10 - Accès
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1Introduction
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2Parcellaire
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3Exploitation
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4L'interface
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5Comptabilité
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6Achats
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7Ventes
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8Stocks et tiers
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9Production
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10Accès
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11Outils
Dans ce chapitre vous allez découvrir :
Glossaire du chapitre
Suite aux modifications apportées à la gestion des achats dans Ekylibre, le module "Achats" a été dissocié du module "Ventes". Certaines captures d'écran réalisées avant ce changement peuvent donc présenter un "Menu principal" sensiblement différent de la version actuelle avec le lien "Ventes/Achats" remplacé depuis par les liens "Ventes" et "Achats". Cela n'affecte en rien la pertinence des différentes procédures décrites dans ce chapitre.
Guide de prise en main • Accès • Droits
Dans le cadre du travail en équipe, que ce soit pour enregistrer des interventions, des factures, des réceptions de marchandises, ou pour faire valider des écritures comptables, vous êtes susceptible de partager certaines informations de votre ferme Ekylibre avec d'autres personnes (techniciens, commerciaux, comptable, etc.) qui représentent les utilisateurs.
Des accès peuvent être accordés par l'administrateur de la ferme à ces utilisateurs qui disposent ainsi de droits de lecture et/ou d'écriture pour tout ou partie des données gérées dans l'application.
Par défaut, le gérant de la ferme (l'administrateur système) dispose de tous les droits.
Liste des droits disponibles dans l'application :
Si plusieurs personnes occupent des fonctions similaires dans votre ferme (commerciaux, techniciens, ouvriers agricoles), la création de rôles d'utilisateur permet de simplifier l'affectation de droits à ces utilisateurs grâce à des profils types. Plusieurs rôles sont déjà prédéfinis dans l'application. Les accès sont indiqués en gras dans ce tableau :
Glissez pour parcourir le tableau
Rôles d'utilisateurs prédéfinis et leurs droits
Tableau des rôles d'utilisateur
Guide de prise en main • Accès • Création des utilisateurs
a - Création des utilisateurs
1 – Procédure de création des utilisateurs
Le processus suivant vous guide pour créer un nouvel utilisateur.
Pour créer de nouveaux utilisateurs, allez dans le menu principal et cliquez sur la clef anglaise
ou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Utilisateurs" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclier
. La liste des utilisateurs affiche l'administrateur de la ferme avec l'indicateur
à droite de son nom et tous les utilisateurs déjà créés le cas échéant.
Cliquez sur "Nouveau". Tous les champs situés dans la zone "Informations générales" sont à renseigner. Notez que l'attribution d'un mot de passe est obligatoire même si ce n'est pas signalé par l'astérisque de couleur rouge.
Choisissez un mot de passe facilement mémorisable mais assez difficile à trouver : ça peut être une phrase composée d'une majuscule, avec un signe de ponctuation et un chiffre comme par exemple : "Vousetes2chezEkylibre!"
Associez le nouvel utilisateur à un tiers déjà configuré (voir chapitre 8 - Stocks et tiers) ou créez-en un nouveau à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans la liste déroulante. Complétez les informations du nouveau contact (no de téléphone, adresse postale, employé, client ou fournisseur, etc.) pour le définir correctement.
Choisissez les droits que vous octroyez à l'utilisateur. Vous pouvez partir d'un rôle d'utilisateur et étendre ou restreindre ses droits en rapport avec sa fonction dans la ferme, ou bien définir les accès à attribuer en cliquant successivement sur les boutons de votre choix en face de chaque tâche.
Vous pouvez également octroyer tous les droits à un utilisateur en cochant la case
à droite de la mention "Administrateur système" mais restez prudent avec cette fonctionnalité.
En tant qu'administrateur de la ferme, vous êtes le principal décideur quant aux accès dont vont disposer les utilisateurs pour travailler dans l'application. Nous vous conseillons cependant de ne pas donner trop de droits à tout le monde pour éviter la destruction de données importantes suite à une mauvaise manipulation ou à de la malveillance.
Cliquez sur Créer en bas de la fenêtre principale pour valider la création du nouvel utilisateur.
Répétez ce processus pour chaque nouvel utilisateur que vous souhaitez ajouter à votre ferme. Vous pouvez modifier, bloquer et supprimer des utilisateurs si nécessaire.
Vous pouvez créer un accès pour votre expert-comptable ou votre centre de gestion qui lui permettra de visualiser et de modifier les données comptables de votre exploitation à distance. Les droits complets à activer sont détaillés dans la section "Accès comptables" de ce chapitre.
Si vous vous séparez d'un collaborateur et que vous souhaitez bloquer son accès à votre ferme tout en conservant l'historique de ses interventions, ne le supprimez pas de la liste des utilisateurs. Verrouillez plutôt son compte en cliquant sur le cadenas fermé
à gauche de son nom. Pour déverrouiller un utilisateur, cliquez sur le cadenas ouvert
.
Guide de prise en main • Accès • Rôles d'utilisateur
b - Utilisation des rôles d'utilisateur
1 – Procédure pour importer des rôles d'utilisateur
Le processus suivant vous guide pour sélectionner des rôles d'utilisateur parmi ceux déjà configurés dans l'application.
Pour accéder aux rôles d'utilisateur, allez dans le menu principal et cliquez sur la clef anglaiseou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Rôles" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclier. La liste des rôles est vide si vous n'avez pas encore créé ou importé un rôle dans l'application.
Cliquez sur le bouton "+ Importer".
Sélectionnez dans la liste déroulante un rôle d'utilisateur parmi les 6 prédéfinis dans l'application.
Cliquez sur le bouton Importer pour disposer du rôle d'utilisateur choisi dans votre ferme.
Une fois importé, l'application affiche les droits octroyés par défaut pour ce rôle d'utilisateur. S'ils s'avèrent inadaptés ou trop restreints, vous pouvez les modifier le cas échéant.
Répétez l'opération pour chaque rôle d'utilisateur que vous souhaitez utiliser et la liste des rôles va s'enrichir progressivement.
Si aucun des rôles prédéfinis ne répond à vos besoins et que vous préférez partir d'un profil "vierge", voici comment en créer de nouveaux selon vos critères.
2 – Procédure de création des rôles d'utilisateur
Le processus suivant vous guide pour créer des rôles d'utilisateur.
Pour accéder aux rôles d'utilisateur, allez dans le menu principal et cliquez sur la clef anglaiseou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Rôles" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclier, puis cliquez sur le bouton "+ Nouveau".
Saisissez le nom du rôle et définissez les droits à accorder pour certaines fonctionnalités ciblées de l'application en cliquant sur les boutons à droite de chacune d'entre elles.
L'activation est symbolisée par la mise en couleur d'un ou de plusieurs boutons en fonction des interactions qui existent ou non entre certains droits : l'activation du droit "Écrire" entraîne automatiquement l'activation du droit "Lire" mais la réciprocité n'est pas vraie (l'activation du droit "Lire" n'active pas le droit "Écrire").
Cliquez sur Créer en bas de la fenêtre principale pour valider l'opération.
Répétez ce processus pour chaque nouveau rôle que vous souhaitez ajouter à votre ferme.
Vous pouvez modifier et supprimer des rôles si nécessaire.
3 – Procédure de modification des rôles d'utilisateur
Le processus suivant vous guide pour modifier les rôles d'utilisateur.
Pour accéder aux rôles d'utilisateur, allez dans le menu principal et cliquez sur la clef anglaiseou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Rôles" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclier.
Cliquez sur l'icône symbolisant un "Crayon"
à gauche du nom du rôle.
Définissez les droits à accorder pour certaines fonctionnalités ciblées de l'application en cliquant sur les boutons à droite de chacune d'entre elles.
L'activation est symbolisée par la mise en couleur d'un ou de plusieurs boutons en fonction des interactions qui existent ou non entre certains droits : l'activation du droit "Écrire" entraîne automatiquement l'activation du droit "Lire" mais la réciprocité n'est pas vraie (l'activation du droit "Lire" n'active pas le droit "Écrire").
Cliquez sur Modifier en bas de la fenêtre principale pour valider les changements.
Guide de prise en main • Accès • Invitation d'utilisateurs
c - Invitation d'utilisateurs
Il est possible de lancer des invitations afin de demander à des utilisateurs de rejoindre votre ferme.
1 – Procédure d'invitation d'un utilisateur
Le processus suivant vous guide pour inviter un utilisateur.
Pour créer une nouvelle invitation, allez dans le menu principal et cliquez sur la clef anglaiseou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Invitations" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclierpour afficher la liste des invités.
Cliquez sur "Nouveau" puis, dans les "Informations générales", remplissez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement. Affectez un rôle d'utilisateur si vous en avez déjà créé ou importé au moins un (mais ce n'est pas obligatoire).
Cliquez sur Créer pour lancer l'invitation.
Un email est envoyé à votre contact et la liste des invités est mise à jour. Le statut de l'invitation et de l'utilisateur changent dès que votre invité a accepté votre invitation.
Par défaut, les droits accordés sont la lecture et l'écriture d'interventions, même si vous n'avez pas encore pioché ou créé de rôle d'utilisateur.
Les accès aux fonctionnalités sont restreints : seul le module "Production" est accessible et seul le lien des "Interventions" est affiché dans la barre latérale du module.
Notez également qu'il n'est pas possible de sélectionner un(e) invité(e) dans une intervention à la place d'un équipier.
L'interface de l'application vue par un(e) invité(e)
Si vous souhaitez qu'une personne inscrite puisse saisir et renseigner correctement une intervention, nous vous conseillons d'activer des droits supplémentaires de la façon suivante :
ou de manière plus étendue si vous voulez autoriser la création à la volée de nouveaux produits :
Rappel : les étiquettes sont des indicateurs que vous définissez dans les paramètres de la ferme et que vous pouvez personnaliser avec une couleur de votre choix. Si l'une d'entre elles est sélectionnée lors de la saisie d'une intervention (il est même possible d'en choisir plusieurs), elle est affichée en bas de la fiche de l'intervention.
Guide de prise en main • Accès • Inscription d'utilisateurs
d - Inscription d'utilisateurs
Un utilisateur qui connaît l'adresse internet de votre ferme et qui souhaite accéder à vos données a la possibilité de vous soumettre son inscription en remplissant le formulaire et en cliquant sur le bouton "Inscription".
Formulaire d'inscription
Une fois la demande d'inscription réalisée, vous êtes prévenu(e) par la réception d'un email envoyé à votre adresse d'administrateur. À vous de l'accepter ou non.
1 – Procédure pour valider les inscriptions
Le processus suivant vous guide pour accepter une inscription.
Pour valider l'inscription d'un nouvel utilisateur, allez dans le menu principal et cliquez sur la clef anglaiseou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Inscriptions" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclierpour afficher la liste des inscrits.
a - Cliquez sur le nom du nouvel inscrit et validez son inscription en cliquant sur Modifier ou :
b - Après réception d'un email notifiant l'inscription d'un nouvel utilisateur, cliquez sur le lien permettant votre accord et validez celle-ci en cliquant sur Modifier.
Dès que vous avez approuvé l'inscription, un email de confirmation est adressé au nouvel inscrit.
Par défaut, les droits accordés sont la lecture et l'écriture d'interventions, même si vous n'avez pas encore créé ou importé de rôle d'utilisateur.
Les accès aux fonctionnalités sont restreints : seul le module "Production" est accessible et seul le lien des "Interventions" est affiché dans la barre latérale du module.
Notez également qu'il n'est pas possible de sélectionner un(e) inscrit(e) dans une intervention à la place d'un équipier.
L'interface de l'application vue par un(e) inscrit(e)
Si vous souhaitez qu'une personne inscrite puisse saisir et renseigner correctement une intervention, nous vous conseillons d'activer des droits supplémentaires de la façon suivante :
ou de manière plus étendue si vous voulez autoriser la création à la volée de nouveaux produits :
Rappel : les étiquettes sont des indicateurs que vous définissez dans les paramètres de la ferme et que vous pouvez personnaliser avec une couleur de votre choix. Si l'une d'entre elles est sélectionnée lors de la saisie d'une intervention (il est même possible d'en choisir plusieurs), elle est affichée en bas de la fiche de l'intervention.
Guide de prise en main • Accès • Accès comptables
e - Accès comptables
Si vous envisagez de permettre à votre comptable ou à votre centre de gestion d'accéder à l'ensemble de vos paramètres et données comptables, voici un exemple de configuration que vous pouvez définir dans l'application.
Créez un nouvel utilisateur et sélectionnez le rôle "Comptable" pour activer les accès de base :
Attribuez des accès supplémentaires de la manière suivante :
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