6 - Achats

Affichez les paramètres de votre exploitation

Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Société" dans la section "Préférences" symbolisée par l'icône d'un personnage .

En option : activez les outils d'analyse

Dans la section "Préférences analytiques", cochez la caseà droite de "Répartir les ventes et les achats sur les activités" pour rattacher, de manière facultative, les achats aux différentes activités (la fonctionnalité n'est pas encore efficiente pour les équipes).

Lors de l'enregistrement d'un achat, une liste déroulante vous permettra de sélectionner une activité parmi celles ouvertes :

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.

Affichez la liste des articles

Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Articles" dans la section "Catalogue d'articles" symbolisée par l'icône d'un épi.

Sélectionnez une catégorie comptable

Dans la liste des article, cliquez sur la catégorie à paramétrer dans la colonne "Catégorie".

Modifiez la catégorie comptable

Cliquez ensuite sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.

Ajoutez un ou plusieurs taux de TVA

Dans la section "Achats", cliquez sur "Ajouter une taxe d'achat" et choisissez un taux de TVA parmi ceux qui sont disponibles.

Selon les productions de l'exploitation, répétez cette opération pour ajouter un second taux de TVA si vous achetez des engrais et fertilisants utilisables en agriculture biologique (TVA 10 %) et d'autres engrais, fertilisants, soufre et produits cupriques réservés à l'agriculture conventionnelle (TVA 20 %).

Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.

La section "Taxations" de la catégorie comptable est automatiquement mise à jour avec les 2 taux de TVA sélectionnés.

Enregistrez une commande

Par défaut, lors de la saisie d'une ligne d'achat, aucun filtrage n'est réalisé et toutes les taxes actives et disponibles sont affichées :

Après modification de la catégorie comptable de l'article, seuls les taux de TVA attribués sont proposés dans la liste déroulante des taxes :

Notez que si un taux unique a été choisi lors de la modification, la saisie est sécurisée et permet d'éviter tout risque potentiel d'erreur de sélection de la TVA.

Cette taxe est automatiquement affectée à la dépense d'un article dans le calcul du budget prévisionnel d'une activité, pour gérer la trésorerie en TTC et anticiper les liquidités disponibles.

Affichez les types d'achat

Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Types d'achat" dans la section "Ventes/Achats" symbolisée par l'icône d'un histogramme.

Tous les types d'achat déjà créés ou mis à disposition sont listés ici.

Créez un type d'achat

Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.

Nommez de façon explicite le nouveau type d'achat et cochez la casepour l'activer. Cochez la caseà droite de "Par défaut" si vous estimez que ce type d'achat sera le plus fréquemment utilisé  : il deviendra alors le bouton principal dans la fenêtre de création d'une nouvelle facture à la place de celui par défaut "Achat standard".

Dans la section comptabilité, sélectionnez un journal comptable. Notez que dans cet exemple, le journal a été créé avant la création du nouveau type d'achat.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Vérifiez le type d'achat

Vérifiez le récapitulatif des éléments définissant le nouveau type d'achat. Vous pouvez le modifier le cas échéant.

Lors de l'enregistrement d'une nouvelle facture, vous pourrez sélectionner ce type d'achat dans la liste déroulante :

Accédez aux commandes

Cliquez sur le lien "Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Achats" de la page d'accueil :

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Commandes" dans la section "Achats" symbolisée par l'icône d'un chariot de supermarchépour afficher la liste des commandes.

Créez une nouvelle commande

Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.

Renseignez la nouvelle commande

Sélectionnez un fournisseur dans la liste déroulante ou créez-en un nouveau à la volée.

Dans la section "Lignes d'achat", cliquez sur la nature de l'achat à ajouter : une marchandise, un service ou des frais. Saisissez un mot-clef dans le champ "Marchandise" pour filtrer les résultats affichés et sélectionnez le produit. Sélectionnez un conditionnement, puis renseignez la quantité, le prix unitaire, une réduction éventuelle (fixée à 0% par défaut) et le taux de TVA à appliquer. Notez que les champs optionnels "Conditionnement" et "Quantité" sont à votre disposition pour faciliter le calcul de la quantité totale.

En cliquant sur le symbole, un champ libre est découvert pour vous permettre d'insérer une annotation dans la ligne d'achat. Elle sera automatiquement reportée dans la réception et dans la facture faisant l'objet d'un rapprochement avec la commande.

Sélectionnez le cas échéant le rattachement de la ligne d'achat à l'activité ouverte pour la campagne en cours.

Cliquez sur Valider pour créer la nouvelle ligne d'achat.

Procédez de la même manière pour ajouter successivement plusieurs lignes d'achat.

Pour ajouter d'éventuels frais de port, cliquez sur "Ajoutez des frais" et sélectionnez "Transport de biens et de personnel" dans la liste déroulante (l'article de référence et de nature "Services" doit être importé avant).

Notez que si vous avez activé la répartition des achats dans les préférences analytiques des paramètres de la société, une liste déroulante vous permet de sélectionner une activité parmi celles ouvertes :

Choisissez un conditionnement ou créez-en un nouveau à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans la liste déroulante "Conditionnement".

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.

Affichez la nouvelle commande

La commande possède le statut  Ouverte  tant qu'elle n'a pas été clôturée par vos soins en cliquant sur  Fermée  ou suite à une réception des marchandises/services. Déposez vos justificatifs (documents numérisés au format JPEG, fichiers PDF) par glisser-déposer ou en parcourant votre disque dur après avoir cliqué sur l'icône représentant un trombone.

Accédez aux réceptions

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Réceptions" dans la section "Réceptions" symbolisée par l'icône d'un colis.

Toutes les réceptions déjà enregistrées sont listées ici.

Créez une nouvelle réception

Cliquez sur "Nouvelle réception" en haut à gauche de la fenêtre principale.

Lorsque plusieurs réceptions sont enregistrées, la liste est enrichie avec différentes icônes cliquables et des indicateurs en couleur :

permet de modifier une réception.

permet de supprimer une réception.

indique une réception avec le statut "Donnée".

indique une réception avec le statut "Brouillon".

Rapprochez la réception avec une ou des commandes

Par défaut le statut de la nouvelle réception est défini sur  À rapprocher  , c'est-à-dire qu'elle n'est associée à aucune commande.

Sélectionnez un expéditeur dans la liste déroulante ou créez-en un nouveau à la volée.

Cochez la caseà droite de "Livraison hors délais" pour spécifier un retard de livraison. La mention  Hors délais  est alors affichée et le message  Réception en incident  apparaît en haut de la fenêtre principale.

Le rapprochement d'une réception avec une commande permet de faciliter la gestion des marchandises ou des services reçus par rapport aux commandes passées aux fournisseurs.

Cliquez sur le bouton "Rapprocher avec une ou des commandes" pour afficher la fenêtre modaleVoir glossaire des commandes en cours.

Notez que si aucun fournisseur n'est sélectionné dans la liste déroulante "Expéditeur", le bouton "Rapprocher avec une ou des commandes" reste inactif :

Si aucune commande ne doit être reçue ou que les réceptions ont déjà été enregistrées pour le fournisseur choisi, un message vous alerte automatiquement que l'opération est impossible :

Dès que les conditions requises sont satisfaites pour réaliser l'opération, une fenêtre modaleVoir glossaire permet de réaliser le rapprochement :

Cochez la caseà gauche de la référence fournisseur (n^o de commande) pour rapprocher la réception avec l'ensemble des éléments commandés.

Cochez la caseà gauche d'une ligne de marchandises ou de services pour rapprocher uniquement les éléments réceptionnés avec ceux commandés (dans le cas d'une livraison partielle).

Notez que vous pouvez rapprocher soit plusieurs commandes, soit des éléments appartenant à différentes commandes si un fournisseur a livré simultanément plusieurs commandes ou si les éléments de différentes commandes ont été rassemblés dans un même colis.

Dès que vous avez coché un rapprochement, deux boutons radio permettent de fermer automatiquement ou non la commande en cours.

Cliquez sur le boutonpour enregistrer le rapprochement (cliquez à l'extérieur de la fenêtre modaleVoir glossaire pour fermer celle-ci sans validation).

Validez la réception

Le statut de la réception est maintenant défini sur  Rapprochée  et la section "Éléments" est automatiquement remplie avec les produits/services commandés. Modifiez éventuellement les quantités en cas de livraison partielle.

En fonction des éléments reçus, ou si cela s'avère nécessaire, choisissez un conditionnement différent ou créez-en un nouveau à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans la liste déroulante "Conditionnement".

Sélectionnez une zone de stockage dans la liste déroulante (uniquement pour les marchandises) et un mode de livraison. Notez que vous pouvez ajouter plusieurs zones pour stocker les exemplaires d'un même élément dans des endroits différents.

Par défaut, la caseà gauche de "Fusionner avec les stocks existants" est cochée pour ajouter la quantité reçue aux marchandises ou aux services identiques déjà stockés dans l'exploitation.

Cochez la caseà gauche de "Non conforme" pour dénoncer une marchandise ou un service qui ne correspond pas à vos attentes. La mention  Non conforme  est alors affichée et le message  Réception en incident  apparaît en haut de la fenêtre principale.

Notez que si une annotation a été saisie dans une ligne d'achat, elle est automatiquement reportée dans la réception.

Cliquez sur Valider pour enregistrer la ligne de réception.

Procédez de la même manière pour chaque élément reçu.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.

Confirmez la réception

La nouvelle réception est affichée et son statut est défini par défaut sur  Brouillon .

Cliquez sur  Reçu  pour confirmer l'approvisionnement et permettre le rapprochement de la facture d'achat avec la réception (les nouveaux éléments sont alors automatiquement ajoutés au stock des matières).

Notez que les services n'étant pas affectés à une zone de stockage, ils n'apparaîtront pas dans la liste des matières.

Accédez aux commandes

Cliquez sur le lien "Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Achats" de la page d'accueil :

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Commandes" dans la section "Achats" symbolisée par l'icône d'un chariot de supermarchépour afficher la liste des commandes.

Créez une réception

A - Cochez la caseà gauche d'une ou plusieurs commande(s) passée(s) auprès d'un même fournisseur, puis cliquez sur le bouton "Créer une réception".

B - Ou cliquez sur le numéro d'une commande dans la liste pour afficher son statut, puis cliquez sur le bouton "+ Créer une réception".

Notez que lorsqu'une commande est totalement rapprochée avec une réception, le bouton permettant de créer une nouvelle réception est inactif.

Validez la réception

Le statut de la nouvelle réception est automatiquement défini sur  Rapprochée  .

Toutes les commandes rattachées au même fournisseur sont listées dans l'ordre chronologique et la casecochée à gauche de la référence fournissseur (si elle a été renseignée) indique la ou les commandes concernées par le rapprochement.

Cliquez sur le boutonpour confirmer le rapprochement (cliquez à l'extérieur de la fenêtre modaleVoir glossaire pour fermer celle-ci sans validation).

Lors de la création d'une réception, depuis la sélection de plusieurs commandes enregistrées auprès d'un même fournisseur, le champ obligatoire "Date de réception" est automatiquement pré-rempli en se référant à la date de la commande la plus ancienne.

Cochez la caseà droite de "Livraison hors délais" pour spécifier un retard de livraison. La mention  Hors délais  est alors affichée et le message  Réception en incident  apparaît en haut de la fenêtre principale.

La section "Éléments" est automatiquement renseignée avec les produits/services commandés. Modifiez éventuellement les quantités en cas de livraison partielle, sélectionnez une zone de stockage dans la liste déroulante (uniquement pour les marchandises) et un mode de livraison. Notez que vous pouvez ajouter plusieurs zones pour stocker les exemplaires d'un même élément dans des endroits différents.

Par défaut, la caseà gauche de "Fusionner avec les stocks existants" est cochée pour ajouter la quantité reçue aux marchandises ou aux services identiques déjà stockés dans l'exploitation.

Cochez la caseà gauche de "Non conforme" pour dénoncer une marchandise ou un service qui ne correspond pas à vos attentes. La mention  Non conforme  est alors affichée et le message  Réception en incident  apparaît en haut de la fenêtre principale.

Notez que si une annotation a été saisie dans une ligne d'achat, elle est automatiquement reportée dans la réception.

Cliquez sur Valider pour enregistrer la ligne de réception.

Procédez de la même manière pour chaque élément reçu.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.

Confirmez la réception

La nouvelle réception est affichée et son statut est défini par défaut sur  Brouillon .

Cliquez sur  Reçu  pour confirmer l'approvisionnement et permettre le rapprochement de la facture d'achat avec la réception (les nouveaux éléments sont alors automatiquement ajoutés au stock des matières).

Notez que les services n'étant pas affectés à une zone de stockage, ils n'apparaîtront pas dans la liste des matières.

Accédez aux factures

Cliquez sur le lien "Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Achats" de la page d'accueil :

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Factures" dans la section "Achats" symbolisée par l'icône d'un chariot de supermarché.

Toutes les factures d'achats déjà enregistrées sont listées ici.

Notez que si un ou plusieurs justificatifs ont été attachés à une facture, la case est cochée dans la colonne "Pièce(s) jointe(s)". Pour réunir, mensuellement, toutes les pièces dans de nouveaux fichiers au format PDF, consultez la section « Justificatifs d'achats ».

Créez une nouvelle facture

Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale…

… ou sélectionnez un type d'achat dans la liste déroulante, si vous en avez paramétré un ou plusieurs complémentaires à celui défini par défaut ("Achat standard").
Notez que le type d'achat associé à la création de la nouvelle facture n'est plus modifiable par la suite.

Lorsque plusieurs factures sont enregistrées, la liste est enrichie avec différentes icônes cliquables et des indicateurs en couleur :

permet de modifier une facture.

permet de supprimer une facture.

indique le statut d'une facture acquittée.

indique le statut d'une facture partiellement payée ou présentant un trop payé.

indique le statut d'une facture à payer.

Rapprochez la facture avec une ou des réceptions

Par défaut le statut de la nouvelle facture est défini sur  À rapprocher  , c'est à dire qu'elle n'est associée à aucune réception.

Sélectionnez un fournisseur dans la liste déroulante, puis renseignez la date de facturation, l'échéance et le type d'exigibilité fiscale pour le règlement de la TVA.

Cochez la caseà gauche de "Acceptée pour paiement" pour modifier le statut de la facture. Notez que vous pouvez activer ce changement de statut après le rapprochement ou lorsque la facture sera établie.

Le rapprochement d'une facture avec une réception permet de faciliter la gestion de la facturation par rapport aux marchandises ou aux services reçus.

Cliquez sur le bouton "Rapprocher avec une ou des réceptions" pour afficher la fenêtre modaleVoir glossaire des marchandises ou des services réceptionnés.

Notez que si aucun fournisseur n'est sélectionné dans la liste déroulante "Fournisseur", le bouton "Rapprocher avec une ou des réceptions" reste inactif :

Si aucune facture ne doit être émise ou que les factures ont déjà été enregistrées pour le fournisseur choisi, un message vous alerte automatiquement que l'opération est impossible :

Dès que les conditions requises sont satisfaites pour réaliser l'opération, une fenêtre modaleVoir glossaire permet de réaliser le rapprochement :

Cochez la caseà gauche du numéro du bon de réception pour rapprocher la facture avec la totalité des éléments réceptionnés.

Cochez la caseà gauche d'une ligne de marchandises ou de services pour rapprocher la facture avec certains éléments réceptionnés dans le cas d'une facturation partielle.

Notez que vous pouvez rapprocher, soit plusieurs réceptions, soit des éléments rattachés à différentes réceptions pour les regrouper dans une même facture d'achat.

Cliquez sur le boutonpour enregistrer le rapprochement (cliquez à l'extérieur de la fenêtre modaleVoir glossaire pour fermer celle-ci sans validation).

Enregistrez la nouvelle facture

Le statut de la facture d'achat est maintenant défini sur  Rapprochée  (sauf si elle est déjà acceptée pour paiement) et la section "Éléments" est automatiquement remplie avec les produits/services réceptionnés. Modifiez éventuellement les quantités si vous souhaitez enregistrer une facture partielle.

Notez que si une annotation a été saisie dans une ligne d'achat, elle est automatiquement reportée dans la facture.

Cliquez sur Valider pour enregistrer la ligne de facturation.

Procédez de la même manière pour chaque élément à facturer.

Notez que lors de la facturation d'un équipement ou d'un bâtiment, vous pouvez convertir cet achat en immobilisation en cochant la caseà droite de la mention "Immobilisé", puis liez celui-ci à un produit en stock en le sélectionnant dans la liste déroulante (l'affichage de cette option dépend de la nature de l'article qui est immobilisable ou non).

Si le produit est déjà immobilisé en comptabilité, cochez également la caseà droite de la mention "Immobilisation en cours existante" et liez l'élément à une immobilisation existante en la sélectionnant dans la liste déroulante.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération ou sur Créer et saisir suivant pour réaliser une nouvelle saisie.

Affichez la nouvelle facture

Affichez la nouvelle facture en cliquant sur son numéro dans la liste des factures.

Si le rapprochement n'a pas été réalisé, que le statut de la facture est défini sur  À rapprocher  et que vous acceptez cependant de la régler, cochez la caseà gauche de "Acceptée pour paiement" en haut à droite de la fenêtre principale.

Le statut de la facture d'achat est maintenant défini sur  Acceptée  pour approuver son règlement.

Affichez les réceptions

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Réceptions" dans la section "Réceptions" symbolisée par l'icône d'un colis.

Toutes les réceptions déjà enregistrées sont listées ici.

Créez une nouvelle facture

A - Cochez la caseà gauche d'une ou plusieurs réception(s) reçue(s) d'un même fournisseur et dont le statut signalé avec l'indicateurest défini sur "Reçu". Puis cliquez sur le bouton "+ Générer une facture".

B - Ou cliquez sur le numéro d'une réception dont le statut signalé avec l'indicateurest défini sur "Reçu". Puis cliquez sur le bouton "+ Générer une facture" dans la vue de la réception.

Validez le rapprochement

Le statut de la nouvelle facture est automatiquement défini sur  Rapprochée  .

Toutes les réceptions rattachées au même fournisseur sont listées dans l'ordre chronologique et la casecochée à gauche du N^o du bon de réception (s'il a été renseigné) indique la ou les réceptions concernées par le rapprochement.

Il est également possible de produire une facture sur une partie d'une réception en activant ou non les cases à cocher :

Cliquez sur le boutonpour confirmer le rapprochement (cliquez à l'extérieur de la fenêtre modaleVoir glossaire pour fermer celle-ci sans validation).

Enregistrez la nouvelle facture

Confirmez la facturation d'une ou plusieurs ligne(s) d'achat en cliquant sur le bouton Valider.

Renseignez la date de facturation dans le champ prévu à cet effet.

Notez que lors de la facturation d'un équipement ou d'un bâtiment, vous pouvez convertir cet achat en immobilisation en cochant la caseà droite de la mention "Immobilisé", puis liez celui-ci à un produit en stock en le sélectionnant dans la liste déroulante (l'affichage de cette option dépend de la nature de l'article qui est immobilisable ou non).

Si le produit est déjà immobilisé en comptabilité, cochez également la caseà droite de la mention "Immobilisation en cours existante" et liez l'élément à une immobilisation existante en la sélectionnant dans la liste déroulante.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Affichez la nouvelle facture

Affichez la nouvelle facture en cliquant sur son numéro dans la liste des factures.

Accédez aux factures

Cliquez sur le lien "Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Achats" de la page d'accueil :

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Factures" dans la section "Achats" symbolisée par l'icône d'un chariot de supermarché.

Toutes les factures d'achats déjà enregistrées sont listées ici.

Sélectionnez une facture

Cliquez sur le numéro ou sur le crayonà gauche d'une facture encore non soldée pour l'éditer. Puis, dans la section "Affaire", cliquez sur le bouton "Ajouter une facture d'achat".

Renseignez la nouvelle facture

Cliquez sur "Ajouter un service" dans la section "Lignes d'achat", puis choisissez "Remise et ristournes" dans la liste déroulante. Saisissez un montant HT négatif et sélectionnez le taux de TVA appliqué dans la facture d'achat initiale.

Cliquez sur Valider pour créer la nouvelle ligne d'achat.

Notez que si l'avoir concerne une facture d'achat comprenant des éléments dont les taux de TVA sont différents, il est nécessaire de créer autant de lignes d'achat que de taux appliqués.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Rattachez la nouvelle facture

La nouvelle facture générée est alors automatiquement affichée avec l'article "Remise et ristournes".

Cliquez sur le bouton "Ajouter une facture d'achat" et sélectionnez, dans la liste déroulante, la facture d'achat initiale à laquelle doit être rattachée la facture de l'avoir.

Affichez la facture d'achat initiale

Dans la section "Affaire", la facture sélectionnée à l'étape précédente est associée à la facture de l'avoir.

Cliquez sur le numéro de la facture d'achat initiale pour vérifier que l'avoir a bien été pris en compte avec un montant négatif dans la section "Affaire". Le nouveau solde est automatiquement actualisé.

Accédez aux "Journaux"

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Journaux" dans la section "Journaux" symbolisée par l'icône d'un livre.

Tous les journaux déjà créés ou mis à disposition sont listés ici.

Sélectionnez le journal des achats

Dans la liste des journaux, cliquez sur le nom ou sur le code du journal "Achats".

Ajoutez une écriture

Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.

Renseignez la nouvelle écriture

Cliquez sur Ajouter un élément dans la section "Informations générales".

Entrez un libellé explicite pour nommer l'écriture et saisissez le montant HT de l'avoir dans la colonne "Crédit". Sélectionnez le compte comptable avec le radical 609.

Cliquez sur Ajouter un élément dans la section "Informations générales".

Entrez un libellé explicite pour nommer l'écriture et saisissez le montant de la TVA dans la colonne "Crédit". Sélectionnez le compte comptable du taux initialement appliqué dans la facture d'achat.

Cliquez sur Ajouter un élément dans la section "Informations générales".

Entrez un libellé explicite pour nommer l'écriture et saisissez le montant TTC de l'avoir dans la colonne "Débit". Sélectionnez le compte de tiers du fournisseur (radical 401) qui a consenti la création de l'avoir.

Validez la nouvelle écriture

Contrôlez tous les montants en "Débit" et en "Crédit", ainsi que les comptes comptables des différentes lignes pour définir correctement la nouvelle écriture.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Consultez la nouvelle écriture

La nouvelle écriture est maintenant affichée dans le bouillard du journal "Achats". Elle reste encore modifiable ou supprimable tant qu'elle n'a pas été validée.

Notez que si l'avoir est rattaché à un achat effectué au cours d'un exercice précédent, il convient d'utiliser le journal "Ventes", de créditer le compte comptable "Produits sur exercices antérieurs" (radical 772) et de débiter le compte de tiers (radical 411) du fournisseur (nécessite d'avoir défini préalablement le tiers, à la fois comme fournisseur, et comme client) :

Affichez les modes de décaissement

Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Modes de décaissement" dans la section "Ventes/Achats" symbolisée par l'icône d'un histogrammepour afficher la liste des modes de décaissement.

Créez un nouveau mode de décaissement

Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.

Renseignez le mode de décaissement

Nommez de façon explicite le nouveau mode de décaissement. Choisissez, dans la liste déroulante, la trésorerie (préalablement paramétrée comme expliqué dans le chapitre 5 - Comptabilité) qui doit être rattachée à ce mode décaissement.

Cochez la caseà droite du libellé "Passer en comptabilité" pour enregistrer les écritures comptables dans le brouillard du journal associé à la trésorie sélectionnée.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Pour les virements bancaires (lots de décaissements…), cochez la caseà droite du libellé "SEPA"Voir glossaire pour pouvoir exporter ces règlements au format XMLVoir glossaire et les intégrer ensuite dans une interface de communication bancaire.

Accédez aux factures

Cliquez sur le lien "Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Achats" de la page d'accueil :

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Factures" dans la section "Achats" symbolisée par l'icône d'un chariot de supermarchépour afficher la liste des factures.

Sélectionnez une facture

Cliquez sur le numéro d'une facture pour en afficher le détail.

Puis, dans la section "Affaire", cliquez sur le bouton Ajouter un décaissement.

Renseignez le décaissement

Sélectionnez le mode de paiement et la date du décaissement (le montant affiché est directement issu du montant de la facture).

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Affichez la facture

La facture est mise à jour avec le nouveau décaissement qui lui est associé. Le lettrage des écritures comptables est également automatiquement réalisé par l'application si la facture et un ou plusieurs décaissements(s) sont équilibrés.

Accédez aux lots de décaissements

Cliquez sur le lien "Achats" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Achats" de la page d'accueil :

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Lots de décaissements" dans la section "Règlements" symbolisée par l'icône d'une carte bancairepour afficher la liste des lots de décaissements.

Créez un nouveau lot de décaissements

Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.

Sélectionnez la "Période à prendre en compte" avec le bouton radio, puis choisissez les dates de début et de fin d'échéance.

Choisissez le mode de règlement "Chèque" ou "Virement" dans la liste déroulante. Si vous avez choisi l'option chèque, saisissez un numéro du chèque disponible dans le chéquier utilisé ou le numéro de votre choix pour la génération de lettres-chèques. Si plusieurs fournisseurs doivent être réglés, l'application incrémentera automatiquement ce numéro.

Cliquez sur Rechercher pour valider l'opération.

Sélectionnez les décaissements

L'application affiche tous les décaissements prévus pour la période choisie et pour tous les fournisseurs dont le mode de décaissement est identique. Sélectionnez les décaissements à effectuer avec les cases à cochersituées devant les dates d'édition.

Cliquez sur Créer pour valider l'opération.

Affichez le lot de décaissements

L'application affiche les règlements à effectuer pour tous les bénéficiaires.

Notez que chaque règlement supplémentaire est associé à un nouveau numéro de chèque ou de lettre-chèque incrémenté automatiquement à partir du numéro saisi à l'étape précédente. Si vous utilisez un chéquier pour effectuer plusieurs règlements, il convient donc de s'assurer que les chèques disponibles sont en nombre suffisant.

Cliquez sur le boutonpour générer une ou plusieurs lettre(s)-chèque(s) au format PDF.

Si vous avez choisi le virement comme mode de règlement, que l'option "SEPA"Voir glossaire a été activée dans le mode de décaissement, que les codes IBAN et BIC ont été correctement renseignés au niveau de votre compte bancaire et de celui de l'organisation tierce, un bouton "Export SEPA" est disponible. Cet export, au format XMLVoir glossaire, permet de transférer facilement l'ensemble des virements enregistrés dans l'application vers une interface de communication bancaire.

Affichez un décaissement

Cliquez sur le numéro d'un décaisssement pour en afficher le détail. Déposez vos justificatifs (documents numérisés au format JPEG, fichiers PDF) par glisser-déposer ou en parcourant votre disque dur après avoir cliqué sur l'icône représentant un trombone.

Accédez aux exercices comptables

Cliquez sur le lien "Comptabilité" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Comptabilité" de la page d'accueil :

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Exercices comptables" dans la section "Synthèses" symbolisée par l'icône d'un tableau.

Choisissez un exercice comptable

Sélectionnez un exercice comptable dans la liste et cliquez sur son code pour l'afficher.

Lancez la fabrication de l'archive

Cliquez sur le boutonen haut à droite de la fenêtre principale pour générer le fichier.

Patientez quelques instants car la fabrication de l'archive peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre de factures d'achats et de justificatifs à traiter.

Affichez la nouvelle notification

Patientez quelques instants. La pastille rougeen haut à droite de la clochevous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification.

Obtenez l'archive des justificatifs

Cliquez sur le lien "Votre fichier a été généré avec succès" pour obtenir les informations du nouvel export.

Cliquez sur la vignette pour télécharger l'archive ZIP. Cette archive contient un fichier PDF pour chaque mois durant lequel une facture d'achat a été enregistrée. Lorsqu'un justificatif d'achat a été associé à une facture, il est présent dans le document PDF généré. Si aucun justificatif d'achat n'est disponible, les références de la facture sont consignées avec la mention "Aucun justificatif n'est attaché à cette facture".

Notez que le fichier reste accessible à tout moment via le lien "Mes documents" dans la section "Archives"du module "Outils".

Accédez aux "Zones de stockage"

Cliquez sur le lien "Stocks" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Stocks" de la page d'accueil :

Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Zones de stockage" dans la section "Stocks" symbolisée par l'icône d'un entrepôt.

Créez une nouvelle zone

L'application affiche la liste des zones sans aucun enregistrement si vous n'avez créé aucun bâtiment dans l'assistant de démarrage.

Cliquez surpour définir une nouvelle zone de stockage.

Sélectionnez le type de zone

Dans la liste déroulante "Article", choisissez "Pièce ou zone d'un bâtiment" ou "Pièce ou découpe d'un bâtiment" (en fonction des articles de référence importés et de la date de création de votre instance). Cet article générique permettra de stocker tous les produits sans distinction.

Définissez la nouvelle zone

Remplissez tous les champs avec les informations nécessaires pour la définir correctement. Localisez votre exploitation dans la carte, puis, à l'aide des outils de dessin (documentés dans le chapitre 3 - Exploitation), délimitez la zone de bâtiment ou l'aire de stockage.

En option, téléchargez un visuel du bâtiment et/ou renseignez la surface nette ainsi que les capacités de stockage de la zone en m² ou en litre.

Cliquez sur Créer en bas de la fenêtre principale pour valider l'opération.

La nouvelle zone est maintenant disponible pour effectuer les réceptions de marchandises.