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GUIDE DE PRISE EN MAIN
Guide format PDF
Notes de version
Introduction
Introduction

1 - Introduction

Glossaire du chapitre

Ferme
dans l'application Ekyagri, il s'agit des exploitations agricoles de toutes natures (la dénomination "domaine" est réservée aux exploitations viticoles)
Gestion d'exploitation
gestion économique et technique de l'exploitation agricole ou viticole
Guide de prise en main • Introduction • Prérequis

a - Prérequis pour utiliser l'application

Les applications Ekyagri et Ekyviti s'adressent à tous types d'exploitations quelle que soit leur taille et leur activité. Notez que certaines fonctionnalités spécifiques ne sont disponibles que dans les offres Ekyviti, comme par exemple la réception de vendange.

Applications multi-utilisateur, Ekyagri et Ekyviti vous permettront de gérer simultanément votre exploitation depuis un ordinateur ou plusieurs ordinateurs, tablettes ou smartphones.

Ordinateur, tablette, smartphone

Ekyagri et Ekyviti sont des applications web, accessibles par une connexion internet filaire, Wi‑Fi ou 3G/4G, via un logiciel de navigation web récent tel que Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Edge…
Vous devez aussi avoir une adresse email valide et le moyen de la consulter pour vous abonner.

Connexion

Une connexion internet filaire, Wi‑Fi ou 3G/4G

icone-marge-droites

Un navigateur web récent

Boite mail

Une adresse email :
un compte Gmail ou Orange…

et si vous désirez centraliser tous vos justificatifs (chèques, factures, etc.) :

Scanner

Un scanner

Info
Hébergement des données et sécurité

Ekyagri/Ekyviti est très sécurisé et prend soin de garder strictement confidentielles toutes vos données. Ekylibre est d'ailleurs la 1ère entreprise labellisée par la charte de protection des données agricoles Data-Agri depuis mars 2019. Votre connexion web avec Ekyagri/Ekyviti est toujours réalisée de manière chiffrée grâce au protocole HTTPS.
Vous constaterez également la présence d'un cadenasCadenasdans la barre d'adresse de votre navigateur qui garantit la sécurité de votre connexion SSL.
Vous pouvez consulter les Conditions Générales d'Utilisation à l'adresse https://ekylibre.com/terms-of-use.
Bien qu'Ekyagri/Ekyviti propose d'importer des données depuis TelePAC, il n'existe aucune liaison d'aucune sorte entre Ekylibre et l'administration française.

Guide de prise en main • Introduction • Parcours de configuration

b - Parcours de configuration

Cette section a pour but de vous aider à configurer Ekyagri/Ekyviti pour votre propre exploitation. Vous verrez plus loin que toutes les étapes ne sont pas obligatoires. Ceci dépend des tâches que vous comptez réaliser avec l'application.

Ce guide de prise en main couvre les étapes ci-dessous :

Ce guide de prise en main couvre les étapes ci-dessous :

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Glissez pour les parcourir

Ce guide de prise en main couvre les étapes ci-dessous :

1
Introduction
Introduction :
que faire avec Ekyagri et Ekyviti ? prérequis, tâches visées, liste des informations à collecter, sélection et création de l'abonnement sur ekylibre.com
 
Flèche
Début de l'assistant de démarrage
 
2
Parcellaire
Parcellaire :
définissez facilement vos zones cultivables et vos activités végétales à partir de votre déclaration TelePAC
3
Exploitation
Exploitation :
complétez le paramétrage de votre outil de production (activités, bâtiments, zones de stockage, équipements)
 
Flèche
Fin de l'assistant de démarrage
 
4
Interface et accès
Interface et accès :
découvrez l'interface de l'application web, les options de personnalisation, gérez votre compte et définissez des accès à votre ferme pour d'autres utilisateurs
5
Comptabilité
Comptabilité :
configurez et gérez l'ensemble de vos opérations comptables, financières et de trésorerie avec obtention des documents réglementaires
6
Achats/ventes
Achats :
enregistrez vos commandes, réceptions de marchandises, factures et paiements (décaissements unitaires ou par lot)
7
Achats/ventes
Ventes :
enregistrez vos devis, factures, expéditions, livraisons, encaissements et remises en banque
8
Stocks, tiers et RH
Stocks, tiers et RH :
définissez votre stock initial, vos produits, équipements, fournisseurs/clients et gérez vos ressources humaines
9
Production
Production :
paramétrez vos activités, gérez votre assolement et vos cultures, enregistrez vos interventions, calculez les IFT et obtenez vos documents réglementaires
10
Outils
Outils :
intégrez des données personnalisées ou provenant d'éditeurs tiers, réalisez des extractions, configurez des connexions avec des partenaires

Check mark

Vous êtes prêt(e) à utiliser Ekyagri ou Ekyviti

Guide de prise en main • Introduction • Que faire avec Ekyagri et Ekyviti ?

c - Que faire avec Ekyagri et Ekyviti ?

Ekyagri et Ekyviti vous offrent la possibilité de suivre votre activité au quotidien.

Les tâches principales que permettent de réaliser Ekyagri et Ekyviti sont les suivantes :

Comptabilité

Comptabilité, trésorerie, TVA, emprunts et gestion des immobilisations

Gestion commerciale et Facturation Achats/Ventes

Gestion commerciale et facturation des achats et des ventes

Gestion des contacts (clients, fournisseurs, ressources humaines)

Gestion des tiers
(clients, fournisseurs, ressources humaines)

Gestion des stocks

Gestion des stocks
(par inventaire et matière)

et en complément, si vous souhaitez faire varier vos stocks par le suivi de vos activités agricoles ou encore assurer la traçabilité et le suivi de vos productions :

Traçabilité des productions

Traçabilité des productions végétales et animales

Saisir les interventions pour suivre les productions

Enregistrement des interventions pour suivre les productions

Mais peut-être souhaitez-vous commencer par certaines tâches et/ou entreprendre certaines autres plus tard. Le tableau ci-dessous montre les étapes de configuration à effectuer en fonction des tâches que vous voulez réaliser avec Ekyagri ou Ekyviti.

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Glissez pour parcourir le tableau

Icône parcours

Tâches visées et étapes de configuration

Tâche
Parcellaire
Activités
Stocks et tiers
Production
A
Comptabilité
 
 
MarkerMarker
 
B
Gestion des contacts
 
 
 
 
C
Gestion commerciale et facturation achats/ventes
 
 
MarkerMarker
 
D
Gestion des stocks (par inventaire et matière)
 
 
MarkerMarker
MarkerMarker
Production végétale
E
Traçabilité des productions
MarkerMarker
MarkerMarker
MarkerMarker
MarkerMarker
F
Saisie des interventions pour suivre les productions
MarkerMarker
MarkerMarker
MarkerMarker
MarkerMarker
Production viticole
E
Traçabilité des productions
Marker
Marker
Marker
Marker
F
Saisie des interventions pour suivre les productions
Marker
Marker
Marker
Marker
Production animale (en développement)
E
Traçabilité des productions
 
 
MarkerMarker
 
F
Saisie des interventions pour suivre les productions
 
 
MarkerMarker
 

Les pastillesMarkerMarkerMarkerMarkersymbolisent l'abonnement requis par rapport au niveau de traçabilité que vous souhaitez obtenir pour chaque tâche.

Exemple : si vous envisagez de gérer vos stocks avec une offre Production, il sera possible de définir et de maintenir à jour les différentes quantités de matières et d'enregistrer les interventions qui utilisent des intrants ou qui génèrent des produits de récolte. Par contre, les limitations de l'abonnement ne permettront pas l'accès à la gestion commerciale et aux opérations comptables, tant que vous n'aurez pas souscrit à une offre Gestion.

Astuce
Astuce pratique

Répertoriez les lettres correspondant aux différentes tâches que vous souhaitez réaliser. Pour la plupart des procédures, nous vous indiquerons si vous êtes concerné(e) avec une bannière de ce type :

Icône parcours

configuration à faire pour E et F production végétale

Chaque bannière arbore aussi une icône précisant si la procédure est réalisable avec votre abonnement :

Offres Production

indique des explications rattachées aux offres Ekyagri Production et Ekyviti Production.

Offres Gestion

indique des explications rattachées aux offres Ekyagri Gestion et Ekyviti Gestion.

Ekyviti Production

indique des explications rattachées exclusivement à l'offre Ekyviti Gestion.

Ekyviti Gestion

indique des explications rattachées aux offres Ekyviti Production et Ekyviti Gestion.

Notez que plusieurs chapitres comportent également des procédures à connaître, sans qu'il soit nécessaire de procéder à un paramétrage préalable pour utiliser la fonctionnalité.

Guide de prise en main • Introduction • Préparez-vous !

d - Préparation des données

Avant de vous lancer dans la configuration, nous vous recommandons de collecter certaines informations (documents, fichiers…) qui vous seront nécessaires pour réaliser le paramétrage.

Selon les tâches que vous souhaitez mener, toutes les informations ne sont pas nécessaires. Servez-vous des lettres du tableau pour déterminer les informations qui vous seront nécessaires.

Si vous ne disposez pas de toutes les informations maintenant, vous pourrez toujours les compléter plus tard dans l'application. Notez que certains paramétrages seront moins automatiques après la première configuration.

L'avant-dernière colonne du tableau suivant indique un paramétrage qui peut être réalisé dans l'assistant de démarrage. La dernière colonne à droite indique un paramétrage qui peut être réalisé dans l'application.
En fonction de la manière dont vous allez configurer votre ferme dans l'assistant de démarrage, certains paramétrages seront plus difficiles à réaliser par la suite. Ils sont signalés par les couleurs suivantes :

Modifierindique un paramétrage simple à mettre en œuvre.

Supprimerindique un paramétrage plus difficile à réaliser dans l'application.

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Information à collecter avant le paramétrage

Informations et documents à préparer
Tâche(s) choisie(s)
 
Plan de compte (import)
A
Comptabilité
Stocks courants : consommables, intrants, produits de récolte
D   F
Gestion des stocks
Saisie des interventions
Fichier TelePAC (on vous expliquera comment le récupérer plus loin)
E   F
Gestion parcellaire
Liste de vos bâtiments et aires de stockage
(éventuellement vos plans cadastraux)
D   F
Gestion des stocks
Saisie des interventions
Liste de vos équipements
E   F
Traçabilité des productions
Saisie des interventions
Liste de votre main d'œuvre
E   F
Traçabilité des productions
Saisie des interventions
Liste de vos contacts (clients et fournisseurs)
B   C
Gestion des tiers
Gestion commerciale
Info
Import comptable

Si vous souhaitez réaliser l'import de votre comptabilité, nous vous recommandons de faire appel au service support en le joignant :

Puce
Par email à l'adresse support@ekylibre.com
Puce
Par le service de discussion instantanée accessible en cliquant sur le bouton "Chat" situé en bas à droite des pages du site Ekylibre (ou sur "Aide" en dehors des heures de bureau pour laisser un message)
ChatAide
Guide de prise en main • Introduction • Inscription

e - Sélection et souscription à une offre

1 - Procédure de souscription

L'utilisation des solutions logicielles (SaaS) proposées par Ekylibre nécessite que vous souscriviez à un abonnement en ligne.

En suivant les étapes ci-dessous, vous allez pouvoir créer une ferme Ekyagri ou un domaine Ekyviti avec un compte administrateur.

1
Accédez à la page web de souscription

De préférence depuis un ordinateur, avec votre navigateur web (si possible Firefox, Chrome, Safari ou Edge), rendez-vous à l'adresse https://ekylibre.com/subscription-ekyagri/ ou https://ekylibre.com/subscription-ekyviti/.

En cas de problème, vérifiez l'orthographe de l'adresse. Si vous n'y parvenez pas malgré cela, assurez-vous que vous disposez bien d'une connexion internet fonctionnelle.

Offres Ekyagri

Offres Evyviti


2
Saisissez le nom de votre ferme ou de votre domaine

Le nom de votre ferme ou le nom de votre domaine est celui que vous utilisez habituellement pour désigner votre exploitation ou votre activité. L'adresse web pour accéder à votre ferme Ekyagri ou Ekyviti est directement dérivée de celui-ci.
Si vous saisissez "monexploitation", l'adresse web de votre ferme Ekyagri ou Ekyviti sera configurée avec une URL du type "monexploitation.ekyagri.farm" ou "monexploitation.ekyviti.farm".

Notez que l'adresse ne pourra pas être modifiée par la suite et que si le nom a déjà été choisi, l'adresse web Ekyagri ou Ekyviti sera automatiquement complétée par un numéro pour les différencier.

Quand votre abonnement sera validé, pour y accéder, vous utiliserez une adresse web unique et personnelle comme par exemple :

https://monexploitation.ekyagri.farm
https://monexploitation.ekyviti.farm

Sélectionnez la formule (production ou gestion) qui répond à vos besoins et le type d'abonnement (mensuel ou annuel), puis cliquez sur le bouton (actif dès que vous avez renseigné le nom de la ferme ou du domaine) correspondant à votre choix, en bas de la page, pour lancer le processus de souscription.

Création de la ferme

Création du domaine


3
Renseignez vos informations de paiement par CB

Vous êtes alors automatiquement redirigé(e) vers le site de paiement sécurisé Stripe pour remplir un formulaire requérant la saisie d'une adresse email valide ainsi que vos informations de carte bancaire.

Cliquez sur le bouton "Démarrer la période d'essai" pour valider l'opération.

Notez qu'une période d'essai d'une durée de 15 jours est offerte : aucun prélèvement n'est donc réalisé avec votre carte bancaire durant ce laps de temps.

Paiement CB


4
Prenez connaissance du statut de votre souscription

Après avoir correctement complété le formulaire Stripe avec vos informations de carte bancaire, un message vous prévient lorsque l'opération est réussie et que la commande est validée.

Souscription confirmée

En cas d'échec (problème de paiement), un message vous informe que l'opération n'est pas arrivée à son terme et que la commande en cours est annulée.

Souscription annulée


5
Accédez à votre ferme ou à votre domaine

Une fois que votre abonnement est validé par le système Stripe, un email est envoyé à l'adresse saisie dans le formulaire de paiement. Il contient un lien permettant un accès direct à votre ferme ou à votre domaine, afin de démarrer son paramétrage (informations société, création du parcellaire, bâtiments, zones de stockage, activités et équipements).

Email de confirmation

Info
Email de confirmation non reçu

Si vous ne recevez pas l'email de confirmation de votre souscription :


Puce
contrôlez que vous n'avez pas fait d'erreur dans la saisie de votre adresse email ;
Puce
inspectez, dans votre messagerie, la liste des courriers indésirables (spam) ;
Puce
soyez un peu patient(e), un email peut parfois prendre du temps avant d'être acheminé.

Après ces vérifications, si vous suspectez un disfonctionnement, contactez le support technique par email à l'adresse support@ekylibre.com.
Guide de prise en main • Introduction • Assistant de démarrage

f - Arrivée dans l'assistant de démarrage

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton "Changer mon mot de passe", vous êtes redirigé(e) vers la page web de l'assistant de démarrage, une phase initiale permettant de débuter le paramétrage de votre exploitation.

Assistant de démarrage d'Ekylibre

Arrivée dans l'assistant de démarrage

Notez la présence de la barre de progression dans la partie supérieure de l'assistant avec les différentes étapes.

Barre de progression

Si vous souhaitez revenir en arrière, vous pouvez, soit cliquer sur le bouton "Précédent" (affiché à partir de l'étape no 3), soit cliquer directement sur l'étape que vous voulez atteindre avec les boutons de la barre de progression :

Étape de la barre de progession

Le standard « Web Push » permet aux sites web d'envoyer des notifications à leurs utilisateurs sous forme de nouveaux messages ou de contenu mis à jour. Tant que le navigateur utilisé est ouvert, les sites web qui ont obtenu une permission peuvent envoyer des notifications à votre navigateur et les afficher à l'écran. Les utilisateurs peuvent facilement autoriser ou désactiver les notifications et contrôler la façon dont ces notifications apparaîtront. Activez ou non les notifications Ekylibre une fois arrivé(e) dans l'assistant de démarrage.

Notifications navigateur

Guide de prise en main • Introduction • Déclaration de l'exploitation

g - Déclaration de l'exploitation

La première étape de l'assistant de démarrage demande, pour les sociétés enregistrées en France, de saisir le no Siren de l'exploitation.

Assistant de démarrage d'Ekylibre

Étape no 1 de l'assistant de démarrage

Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante de l'assistant de démarrage.

Grâce au no Siren renseigné à l'étape no 1, le formulaire de la société est prérempli avec plusieurs informations la concernant : nom, date de création, adresse, no Siret, code APE/NAF, no de TVA intracommunautaire.

Assistant de démarrage d'Ekylibre

Étape no 2 de l'assistant de démarrage

Sur le plan du complément d'information :

Puce
Votre no de téléphone (qui restera strictement confidentiel) peut être utilisé par le service support après une demande d'assistance ou de formation de prise en main.

Sur le plan comptable :

Puce
La date de clôture du premier exercice comptable conditionne la date d'ouverture des exercices suivants (voir le chapitre 5 - Comptabilité) ;
Puce
Le choix de la devise que vous faites ici pourra être modifié plus tard ;
Puce
Le choix du régime fiscal détermine automatiquement le plan de comptes le plus adapté pour la gestion comptable ;
Puce
Sélectionnez le nombre de caractères désiré (de 8 à 14 inclus) pour les comptes généraux et la présentation des états (ce choix pourra encore être modifié dans les "Préférences de la comptabilité").

Sur le plan de la langue de l'application :

Puce
Sélectionnez, dans la liste déroulante, le français ou l'anglais pour définir la langue de l'interface (ce choix pourra encore être modifié dans les préférences du compte utilisateur).

Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante de l'assistant de démarrage.

Passez au chapitre suivant de ce guide.