client dans l'extraction.
Ajoutez un nouveau filtre en définissant la condition "Contient" et le symbole "@" (arobace) pour exclure les adresses postales, puis cliquez sur le bouton "Valider".
Notez la présence du symboleà gauche de "Courriels (e-mails)" indiquant que l'information extraite est située dans une tableVoir glossaire différente de la table "Client" dans la base de données.
Sélectionnez finalement "Numéro" dans la liste déroulante "Vente" (comme dans l'étape no 4) pour ajouter les numéros des factures impayées dans l'extraction et cliquez sur le bouton "Ajouter".
Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.
Cliquez sur le lien "Extractions" dans la barre latérale du module, puis cliquez sur le symbole
à gauche du nom du processus pour lancer la création du fichier CSVVoir glossaire avec les informations attendues. En fonction de la quantité de données à traiter, patientez quelques instants avant l'obtention du fichier.
Cliquez sur le symbole
pour dupliquer un processus d'extraction ou sur le crayon
(ou son nom) pour le modifier.
Cela permet notamment de corriger facilement un filtre (comme par exemple effectuer un changement de date ou de montant) pour adapter le processus existant à un nouveau besoin.
Si vous souhaitez réaliser une extraction complexe et que vous n'y parvenez pas, nous vous recommandons de faire appel au service support en le joignant :
Guide de prise en main • Outils • Gestion électronique des documents
e - Gestion électronique des documents
Ekyagri archive et met à la disposition de l'utilisateur l'ensemble des documents issus d'une impression ou ajoutés en pièces jointes (justificatifs au format PDF ou sous forme d'image numérique au format JPEG/PNG, etc.) pour consultation, impression ou vérification.
La "Gestion électronique des documents" (GED) permet également un accès direct au site ekylibre.com pour vérifier l'authenticité de certains documents (balance, Grand-livre, journaux après clôture, factures de vente) et garantir l'intégrité des données archivées.
1 - Procédure pour gérer les documents enregistrés dans Ekyagri
Le processus suivant vous guide pour exploiter les fonctionnalités de la "Gestion électronique des documents".
Cliquez sur le lien "Outils" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Outils" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Gestion électronique des documents" dans la section "Archives" symbolisée par l'icône représentant une boîte à archives.
Tous les documents issus d'une impression ou ajoutés en pièces jointes sont listés ici.
Notez que la case
devant le numéro d'un document dans la colonne "Obligatoire" indique qu'une signature électronique permet de vérifier son authenticité. Cette signature est automatiquement ajoutée à la balance, au Grand-livre, aux états des journaux après clôture et aux factures de vente.
Une fois générés, ces documents signés ne peuvent pas être supprimés en cliquant sur la croix
.
Cliquez sur le numéro ou sur le nom d'un document pour en afficher un aperçu.
Exemple d'une facture de vente avec une signature électronique :
Exemple de l'image d'un équipement immobilisé dans un achat :
Cliquez sur cet aperçu pour afficher le document dans un nouvel onglet de votre navigateur, avec la possibilité de l'imprimer ou de le télécharger sur un disque dur ou une clé USB.
Si le document est signé numériquement, cliquez sur
pour visualiser la signature dans une fenêtre modaleVoir glossaire.
Cliquez sur Vérifier la signature pour contrôler l'authenticité du document sur le site ekylibre.com.
La signature est automatiquement copiée dans le lien web du bouton pour simplifier le processus de vérification et éviter tout risque potentiel d'erreur de saisie.
Une fois redirigé(e) vers le site ekylibre.com, cliquez sur le bouton "Parcourir…" pour sélectionner le fichier précédemment téléchargé depuis la GED.
Cliquez enfin sur le bouton Lancer la vérification pour obtenir ou non la certification de l'authenticité du document.
Passez au chapitre suivant de ce guide.
