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GUIDE DE PRISE EN MAIN
Guide format PDF
Notes de version
Introduction
Introduction

1 - Introduction

Glossaire du chapitre

Ferme
dans l'application Ekyagri, il s'agit des exploitations agricoles de toutes natures
Gestion d'exploitation
gestion économique et technique de l'exploitation agricole
Guide de prise en main • Introduction • Prérequis

a - Prérequis pour utiliser l'application

L’application Ekyagri s’adresse à tous types d’exploitations quelle que soit leur taille et leur activité.

Application multi-utilisateur, Ekyagri vous permettra de gérer simultanément votre exploitation depuis un ordinateur ou plusieurs ordinateurs, tablettes ou smartphones.

Ordinateur, tablette, smartphone

Ekyagri est une application web, accessible par une connexion internet filaire, Wi‑Fi ou 3G/4G, via un logiciel de navigation web récent tel que Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Edge…
Vous devez aussi avoir une adresse email valide et le moyen de la consulter pour vous inscrire.

Connexion

Une connexion internet filaire, Wi‑Fi ou 3G/4G

icone-marge-droites

Un navigateur web récent

Boite mail

Une adresse email :
un compte Gmail ou Orange…

et si vous désirez centraliser tous vos justificatifs (chèques, factures, etc.) :

Scanner

Un scanner

Info
Hébergement des données et sécurité

Ekyagri est très sécurisé et prend soin de garder strictement confidentielles toutes vos données. Ekylibre est d'ailleurs la 1ère entreprise labellisée par la charte de protection des données agricoles Data-Agri depuis mars 2019.
Votre connexion web avec Ekyagri est toujours réalisée de manière chiffrée grâce au protocole HTTPS.
Vous constaterez également la présence d'un cadenasCadenasdans la barre d’adresse de votre navigateur qui garantit la sécurité de votre connexion SSL.
Vous pouvez consulter les Conditions Générales d'Utilisation à l'adresse https://ekylibre.com/terms-of-use.
Bien qu'Ekyagri propose d'importer des données depuis TelePAC, il n'existe aucune liaison d'aucune sorte entre Ekylibre et l'administration française.

Guide de prise en main • Introduction • Parcours de configuration

b - Parcours de configuration

Cette section a pour but de vous aider à configurer Ekyagri pour votre propre exploitation. Vous verrez plus loin que toutes les étapes ne sont pas obligatoires. Ceci dépend des tâches que vous comptez réaliser avec l'application.

Ce guide de prise en main couvre les étapes ci-dessous :

Ce guide de prise en main couvre les étapes ci-dessous :

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Glissez pour les parcourir

Ce guide de prise en main couvre les étapes ci-dessous :

1
Introduction
Introduction :
que faire avec Ekyagri ? prérequis, préparation, inscription et gestion de votre compte sur ekylibre.com
 
Flèche
Début de l'assistant de démarrage
 
2
Parcellaire
Parcellaire :
définissez facilement vos zones cultivables et vos activités végétales à partir de votre déclaration TelePAC
3
Exploitation
Exploitation :
complétez le paramétrage de votre outil de production (activités, bâtiments, zones de stockage, équipements)
 
Flèche
Fin de l'assistant de démarrage
 
4
Interface et accès
Interface et accès :
découvrez l'interface de l'application web, les options de personnalisation et définissez des accès à votre ferme
5
Comptabilité
Comptabilité :
configurez et gérez l'ensemble de vos opérations comptables, financières et de trésorerie avec obtention des documents réglementaires
6
Achats/ventes
Achats :
enregistrez vos commandes, réceptions de marchandises, factures et paiements (décaissements unitaires ou par lot)
7
Achats/ventes
Ventes :
enregistrez vos devis, factures, expéditions, livraisons, encaissements et remises en banque
8
Stock & Personnel
Stocks et tiers :
définissez votre stock initial, vos produits, équipements, fournisseurs/clients et gérez vos ressources humaines
9
Production
Production :
paramétrez vos activités agricoles, réalisez votre assolement, gérez vos cultures et enregistrez vos interventions
10
Outils
Outils :
intégrez des données personnalisées ou provenant d'éditeurs tiers, générez des documents réglementaires et des extractions

Check mark

Vous êtes prêt(e) à utiliser Ekyagri

Guide de prise en main • Introduction • Que faire avec Ekyagri ?

c - Que faire avec Ekyagri ?

Ekyagri vous offre la possibilité de suivre votre activité au quotidien.

Les tâches principales que permet de réaliser Ekyagri sont les suivantes :

Comptabilité

Comptabilité, trésorerie, TVA, emprunts et gestion des immobilisations

Gestion commerciale et Facturation Achats/Ventes

Gestion commerciale et facturation des achats et des ventes

Gestion des contacts (clients, fournisseurs, ressources humaines)

Gestion des tiers
(clients, fournisseurs, ressources humaines)

Gestion des stocks

Gestion des stocks
(par inventaire et matière)

et en complément, si vous souhaitez faire varier vos stocks par le suivi de vos activités agricoles ou encore assurer la traçabilité et le suivi de vos productions :

Traçabilité des productions

Traçabilité des productions végétales et animales

Saisir les interventions pour suivre les productions

Enregistrement des interventions pour suivre les productions

Mais peut-être souhaitez-vous commencer par certaines tâches et/ou entreprendre certaines autres plus tard. Le tableau ci-dessous montre les étapes de configuration à effectuer en fonction des tâches que vous voulez réaliser avec Ekyagri.

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Glissez pour parcourir le tableau

Icône parcours

Tâches visées et étapes de configuration

Tâche
Parcellaire
Activités
Stocks et tiers
Production
A
Comptabilité
 
 
Marker
 
B
Gestion des contacts
 
 
 
 
C
Gestion commerciale et facturation achats/ventes
 
 
Marker
 
D
Gestion des stocks (par inventaire et matière)
 
 
Marker
Marker
Production végétale
E
Traçabilité des productions
Marker
Marker
Marker
Marker
F
Saisie des interventions pour suivre les productions
Marker
Marker
Marker
Marker
Production animale (en développement)
E
Traçabilité des productions
 
 
Marker
 
F
Saisie des interventions pour suivre les productions
 
 
Marker
 

Marker= dépend du niveau de traçabilité que vous souhaitez obtenir.

Exemple : si vous envisagez de gérer vos stocks dans l'application, il est nécessaire de définir et de maintenir à jour les différentes quantités de matières et d'enregistrer les interventions qui utilisent des intrants ou qui génèrent des produits de récolte.

Astuce
Astuce pratique

Notez sur un bloc-note la lettre des tâches que vous souhaitez réaliser. Nous vous indiquerons dans chaque étape si vous êtes concerné(e) avec par exemple l'indication suivante :

Icône parcours

configuration à faire pour E & F végétal

Plusieurs chapitres comportent également des procédures à savoir sans qu'il soit nécessaire de procéder à un paramétrage préalable pour utiliser le module correspondant.
Guide de prise en main • Introduction • Préparez-vous !

d - Préparation des données

Avant de vous lancer dans la configuration, nous vous recommandons de collecter certaines informations (documents, fichiers…) qui vous seront nécessaires pour réaliser le paramétrage.

Selon les tâches que vous souhaitez mener, toutes les informations ne sont pas nécessaires. Servez-vous des lettres du tableau 1 pour déterminer les informations qui vous seront nécessaires.

Si vous ne disposez pas de toutes les informations maintenant, vous pourrez toujours les compléter plus tard dans l'application. Notez que certains paramétrages seront moins automatiques après la première configuration.

L'avant-dernière colonne du tableau suivant indique un paramétrage qui peut être réalisé dans l'assistant de démarrage. La dernière colonne à droite indique un paramétrage qui peut être réalisé dans l'application.
En fonction de la manière dont vous allez configurer votre ferme dans l'assistant de démarrage, certains paramétrages seront plus difficiles à réaliser par la suite. Ils sont signalés par les couleurs suivantes :

Modifierindique un paramétrage simple à mettre en œuvre.

Supprimerindique un paramétrage plus difficile à réaliser dans l'application.

Scroll
Glissez pour parcourir le tableau

Information à collecter avant le paramétrage

Informations et documents à préparer
Tâche choisie
 
Plan de compte (import)
A
Comptabilité
Stocks courants : consommables, intrants, produits de récolte
D   F
Gestion des stocks
Saisie des interventions
Fichier TelePAC (on vous expliquera comment le récupérer plus loin)
E   F
Gestion parcellaire
Liste de vos bâtiments et aires de stockage
(éventuellement vos plans cadastraux)
E   F
Gestion des stocks
Saisie des interventions
Liste de vos équipements
E   F
Traçabilité des productions
Saisie des interventions
Liste de votre main d'œuvre
E   F
Traçabilité des productions
Saisie des interventions
Liste de vos contacts (clients et fournisseurs)
E   F
Gestion des tiers
Gestion commerciale
Info
Import comptable

Si vous souhaitez réaliser l'import de votre comptabilité, nous vous recommandons de faire appel au service support en le joignant :

Puce
Par email à l'adresse support@ekylibre.com
Puce
Par le service de discussion instantanée accessible en cliquant sur le bouton "Chat" situé en bas à droite des pages du site Ekylibre (ou sur "Aide" en dehors des heures de bureau pour laisser un message)
ChatAide
Guide de prise en main • Introduction • Inscription

e - Inscrivez-vous sur Ekylibre !

1 - Procédure d'inscription

L'utilisation des applications proposées par Ekylibre nécessite que vous vous inscriviez en ligne.
En suivant les étapes ci-dessous, vous allez créer simultanément une ferme Ekyagri et un compte utilisateur Ekylibre.

1
Accédez au formulaire d'inscription

De préférence depuis un ordinateur, avec votre navigateur web (si possible Firefox, Chrome ou Safari), rendez-vous à l'adresse https://accounts.ekylibre.com/subscription-ekyagri.

En cas de problème, vérifiez l'orthographe de l'adresse. Si vous n'y parvenez pas malgré cela, allez sur http://ekylibre.com et si besoin, vérifiez que vous disposez bien d'une connexion internet fonctionnelle.

Formulaire d'inscription 2020


2
Remplissez les différents champs avec les informations requises

Le nom de la ferme est celui que vous utilisez habituellement pour désigner votre exploitation. L'adresse web pour accéder à votre ferme Ekyagri est directement dérivée de celui-ci.
Si vous saisissez "scea-maferme", l'adresse web de votre ferme Ekyagri sera enregistrée sous le nom "scea-maferme.ekylibre.farm".
Choisissez un nom qui vous plaît car l'adresse ne pourra pas être modifiée par la suite. Notez que si une autre ferme porte déjà le même nom que la votre, l'adresse web de votre ferme Ekyagri sera automatiquement complétée par un numéro pour les différencier.

Quand votre ferme sera créée, pour y accéder, vous utiliserez une adresse web unique et personnelle comme par exemple :

https://nom-de-votre-ferme.ekylibre.farm

Vos prénom et nom nous sont utiles pour associer un nom à votre ferme et peuvent être aussi utilisés par le service support pour communiquer avec vous.

Votre code postal et ville sont éventuellement utilisés à titre informatif par le service support ou pour ajuster nos actions de communication à votre attention (événement, formation ou salon près de chez vous).

Votre no de téléphone (qui restera strictement confidentiel) peut être utilisé par le service support après que vous ayez fait une demande d'aide ou demandé la formation de prise en main.

Votre adresse email servira d'identifiant. Vous devez choisir une adresse email fonctionnelle et à laquelle vous avez accès notamment pour terminer le processus d'inscription.

Choisissez un mot de passe assez difficile à trouver. Notez-le dans un endroit sûr. N'oubliez pas que votre ferme contenant les données de votre exploitation sera accessible grâce à votre identifiant — donc votre adresse email — et à ce mot de passe.

Cochez la case d'acceptation des CGU (Conditions générales d'utilisation) et des CGV (Conditions générales de vente), puis cliquez sur le bouton "Créer ma ferme" pour valider votre inscription. Une fois les champs correctement renseignés, vous êtes directement amené(e) dans l'assistant de démarrage pour configurer votre ferme.

Info
Votre mot de passe est personnel

Ne le communiquez pas. Si vous voulez que d'autres personnes accèdent à votre ferme Ekyagri pour enregistrer des réceptions de marchandises, saisir des interventions ou vérifier votre comptabilité, la manière la plus sûre de le faire vous sera expliquée dans le chapitre 4 - Interface et accès.

3
Confirmez votre inscription

Après avoir validé le formulaire de création de la ferme, un email de confirmation d'inscription vous a été envoyé.
Cet email contient un lien à cliquer "Confirmer mon email" qui validera votre adresse email (votre identifiant) et finalisera votre inscription sur le site Ekylibre.

Email de confirmation

Info
Email de confirmation NON REÇU

Si vous ne recevez pas d'email de confirmation d'inscription :


Puce
contrôlez que vous n’avez pas fait d’erreur dans votre adresse email ;
Puce
inspectez la liste des courriers indésirables (spam) ;
Puce
soyez un peu patient(e), un email peut parfois prendre du temps avant d’arriver.

Après ces vérifications, si vous n'avez toujours pas l'email de confirmation d'inscription, contactez le support technique par email à l'adresse support@ekylibre.com.
Guide de prise en main • Introduction • Compte utilisateur

2 - Accès à votre compte utilisateur

Vous pouvez à tout moment accéder à votre compte utilisateur depuis le site Ekylibre pour visualiser votre tableau de bord, modifier le mot de passe de votre compte, gérer votre abonnement et saisir/modifier les informations de règlement par carte bancaire ou par prélèvement automatique SEPA (paiement sécurisé).

1
Connectez-vous à votre compte

Dans le menu principal, cliquez sur le bouton "Se connecter" pour afficher la fenêtre de saisie de votre identifiant/mot de passe.

Header de connexion

Saisissez votre identifiant (votre adresse email) et votre mot de passe, puis cliquez sur le bouton "Se connecter" pour accéder à votre compte utilisateur.

Formulaire de connexion

Deux liens vous permettent par ailleurs de réinitialiser votre mot de passe ou de recevoir à nouveau le message de confirmation de la création de votre compte.


2
Consultez votre tableau de bord

Le tableau de bord est présenté sous forme d'onglets permettant de gérer vos fermes, vos prestations à la cartes (développements spécifiques), vos factures et vos paramètres.

Tableau de bord utilisateur

Dans l'onglet "Mes fermes", l'encadré « Ekyagri » vous indique le nom et le lien d'accès à votre ferme Ekyagri ainsi que le nombre de jours restant avant expiration de la période de gratuité ou avant l'échéance du prochain paiement. Si vous venez de vous inscrire, vous bénéficiez d'une période d'essai gratuite de 15 jours. À droite, l'encadré « Clic&Farm » est réservé à la gestion d'un abonnement et d'une ferme Clic&Farm. Notez que vous ne pouvez pas gérer deux abonnements Ekyagri et Clic&Farm avec le même identifiant (la même adresse email). Vous pouvez en revanche, avec le même identifiant, posséder un abonnement Ekyagri et créer une ferme Clic&Farm.

Inscription non confirmée

Si l'enveloppe rougeEnveloppe rougeest affichée, cela indique qu'un email de confirmation vous a été envoyé mais que vous n'avez pas encore confirmé votre inscription. Nous avons commenté la fonction de cet email au point précédent.

Cliquez sur le bouton "Modifier" pour :
1. Changer le libellé de l'utilisateur de la ferme ;
2. Réinitialiser les données de la ferme ;
3. Supprimer la ferme.

Dans le cas d'une suppression, vous avez 15 jours pour réclamer vos données comme signifié dans les conditions de protection des données.

Dans le menu principal :

Menu site Ekylibre

Lien ferme
permet d'accéder directement à votre ferme Ekyagri
Déconnexion
permet de vous déconnecter
Langue
déroule une liste permettant de changer la langue de l'interface du site ekylibre.com

En cliquant sur l'onglet "Mes paramètres", vous pouvez modifier le mot de passe de votre compte Ekylibre.

Changement de mot de passe


3
Gérez votre abonnement

Cliquez sur "S'abonner" dans l'encadré « Ekyagri » pour gérer votre abonnement et saisir/modifier vos informations de règlement mensuel ou annuel par carte bancaire (paiement sécurisé).

Gestion de l'abonnement

Pour procéder au règlement de votre abonnement par prélèvement automatique SEPA (paiement sécurisé), cliquez sur le bouton "Régler par prélèvement" afin d'afficher le formulaire de création du mandat et renseignez les informations bancaires requises.

Prélèvement SEPA

Guide de prise en main • Introduction • Assistant de démarrage

f - Arrivée dans l'assistant de démarrage

Dès que vous avez validé la création de votre ferme sur le site Ekylibre, vous arrivez dans l'assistant de démarrage.

Assistant de démarrage d'Ekylibre

Arrivée dans l'assistant de démarrage

Notez la présence de la barre de progression dans la partie supérieure de l'assistant avec les différentes étapes.

Barre de progression

Si vous souhaitez revenir en arrière, vous pouvez soit cliquer sur le bouton "Précédent", soit cliquer directement sur l'étape (via les boutons de la barre de progressionÉtape de la barre de progession) que vous voulez atteindre.

Si vous souhaitez revenir en arriere, vous pouvez soit cliquer sur le bouton "Précédent", soit cliquer directement sur l'étape (les boutons de la barre de progression)

Étape de la barre de progession

que vous voulez atteindre.

Le standard « Web Push » permet aux sites web d’envoyer des notifications à leurs utilisateurs sous forme de nouveaux messages ou de contenu mis à jour. Tant que le navigateur utilisé est ouvert, les sites web qui ont obtenu une permission peuvent envoyer des notifications à votre navigateur et les afficher à l’écran. Les utilisateurs peuvent facilement autoriser ou désactiver les notifications et contrôler la façon dont ces notifications apparaîtront. Activez ou non les notifications Ekylibre une fois arrivé(e) dans l'assistant de démarrage.

Notifications navigateur

Guide de prise en main • Introduction • Déclaration de l'exploitation

g - Déclaration de l'exploitation

La première étape de l'assistant de démarrage permet de déclarer les informations de base de votre exploitation telles que son nom, sa date de création, son numéro de Siret, son adresse, etc.

Assistant de démarrage d'Ekylibre

Étape 1 de l'assistant de démarrage

Sur le plan comptable :

Puce
La date de clôture du premier exercice comptable conditionne la date d'ouverture des exercices suivants (voir le chapitre 5 - Comptabilité) ;
Puce
Le choix de la monnaie que vous faites ici pourra être modifié plus tard ;
Puce
Le choix du régime fiscal détermine automatiquement le plan de comptes le plus adapté pour la gestion comptable ;
Puce
Sélectionnez le nombre de caractères désiré (de 8 à 14 inclus) pour les comptes généraux et la présentation des états (ce choix pourra encore être modifié dans les "Préférences de la comptabilité").

Sur le plan de la langue de l'application :

Puce
Sélectionnez, dans la liste déroulante, le français ou l'anglais pour définir la langue de l'interface (ce choix pourra encore être modifié dans les préférences du compte utilisateur).

Passez au chapitre suivant de ce guide.