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Guide de prise en main • Introduction

Parcellaire

1 - Introduction

Glossaire du chapitre

Guide de prise en main • Introduction • Prérequis

a - Prérequis pour utiliser l'application

L'application Ekyagri s'adresse à tous types d'exploitations quelle que soit leur taille et leur activité.

Application multi-utilisateur, Ekyagri vous permettra de gérer simultanément votre exploitation depuis un ordinateur ou plusieurs ordinateurs, tablettes ou smartphones.

Ekyagri est une application web, accessible par une connexion internet filaire, Wi‑Fi ou 3G/4G, via un logiciel de navigation web récent tel que Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Edge…
Vous devez aussi avoir une adresse email valide et le moyen de la consulter pour vous inscrire.

Une connexion internet filaire, Wi‑Fi ou 3G/4G

Un navigateur web récent

Une adresse email :
un compte Gmail ou Orange…

et si vous désirez centraliser tous vos justificatifs (chèques, factures, etc.) :

Un scanner

Hébergement des données et sécurité

Ekyagri est très sécurisé et prend soin de garder strictement confidentielles toutes vos données. Ekylibre est d'ailleurs la 1^ère entreprise labellisée par la charte de protection des données agricoles Data-Agri depuis mars 2019.
Votre connexion web avec Ekyagri est toujours réalisée de manière chiffrée grâce au protocole HTTPS.
Vous constaterez également la présence d'un cadenasdans la barre d'adresse de votre navigateur qui garantit la sécurité de votre connexion SSL.
Vous pouvez consulter les Conditions Générales d'Utilisation à l'adresse https://ekylibre.com/terms-of-use.
Bien qu'Ekyagri propose d'importer des données depuis TelePAC, il n'existe aucune liaison d'aucune sorte entre Ekylibre et l'administration française.

Pour les féru(e)s de technique, voir l'annexe 1.

Pour les féru(e)s de technique, voir l'annexe 1.

Guide de prise en main • Introduction • Parcours de configuration

b - Parcours de configuration

Cette section a pour but de vous aider à configurer Ekyagri pour votre propre exploitation. Vous verrez plus loin que toutes les étapes ne sont pas obligatoires. Ceci dépend des tâches que vous comptez réaliser avec l'application.

Introduction :
que faire avec Ekyagri ? prérequis, préparation, inscription et gestion de votre compte sur ekylibre.com

 

Début de l'assistant de démarrage

 

Parcellaire :
définissez facilement vos zones cultivables et vos activités végétales à partir de votre déclaration TelePAC

Exploitation :
complétez le paramétrage de votre outil de production (activités, bâtiments, zones de stockage, équipements)

 

Fin de l'assistant de démarrage

 

Interface et accès :
découvrez l'interface de l'application web, les options de personnalisation et définissez des accès à votre ferme pour d'autres utilisateurs

Comptabilité :
configurez et gérez l'ensemble de vos opérations comptables, financières et de trésorerie avec obtention des documents réglementaires

Achats :
enregistrez vos commandes, réceptions de marchandises, factures et paiements (décaissements unitaires ou par lot)

Ventes :
enregistrez vos devis, factures, expéditions, livraisons, encaissements et remises en banque

Stocks, tiers et RH :
définissez votre stock initial, vos produits, équipements, fournisseurs/clients et gérez vos ressources humaines

Production :
paramétrez vos activités agricoles, réalisez votre assolement, gérez vos cultures, enregistrez vos interventions et calculez vos IFT

Outils :
intégrez des données personnalisées ou provenant d'éditeurs tiers, réalisez des extractions, configurez des connexions avec des partenaires

Guide de prise en main • Introduction • Que faire avec Ekyagri ?

c - Que faire avec Ekyagri ?

Ekyagri vous offre la possibilité de suivre votre activité au quotidien.

Les tâches principales que permet de réaliser Ekyagri sont les suivantes :

et en complément, si vous souhaitez faire varier vos stocks par le suivi de vos activités agricoles ou encore assurer la traçabilité et le suivi de vos productions :

Mais peut-être souhaitez-vous commencer par certaines tâches et/ou entreprendre certaines autres plus tard. Le tableau ci-dessous montre les étapes de configuration à effectuer en fonction des tâches que vous voulez réaliser avec Ekyagri.

Tâches visées et étapes de configuration

Tâche

Parcellaire

Activités

Stocks et tiers

Production

Comptabilité

 

 

 

Gestion des contacts

 

 

 

 

Gestion commerciale et facturation achats/ventes

 

 

 

Gestion des stocks (par inventaire et matière)

 

 

Production végétale

Traçabilité des productions

Saisie des interventions pour suivre les productions

Production viticole (en développement)

Traçabilité des productions

Saisie des interventions pour suivre les productions

Production animale (en développement)

Traçabilité des productions

 

 

 

Saisie des interventions pour suivre les productions

 

 

 

Les pastillessymbolisent l'abonnement requis par rapport au niveau de traçabilité que vous souhaitez obtenir pour chaque tâche.

Exemple : si vous envisagez de gérer vos stocks avec une offre Production, il sera possible de définir et de maintenir à jour les différentes quantités de matières et d'enregistrer les interventions qui utilisent des intrants ou qui génèrent des produits de récolte. Par contre, les limitations de l'abonnement ne permettront pas l'accès à la gestion commerciale et aux opérations comptables, tant que vous n'aurez pas souscrit à une offre Gestion.

Astuce pratique

Répertoriez les lettres correspondant aux différentes tâches que vous souhaitez réaliser. Pour la plupart des procédures, nous vous indiquerons si vous êtes concerné(e) avec une bannière de ce type :

configuration à faire pour et production végétale

Chaque bannière arbore aussi une icône précisant si la procédure est réalisable avec votre abonnement :

indique des explications rattachées aux offres Ekyagri Production et Ekyviti Production.

indique des explications rattachées aux offres Ekyagri Gestion et Ekyviti Gestion.

indique des explications rattachées exclusivement à l'offre Ekyviti Gestion.

indique des explications rattachées aux offres Ekyviti Production et Ekyviti Gestion.

Notez que plusieurs chapitres comportent également des procédures à connaître, sans qu'il soit nécessaire de procéder à un paramétrage préalable pour utiliser la fonctionnalité.

Guide de prise en main • Introduction • Préparez-vous !

d - Préparation des données

Avant de vous lancer dans la configuration, nous vous recommandons de collecter certaines informations (documents, fichiers…) qui vous seront nécessaires pour réaliser le paramétrage.

Selon les tâches que vous souhaitez mener, toutes les informations ne sont pas nécessaires. Servez-vous des lettres du tableau pour déterminer les informations qui vous seront nécessaires.

Si vous ne disposez pas de toutes les informations maintenant, vous pourrez toujours les compléter plus tard dans l'application. Notez que certains paramétrages seront moins automatiques après la première configuration.

L'avant-dernière colonne du tableau suivant indique un paramétrage qui peut être réalisé dans l'assistant de démarrage. La dernière colonne à droite indique un paramétrage qui peut être réalisé dans l'application.
En fonction de la manière dont vous allez configurer votre ferme dans l'assistant de démarrage, certains paramétrages seront plus difficiles à réaliser par la suite. Ils sont signalés par les couleurs suivantes :

indique un paramétrage simple à mettre en œuvre.

indique un paramétrage plus difficile à réaliser dans l'application.

Information à collecter avant le paramétrage

Informations et documents à préparer

Tâche(s) choisie(s)

 

Plan de compte (import)

Comptabilité

Stocks courants : consommables, intrants, produits de récolte

 

Gestion des stocks
Saisie des interventions

Fichier TelePAC (on vous expliquera comment le récupérer plus loin)

 

Gestion parcellaire

Liste de vos bâtiments et aires de stockage
(éventuellement vos plans cadastraux)

 

Gestion des stocks
Saisie des interventions

Liste de vos équipements

 

Traçabilité des productions
Saisie des interventions

Liste de votre main d'œuvre

 

Traçabilité des productions
Saisie des interventions

Liste de vos contacts (clients et fournisseurs)

 

Gestion des tiers
Gestion commerciale

Import comptable

Si vous souhaitez réaliser l'import de votre comptabilité, nous vous recommandons de faire appel au service support en le joignant :

Par email à l'adresse support@ekylibre.com

Par le service de discussion instantanée accessible en cliquant sur le bouton "Chat" situé en bas à droite des pages du site Ekylibre (ou sur "Aide" en dehors des heures de bureau pour laisser un message)

Guide de prise en main • Introduction • Inscription

e - Inscrivez-vous sur Ekylibre !

1 - Procédure de souscription

L'utilisation des solutions logicielles (SaaS) proposées par Ekylibre nécessite que vous souscriviez à un abonnement en ligne.

En suivant les étapes ci-dessous, vous allez pouvoir créer une ferme Ekyagri ou un domaine Ekyviti avec un compte administrateur.

Email de confirmation non reçu

Si vous ne recevez pas l'email de confirmation de votre souscription :

contrôlez que vous n'avez pas fait d'erreur dans la saisie de votre adresse email ;

inspectez, dans votre messagerie, la liste des courriers indésirables (spam) ;

soyez un peu patient(e), un email peut parfois prendre du temps avant d'être acheminé.

Après ces vérifications, si vous suspectez un disfonctionnement, contactez le support technique par email à l'adresse support@ekylibre.com.

Mot de passe et confidentialité

Un mot de passe est personnel et nous vous conseillons vivement de ne pas le communiquer à un tiers. Si vous souhaitez que d'autres personnes accèdent à votre ferme ou à votre domaine pour enregistrer des réceptions, des interventions ou vérifier votre comptabilité, la manière la plus sûre de le faire est expliquée dans le chapitre 4 - Interface et accès.

Plus tard, vous pourrez à tout moment accéder à votre compte administrateur depuis le module "Configuration", pour définir vos préférences, modifier votre mot de passe, gérer votre abonnement et télécharger vos factures.

Guide de prise en main • Introduction • Assistant de démarrage

f - Arrivée dans l'assistant de démarrage

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton "Changer mon mot de passe", vous êtes redirigé(e) vers la page web de l'assistant de démarrage, une phase initiale permettant de débuter le paramétrage de votre exploitation.

Arrivée dans l'assistant de démarrage

Notez la présence de la barre de progression dans la partie supérieure de l'assistant avec les différentes étapes.

Si vous souhaitez revenir en arrière, vous pouvez, soit cliquer sur le bouton "Précédent" (affiché à partir de l'étape n^o 3), soit cliquer directement sur l'étape que vous voulez atteindre avec les boutons de la barre de progression :

Le standard « Web Push » permet aux sites web d'envoyer des notifications à leurs utilisateurs sous forme de nouveaux messages ou de contenu mis à jour. Tant que le navigateur utilisé est ouvert, les sites web qui ont obtenu une permission peuvent envoyer des notifications à votre navigateur et les afficher à l'écran. Les utilisateurs peuvent facilement autoriser ou désactiver les notifications et contrôler la façon dont ces notifications apparaîtront. Activez ou non les notifications Ekylibre une fois arrivé(e) dans l'assistant de démarrage.

Guide de prise en main • Introduction • Déclaration de l'exploitation

g - Déclaration de l'exploitation

La première étape de l'assistant de démarrage demande, pour les sociétés enregistrées en France, de saisir le n^o Siren de l'exploitation.

Étape n^o 1 de l'assistant de démarrage

Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante de l'assistant de démarrage.

Grâce au n^o Siren renseigné à l'étape n^o 1, le formulaire de la société est prérempli avec plusieurs informations la concernant : nom, date de création, adresse, n^o Siret, code APE/NAF, n^o de TVA intracommunautaire.

Étape n^o 2 de l'assistant de démarrage

Sur le plan du complément d'information :

Votre n^o de téléphone (qui restera strictement confidentiel) peut être utilisé par le service support après une demande d'assistance ou de formation de prise en main.

Sur le plan comptable :

La date de clôture du premier exercice comptable conditionne la date d'ouverture des exercices suivants (voir le chapitre 5 - Comptabilité) ;

Le choix de la devise que vous faites ici pourra être modifié plus tard ;

Le choix du régime fiscal détermine automatiquement le plan de comptes le plus adapté pour la gestion comptable ;

Sélectionnez le nombre de caractères désiré (de 8 à 14 inclus) pour les comptes généraux et la présentation des états (ce choix pourra encore être modifié dans les "Préférences de la comptabilité").

Sur le plan de la langue de l'application :

Sélectionnez, dans la liste déroulante, le français ou l'anglais pour définir la langue de l'interface (ce choix pourra encore être modifié dans les préférences du compte utilisateur).

Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante de l'assistant de démarrage.

 

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