4 - Interface et accès
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1Introduction
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2Parcellaire
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3Exploitation
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4Interface et accès
- Présentation de l'espace de travail
- Navigation et accès aux différents modules
- Gestion du compte administrateur
- Personnalisation des tableaux de bord
- Paramétrage des étiquettes
- Création de champs personnalisés
- Formats de nommage
- Configuration des séquences
- Accès et rôles d'utilisateur
- Duke, l'assistant vocal intelligent
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5Comptabilité
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6Achats
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7Ventes
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8Stocks, tiers et RH
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9Production
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10Outils
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11Performance
-
12Ekyviti
Dans ce chapitre, on vous explique :
Glossaire du chapitre
Guide de prise en main • Interface et accès • L'espace de travail
a .1 - Présentation de l'espace de travail
L'espace de travail par défaut est constitué de plusieurs menus et panneaux autour d'une fenêtre principale qui constituent le "Tableau de bord général" de la page d'accueil.
Notez que dans la capture d'écran ci-dessous, la connexion partenaire avec la clé API OpenWeatherMap a été activée pour afficher la météo localisée sur l'adresse de l'exploitation.
Le "Menu principal", en haut à gauche de l'écran, regroupe les liens pour accéder aux principaux modules de l'application (selon votre abonnement). Le bouton
permet une redirection vers la page d'accueil.
Le "Menu utilisateur", en haut à droite de l'écran, affiche les notifications
en cours, la bouée 
déploie ou masque l'aide contextuelle et le menu permet une déconnection/connection à votre instance.
Le "Panneau des modules" contient les boutons permettant d'accéder aux principaux modules et correspondent aux commandes du "Menu principal" disponibles en fonction de votre abonnement.
La "Barre latérale du module", à gauche de l'écran, regroupe les liens secondaires permettant d'accéder à l'ensemble des fonctionnalités et tâches associées à chaque module de l'application.
La "Fenêtre principale" est affectée à l'affichage d'indicateurs dans des tableaux de bord, au contenu et à la saisie des informations en relation avec les différents modules ciblés dans l'application.
Sur les écrans de petite taille (smartphones), le menu principal est tronqué et n'affiche que le bouton "Accueil". Touchez celui-ci pour revenir à la page d'accueil d'Ekyagri | Ekyviti afin de sélectionner le module de votre choix. Un menu hamburger
est alors disponible, à droite de l'interface, pour déployer les liens présents dans la barre latérale de chaque module.
Préférences d'affichage
En fonction des modules utilisés et des données enregistrées dans l'application, les informations peuvent être affichées de différentes manières dans la fenêtre principale. Cliquez sur l'affichage de votre choix pour modifier la présentation :
En complément, deux boutons sont à votre disposition en haut à droite de chaque tableau de bord :
Le bouton
Il permet de personnaliser le tableau de bord général ou celui de chaque module grâce à l'ajout et/ou à la suppression d'indicateurs que vous pouvez également disposer à votre guise les uns par rapport aux autres. Son utilisation est expliquée dans la section « Personnalisation des tableaux de bord » de ce chapitre.
Le bouton "Agrandissement"
Il permet d'afficher l'application en plein écran (notamment les tableaux de bord des différents modules) avec masquage de tous les menus et panneaux. Pressez la touche "esc" de votre clavier pour revenir à un affichage normal.
Le bouton "Clef anglaise"
Sur la plupart des tableaux, en mode d'affichage "Liste", il permet de personnaliser la présentation des données (affichage/masquage des colonnes, nombre de lignes par page) et de réaliser des exports aux formats ODF et CSV :
a .2 - Options de l'espace de travail
Notifications
Si vous n'avez pas autorisé la réception des notifications au standard « Web Push » dans l'assistant de démarrage, il est encore possible d'activer l'affichage des messages en provenance de votre ferme Ekyagri ou de votre domaine Ekyviti, une fois arrivé(e) dans l'application.
Exemple de notification « Web Push » affichée avec le navigateur web Mozilla Firefox :
En parallèle, Ekyagri | Ekyviti dispose de son propre système de notification. Il consigne, successivement et dans l'ordre chronologique, l'ensemble des opérations internes réalisées par l'application. Il permet également de consulter un historique complet de ces opérations en indiquant depuis combien de temps elles ont été effectuées.
Les notifications vous informent notamment de l'accomplissement ou de l'échec d'une opération interne comme par exemple l'import de données, la génération d'un document ou la clôture d'un exercice comptable, etc.
La clochesituée dans le "Menu utilisateur" est alors adjointe d'une pastille de couleur rouge
avec le nombre de nouvelles notifications "non lues" générées par l'application.
Cliquez sur la cloche pour afficher la ou les nouvelle(s) notification(s) sous le "Menu utilisateur".
Notez qu'en cliquant sur la cloche, seules les notifications dont vous êtes à l'origine sont listées, alors qu'en sélectionnant "Gérer les notifications", les notifications générées par les opérations de tous les utilisateurs (d'autres personnes ayant accès à votre instance, voir la section « Accès et rôles d'utilisateur ») sont affichées.
Cliquez sur le lien "Gérer les notifications" pour consulter une ou plusieurs notification(s) en attente de validation et afficher toutes celles qui sont archivées dans l'historique de votre ferme ou de votre domaine.
La présence du symbole
devant une notification signale que vous n'avez pas encore validé la lecture de celle-ci.
Chaque notification est un message assorti d'un indicateur en couleur selon sa nature. Dans certains cas, la notification est également un lien pour accéder directement à un document ou à un module en rapport avec l'opération réalisée.
signale une opération réussie.
signale une information (la couleur de l'icône dépend du thème sélectionné).
signale un avertissement.
signale une opération en échec.
Une fois que vous avez pris connaissance d'une notification, cliquez sur le symboleà gauche de son libellé pour la définir comme consultée.
Le symboledisparaît alors immédiatement et si plusieurs notifications sont en attente de validation, le chiffre dans la pastille rouge est décrémenté d'une unité.
Pour confirmer simultanément la lecture de toutes les notifications en attente de validation, cliquez sur le bouton
.
Tous les symbolesdevant les notifications en attente de validation disparaissent, ainsi que la pastille rouge à droite de la cloche dans le "Menu utilisateur", jusqu'à la génération d'une nouvelle notification.
Notez que si vous avez supprimé un document dans les archives de la section "Mes documents", le lien proposé par la notification pour accéder à ce fichier n'est plus valide.
Messages
Affichés temporairement dans la fenêtre principale après la validation de certaines opérations, des messages vous informeront régulièrement de l'exécution de certaines tâches. Ils vous préviendront notamment si une erreur est intervenue, si une manipulation incomplète ou incorrecte a été détectée, ou lorsqu'une action prérequise doit être réalisée afin d'utiliser correctement l'application.
Cliquez sur le symbole
à droite du message pour le supprimer immédiatement le cas échéant.
Fenêtre principale
Les informations affichées et la liste des champs à renseigner peuvent occuper une hauteur importante dans la fenêtre principale.
Réduisez ou développez les formulaires de saisie avec les boutons
et
situés à droite de certaines sections.
De la même manière, un outil de recherche contextuel est disponible à droite de la fenêtre principale (les champs, filtres et options disponibles dépendent de la fonctionnalité sélectionnée).
Cliquez sur le bouton
pour déplier l'en-tête de recherche :
Cliquez sur le bouton
pour replier l'en-tête de recherche :
Guide de prise en main • Interface et accès • Présentation des modules
b - Navigation et accès aux différents modules
Les fonctionnalités de l'application sont toutes classées dans différents modules. En voici un aperçu rapide avec les différents tableaux de bord listés dans l'ordre de leur apparition dans le "Menu principal" et dans le "Panneau des modules".
La liste des fonctionnalités associées à chaque module s'affiche dans la barre latérale (à gauche).
1 – Module de la gestion des tiers
Les fonctionnalités regroupées dans ce module permettent de gérer les contacts et partenaires économiques (clients/fournisseurs) ainsi que des événements dans un planning (abordé dans le chapitre Stocks, tiers et RH).
2 – Module de la comptabilité
Les fonctionnalités regroupées dans ce module permettent de gérer les écritures et exercices comptables, les immobilisations, les emprunts, les déclarations de TVA et la trésorerie (abordé dans le chapitre Comptabilité).
3 – Module des ventes
Les fonctionnalités regroupées dans ce module permettent de gérer les ventes, la génération de factures, les encaissements et les remises en banque (abordé dans le chapitre Ventes).
4 – Module des achats
Les fonctionnalités regroupées dans ce module permettent de gérer les commandes, les factures, les avoirs et les décaissements (abordé dans le chapitre Achats).
5 – Module de la gestion des stocks
Les fonctionnalités regroupées dans ce module permettent de gérer les stocks, les inventaires, les réceptions, les expéditions, les livraisons et les zones de stockage (abordé dans le chapitre Stocks, tiers et RH).
6 – Module de la production
Les fonctionnalités regroupées dans ce module permettent de gérer les activités, les budgets, l'assolement, la création des cultures, l'enregistrement des interventions, les traitements phytosanitaires, les IFT, les autorisations et obligations définies par la réglementation (abordé dans les chapitres Production et Performance).
7 – Module de la planification
Les fonctionnalités regroupées dans ce module permettent de gérer les modèles d'interventions, les itinéraires culturaux, les scénarios, le plan de charge et l'ordonnancement (abordé dans le chapitre Performance).
8 – Module économique
Les fonctionnalités regroupées dans ce module permettent de gérer les coûts de production, les marges et les seuils de commercialisation (abordé dans le chapitre Performance).
9 – Module des ressources humaines
Les fonctionnalités regroupées dans ce module permettent de gérer les équipiers, les groupes d'équipiers, les temps de travaux, l'enregistrement des dépenses salariales et le paiement des salaires (abordé dans le chapitre Stocks, tiers et RH).
10 – Module des outils
Les fonctionnalités regroupées dans ce module permettent de paramétrer les connexions partenaires (services tiers), de gérer les échanges de fichiers et le patrimoine numérique : imports de données, extractions et génération de documents réglementaires (abordé dans le chapitre Outils).
11 – Module de configuration
Les fonctionnalités regroupées dans ce module permettent de compléter le paramétrage de l'application, de définir les options utilisées par les différents modules d'Ekyagri | Ekyviti, de créer de nouveaux articles et des accès pour d'autres utilisateurs.
La liste des fonctionnalités peut occuper une hauteur importante dans la barre latérale à gauche de la fenêtre principale. Réduisez ou développez l'affichage en cliquant sur le nom de la section.
Guide de prise en main • Interface et accès • Gestion du compte
c - Gestion du compte administrateur
1 - Préférences du compte
Le processus suivant vous guide pour modifier les préférences du compte de l'administrateur.
Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Mon compte" dans la section "Préférences" symbolisée par l'icône d'un personnage
.
Cliquez sur le bouton
pour nous permettre de consulter vos données afin d'identifier un éventuel dysfonctionnement ou répondre à une demande d'assistance.
Dans la section "Profil", changez l'identité de l'administrateur en renseignant son prénom et son nom. Sélectionnez la langue principale de l'interface dans la liste déroulante (français ou anglais).
Guide de prise en main • Interface et accès • Sélection d'un thème couleur
Sélection d'un thème couleur
Ekyagri vous permet également de choisir entre plusieurs thèmes pour le choix de la couleur principale de l'interface.
Activez le bouton radio
à gauche du thème de votre choix. Tekyla est basé sur une dominante de couleur bleue, Margarita sur une dominante de couleur verte et Tekyla-sunrise sur une dominante de couleur orange.
Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.
En fonction de la modification, l'interface de l'application s'adaptera globalement à votre sélection :
A - Thème Tekyla
B - Thème Margarita
C - Thème Tekyla-sunrise
D - Thème Bordeaux
E - Thème Cognac
Guide de prise en main • Interface et accès • Changement du mot de passe
Si cela s'avère nécessaire, dans la section "Changer de mot de passe", choisissez un nouveau mot de passe d'accès à la ferme ou au domaine et saisissez-le à deux reprises pour le confirmer.
Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.
Guide de prise en main • Interface et accès • Gestion de l'abonnement
Dans la section "Informations de l'abonnement", prenez connaissance de la formule choisie lors de votre souscription ou actuellement active.
Vous êtes également informé(e) de l'espace occupé par l'enregistrement des informations dans la base de données et par le stockage des fichiers (documents générés et archivés, justificatifs d'achats, etc.).
Cliquez sur Gérer mon abonnement pour accéder au site de paiement sécurisé Stripe et :
Cliquez sur Acheter de l'espace pour augmenter les capacités allouées pour stocker vos données et vos fichiers.
Notez que vous êtes automatiquement averti(e), par palier et via des notifications, lorsque ces capacités deviennent progressivement insuffisantes et qu'il devient nécéssaire de les augmenter pour éviter un blocage des enregistrements.
Dans la section "Mes factures d'abonnement", listez vos factures mensuelles et/ou annuelles et téléchargez-les au format PDF en cliquant sur l'icône
à droite de leur date d'émission.
Dans la section "Tickets info", sélectionnez le nombre de tickets permettant d'acheter du temps consacré à la réalisation d'une prestation à la carte ou d'un développement personnalisé.
Contactez l'équipe support pour estimer votre demande de personnalisation et acquérir la quantité de tickets nécessaires.
Cliquez sur Confirmer mon panier pour valider votre commande.
Guide de prise en main • Interface et accès • Sélection d'un fond d'écran
2 - Sélection d'un écran d'accueil personnalisé
La fonctionnalité d'import d'Ekyagri | Ekyviti permet à l'administrateur de sélectionner une image ou un visuel de son choix afin de remplacer l'écran d'accueil défini par défaut dans l'application.
Le visuel doit être disponible au format JPEG ou PNG, avec une définition optimale conseillée de 3000 x 1688 pixels (dimensions données à titre indicatif).
Notez que le cadrage et/ou la mise à l'échelle de l'image est automatiquement réalisé par votre navigateur web.
Écran d'accueil affiché par défaut pour se connecter à Ekyagri
Le processus suivant vous guide pour importer un nouveau fond d'écran.
Cliquez sur le lien "Outils" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Outils" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Imports" dans la section "Échange" symbolisée par l'icône représentant 2 flèches
.
Tous les "Imports" déjà réalisés sont listés ici, notamment ceux issus de l'intégration des données TelePAC, ainsi que les zones cultivables et les bâtiments définis dans l'assistant de démarrage.
Cliquez sur le bouton
en haut à gauche de la fenêtre principale.
Puis, dans le pavé "Ekylibre" de la section "Configuration", sélectionnez "Fond écran page de connexion - Ekylibre" dans la liste déroulante des types de fichiers.
Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour sélectionner l'image ou le visuel à importer dans l'application.
Cliquez sur Importer pour valider l'opération.
Cliquez sur le bouton Exécuter pour valider l'import du nouveau visuel.
En cas d'incompatibilité, l'application vous avertit immédiatement qu'une erreur est survenue (format de fichier non supporté, taille de l'image trop importante).
La barre de progression vous informe de l'avancée du transfert des données qui peut prendre plus ou moins de temps en fonction de la taille du fichier.
Une fois que la barre d'avancement disparaît, la pastille rougeen haut à droite de la cloche
vous indique qu'une opération interne a été effectuée par l'application. Cliquez sur celle-ci pour afficher la notification. En cas d'erreur, vous serez informé(e) de la nature de celle-ci.
Fermez la session en sélectionnant la commande "
Se déconnecter" présente dans la liste déroulante du "Menu utilisateur", en haut à droite de la fenêtre principale.
Le nouvel écran d'accueil est maintenant affiché comme image de fond pour tous les utilisateurs qui souhaitent, via le formulaire d'identification, se connecter à votre ferme Ekyagri ou à votre domaine Ekyviti :
Notez qu'il est possible de sélectionner le fuseau horaire actif dans l'application en cliquant sur l'icône représentant une clef anglaise
à droite du libellé "Connexion".
Guide de prise en main • Interface et accès • Tableaux de bord
d - Personnalisation des tableaux de bord
Le tableau de bord général et celui de chaque module peuvent être personnalisés avec des cellules (des indicateurs) pour visualiser, d'un seul coup d'œil, les informations qui vous semblent importantes. Ces cellules peuvent contenir un tableau, un graphe, des données, une carte, etc. Vous pouvez également configurer l'agencement de chaque tableau de bord à l'aide de boîtes modulables (des sections) qui contiennent une ou plusieurs cellules.
Trois exemples d'agencements réalisés avec deux boîtes (symbolisées par les contours en pointillés) :
Le processus suivant vous guide pour personnaliser un tableau de bord avec une nouvelle cellule.
Cliquez sur la page d'accueil ou choisissez un module en cliquant sur son lien dans le "Menu principal" ou directement sur son icône depuis la page d'accueil.
Cliquez sur le boutonen haut à droite de la fenêtre principale.
Une fois le mode "Configuration" activé, une liste déroulante contenant les différentes cellules mises à disposition apparaît.
Notez que vous pouvez supprimer une cellule d'un tableau de bord en cliquant sur la croix
à droite de son nom. Cette action n'est jamais définitive et vous pouvez toujours la réactiver pour en disposer de nouveau.
Choisissez, dans la liste déroulante, une cellule parmi celles qui sont proposées.
Cliquez ensuite sur le bouton
à droite de la liste.
Par défaut, la nouvelle cellule est venue se positionner dans la première boîte de la fenêtre principale. En fonction de la taille de votre écran et de l'importance accordée à l'affichage des informations, vous pouvez insérer de nouvelles cellules dans des boîtes existantes.
Vous pouvez également créer une nouvelle boîte en cliquant sur le bouton "+ Nouvelle boîte" situé en bas de la fenêtre principale. Cette action permet de créer un espace supplémentaire pour accueillir la nouvelle cellule et/ou de permettre un agencement différent du tableau de bord. La création d'une nouvelle boîte est possible avant l'ajout d'une nouvelle cellule.
Vous pouvez maintenant déplacer la cellule pour la positionner où vous le souhaitez, seule dans une boîte vide ou dans une boîte déjà occupée. Cliquez sur le bandeau supérieur de la cellule (l'icône du curseur prend alors l'aspect de flèches des quatre points cardinaux
), puis glissez celle-ci dans la boîte de votre choix et relâchez-la pour la déposer. Le nouvel emplacement de destination est signalé au survol par la couleur de son fond qui bascule en vert.
Notez que dans cet exemple, une nouvelle boîte a été créée, puis les cellules "Calendrier" et "Météo" ont été déposées dans celle-ci. La cellule "Temps passé par activité" a enfin été déplacée dans la boîte laissée vide par le transfert des 2 autres.
D'une manière générale, évitez de surcharger une boîte avec plus de 2 cellules pour ne pas nuire à la clarté des informations affichées, notamment lorsque de nombreuses activités sont ouvertes durant une campagne, ou qu'un graphe est utilisé pour présenter l'évolution de la trésorerie prévisionnelle ou les mouvements de stock d'un article.
Cliquez sur le bouton "Réinitialiser" pour annuler les modifications et revenir au paramétrage défini par défaut du tableau de bord.
Cliquez sur le boutonen haut à droite de la fenêtre principale pour fermer l'édition du tableau de bord et enregistrer les changements.
Guide de prise en main • Interface et accès • Paramétrage des étiquettes
e - Paramétrage des étiquettes
Les étiquettes sont des indicateurs que vous pouvez personnaliser avec une couleur de votre choix. Si l'une d'entre elles est sélectionnée dans l'enregistrement d'une intervention (il est même possible d'en choisir plusieurs), elle est automatiquement reportée dans la vue détaillée de l'intervention.
Cette option est également proposée lors de la création d'un groupement parcellaire ou d'un groupe d'équipiers, pour caractériser un usage, comme par exemple un itinéraire technique spécifique ou la fonction d'une équipe de travailleurs.
Exemple d'utilisation : configurez différentes étiquettes pour consigner les conditions météorologiques constatées durant les interventions, avec la création d'une étiquette par type d'observation.
Le processus suivant vous guide pour créer une nouvelle étiquette.
Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Étiquettes" dans la section "Personnalisation" symbolisée par l'icône d'une clef anglaise
.
Toutes les étiquettes déjà créées sont listées ici.
Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.
Nommez la nouvelle étiquette, puis cliquez sur la pastille noire à droite de "Couleur" pour spécifier son apparence.
Définissez une teinte à l'aide du "Sélecteur de couleurs" (en fonction du système d'exploitation de votre ordinateur, l'aspect de celui-ci peut sensiblement différer de la capture d'écran ci-dessous).
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
L'application affiche la nouvelle étiquette qui reste modifiable et que vous pouvez sélectionner lors de la saisie d'une intervention. Fermez le "Sélecteur de couleurs".
Cliquez sur le lien "Ajouter une étiquette" lors de l'enregistrement d'une intervention.
Choisissez l'étiquette parmi celles disponibles dans la liste déroulante "Libellé"…
… pour enrichir automatiquement la fiche détaillée de l'intervention avec cette nouvelle information :
Rappel : il est possible, le cas échéant, de sélectionner plusieurs étiquettes dans une même intervention.
Guide de prise en main • Interface et accès • Champs personnalisés
f - Création de champs personnalisés
L'application vous permet de définir un ou plusieurs champs personnalisés (optionnels ou obligatoires) que pouvez paramétrer et assigner à certaines fonctionnalités d'Ekyagri | Ekyviti.
Ces champs peuvent être de plusieurs types :
Le processus suivant vous guide pour définir un champ personnalisé.
Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Champs personnalisés" dans la section "Personnalisation" symbolisée par l'icône d'une clef anglaise.
Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.
Le paramétrage d'un nouveau champ personnalisé permet maintenant de définir les options les plus adaptées à un besoin spécifique lié à votre exploitation, à vos activités, à une considération technique ou commerciale.
Sélectionnez le "Type d'enregistrement personnalisé" dans la liste déroulante : il s'agit de choisir dans cette liste une fonctionnalité d'Ekyagri | Ekyviti qui affichera et proposera de renseigner ce champ lors de la saisie d'une opération comme par exemple l'enregistrement d'une intervention, d'une expédition, d'une facture d'achat, etc.
Nommez le nouveau champ personnalisé de façon explicite comme par exemple "Vitesse du vent", puis sélectionnez le type approprié parmi ceux disponibles (case à cocher, date, liste de choix, etc.).
S'il s'agit d'un champ de type "Texte", renseignez si nécessaire la longueur minimale et maximale du nombre de caractères autorisé pour la future saisie des informations.
Assurez-vous que la case
à droite de l'option "Actif" est cochée pour disposer du nouveau champ.
Cochez la caseà droite de l'option "Obligatoire" pour rendre ce champ obligatoire à renseigner lors d'un futur enregistrement.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Dans le module "Production", sélectionnez l'enregistrement d'une intervention. Le nouveau champ personnalisé "Vitesse du vent" est automatiquement affiché afin d'être renseigné pour compléter les autres informations requises.
Exemple d'un champ personnalisé basé sur une liste de choix et permettant de sélectionner l'observation des conditions météorologiques constatées durant une intervention :
Guide de prise en main • Interface et accès • Formats de nommage
g - Formats de nommage
L'application vous permet de définir la façon dont les parcelles sont nommées, notamment dans les vues "Carte", "Pavés" et "Liste" des interventions, ainsi que dans l'impression du "Cahier de traçabilité".
Le processus suivant vous guide pour définir le format de nommage des parcelles.
Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Formats de nommage" dans la section "Personnalisation" symbolisée par l'icône d'une clef anglaise.
Cliquez sur le crayon
à gauche du format de nommage configuré pour désigner les "Parcelles" dans l'application.
Le nom des parcelles est composé, par défaut, du nom de la zone cultivable, du nom de l'activité et de l'année de la campagne comme par exemple "LES ESSARDS #1 Maïs grain 2019".
Cliquez sur la croix
à droite du numéro d'un champ pour le supprimer ou pour modifier l'ordre des champs.
Cliquez sur "Ajouter un champ" pour en définir un nouveau, complémentaire de ceux qui existent déjà.
Sélectionnez, dans la liste déroulante, le type de champ à ajouter comme par exemple "Mode de production".
Notez que grâce à l'utilisation d'un champ libre, il sera possible de personnaliser le nom des parcelles des plantations pérennes afin de remplacer celui défini par défaut pour les plantations annuelles.
Le nom des parcelles est maintenant défini à partir des trois champs d'origine auxquels est ajouté le mode de production comme par exemple "Agriculture biologique".
Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.
En option, il est possible de modifier la totalité des enregistrements faisant référence à ce nouveau format de nommage des parcelles.
Cliquez sur Mettre à jour dans la fenêtre modaleVoir glossaire pour procéder à ce changement global et rétroactif, mais non obligatoire.
Guide de prise en main • Interface et accès • Séquences
h - Configuration des séquences
Ekyagri | Ekyviti vous permet de définir la façon dont les libellés des opérations sont générés pour dénommer un enregistrement dans l'application. Si vous estimez que certains libellés sont peu explicites, incomplets ou d'une longueur trop importante (12 chiffres), il est possible, en respectant quelques précautions d'usage, de les modifier afin d'optimiser leur affichage ou pour faciliter leur lecture dans l'interface.
Le processus suivant vous guide pour personnaliser une séquence selon vos besoins ou vos attentes.
Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Séquences" dans la section "Personnalisation" symbolisée par l'icône d'une clef anglaise.
Toutes les séquences prédéfinies ou modifiées sont listées ici.
Dans la liste des séquences, cliquez sur l'icône symbolisant un "Crayon"pour afficher les paramètres d'une séquence de votre choix. Dans tous les cas, ne supprimez jamais une séquence déjà configurée par défaut en utilisant la croixcar il vous sera peut-être difficile de retrouver les réglages d'origine.
Tous les champs sont éditables, mais nous vous conseillons cependant de les modifier avec parcimonie pour éviter de potentielles incohérences lors de l'affichage des tâches ou des enregistrements qui leur sont associés.
Format de numéro : il s'agit ici de définir les éléments utilisés pour fabriquer la chaîne alphanumérique utilisée pour libeller une opération ou un enregistrement.
La séquence "Achat" A[year|4][month|2][number|6] est par exemple et par défaut constituée ici par :
Période : permet de définir la fréquence de réinitialisation de la numérotation appliquée aux opérations (annuelle, mensuelle, hebdomadaire ou aucune).
Incrément : permet de paramétrer l'incrémentation appliquée au numéro de chaque opération ou des enregistrements concernés par la tâche visée.
Début de la numérotation : permet de définir le premier numéro utilisé par la tâche visée (ce champ est ensuite automatiquement actualisé et affiche le dernier numéro généré par une opération identique).
1 - Utilisez la commande [cweek|2] pour récupérer le numéro de la semaine en cours sur 2 chiffres.
Exemple de mise en œuvre : saisissez la chaîne de caractères "ACH[year|4][month|2][number|4]" dans le champ "Format du numéro".
Cliquez sur Modifier pour valider l'opération.
Sans aucune modification, le libellé des nouvelles commandes est généré selon le format initial prédéfini par défaut :
Si le format "A[year|4][month|2][number|6]" est remplacé par "ACH[year|4][month|2][number|4]", le libellé des nouvelles commandes adopte la structure suivante :
Notez qu'il est également possible de prévisualiser le résultat du changement dans la colonne "Dernière valeur" de la liste des séquences (sauf certaines exceptions).
Guide de prise en main • Interface et accès • Droits
i - Accès et rôles d'utilisateur
Dans le cadre du travail en équipe, que ce soit pour enregistrer des interventions, des factures, des réceptions de marchandises, ou pour faire valider des écritures comptables, vous êtes susceptible de partager certaines informations de votre instance Ekyagri | Ekyviti avec d'autres personnes (techniciens, ouvriers, commerciaux, comptable, etc.) qui représentent les utilisateurs.
Des accès peuvent être accordés par l'administrateur de la ferme ou du domaine à ces utilisateurs qui disposent alors de droits de consultation et/ou d'écriture pour tout ou partie des données gérées dans l'application.
L'exploitant ayant initié la création de la ferme ou du domaine (l'administrateur système) dispose de tous les droits par rapport aux fonctionnalités incluses dans son abonnement.
Liste des droits disponibles dans l'application :
Lorsque plusieurs personnes occupent des fonctions similaires dans votre exploitation (commerciaux, techniciens, ouvriers agricoles), la création de rôles d'utilisateur permet de simplifier l'affectation de droits à ces utilisateurs grâce à des profils types. Plusieurs rôles sont déjà prédéfinis dans l'application :
Guide de prise en main • Interface et accès • Création des utilisateurs
i. 1 - Création des utilisateurs
1 – Procédure de création des utilisateurs
Le processus suivant vous guide pour créer un nouvel utilisateur.
Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Utilisateurs" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclier
.
Tous les utilisateurs déjà créés sont listés ici. L'administrateur est caractérisé avec la case cochée
à droite de son nom dans la liste.
Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.
Dans la section "Informations générales", renseignez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour le définir correctement.
Choisissez un mot de passe facilement mémorisable mais assez difficile à trouver : ça peut être une phrase composée d'une majuscule, avec un signe de ponctuation et un chiffre comme par exemple : "Vousetes2chezEkyagri!"
Associez le nouvel utilisateur à un tiers déjà configuré (voir chapitre 8 - Stocks, tiers et RH) ou créez-en un nouveau à la volée en sélectionnant "Ajouter un nouvel enregistrement" dans la liste déroulante.
Complétez les informations du nouveau contact (no de téléphone, adresse postale, employé, client ou fournisseur, etc.) pour le définir correctement dans la fenêtre modaleVoir glossaire.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Dans la section "Fonction", complétez les informations afin de spécifier si l'utilisateur travaille au sein de l'exploitation et précisez son emploi ou son rôle.
Dans la section "Accès", sélectionnez un "Rôle de base", puis choisissez les droits que vous octroyez à l'utilisateur. Vous pouvez partir d'un rôle d'utilisateur et étendre ou restreindre ses droits en rapport avec sa fonction dans l'exploitation.
Les différents droits sont classés et regroupés pour chaque module de l'application.
Cliquez sur les icônesousituées à droite pour déployer ou masquer la liste des droits associés à un module.
Sélectionnez les droits à attribuer en cliquant successivement sur les boutons de votre choix en face de chaque tâche. Grâce à des interdépendances prédéfinies, certains droits peuvent être activés dans des modules différents de celui que vous configurez.
Vous pouvez également octroyer tous les droits à un utilisateur en cochant la caseà droite du libellé "Administrateur système" mais restez prudent avec cette fonctionnalité, comme expliqué dans la note d'information "Attention à la sécurité" ci-après.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Répétez ce processus pour chaque nouvel utilisateur que vous souhaitez ajouter à votre ferme ou à votre domaine. Vous pouvez modifier, bloquer et supprimer des utilisateurs si nécessaire.
Notez cependant qu'un utilisateur défini comme équipier (interventions) ou associé à des opérations comptables (échanges comptables) ne peut plus être supprimé après la validation des enregistrements. Vous pouvez par contre désactiver son accès comme expliqué dans la note d'information "Bloquer un utilisateur" ci-après.
Lors de la modification d'un utilisateur, les modules concernés par l'activation d'un ou plusieurs droits sont signalés par un fond de couleur bleu :
En tant qu'administrateur système, vous êtes le principal décideur quant aux accès dont vont disposer les utilisateurs pour travailler dans l'application. Nous vous conseillons cependant de ne pas donner trop de droits à tout le monde pour éviter la destruction de données sensibles suite à une mauvaise manipulation ou à de la malveillance.
Pour suspendre l'accès d'un utilisateur à votre instance de manière temporaire ou définitive, verrouillez son compte en cliquant sur le cadenas fermé
à gauche de son nom dans la liste des utilisateurs. Pour réactiver l'accès d'un utilisateur, cliquez sur le cadenas ouvert
.
Vous pouvez créer un accès pour votre expert-comptable ou votre centre de gestion afin de lui permettre de contrôler, modifier et valider les écritures comptables de votre ferme ou de votre domaine en ligne. Les droits adéquats à octroyer sont définis dans le rôle "Comptable / Centre de gestion" que vous pouvez importer.
Guide de prise en main • Interface et accès • Rôles d'utilisateur
i. 2 - Utilisation des rôles d'utilisateur
1 – Procédure pour importer des rôles d'utilisateur
Le processus suivant vous guide pour sélectionner des rôles d'utilisateur parmi ceux déjà configurés dans l'application.
Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Rôles" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclier.
Tous les rôles d'utilisateur déjà importés ou créés sont listés ici.
Cliquez sur le bouton
en haut à gauche de la fenêtre principale.
Sélectionnez dans la liste déroulante un rôle d'utilisateur parmi les 6 prédéfinis dans l'application.
Cliquez sur le bouton Importer pour valider l'opération.
Une fois importé, l'application affiche les droits octroyés par défaut pour ce rôle d'utilisateur. S'ils s'avèrent inadaptés ou trop restreints, vous pouvez les modifier le cas échéant.
Répétez l'opération pour chaque rôle d'utilisateur que vous souhaitez utiliser et la liste des rôles va s'enrichir progressivement.
Si aucun des rôles prédéfinis ne répond à vos besoins et que vous préférez partir d'un profil "vierge", voici comment en créer de nouveaux selon vos critères.
2 – Procédure de création des rôles d'utilisateur
Le processus suivant vous guide pour créer un rôle d'utilisateur.
Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Rôles" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclier.
Tous les rôles d'utilisateur déjà importés ou créés sont listés ici.
Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.
Renseignez le nom du rôle d'utilisateur. Notez que seuls les modules actifs d'Ekyagri | Ekyviti associés à l'abonnement que vous avez souscrit sont affichés (l'offre Performance dans l'exemple ci-dessous).
Cliquez sur le boutonetà droite du nom d'un module de votre choix pour déployer ou masquer la liste des tâches qui lui sont associées.
L'activation d'un droit est symbolisée par la mise en couleur d'un ou de plusieurs boutons en fonction des interdépendances qui existent ou non entre certaines tâches : l'activation du droit "Écrire" entraîne automatiquement l'activation du droit "Lire" mais la réciprocité n'est pas vraie.
Cliquez sur Créer pour valider l'opération.
Répétez ce processus pour chaque nouveau rôle personnalisé que vous souhaitez ajouter à votre ferme ou domaine.
Vous pouvez modifier et supprimer des rôles si nécessaire.
3 – Procédure de modification des rôles d'utilisateur
Le processus suivant vous guide pour modifier un rôle d'utilisateur.
Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Rôles" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclier.
Tous les rôles d'utilisateur déjà importés ou créés sont listés ici.
A - Cliquez sur l'icône symbolisant un "Crayon"à gauche du nom du rôle.
B - Ou cliquez sur le nom du rôle pour afficher sa vue détaillée, puis cliquez sur le bouton
.
Cliquez sur le boutonetà droite du nom d'un module de votre choix pour déployer ou masquer la liste des tâches qui lui sont associées.
L'activation d'un droit est symbolisée par la mise en couleur d'un ou de plusieurs boutons en fonction des interdépendances qui existent ou non entre certaines tâches : l'activation du droit "Écrire" entraîne automatiquement l'activation du droit "Lire" mais la réciprocité n'est pas vraie.
Cliquez sur Modifier pour valider les changements.
Guide de prise en main • Interface et accès • Invitation d'utilisateurs
i. 3 - Invitation d'utilisateurs
Il est possible de lancer des invitations afin de convier des utilisateurs à rejoindre votre ferme ou votre domaine.
1 – Procédure d'invitation d'un utilisateur
Le processus suivant vous guide pour inviter un utilisateur.
Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Invitations" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclier.
Tous les utilisateurs déjà invités sont listés ici.
Cliquez sur le boutonen haut à gauche de la fenêtre principale.
Renseignez tous les champs obligatoires signalés par une astérisque de couleur rouge avec les informations requises pour la définir correctement.
Affectez un rôle d'utilisateur si vous en avez déjà créé ou importé au moins un.
Cliquez sur Créer pour lancer l'invitation.
A - Un email est alors envoyé à votre contact qui inclut un lien permettant d'accepter l'invitation dans un délai de 2 semaines. Si aucun email ne semble avoir été reçu, il est possible qu'il ait été placé dans la liste des courriers indésirables (spam).
Le statut de l'invitation est simultanément mis à jour avec la mention "En cours" dans la colonne "État".
B - En cliquant sur le lien inclus dans l'email, l'invité est redirigé, via son navigateur web, vers un formulaire de connexion requérant la saisie d'un mot de passe (à deux reprises pour le confirmer).
Une fois que l'invité a cliqué sur Connexion avec Ekylibre.com, il est automatiquement redirigé vers l'instance de votre ferme ou de votre domaine.
Le statut de l'invitation passe alors sur "Acceptée", dès que l'invité s'est connecté dans le délai imparti.
Les accès aux fonctionnalités de l'application sont restreints aux droits accordés par le rôle sélectionné : pour un invité associé au rôle "Ouvrier de l'exploitation", seuls les modules "Production" et "Configuration" sont accessibles.
Notez également qu'il n'est pas possible de sélectionner directement un nouvel invité dans une intervention. Celui-ci doit être préalablement converti en équipier par l'administrateur.
Exemple de l'interface vue par un utilisateur invité
Restreignez ou étendez les droits accordés au nouvel utilisateur, en fonction de votre organisation et de ses prérogatives au sein de l'exploitation (liste des droits définis par défaut pour la section "Production" du rôle "Ouvrier de l'exploitation") :
Cliquez sur Modifier pour valider les changements.
Guide de prise en main • Interface et accès • Inscription d'utilisateurs
i. 4 - Inscription d'utilisateurs
Un nouvel utilisateur connaissant l'adresse internet de votre ferme ou de votre domaine et qui souhaite accéder à vos données, peut vous soumettre sa demande en remplissant le formulaire d'inscription, et en validant sa requête après avoir cliqué sur le bouton "Inscription".
Formulaire d'inscription
Une fois la demande d'inscription réalisée, vous êtes prévenu(e) par la réception d'un email envoyé à votre adresse d'administrateur. À vous de l'accepter ou non.
1 – Procédure pour valider les inscriptions
Le processus suivant vous guide pour accepter une inscription.
Cliquez sur le lien "Configuration" dans le "Menu principal" ou cliquez sur le bouton "Configuration" de la page d'accueil :
Dans la barre latérale du module, cliquez sur "Inscriptions" dans la section "Accès" symbolisée par l'icône d'un bouclier.
Toutes les inscriptions en attente d'acceptation sont listées ici.
Deux méthodes sont à votre disposition pour accepter l'inscription d'un nouvel utilisateur :
a - Cliquez sur l'icône symbolisant un "Crayon" à gauche du nom de la personne inscrite.
b - Ou après réception d'un email notifiant l'inscription d'un nouvel utilisateur, cliquez sur le lien inclus dans le message pour afficher la vue détaillée de l'inscription.
Affectez un rôle d'utilisateur si vous en avez déjà créé ou importé au moins un.
Cliquez sur Modifier pour accepter l'inscription.
Dès que vous avez approuvé l'inscription, un email de confirmation est adressé au nouvel inscrit pour l'informer de votre accord.
Les accès aux fonctionnalités de l'application sont restreints aux droits accordés par le rôle sélectionné : pour un inscrit associé au rôle "Ouvrier de l'exploitation", seuls les modules "Production" et "Configuration" sont accessibles.
Notez également qu'il n'est pas possible de sélectionner directement un nouvel inscrit dans une intervention. Celui-ci doit être préalablement converti en équipier par l'administrateur.
Exemple de l'interface vue par un utilisateur inscrit
Restreignez ou étendez les droits accordés au nouvel utilisateur, en fonction de votre organisation et de ses prérogatives au sein de l'exploitation (liste des droits définis par défaut pour la section "Production" du rôle "Ouvrier de l'exploitation") :
Cliquez sur Modifier pour valider les changements.
Guide de prise en main • Interface et accès • Duke
j - Duke, l'assistant vocal intelligent
Guide de prise en main • Interface et accès • Fonctionnement Duke
1 - Principes de fonctionnement
Duke est un assistant vocal intelligent qui fonctionne par reconnaissance d'intentions et d'entités. Il élimine, lorsque que l'opération est possible, l'usage de la souris et/ou du clavier pour naviguer dans l'interface de l'application. Il permet ainsi de réduire de manière significative le temps nécessaire pour réaliser l'enregistrement des interventions, pour rechercher et afficher certaines données et pour exporter des documents.
Lorsque vous utilisez Duke, le flux audio de votre micro est traité par un moteur « Speech to Text ». Le rôle de cet outil est d'analyser et de transcrire les commandes audio en texte grâce à un algorithme de reconnaissance vocale. La réponse obtenue est automatiquement affichée et la requête traitée dès qu'elle est validée. Le dialogue interactif entre vous et Ekyagri ou Ekyviti est alors établi et fonctionnel.
Notez que, selon votre préférence d'utilisation et les performances attendues, Duke autorise également la saisie des commandes au clavier.
Guide de prise en main • Interface et accès • Commandes Duke
2 - Paramètres et commandes pour dialoguer
Légende des icônes utilisées dans les listes suivantes :
Paramètres optionnels :
"Pierre a pulvérisé 12 kg de Kumulus sur Grandchamp avec le tracteur Renault 110""Labour pendant 3 h sur Grandchamp par Paul et Frédéric""Enregistre une intervention" (puis dialogue pour ajouter des informations)"Récolte"
"Compte de résultat""Bilan comptable"
• Impayés uniquement
"Montre-moi mes factures""Montre-moi les factures d'achats auprès de Coop""Affiche les impayés de Coop"
"Affiche-moi les ventes""Montre-moi mes ventes impayées"
Guide de prise en main • Interface et accès • Intervention avec Duke
3 - Enregistrement d'une intervention avec Duke
Dans le processus suivant, et afin d'illustrer le fonctionnement de Duke, les commandes sont transmises l'une après l'autre. Dès que vous serez familiarisé(e) avec le système, vous pourrez communiquer plusieurs informations en une seule action. Une réponse est attendue après chaque question de Duke.
L'icône
vous indique qu'il est plus pratique de réaliser une sélection avec la souris plutôt qu'avec la voix.
Cliquez sur l'icône de Duke située en bas à gauche de la fenêtre principale.
Une fenêtre s'ouvre automatiquement pour recevoir, analyser et confirmer vos commandes vocales ou saisies au clavier.
Cliquez ensuite alternativement sur l'icône du micro
pour activer ou suspendre l'analyse audio.
Prononcez ou saisissez la commande pour enregistrer la nouvelle intervention, puis sélectionnez le type d'interventionparmi les propositions filtrées :
travail du sol
Duke affiche un premier résumé de l'intervention. Sélectionnez l'option "Compléter" pour ajouter des informations supplémentaires à votre saisie initiale :
compléter
Sélectionnez l'option "Opérateur(s)" pour ajouter un ou plusieurs équipiers parmi ceux préalablement créés dans l'application, puis validez votre choix :
opérateur… / paul duval
Sélectionnez l'option "Équipement(s)" pour ajouterles différentes machines requises pour réaliser l'intervention (un tracteur et une charrue dans cet exemple), puis validez votre choix :
compléter… / équipement
Sélectionnez l'option "Culture(s)" pour sélectionner une ou plusieurs cultures/parcelles disponibles (les groupements parcellaires sont également pris en compte) :
compléter… / culture… / grandchamp
Sélectionnez l'option "Valider" pour enregistrer la nouvelle intervention de "Labour" sur la parcelle :
valider
Vous êtes ensuite automatiquement redirigé(e) vers la fiche détaillée de l'intervention qui récapitule les différents éléments saisis avec Duke.
Notez qu'en fonction du type d'intervention choisi, vous pouvez spécifier l'utilisation et la quantité d'un ou plusieurs intrants (semences, fertilisants, produits phytosanitaires).
Passez au chapitre suivant de ce guide.
