1 - Introduction
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1Introduction
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2Parcellaire
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3Exploitation
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4L'interface
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5Comptabilité
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6Achats
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7Ventes
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8Stocks et tiers
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9Production
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10Accès
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11Outils
Glossaire du chapitre
Guide de prise en main • Introduction • Prérequis
a - Prérequis pour utiliser l'application
L’application Ekylibre s’adresse à tous types d’exploitations quelle que soit leur taille et leur activité.
Application multi-utilisateur, Ekylibre vous permettra de gérer simultanément votre exploitation depuis un ordinateur ou plusieurs ordinateurs, tablettes ou smartphones.
Ekylibre est une application web, accessible par une connexion internet filaire, Wi‑Fi ou 3G/4G, via un logiciel de navigation web récent tel que Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Edge…
Vous devez aussi avoir une adresse email valide et le moyen de la consulter pour vous inscrire.
Une connexion internet filaire, Wi‑Fi ou 3G/4G
Un navigateur web récent
Une adresse email :
un compte Gmail ou Orange…
et si vous désirez centraliser tous vos justificatifs (chèques, factures, etc.) :
Un scanner
Ekylibre est très sécurisé et prend soin de garder strictement confidentielles toutes vos données. Ekylibre est d'ailleurs la 1ère entreprise labellisée par la charte de protection des données agricoles Data-Agri depuis mars 2019.
Votre connexion web avec Ekylibre est toujours réalisée de manière chiffrée grâce au protocole HTTPS.
Vous constaterez également la présence d'un cadenas
dans la barre d’adresse de votre navigateur qui garantit la sécurité de votre connexion SSL.
Vous pouvez consulter les Conditions Générales d'Utilisation à l'adresse https://ekylibre.com/terms-of-use.
Bien qu'Ekylibre propose d'importer des données depuis TelePAC, il n'existe aucune liaison d'aucune sorte entre Ekylibre et l'administration française.
Pour les féru(e)s de technique, voir l'annexe 1.
Pour les féru(e)s de technique, voir l'annexe 1.
Guide de prise en main • Introduction • Parcours de configuration
b - Parcours de configuration
Cette section a pour but de vous aider à configurer Ekylibre pour votre propre exploitation. Vous verrez plus loin que toutes les étapes ne sont pas obligatoires. Ceci dépend des tâches que vous comptez réaliser avec l'application.
Ce guide de prise en main couvre les étapes ci-dessous :
Ce guide de prise en main couvre les étapes ci-dessous :
Glissez pour les parcourir
Ce guide de prise en main couvre les étapes ci-dessous :
que faire avec Ekylibre ? prérequis, préparation et inscription sur ekylibre.com
définissez vos zones cultivables et vos activités végétales avec TelePAC
complétez et définissez votre outil de production (bâtiments, équipements, etc.)
découvrez l'interface de l'application web et les options de personnalisation
configurez et gérez l'ensemble de vos opérations comptables et de trésorerie
enregistrez vos commandes, réceptions, factures et décaissements
enregistrez vos devis, factures, expéditions, livraisons et encaissements
définissez votre stock initial, vos produits, vos équipements et vos contacts
enregistrez vos activités, votre assolement, vos cultures et vos interventions
définissez les droits d'accès sécurisés à votre ferme pour d'autres utilisateurs
Vous êtes prêt(e) à utiliser Ekylibre
En complément, le chapitre 11 vous présente comment fonctionnent les outils d'échange "Imports", "Exports" et "Extractions" pour automatiser l'intégration de données externes dans l'application, pour produire certains documents réglementaires et extraire des données sous forme de tableaux au format CSV :
Glissez pour parcourir l'étape
intégrez des données, générez des documents réglementaires et des extractions
Guide de prise en main • Introduction • Que faire avec Ekylibre ?
c - Que faire avec Ekylibre ?
Ekylibre vous offre la possibilité de suivre votre activité au quotidien.
Les tâches principales que permet de réaliser Ekylibre sont les suivantes :
Comptabilité, trésorerie, déclarations de TVA et gestion des immobilisations
Gestion commerciale et facturation des achats et des ventes
Gestion des tiers
(clients, fournisseurs, ressources humaines)
Gestion des stocks
(par inventaire et matière)
et en complément, si vous souhaitez faire varier vos stocks par le suivi de vos activités agricoles ou encore assurer la traçabilité et le suivi de vos productions :
Traçabilité des productions végétales et animales
Enregistrement des interventions pour suivre les productions
Mais peut-être souhaitez-vous commencer par certaines tâches et/ou entreprendre certaines autres plus tard. Le tableau ci-dessous montre les étapes de configuration à effectuer en fonction des tâches que vous voulez réaliser avec Ekylibre.
Glissez pour parcourir le tableau
Tâches visées et étapes de configuration
= dépend du niveau de traçabilité que vous souhaitez obtenir.
Exemple : si vous envisagez de gérer vos stocks dans l'application, il est nécessaire de définir et de maintenir à jour les différentes quantités de matières et d'enregistrer les interventions qui utilisent des intrants ou qui génèrent des produits de récolte.
Notez sur un bloc-note la lettre des tâches que vous souhaitez réaliser. Nous vous indiquerons dans chaque étape si vous êtes concerné(e) avec par exemple l'indication suivante :
configuration à faire pour
&
végétal
Guide de prise en main • Introduction • Préparez-vous !
d - Préparation des données
Avant de vous lancer dans la configuration, nous vous recommandons de collecter certaines informations (documents, fichiers…) qui vous seront nécessaires pour réaliser le paramétrage.
Selon les tâches que vous souhaitez mener, toutes les informations ne sont pas nécessaires. Servez-vous des lettres du tableau 1 pour déterminer les informations qui vous seront nécessaires.
Si vous ne disposez pas de toutes les informations maintenant, vous pourrez toujours les compléter plus tard dans l'application. Notez que certains paramétrages seront moins automatiques après la première configuration.
L'avant-dernière colonne du tableau suivant indique un paramétrage qui peut être réalisé dans l'assistant de démarrage. La dernière colonne à droite indique un paramétrage qui peut être réalisé dans l'application.
En fonction de la manière dont vous allez configurer votre ferme dans l'assistant de démarrage, certains paramétrages seront plus difficiles à réaliser par la suite. Ils sont signalés par les couleurs suivantes :
indique un paramétrage simple à mettre en œuvre.
indique un paramétrage plus difficile à réaliser dans l'application.
Glissez pour parcourir le tableau
Information à collecter avant le paramétrage
Saisie des interventions
(éventuellement vos plans cadastraux)
Saisie des interventions
Saisie des interventions
Saisie des interventions
Gestion commerciale
Si vous souhaitez réaliser l'import de votre comptabilité, nous vous recommandons de faire appel au service support en le joignant :
Guide de prise en main • Introduction • Inscription
e - Inscrivez-vous sur Ekylibre !
1 - Procédure d'inscription
L'utilisation de l'application Ekylibre nécessite que vous vous inscriviez en ligne.
En suivant les étapes ci-dessous, vous allez créer simultanément une ferme et un compte utilisateur Ekylibre.
De préférence depuis un ordinateur, avec votre navigateur web (si possible Firefox, Chrome ou Safari), rendez-vous à l'adresse https://ekylibre.com/pricing#subscription_ekylibre.
En cas de problème, vérifiez l'orthographe de l'adresse. Si vous n'y parvenez pas malgré cela, allez sur http://ekylibre.com et si besoin, vérifiez que vous disposez bien d'une connexion internet fonctionnelle.
Le nom de la ferme est celui que vous utilisez habituellement pour désigner votre exploitation. L'adresse web pour accéder à votre ferme Ekylibre est directement dérivée de celui-ci.
Si vous saisissez "scea-maferme", l'adresse web de votre ferme Ekylibre sera enregistrée sous le nom "scea-maferme.ekylibre.farm".
Choisissez un nom qui vous plaît car l'adresse ne pourra pas être modifiée par la suite. Notez que si une autre ferme porte déjà le même nom que la votre, l'adresse web de votre ferme Ekylibre sera automatiquement complétée par un numéro pour les différencier.
Quand votre ferme sera créée, pour y accéder, vous utiliserez une adresse web unique et personnelle comme par exemple :
Vos prénom et nom nous sont utiles pour associer un nom à votre ferme et peuvent être aussi utilisés par le service support pour communiquer avec vous.
Votre code postal et ville sont éventuellement utilisés à titre informatif par le service support ou pour ajuster nos actions de communication à votre attention (événement, formation ou salon près de chez vous).
Votre no de téléphone (qui restera strictement confidentiel) peut être utilisé par le service support après que vous ayez fait une demande d'aide ou demandé la formation de prise en main.
Votre adresse email servira d'identifiant. Vous devez choisir une adresse email fonctionnelle et à laquelle vous avez accès notamment pour terminer le processus d'inscription.
Choisissez un mot de passe assez difficile à trouver. Notez-le dans un endroit sûr. N'oubliez pas que votre ferme contenant les données de votre exploitation sera accessible grâce à votre identifiant — donc votre adresse email — et à ce mot de passe.
Cochez la case d'acceptation des CGU (Conditions générales d'utilisation) et des CGV (Conditions générales de vente), puis cliquez sur le bouton "Créer ma ferme" pour valider votre inscription. Une fois les champs correctement renseignés, vous êtes directement amené(e) dans l'assistant de démarrage pour configurer votre ferme.
Ne le communiquez pas. Si vous voulez que d'autres personnes accèdent à votre ferme Ekylibre pour enregistrer des réceptions de marchandises, saisir des interventions ou vérifier votre comptabilité, la manière la plus sûre de le faire vous sera expliquée à la fin de ce guide au chapitre 10 - Accès.
Après avoir validé le formulaire de création de la ferme, un email de confirmation d'inscription vous a été envoyé.
Cet email contient un lien à cliquer "Confirmer mon email" qui validera votre adresse email (votre identifiant) et finalisera votre inscription sur le site Ekylibre.
Si vous ne recevez pas d'email de confirmation d'inscription :
Après ces vérifications, si vous n'avez toujours pas l'email de confirmation d'inscription, contactez le support technique par email à l'adresse support@ekylibre.com.
Guide de prise en main • Introduction • Compte utilisateur
2 - Accès à votre compte utilisateur
Vous pouvez à tout moment accéder à votre compte utilisateur depuis le site Ekylibre pour visualiser votre tableau de bord, modifier le mot de passe de votre compte, gérer votre abonnement et saisir/modifier les informations de règlement par carte bancaire ou par prélèvement automatique SEPA (paiement sécurisé).
Dans le menu principal, cliquez sur "Se connecter" pour afficher la fenêtre de saisie de votre identifiant/mot de passe.
Saisissez votre identifiant (votre adresse email) et votre mot de passe, puis cliquez sur le bouton "Se connecter" pour accéder à votre compte utilisateur.
Deux liens vous permettent par ailleurs de réinitialiser votre mot de passe ou de recevoir à nouveau le message de confirmation de la création de votre compte.
Le tableau de bord est présenté sous forme d'onglets permettant de gérer vos fermes, vos prestations à la cartes (développements spécifiques), vos factures et vos paramètres.
Dans l'onglet "Mes fermes", l'encadré « Ekylibre » vous indique le nom et le lien d'accès à votre ferme Ekylibre ainsi que le nombre de jours restant avant expiration de la période de gratuité ou avant l'échéance du prochain paiement. Si vous venez de vous inscrire, vous bénéficiez d'une période d'essai gratuite de 3 mois. À droite, l'encadré « Clic&Farm » est réservé à la gestion d'un abonnement et d'une ferme Clic&Farm. Notez que vous ne pouvez pas gérer deux abonnements Ekylibre avec le même identifiant (la même adresse email). Vous pouvez en revanche, avec le même identifiant, posséder un abonnement Ekylibre et créer une ferme Clic&Farm.
Si l'enveloppe rouge
est affichée, cela indique qu'un email de confirmation vous a été envoyé mais que vous n'avez pas encore confirmé votre inscription. Nous avons commenté la fonction de cet email au point précédent.
Cliquez sur le bouton "Modifier" pour :
1. Changer le libellé de l'utilisateur de la ferme ;
2. Réinitialiser les données de la ferme ;
3. Supprimer la ferme.
Dans le cas d'une suppression, vous avez 15 jours pour réclamer vos données comme signifié dans les conditions de protection des données.
Dans le menu principal :
En cliquant sur l'onglet "Mes paramètres", vous pouvez modifier le mot de passe de votre compte Ekylibre.
Cliquez sur "S'abonner" dans l'encadré « Ekylibre » pour gérer votre abonnement et saisir/modifier vos informations de règlement mensuel ou annuel par carte bancaire (paiement sécurisé).
Pour procéder au règlement de votre abonnement par prélèvement automatique SEPA (paiement sécurisé), cliquez sur le bouton "Régler par prélèvement" afin d'afficher le formulaire de création du mandat et renseignez les informations bancaires requises.
Guide de prise en main • Introduction • Assistant de démarrage
f - Arrivée dans l'assistant de démarrage
Dès que vous avez validé la création de votre ferme sur le site Ekylibre, vous arrivez dans l'assistant de démarrage.
Arrivée dans l'assistant de démarrage
Notez la présence de la barre de progression dans la partie supérieure de l'assistant avec les différentes étapes.
Si vous souhaitez revenir en arrière, vous pouvez soit cliquer sur le bouton "Précédent", soit cliquer directement sur l'étape (via les boutons de la barre de progression
) que vous voulez atteindre.
Si vous souhaitez revenir en arriere, vous pouvez soit cliquer sur le bouton "Précédent", soit cliquer directement sur l'étape (les boutons de la barre de progression)
que vous voulez atteindre.
Le standard « Web Push » permet aux sites web d’envoyer des notifications à leurs utilisateurs sous forme de nouveaux messages ou de contenu mis à jour. Tant que le navigateur utilisé est ouvert, les sites web qui ont obtenu une permission peuvent envoyer des notifications à votre navigateur et les afficher à l’écran. Les utilisateurs peuvent facilement autoriser ou désactiver les notifications et contrôler la façon dont ces notifications apparaîtront. Activez ou non les notifications Ekylibre une fois arrivé(e) dans l'assistant de démarrage.
Guide de prise en main • Introduction • Déclaration de l'exploitation
g - Déclaration de l'exploitation
La première étape de l'assistant de démarrage permet de déclarer les informations de base de votre exploitation telles que son nom, sa date de création, son numéro de Siret, son adresse, etc.
Étape 1 de l'assistant de démarrage
Sur le plan comptable :
Sur le plan de la langue de l'application :
Notez que toutes les traductions, autres que le français et l'anglais, sont réalisées par Google Translate.
Passez au chapitre suivant de ce guide.
